Всё об организации
и продвижении событий

Подготовка событий Проведение событий Полезное Концерты и шоу

Организация ивентов: поиск артистов, взаимодействие и баланс между пожеланиями заказчика и комфортом выступающих

Как найти, выбрать и заказать артиста; технический и бытовой райдер; договорЕще совсем недавно выступление артиста становилось центральной частью, кульминацией или ярким акцентом любого мероприятия. Но технологии ушли вперед, теперь ивенты наполняются новыми решениями, поэтому не на каждом событии выступающие нужны в принципе. Тем не менее ивент-артисты продолжают активно участвовать в вечеринках, праздниках и до сих пор необходимы организаторам. Поговорим о том, как ивент-менеджеру искать исполнителей, взаимодействовать с ними, балансировать между пожеланиями заказчика и комфортом выступающих.  

Прежде всего разберемся, с кем предстоит работать организатору событий. 

Артисты ивент-рынка — это:

  • ведущие мероприятий
  • музыканты: вокалисты, кавер-группы, инструменталисты, DJ
  • танцевальные шоу
  • артисты оригинального жанра: фокусники, световое шоу, циркачи, шоу мыльных пузырей, экстрим
  • звезды
Задачи ивент-артистов

1. Наполнить концертную программу

Допустим, если ивентор готовит День города или другой массовый праздник, который предполагает наличие работающей целый день сцены, ему требуется пул артистов, которые забьют тайминг. И это самый частый вариант использования выступающих. Критерии успеха в этом случае: зритель созерцает классное шоу, от которого сложно оторваться, а организатор видит логику построения программы и отсутствие провалов. 

2. Подчеркнуть концепцию мероприятия

Качественное событие должно быть наполнено смыслом. Например, когда вы готовите новогоднюю вечеринку к году быка, здорово, если на сцене выступит артист в аналогичном костюме. Или, если планируется праздник, вдохновленный «Алисой в Зазеркалье», певица в светоотражающем платье впишется в концепцию идеально. 

3. Организатор планирует сделать сюрприз гостям

Это вишенка на торте, очень тонкий момент, который участники ивента гарантированно запомнят. Тут не потребуется большой шоу-программы, порой достаточно одного номера, но попадающего точно в пожелания и интересы целевой аудитории. Для получения максимального эффекта организатор должен чувствовать своего зрителя. 

4. Ивентору важно подчеркнуть статус события. 

Если на презентации присутствует селебрити, то у всех участников складывается впечатление премиальности мероприятия. Позже высокий уровень события подтвердят фото и видео со знаменитостью.

5. Организатор хочет подчеркнуть атмосферу ивента. 

Если на празднике устроена большая лаундж-зона, звучит расслабляющая музыка, присутствуют спецэффекты, то артисты, встречающие гостей, усилят общие впечатления и сразу погрузят вновь прибывших гостей в нужное настроение. 

Для правильного взаимодействия и верного подбора артистов организатору важно понимать, какую именно задачу будут решать выступающие. 

На что важно обращать внимание ивент-менеджеру при выборе артиста, чтобы получить и личную выгоду.

 

 

Что должен получить организатор от взаимодействия с выступающими:

— логичную и органичную шоу-программу

— хорошую комиссию (да, речь про деньги, здесь нет ничего зазорного, это бизнес)

— вписаться в имеющийся бюджет

Эти задачи также важно учитывать при выборе артиста. Если вы пригласите на вечеринку певца, который идеально подходит под концепцию и гарантированно понравится гостям, но при этом уйдете в минус, вряд ли заказчик останется доволен. Лучше заменить выступающего на артиста уровнем чуть ниже с не таким кусачим ценником. Зато смета не начнет трещать по швам, вы заработаете, и в выигрыше останутся все. 

Как выбрать артиста?

Теперь разберемся, как именно выбирать артистов, чтобы все стороны ивента остались довольны: и заказчик, и гости, и организатор, и сам выступающий. 

Существует ряд важных критериев, по которым следует пробежаться перед букированием

— Соответствует ли выступающий вкусам, статусу, уровню заказчика и гостей мероприятия. Может быть, присутствующие негативно воспринимают жанр, в котором работает артист, или темы его песен и поведение на сцене — табу в профессиональной среде заказчика. Организатору важно брифовать клиента очень подробно и дотошно, особенно, если они сотрудничают впервые. 

— Артист должен подходить под концепцию и задачи мероприятия. Странно будет наблюдать ансамбль русской народной песни и пляски на открытии Венецианского карнавала. Конечно, эклектика имеет место быть на ивентах, но только если она изначально заложена в общую идею события.

— Выступающий должен быть профессионалом. Казалось бы очевидный критерий, но в этом месте прокалываются многие начинающие организаторы. Лучше перестраховаться и протестировать артиста заранее, чтобы избежать неприятных сюрпризов на самом мероприятии.

— Артист должен быть клиентоориентированным. Иногда возникают ситуации, когда исполнителя просят скорректировать репертуар, изменить порядок песен, костюм. Многие выступающие сохраняют гибкость при переговорах и идут на уступки. Но некоторые упорно стоят на своих позициях и не желают ничего менять. Поэтому оговаривать нюансы и спецзаказы требуется заранее, до подписания договора

— Артист должен быть готов к партнерству с вами как с организатором. Если человек не идет на контакт, вряд ли сотрудничество окажется плодотворным и принесет положительный результат. 

— Коммерческое предложение выступающего должно быть экономически выгодным. Бессмысленно звать звезду, которая не проходит по бюджету или на которой вы не сможете заработать.

— Технические требования артиста должны соответствовать возможностям площадки. Новички упускают этот момент при подготовке программы. И на самом мероприятии оказывается, что артисты светового шоу вынуждены выступать не при полной темноте или же для ходулистов потолки низковаты. 

При выборе выступающих не существует мелочей, каждый нюанс организатору важно продумать и предусмотреть еще на этапе планирования.

Немного практических знаний о том, в каких источниках искать артистов 
  • По рекомендации знакомых. Вам посоветуют проверенных и адекватных людей. Но вкусы у всех разные, поэтому здесь велика вероятность ошибиться. К тому же, выбор артистов, которые уже работали с вашими друзьями, получается очень ограниченным.
  • В ивент-чатах и пабликах в соцсетях. Здесь выступающих вам будут рекомендовать профи. И если несколько профи советуют выбрать одного и того же артиста, то, вероятно, они правы. Подводный камень источника кроется в том, что в чатах зачастую инкогнито сидят агенты выступающих, которые могут рекомендовать исполнителя из своих корыстных интересов.
  • В каталогах артистов. Это огромные открытые анкеты, размещенные на специализированных сайтах в свободном доступе. В каталогах собраны самые разные исполнители. С одной стороны, это плюс — здесь вы точно найдете если не готового артиста, то идею выступления. С другой стороны, объемность каталогов превращается в их же минус. Организатору физически не просмотреть и не обзвонить такое количество кандидатов.
  • В ассоциациях, клубных сообществах. Здесь вращаются профессионалы своего дела, которые давно находятся на рынке и знают возможности своих коллег. Поэтому, если вам требуется для ивента темнокожий ведущий, свободно говорящий на суахили и играющий на аккордеоне, спрашивайте совета у более опытных коллег.
  • С помощью бесплатного бота в Telegram @bigfinger_bot. Работает он так: организатор в свободной форме оставляет заявку, и артисты, соответствующие критериям, получают ее в мессенджере. Плюс системы в том, что кандидаты не видят номер телефона ивент-менеджера и не могут начать ему трезвонить, а поначалу просто оставляют отклик на вакансию. Организатор просматривает всех потенциальных исполнителей и связывается лишь с теми, кто его заинтересовал. Конечно, не все узкие задачи можно решить с помощью бота, но в общем он очень помогает ивенторам.
  • На промо-мероприятиях (например «Сцена», «Ёлки»). Это самый надежный способ лично увидеть и оценить артиста в работе. Если у вас маловато опыта — обязательно посещайте подобные нетворкинги, знакомьтесь с игроками ивент-рынка. Для этого требуется время, но результат того стоит.

Как найти, выбрать и заказать артиста; технический и бытовой райдер; договор

Лайфхаки для начинающих организаторов: как проверить профессионализм артиста и качество шоу

1. Посещайте выступления, прислушивайтесь к внутренним ощущениям и смотрите на реакцию окружающих.

2. Просите предоставить live-видео, а не только постановочный промо-ролик. Именно запись живого выступления, пусть даже низкого качества, сделанная на телефон, даст представление о том, как работает артист. Особенно важно узнать о способности выступать вживую у певцов и музыкантов.

3. Изучите опыт и бэкграунд артиста. Творческие личности любят выкладывать отчеты о прошедших мероприятиях в свои соцсети. Посмотрите на востребованность артиста и отзывы о его работе.

4. Расширяйте свой профессиональный кругозор, тренируйте насмотренность, посещайте мероприятия и общайтесь с коллегами. Только так приходит опыт и понимание тонкостей профессии.

Отдельно поговорим о том, из чего формируется цена артиста, какие факторы влияют на нее и какими способами можно оценить адекватность запрошенного гонорара. 

На стоимость выступления влияют:

  1. Уникальность проекта. Допустим, кавер-групп сейчас великое множество, а вот артистов с балансом на ножах всего трое на всю Россию. Разумеется, второй вариант обойдется организатору дороже.
  2. Регион проживания. Кандидаты из Москвы и Санкт-Петербурга запрашивают ценник больше.
  3. Удаленность площадки от места жительства артиста. Представим, что выступающий запланировал новогодний «чёс» по Москве — в течение недели он выступает на трех вечеринках ежедневно, переезжая с одной площадки на другую. И если его в один из этих дней пригласят выступить в Подмосковье, он запросит цену выше. Повышенная стоимость будет обусловлена тем, что артист потратит на выступление за пределами Москвы целый день, в то время как в заведениях города успел бы заработать три гонорара.
  4. Количество участников коллектива. Вам могут предложить выступление шоу-балета, состоящего из 4 или 8 танцоров. Логично, что чем больше выступающих, тем дороже обойдется номер.
  5. Необходимость в расходных материалах для проведения шоу (блестки, фейерверки).
  6. Адаптация номера/шоу под задачи заказчика. Просто включение любимой песни именинника в программу и специальная режиссерская постановка будут стоить по-разному.
  7. День мероприятия, время суток, день недели. Размер гонорара зависит от спроса на выступающих. Пятница и суббота — топовые дни в ивентах, когда артисты нарасхват. Значит, запрашивать гонорар они будут выше. Выступление вечером обойдется дороже, чем в утренние и дневные часы. В предпраздничные недели цены на артистов взлетают.
  8. Длительность шоу и количество номеров.
  9. Бэкграунд, опыт, спрос на конкретного артиста/коллектив. Больше заказов и опыта — выше цена. 

Сохраняйте оптимальный баланс цены и качества. Гнаться за дешевизной неразумно, особенно если вы только заходите на ивент-рынок. Лучше ориентироваться на средние цены. Организатор работает с артистами не только ради хорошего шоу — ивент-менеджер тоже зарабатывает на выступлении. Стандартная агентская комиссия составляет 10 % от гонорара артиста

В таком щепетильном моменте, как оплата труда, существуют нюансы. У большинства выступающих агентская комиссия сразу заложена в размер гонорара. Это правильный подход и здоровые бизнес-отношения. Но встречаются и такие артисты, которые могут назвать организатору одну цену, пусть это будет 100 тыс. руб., а при переговорах напрямую с заказчиком озвучат сумму ниже — 90 тыс. руб. Так они стремятся исключить посредников из работы. Хотя для бизнеса нормально перепродавать и зарабатывать. Просто будьте готовы и к таким поворотам сотрудничества.

Формирование шоу-программы

Вы уже знаете, как выбирать артистов, где их искать и из чего складывается цена за выступление. Переходим к этапу формирования программы. 

Здесь начинается огромное количество ошибок, которые допускают организаторы. Поговорим об основных и самых распространенных.

  1. Отказ от режиссера. Ивент-менеджер при подготовке крупного и масштабного мероприятия решает, что справится самостоятельно. Ведь, казалось бы, что может быть проще — расставил всех по-порядку, выпустил на сцену вовремя, и всего делов. Но без опыта соблюдения драматургии и логики праздника вряд ли удастся. Поэтому если у вас есть возможность пригласить режиссера — используйте ее.
  2. Невыполнение райдеров артистов. Требования, заявленные приглашенными звездами, — не прихоть, а необходимость. Поэтому райдер должен быть выполнен, а все изменения в нем согласованы.
  3. Неправильная расстановка номеров в программе. Например, зажигательный кавер-бенд, который заказчик хотел пригласить для того, чтобы гости потанцевали, организатор ставит на время подачи горячего. И присутствующие вынуждены выбирать: идти на танцпол сейчас, а после вернуться к остывшему блюду, или поесть, но пропустить все веселье. В итоге коллектив работает на полупустой и вялый зал. 

Или же сложный и требующий внимания номер поставлен во вторую половину праздника, когда гости уже устали, приняли достаточно горячительных напитков и не могут достойно принять артиста и оценить выступление.

Как найти, выбрать и заказать артиста; технический и бытовой райдер; договор

Райдеры артистов требуют отдельного разговора. Они бывают техническими и бытовыми. 

Технический райдер — это требования к возможностям площадки и ее оснащению. Еще до согласования важно посмотреть, соответствует ли место условиям технического райдера: 

  • имеется ли определенных размеров сцена, экран, мощности по электричеству;
  • есть ли возможность предоставить все необходимое техническое обеспечение (например, артисту нужен только определенный микшерный пульт, а вашем городе такого оборудования нет в принципе);
  • остается ли время на монтаж и демонтаж оборудования;
  • заложены ли в тайминг часы для проведения репетиций и саунд-чека;

Любые отклонения от райдера важно согласовывать с менеджером артиста. Это вам кажется, что усилители разных фирм звучат примерно одинаково, а музыкант видит в них колоссальные отличия. Если требования технического райдера не соблюдены, артист имеет полное моральное право отказаться перед началом мероприятия выходить на сцену. 

Бытовой райдер — документ, который описывает условия проживания, транспорт, питание и оснащение гримерки выступающего. И исполнить все его требования не менее важно. 

Артисты, особенно востребованные, — люди, которые фактически живут на работе. Во время гастролей у них нет возможности вернуться домой и приготовить любимое блюдо, расслабиться на собственной удобной кровати. Жизнь состоит из перелетов, переездов, саунд-чеков и выступлений. Поэтому, чтобы артист мог полноценно отдыхать и качественно работать, важно создать ему комфортные условия, приближенные к домашним.  

Вот на какие моменты бытового райдера следует обращать внимание организаторам, чтобы не опростоволоситься.

— продумайте место расположения гримерок и распределение в них артистов, чтобы не случилось толкучки и столпотворения. Бывает, что гримерная комната расположена через дорогу от концертного зала. О таком нюансе выступающих нужно предупреждать заранее, чтобы они взяли сменную обувь и были готовы к сложностям;

— обеспечьте питание артиста. Если он заявляет, что ему нужен зефир или хлебцы именно этой марки, обязательно согласовывайте альтернативу. Иначе он будет вправе уехать ужинать и задержать мероприятие;

— при заказе трансфера уточните, требуется ли для перевозки инструментов отдельное место. Некоторые из них бывают очень хрупкими и ценными, и транспортировка их возможна исключительно в салоне с ремнем безопасности;

— если вы видите в райдере странности, не думайте, что это троллинг со стороны выступающего. Финтами могут страдать только-только выстрелившие и «поймавшие звезду» артисты, чтобы доказать себе и миру собственную значимость. 

У профессионалов все требования в райдере являются объективными и проверенными годами. Если артист просит 5 видов полотенец в гримерку, значит, ему так проще отличить уже использованные от свежих. Иногда звезды используют необычные требования в райдере как лакмусовую бумажку для проверки уровня организатора. Если все условия беспрекословно соблюдены — значит, с ивентором можно продолжать сотрудничество. В некоторых случаях организатор может просто позвонить агенту артиста и уточнить, точно ли необходимо разложить драже по цветам радуги? Зачастую вас могут просто поблагодарить за внимание к деталям и сказать, что это вовсе необязательно. 

Любые отклонения от райдера важно согласовывать с менеджером артиста. Это основа уважительных отношений артиста и организатора, а также залог успешного выступления на ивенте.

Важно различать ивент-артистов и медийных звезд. 

Звезда — это уникальный артист с уникальным шоу, которое больше никто не делает. Его выбирает сам заказчик и хочет видеть на своем празднике именно этого выступающего. 

Как найти, выбрать и заказать артиста; технический и бытовой райдер; договор

Ивент-артисты — это большое количество выступающих, которые выдают похожую шоу-программу. Их предлагает заказчику сам организатор. Замены одного кавер-бенда на другой никто из гостей на заметит. А если вместо Светланы Лободы на вечеринку приедет Любовь Успенская, разница окажется кардинальной.

Работа со звездой предполагает большие риски, связанные с невыполнением райдера. Именитый гость прошел большой и сложный путь к известности, поэтому имеет право быть более требовательным. Придется проявить изобретательность в выполнении условий райдера, ведь звезду сложно заменить на другую в случае отказа от выступления.

Советуем работать через менеджера или агента артиста, а не напрямую, поскольку звезда посчитает это нарушением личных границ. Номера официальных представителей артистов как правило есть в свободном доступе, размещены на сайте или в Instagram-профиле звезды. 

Приглашать зарубежных звезд, особенно топовых, лучше через крупные агентства, которые уже их букировали. Артистов, которые находились на вершине славы 10-20 лет назад, можно попробовать позвать самостоятельно. Обычно они легко идут на контакт и гибки в переговорах. 

Центральный момент сотрудничества артиста и организатора — подписание договора. Основные пункты, которые важно закрепить документально:

  1. Дата, место, время, длительность выступления или количество выходов.
  2. Предоплата и условия возврата. Существует постулат, что заранее артист получает 50 % гонорара. Вторая часть выплачивается перед выходом на сцену. Если мероприятие отменяется по вашей вине — артист оставляет себе предоплату, поскольку он ничего не планировал на этот день и лишил себя возможности заработать в другом месте. Во время пандемии многие звезды пересмотрели условия договоров и с пониманием относились к внезапным отменам выступлений. Многие из них полностью возвращали предоплату, если праздник не состоялся по причине болезни заказчика или внезапного запрета со стороны властей.
  3. Райдеры — обязательное приложение к договору. 
  4. Риски при болезни артиста. Чаще всего, если звезда не может выступить, она обязуется вернуть всю сумму или предоставить равноценную замену.

Учитывайте при работе с артистами, что они — творческие личности. Обсуждать их репертуар нужно очень аккуратно. И еще — если выступающий советует вам поставить номера в определенном порядке или исключить ряд песен из программы, есть смысл прислушаться к его словам. Обычно артист имеет богатый опыт выступлений и умеет предугадывать реакцию публики на шоу. 

Задача организатора — балансировать между заказчиком и артистом, при этом работая на общий крутой результат. Понимание всех нюансов профессии придет с опытом. Идеальный ивентор стремится к достижению стратегии win-win, при которой в выигрыше остаются все стороны партнерских отношений: артисты, гости, заказчик и сам организатор. 

Антон Пузырев, по материалам курса «Ивент-менеджер»

 

Фото: TOCHKA EVENT AGENCY

Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте
Рекомендуем посмотреть
Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте

На эксклюзивном онлайн-курсе Наталии Франкель «Event-менеджер» мы даем комплексный подход к организации, продвижению и проведению событий. После обучения вы сможете создавать профессиональные мероприятия от анализа рынка до постпродакшна.

Лучшие материалы об ивент-индустрии мы собираем в дайджест и отправляем подписчикам раз в две недели. Внутри — только полезный контент об организации и продвижении событий: статьи, чек-листы, подборки, интервью. Эти письма регулярно читают уже 12 000 ивентщиков. Вы с нами?

Узнать подробнее об эксклюзивном онлайн-курсе Наталии Франкель «Event-менеджер. Комплексный подход к организации, продвижению и проведению событий»