Как составить техническую смету мероприятия

Итоговая стоимость мероприятия складывается из множества статей расходов. Но наиболее дорогая из них — это техническая составляющая. Руководитель отдела продакшн «Ивентологии» Марина Румянцева поделилась своим опытом, на какие моменты обратить внимание и как составить техническую смету мероприятия. 

С чего начать: внутренняя смета мероприятия

Когда у вас уже есть идея мероприятия, не торопитесь сразу же приступать к поиску подрядчиков. Важно максимально подробно проработать собственную внутреннюю смету, а уже после этого запрашивать коммерческие предложения от исполнителей.

Во внутренней смете мероприятия считаются две составляющие: доходная (если мероприятие коммерческое) и расходная. В расходной закладываются несколько статей: техническая, операционная, имиджевая. В каждой из них будет много граф — по опыту, в наших таблицах обычно заполнено около 100 ячеек. И каждую статью расходов нужно максимально подробно расписать и учесть! С файлом могут работать и специалисты смежных отделов, поэтому в нём гарантированно будет много комментариев. 

После того как концепция мероприятия утверждена, внутренняя смета составлена, можно переходить к подбору подрядчиков и сопоставлять их предложения с бюджетом. Утверждённая смета от поставщиков в виде спецификации является неотъемлемой частью договора.

Пример нескольких разделов сметы мероприятия. 

3 основных блока расходов при подготовке мероприятия

 

1. Аренда оборудования

Включает всё необходимое для проведения мероприятия. По каждой позиции отдельно или отдельным блоком может быть добавлен коэффициент за использование оборудования. Он покрывает упущенную выгоду компании-поставщика за период транспортировки оборудования, проведения репетиций, простоя и т. д. Учитывайте его, поскольку расходы на аренду могут существенно увеличиться.

При составлении сметы мероприятия мы не используем повышающие коэффициенты, такие расчёты сложно проверить. Заранее узнаём цены по рынку, рассматриваем и утверждаем коммерческое предложение от подрядчика, который учитывает это пожелание, и фиксируем цены с поставщиками в договоре.

 

2. Расходы на оборудование

Эта статья расходов учитывает всё то, что после проведения ивента не вернётся на склад поставщика, и может существенно отличаться в зависимости от проводимого мероприятия. 

На небольшом мастер-классе достаточно учесть траты на набор из тейпа и батареек для микрофонов. Если для проведения требуется возведение необычной сцены, инсталляций в стиле Burning Man, в эту категорию попадут строительные материалы и декор. 

 

3. Персонал и логистика

Условно можно выделить две группы персонала подрядчика: те, кто занимается реализацией технической части (монтажом и демонтажем оборудования и конструкций), и специалисты, которые работают с оборудованием (свето- и звукорежиссёры, осветители и т. д.).

Оплата рассчитывается за количество фактически отработанных смен, а не только сам день проведения мероприятия. 

Насколько может измениться смета мероприятия

Ответ на этот вопрос зависит от двух факторов: опыта и насмотренности составителя сметы. 

Если за дело берётся новичок, то удорожание может произойти и в 2 раза, но чаще — на 30–50%. Сметы наших мероприятий не увеличиваются более чем на 5–15%. Конечно, мы не в состоянии предугадать влияние внешних факторов, например рост курса валюты. Но в остальном помогает максимальная детализация собственной сметы и умение договариваться с подрядчиками.

Коммуникация — суперсила ивент-менеджера.

Обязательно общайтесь с поставщиками, спрашивайте, что они могут предложить. Но в то же время повышайте собственную насмотренность: посещайте не только свои мероприятия, читайте, изучайте тренды, технологии, перенимайте мировой опыт. Подрядчики привыкают работать с одним и тем же оборудованием и часто не способны предложить что-то новое и интересное. А ведь на такие фишечки мероприятия зачастую даже не нужно много денег!

Например, теперь на мероприятиях «Ивентологии» мы ставим дополнительный свет у пресс-волла. Так фотографии, которыми потом делятся гости в соцсетях, получаются намного лучше, а само событие выглядит более статусным.

Этот приём я подсмотрела, посоветовалась с фотографами, и они подтвердили: с использованием штатного света у баннера результат действительно будет лучше, даже если снимает не специалист. Теперь расходы на свет у пресс-волла есть в нашей смете. 

В общей смете расходов на мероприятия я всегда оставляю графу «Прочее» для учёта непредвиденных расходов. 

 

Как можно сэкономить

 

1. Проработайте ТЗ 

Начать с хорошего технического задания (ТЗ) — значит сэкономить время и себе, и подрядчику. А ваше время стоит денег! Распишите ТЗ на основании задач мероприятия, с учётом специфики площадки. Делайте это максимально детально, вплоть до таких статей: «Хотим до мероприятия, во время и после». 

Так вы и сами поймёте, какие статьи упускаете. Чем понятнее ТЗ, тем чётче смета. Например, если на ивенте будет трансляция, а после вы планируете использовать записи, учитывайте специфику спикеров. Потребуется ли коррекция речи? Каждое запикивание экспрессивных высказываний — это дополнительные расходы, которые тоже должны быть учтены.

 

2. Изучите площадку

Обычно на площадках есть техническое оснащение. Но оборудование может не соответствовать задачам вашего мероприятия: даже презентации спикеров могут отображаться иначе, чем планировалось.

Поэтому сначала изучите площадку самостоятельно, а затем приезжайте на неё с выбранным подрядчиком. Специалист сразу отметит нюансы, предупредит об удорожании, посоветует, как оптимизировать расходы.

Например, наши технические подрядчики сами привозят микрофон или гарнитуры. Это важно для спикеров. Если у кого-то ещё недостаточный опыт выступлений, сложно сразу ответить, с чем работать удобнее.

Если исполнители не предложили вам встретиться на площадке — сделайте это сами. Не ждите, что кто-то будет думать за вас!

 

3. Выясните, что можно, а что под запретом 

За некоторые услуги можно заплатить неоправданно дорого по незнанию. Например, вам срочно потребуется дополнительный кулер или кофемашина. Стоимость на эти услуги у площадок обычно в разы выше, чем у сторонних поставщиков. Но некоторые запрещают приглашать своих подрядчиков, поэтому, что делать разрешено, а что нельзя, нужно знать заранее на этапе составления технической сметы.

 

4. Выбирайте большие пакеты услуг 

Чаще всего в организации мероприятия принимают участие разные поставщики. Но идеал, к которому стоит стремиться, — это один крупный подрядчик, с которым вы сотрудничаете долгосрочно.

Так можно получить лучшие условия и защитить себя от индексации цен. При заказе большого комплекса услуг всегда предоставляется скидка. Договаривайтесь! 

 

5. Сотрудничество по бартеру

На мой взгляд, это достаточно спорный способ сэкономить. По опыту, работа с подрядчиками по бартеру часто не удовлетворяет по качеству. Таких партнёров нужно сначала проверять на небольших мероприятиях или отдельных зонах мероприятия. Помните, что на кону стоит ваша деловая репутация! 

Чем опасен принцип «самого дешёвого вина»

Каждому знакомы люди, которые в нужной категории товаров выбирают всё самое дешёвое, будь то вино в двухцветном супермаркете или блюдо в ресторане. А ещё всех нас воспитывали, что скупой платит дважды.

Выбирать подрядчика только на том основании, что он сделал самое бюджетное предложение, — это огромный риск. Особенно если компания работает недавно. Ивент-индустрия — очень узкий рынок, и все друг друга знают. Поэтому в первую очередь доверяют рекомендациям. 

Если хотите потратить время и изучить, что за подрядчик предлагает лучшие цены, — ознакомьтесь с референсами, отзывами. Если всё устраивает, то пригласите компанию-новичка на тестовый проект — небольшое мероприятие или отдельную необязательную зону на крупной площадке. В худшем случае, если качество не устроит, от неё можно будет отказаться.

Например, у нас есть постоянный технический подрядчик. Но звуковое сопровождение в холле на одном из мероприятий делала вторая компания, световое шоу в холле — третья. У них были рекомендации, видеореференсы, но мы до конца не были уверены, поэтому выделили второстепенную зону и наблюдали за работой на чек-апе. В любой момент вернулись бы к запасному сценарию без услуг новых подрядчиков. 

Приглашать непроверенного бюджетного подрядчика нельзя, если организуете статусное мероприятие с топовой аудиторией. Первое впечатление очень важно.

 

Если не планировали, но случилось

Окружающая действительность научила нас тому, что не всё в жизни можно контролировать. То же самое и с мероприятиями. Поэтому на самой площадке всегда важно иметь запас наличных средств или кредитную карту с большим лимитом и длительным беспроцентным периодом.

С опытом важно наработать и базу поставщиков, к которым можно обратиться в экстренной ситуации и попросить отсрочку платежа.

 

Мероприятие отменено!

Страшный сон организатора, но и к этому можно и нужно готовиться заранее.

Вернитесь к этапу работы с документами. Смета — только часть договора. В нём самом должны быть детально расписаны условия оплаты, отмены, приёмки работ по мероприятию.

Сейчас особенно актуально фиксировать возможность переноса ивентов, частичной компенсации услуг подрядчиков.

В смете мероприятия есть несколько составляющих, оплату по которым в случае отмены можно обсуждать, — это аренда и услуги. С площадкой можно договориться использовать аванс на оплату другого мероприятия, а если перспективы проведения туманны — договориться о возврате средств. Это оформляется дополнительным соглашением.

С подрядчиками оборудования обсудите возможность проведения мероприятия онлайн.

Главное — показать, что компания работает, что жизнь в ней не замерла и свою готовность к обсуждению. 

Не получится частично компенсировать расходы только с кейтерингом — все продукты компании заказывают под мероприятие. 

Ещё раз подчеркнём: главное в составлении сметы — это подробная детализация и готовность договариваться. Уже эти две составляющие уберегут вас от чрезмерных расходов на мероприятие.