Особенности получения согласований при организации проведения культурно-массовых мероприятий на территории Санкт-Петербурга

Александра Калачёва, генеральный директор агентства событийного маркетинга People Need People, о том, как устроено согласование проведения мероприятия с администрацией и комитетами в Петербурге и Москве.

Агентство PNP организует в Петербурге «Аллею парящих зонтиков», а также Фестиваль воздушных змеев (в 12 городах России), большой фестиваль ростовых кукол в Юсуповском саду и другие городские мероприятия.

Опираясь на свой опыт, Александра рассказала, как согласовать мероприятие без паники и стресса в Петербурге и Москве. 

Когда и с чего начинать согласование проведения мероприятия?

За 30 дней до события подаём уведомления по форме в администрацию района и в комитеты: по культуре, молодежной политике, по благоустройству и пр.

Правовые акты Санкт-Петербурга, регламентирующие согласование культурно-массовых мероприятий вне предназначенных для этого мест:

• Приказ Губернатора Санкт-Петербурга от 02.04.1999 No 28-п «О рассмотрении уведомлений о проведении в Санкт-Петербурге культурно-массовых и спортивных мероприятий вне предназначенных для этого мест»
• Распоряжение Губернатора Санкт-Петербурга от 09.12.2000 No 1284-р «Об общественном порядке и безопасности при проведении массовых спортивных, культурно-зрелищных мероприятий в Санкт-Петербурге»
• Закон Санкт-Петербурга от 31.05.2010 No 273-70 «Об административных правонарушениях в Санкт-Петербурге»
• Закон Санкт-Петербурга от 29.12.2015 No 891-180 «О благоустройстве в Санкт-Петербурге»
• Закон Санкт-Петербурга от 13.07.2011 No 434-89 «О временных ограничении или прекращении движения транспортных средств по автомобильным дорогам в Санкт-Петербурге»

От каких органов власти необходимо получить согласование и в каком виде?

• Места в городе, не предназначенные для массовых мероприятий (площади, улицы, набережные и т.д.)

• Места, предназначенные для массовых мероприятий (муниципальные учреждения)

Способы подачи заявок

В зависимости от порядка предоставления услуги:

• В электронном виде через портал «Государственные и муниципальные услуги (функции) в Санкт-Петербурге» https://gu.spb.ru (необходима регистрация в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) и подтверждение личности).
• Обратившись лично с заявкой в исполнительный орган государственной власти.
• Через Многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг, расположенные в каждом районе Санкт-Петербурга.

Комитет по культуре Санкт-Петербурга 

Рассматривает уведомления о проведении культурно-массового мероприятия:

• при количестве участников свыше 500 человек — независимо от места его проведения.
• вне зависимости от количества участников — на Дворцовой пл., Исаакиевской пл., пл. Искусств, пл. Островского, пл. Декабристов, Невском пр., Стрелке Васильевского острова, территории перед Петербургским спортивно-концертным комплексом, Дворцом спорта «Ледовый дворец».
• вне зависимости от количества участников — на территории двух и более районов Санкт Петербурга.

Сроки подачи уведомления — не ранее 30 не позднее 15 дней до начала мероприятия.

Дворцовая площадь

Регламент использования:

• военно-патриотические мероприятия;
• государственные и городские праздники;
• детские и молодежные праздники;
• музыкальные фестивали;
• спортивные мероприятия;
• театрально-зрелищные мероприятия;
• художественные выставки;
• массовые мероприятия, организованные в соответствии с действующими правовыми актами Санкт-Петербурга и Российской Федерации.

По согласованию с дирекцией Государственного Эрмитажа.

Государственная административно-техническая инспекция

Выдает ордер на производство работ, связанных с благоустройством Санкт-Петербурга:

• при установке ограждений
• при установке элементов благоустройства площадью более 10 кв. м, а также установке и размещение временных элементов благоустройства площадью более 10 кв. м.

Элементы благоустройства — элементы оформления, включая элементы оформления Санкт-Петербурга к мероприятиям, в том числе культурно-массовым мероприятиям, городского, всероссийского и международного значения.

Срок предоставления 12 дней.
* подача заявок на получение ордера ГАТИ через личный кабинет заказчика на официальном сайте ГАТИ www.gati-online.ru

* сокращение срока выдачи ордера ГАТИ до 5 дней при включении информации о мероприятии в адресные программы ГАТИ

Комитет по развитию транспортной инфраструктуры

При проведении публичных и массовых мероприятий на автомобильных дорогах или их отдельных участках осуществляет:

• издание распоряжения о временном ограничении или прекращении движения транспортных средств по автомобильным дорогам регионального значения в Санкт-Петербурге;
• информирование пользователей автомобильными дорогами и заинтересованных исполнительных органов государственной власти о введении временного ограничения или прекращения движения.

Срок оказания – 10 рабочих дней, при направлении заявки и документов не позднее, чем за 15 рабочих дней до планируемой даты начала временных ограничения или прекращения движения.

Таблица согласований

Рекомендуется сделать её, чтобы держать всю информацию в порядке. Примерный вид таблицы:

Как должно выглядеть уведомление?

Визуализация проекта

Рекомендуется приложить к заявке.

Например, визуализация «Аллеи парящих зонтиков»:

Москва

Основной акт, устанавливающий процедуру согласования массовых мероприятий в Москве — Распоряжение мэра Москвы №1054-РМ от 5 октября 2000 г. «Об утверждении Временного положения о порядке организации и проведения массовых культурно-просветительных, театрально-зрелищных, спортивных и рекламных мероприятий в г. Москве».

Организаторами указанных мероприятий могут быть юридические или физические лица, являющиеся инициаторами мероприятия и осуществляющие организационное, финансовое и иное обеспечение его проведения.

Согласно данному документу, мероприятия делятся на две группы: до 5000 и свыше 5000 человек. Уведомление о намерении провести массовое мероприятие в зависимости от количества его участников направляется для рассмотрения:

• за 45 дней, на массовое мероприятие с количеством участников свыше 5000 человек либо если массовое мероприятие проводится на территории нескольких административных округов — в мэрию Москвы;
• за 30 дней, на массовое мероприятие до 5000 человек — префектам или главам управ (на совсем небольшое по численности мероприятие) соответствующих административных округов Москвы.

Уведомления рассматриваются в течение 10–15 дней, по результатам выносится распоряжение о согласии либо отказе в согласии на проведение массового мероприятия.

Важно!

1. Мероприятия, на которых осуществляется торговля или возможны иные действия, связанные с получением прибыли, должны быть обеспечены полицейским, медицинским, противопожарным и иным сопровождением (осуществляется на договорной основе).
   2. Уборка места проведения мероприятия и прилегающей территории, обслуживание мобильных туалетов — на основании уведомления Департамента ЖКХ и благоустройства города Москвы (осуществляется на договорной основе).
2. Администрация объекта проведения мероприятия:

• принимает распорядительный документ с указанием конкретных задач для всех служб объекта, участвующих в проведении мероприятия;
• не менее чем за 5 дней до даты проведения мероприятия составляет акт готовности объекта;
• за сутки и за 4 часа до начала массового мероприятия совместно с представителями правоохранительных и противопожарных органов и органов исполнительной власти проводит обследование объекта, включая предприятия торговли и общественного питания;
• за 1,5 часа до начала мероприятия утверждает расстановку лиц, ответственных за определенные места, выставляет контрольно-распорядительную службу;
• информирует по окончании мероприятия должностных лиц, принимавших распоряжение о согласии на его проведение.

Чек-лист: проверьте себя

• Даты мероприятия: нет ли в это время траурных, спортивных мероприятий или специальных предписаний.
• Время, «часы тишины»: публичное мероприятие не может начинаться ранее 7 часов и заканчиваться позднее 22 часов текущего дня по местному времени, за исключением публичных мероприятий, посвященных памятным датам России или публичных мероприятий культурного содержания.
• Безопасность: соблюдение общественного порядка, сохранность зеленых насаждений (газоны, деревья), помещений, зданий и пр. имущества в месте проведения мероприятия, обеспечение охраны оборудования, монтаж/демонтаж ограждений.
• Обеспечение дежурства скорой помощи + организаторы должны быть обеспечены аптечками, укомплектованными необходимыми медикаментами и перевязочными средствами.
• Подключение к электричеству: кабель-каналы, закрытые генераторы, электрические гирлянды и иллюминация должны иметь сертификаты соответствия.
• Музыка: покупка прав, контроль уровня шума.
• Биотуалеты: расположение, количество, уборка.
• Парковка: обеспечить.
• Уборка территории — вывоз мусора, слив технической воды, необходимое количество урн.
• Фото всех площадок до и после.
• Обеспечение страхования ответственности организаторов перед третьими лицами.
• Оповещение местных жителей о проведении мероприятия.

Читайте другие материалы блога

Организация государственных мероприятий: тендер, аукцион, смета, субподряд

Как event-агентству выиграть тендер и работать с крупными клиентами

Продвижение фестиваля: маркетинг, реклама, кейсы, примеры