Организация ивентов: поиск артистов, взаимодействие и баланс между пожеланиями заказчика и комфортом выступающих

Еще совсем недавно выступление артиста становилось центральной частью, кульминацией или ярким акцентом любого мероприятия. Но технологии ушли вперед, теперь ивенты наполняются новыми решениями, поэтому не на каждом событии выступающие нужны в принципе. Тем не менее ивент-артисты продолжают активно участвовать в вечеринках, праздниках и до сих пор необходимы организаторам. Поговорим о том, как ивент-менеджеру искать исполнителей, взаимодействовать с ними, балансировать между пожеланиями заказчика и комфортом выступающих.  

Прежде всего разберемся, с кем предстоит работать организатору событий. 

Артисты ивент-рынка — это:

• ведущие мероприятий
• музыканты: вокалисты, кавер-группы, инструменталисты, DJ
• танцевальные шоу
• артисты оригинального жанра: фокусники, световое шоу, циркачи, шоу мыльных пузырей, экстрим
• звезды

Задачи ивент-артистов

1. Наполнить концертную программу. 

Допустим, если ивентор готовит День города или другой массовый праздник, который предполагает наличие работающей целый день сцены, ему требуется пул артистов, которые забьют тайминг. И это самый частый вариант использования выступающих. Критерии успеха в этом случае: зритель созерцает классное шоу, от которого сложно оторваться, а организатор видит логику построения программы и отсутствие провалов. 

2. Подчеркнуть концепцию мероприятия. 

Качественное событие должно быть наполнено смыслом. Например, когда вы готовите новогоднюю вечеринку к году быка, здорово, если на сцене выступит артист в аналогичном костюме. Или, если планируется праздник, вдохновленный «Алисой в Зазеркалье», певица в светоотражающем платье впишется в концепцию идеально. 

3. Организатор планирует сделать сюрприз гостям. 

Это вишенка на торте, очень тонкий момент, который участники ивента гарантированно запомнят. Тут не потребуется большой шоу-программы, порой достаточно одного номера, но попадающего точно в пожелания и интересы целевой аудитории. Для получения максимального эффекта организатор должен чувствовать своего зрителя. 

4. Ивентору важно подчеркнуть статус события. 

Если на презентации присутствует селебрити, то у всех участников складывается впечатление премиальности мероприятия. Позже высокий уровень события подтвердят фото и видео со знаменитостью.

5. Организатор хочет подчеркнуть атмосферу ивента. 

Если на празднике устроена большая лаундж-зона, звучит расслабляющая музыка, присутствуют спецэффекты, то артисты, встречающие гостей, усилят общие впечатления и сразу погрузят вновь прибывших гостей в нужное настроение. 

Для правильного взаимодействия и верного подбора артистов организатору важно понимать, какую именно задачу будут решать выступающие. 

На что важно обращать внимание ивент-менеджеру при выборе артиста, чтобы получить и личную выгоду.

 

 

Что должен получить организатор от взаимодействия с выступающими:

— логичную и органичную шоу-программу

— хорошую комиссию (да, речь про деньги, здесь нет ничего зазорного, это бизнес)

— вписаться в имеющийся бюджет

Эти задачи также важно учитывать при выборе артиста. Если вы пригласите на вечеринку певца, который идеально подходит под концепцию и гарантированно понравится гостям, но при этом уйдете в минус, вряд ли заказчик останется доволен. Лучше заменить выступающего на артиста уровнем чуть ниже с не таким кусачим ценником. Зато смета не начнет трещать по швам, вы заработаете, и в выигрыше останутся все. 

Как выбрать артиста на мероприятие?

Теперь разберемся, как именно выбирать артистов, чтобы все стороны ивента остались довольны: и заказчик, и гости, и организатор, и сам выступающий. 

Существует ряд важных критериев, по которым следует пробежаться перед букированием

— Соответствует ли выступающий вкусам, статусу, уровню заказчика и гостей мероприятия. Может быть, присутствующие негативно воспринимают жанр, в котором работает артист, или темы его песен и поведение на сцене — табу в профессиональной среде заказчика. Организатору важно брифовать клиента очень подробно и дотошно, особенно, если они сотрудничают впервые. 

— Артист должен подходить под концепцию и задачи мероприятия. Странно будет наблюдать ансамбль русской народной песни и пляски на открытии Венецианского карнавала. Конечно, эклектика имеет место быть на ивентах, но только если она изначально заложена в общую идею события.

— Выступающий должен быть профессионалом. Казалось бы очевидный критерий, но в этом месте прокалываются многие начинающие организаторы. Лучше перестраховаться и протестировать артиста заранее, чтобы избежать неприятных сюрпризов на самом мероприятии.

— Артист должен быть клиентоориентированным. Иногда возникают ситуации, когда исполнителя просят скорректировать репертуар, изменить порядок песен, костюм. Многие выступающие сохраняют гибкость при переговорах и идут на уступки. Но некоторые упорно стоят на своих позициях и не желают ничего менять. Поэтому оговаривать нюансы и спецзаказы требуется заранее, до подписания договора. 

— Артист должен быть готов к партнерству с вами как с организатором. Если человек не идет на контакт, вряд ли сотрудничество окажется плодотворным и принесет положительный результат. 

— Коммерческое предложение выступающего должно быть экономически выгодным. Бессмысленно звать звезду, которая не проходит по бюджету или на которой вы не сможете заработать.

— Технические требования артиста должны соответствовать возможностям площадки. Новички упускают этот момент при подготовке программы. И на самом мероприятии оказывается, что артисты светового шоу вынуждены выступать не при полной темноте или же для ходулистов потолки низковаты. 

При выборе выступающих не существует мелочей, каждый нюанс организатору важно продумать и предусмотреть еще на этапе планирования.

Немного практических знаний о том, как искать артиста на мероприятие

• По рекомендации знакомых. Вам посоветуют проверенных и адекватных людей. Но вкусы у всех разные, поэтому здесь велика вероятность ошибиться. К тому же, выбор артистов, которые уже работали с вашими друзьями, получается очень ограниченным.
• В ивент-чатах и пабликах в соцсетях. Здесь выступающих вам будут рекомендовать профи. И если несколько профи советуют выбрать одного и того же артиста, то, вероятно, они правы. Подводный камень источника кроется в том, что в чатах зачастую инкогнито сидят агенты выступающих, которые могут рекомендовать исполнителя из своих корыстных интересов.
• В каталогах артистов. Это огромные открытые анкеты, размещенные на специализированных сайтах в свободном доступе. В каталогах собраны самые разные исполнители. С одной стороны, это плюс — здесь вы точно найдете если не готового артиста, то идею выступления. С другой стороны, объемность каталогов превращается в их же минус. Организатору физически не просмотреть и не обзвонить такое количество кандидатов.
• В ассоциациях, клубных сообществах. Здесь вращаются профессионалы своего дела, которые давно находятся на рынке и знают возможности своих коллег. Поэтому, если вам требуется для ивента темнокожий ведущий, свободно говорящий на суахили и играющий на аккордеоне, спрашивайте совета у более опытных коллег.
• С помощью бесплатного бота в Telegram @bigfinger_bot. Работает он так: организатор в свободной форме оставляет заявку, и артисты, соответствующие критериям, получают ее в мессенджере. Плюс системы в том, что кандидаты не видят номер телефона ивент-менеджера и не могут начать ему трезвонить, а поначалу просто оставляют отклик на вакансию. Организатор просматривает всех потенциальных исполнителей и связывается лишь с теми, кто его заинтересовал. Конечно, не все узкие задачи можно решить с помощью бота, но в общем он очень помогает ивенторам.
• На промо-мероприятиях (например «Сцена», «Ёлки»). Это самый надежный способ лично увидеть и оценить артиста в работе. Если у вас маловато опыта — обязательно посещайте подобные нетворкинги, знакомьтесь с игроками ивент-рынка. Для этого требуется время, но результат того стоит.

Лайфхаки для начинающих организаторов: как проверить профессионализм артиста и качество шоу

1. Посещайте выступления, прислушивайтесь к внутренним ощущениям и смотрите на реакцию окружающих.

2. Просите предоставить live-видео, а не только постановочный промо-ролик. Именно запись живого выступления, пусть даже низкого качества, сделанная на телефон, даст представление о том, как работает артист. Особенно важно узнать о способности выступать вживую у певцов и музыкантов.

3. Изучите опыт и бэкграунд артиста. Творческие личности любят выкладывать отчеты о прошедших мероприятиях в свои соцсети. Посмотрите на востребованность артиста и отзывы о его работе.

4. Расширяйте свой профессиональный кругозор, тренируйте насмотренность, посещайте мероприятия и общайтесь с коллегами. Только так приходит опыт и понимание тонкостей профессии.

Отдельно поговорим о том, из чего формируется цена артиста, какие факторы влияют на нее и какими способами можно оценить адекватность запрошенного гонорара. 

На стоимость выступления влияют:

1. Уникальность проекта. Допустим, кавер-групп сейчас великое множество, а вот артистов с балансом на ножах всего трое на всю Россию. Разумеется, второй вариант обойдется организатору дороже.
2. Регион проживания. Кандидаты из Москвы и Санкт-Петербурга запрашивают ценник больше.
3. Удаленность площадки от места жительства артиста. Представим, что выступающий запланировал новогодний «чёс» по Москве — в течение недели он выступает на трех вечеринках ежедневно, переезжая с одной площадки на другую. И если его в один из этих дней пригласят выступить в Подмосковье, он запросит цену выше. Повышенная стоимость будет обусловлена тем, что артист потратит на выступление за пределами Москвы целый день, в то время как в заведениях города успел бы заработать три гонорара.
4. Количество участников коллектива. Вам могут предложить выступление шоу-балета, состоящего из 4 или 8 танцоров. Логично, что чем больше выступающих, тем дороже обойдется номер.
5. Необходимость в расходных материалах для проведения шоу (блестки, фейерверки).
6. Адаптация номера/шоу под задачи заказчика. Просто включение любимой песни именинника в программу и специальная режиссерская постановка будут стоить по-разному.
7. День мероприятия, время суток, день недели. Размер гонорара зависит от спроса на выступающих. Пятница и суббота — топовые дни в ивентах, когда артисты нарасхват. Значит, запрашивать гонорар они будут выше. Выступление вечером обойдется дороже, чем в утренние и дневные часы. В предпраздничные недели цены на артистов взлетают.
8. Длительность шоу и количество номеров.
9. Бэкграунд, опыт, спрос на конкретного артиста/коллектив. Больше заказов и опыта — выше цена. 

Сохраняйте оптимальный баланс цены и качества. Гнаться за дешевизной неразумно, особенно если вы только заходите на ивент-рынок. Лучше ориентироваться на средние цены. Организатор работает с артистами не только ради хорошего шоу — ивент-менеджер тоже зарабатывает на выступлении. Стандартная агентская комиссия составляет 10 % от гонорара артиста. 

В таком щепетильном моменте, как оплата труда, существуют нюансы. У большинства выступающих агентская комиссия сразу заложена в размер гонорара. Это правильный подход и здоровые бизнес-отношения. Но встречаются и такие артисты, которые могут назвать организатору одну цену, пусть это будет 100 тыс. руб., а при переговорах напрямую с заказчиком озвучат сумму ниже — 90 тыс. руб. Так они стремятся исключить посредников из работы. Хотя для бизнеса нормально перепродавать и зарабатывать. Просто будьте готовы и к таким поворотам сотрудничества.

Формирование шоу-программы

Вы уже знаете, как выбирать артистов на мероприятие, где их искать и из чего складывается цена за выступление. Переходим к этапу формирования программы. 

Здесь начинается огромное количество ошибок, которые допускают организаторы. Поговорим об основных и самых распространенных.

1. Отказ от режиссера. Ивент-менеджер при подготовке крупного и масштабного мероприятия решает, что справится самостоятельно. Ведь, казалось бы, что может быть проще — расставил всех по-порядку, выпустил на сцену вовремя, и всего делов. Но без опыта соблюдения драматургии и логики праздника вряд ли удастся. Поэтому если у вас есть возможность пригласить режиссера — используйте ее.
2. Невыполнение райдеров артистов. Требования, заявленные приглашенными звездами, — не прихоть, а необходимость. Поэтому райдер должен быть выполнен, а все изменения в нем согласованы.
3. Неправильная расстановка номеров в программе. Например, зажигательный кавер-бенд, который заказчик хотел пригласить для того, чтобы гости потанцевали, организатор ставит на время подачи горячего. И присутствующие вынуждены выбирать: идти на танцпол сейчас, а после вернуться к остывшему блюду, или поесть, но пропустить все веселье. В итоге коллектив работает на полупустой и вялый зал. 

Или же сложный и требующий внимания номер поставлен во вторую половину праздника, когда гости уже устали, приняли достаточно горячительных напитков и не могут достойно принять артиста и оценить выступление.

Райдеры артистов требуют отдельного разговора. Они бывают техническими и бытовыми. 

Технический райдер — это требования к возможностям площадки и ее оснащению. Еще до согласования важно посмотреть, соответствует ли место условиям технического райдера: 

• имеется ли определенных размеров сцена, экран, мощности по электричеству;
• есть ли возможность предоставить все необходимое техническое обеспечение (например, артисту нужен только определенный микшерный пульт, а вашем городе такого оборудования нет в принципе);
• остается ли время на монтаж и демонтаж оборудования;
• заложены ли в тайминг часы для проведения репетиций и саунд-чека;

Любые отклонения от райдера важно согласовывать с менеджером артиста. Это вам кажется, что усилители разных фирм звучат примерно одинаково, а музыкант видит в них колоссальные отличия. Если требования технического райдера не соблюдены, артист имеет полное моральное право отказаться перед началом мероприятия выходить на сцену. 

Бытовой райдер — документ, который описывает условия проживания, транспорт, питание и оснащение гримерки выступающего. И исполнить все его требования не менее важно. 

Артисты, особенно востребованные, — люди, которые фактически живут на работе. Во время гастролей у них нет возможности вернуться домой и приготовить любимое блюдо, расслабиться на собственной удобной кровати. Жизнь состоит из перелетов, переездов, саунд-чеков и выступлений. Поэтому, чтобы артист мог полноценно отдыхать и качественно работать, важно создать ему комфортные условия, приближенные к домашним.  

Вот на какие моменты бытового райдера следует обращать внимание организаторам, чтобы не опростоволоситься.

— продумайте место расположения гримерок и распределение в них артистов, чтобы не случилось толкучки и столпотворения. Бывает, что гримерная комната расположена через дорогу от концертного зала. О таком нюансе выступающих нужно предупреждать заранее, чтобы они взяли сменную обувь и были готовы к сложностям;

— обеспечьте питание артиста. Если он заявляет, что ему нужен зефир или хлебцы именно этой марки, обязательно согласовывайте альтернативу. Иначе он будет вправе уехать ужинать и задержать мероприятие;

— при заказе трансфера уточните, требуется ли для перевозки инструментов отдельное место. Некоторые из них бывают очень хрупкими и ценными, и транспортировка их возможна исключительно в салоне с ремнем безопасности;

— если вы видите в райдере странности, не думайте, что это троллинг со стороны выступающего. Финтами могут страдать только-только выстрелившие и «поймавшие звезду» артисты, чтобы доказать себе и миру собственную значимость. 

У профессионалов все требования в райдере являются объективными и проверенными годами. Если артист просит 5 видов полотенец в гримерку, значит, ему так проще отличить уже использованные от свежих. Иногда звезды используют необычные требования в райдере как лакмусовую бумажку для проверки уровня организатора. Если все условия беспрекословно соблюдены — значит, с ивентором можно продолжать сотрудничество. В некоторых случаях организатор может просто позвонить агенту артиста и уточнить, точно ли необходимо разложить драже по цветам радуги? Зачастую вас могут просто поблагодарить за внимание к деталям и сказать, что это вовсе необязательно. 

Любые отклонения от райдера важно согласовывать с менеджером артиста. Это основа уважительных отношений артиста и организатора, а также залог успешного выступления на ивенте.

Важно различать ивент-артистов и медийных звезд. 

Звезда — это уникальный артист с уникальным шоу, которое больше никто не делает. Его выбирает сам заказчик и хочет видеть на своем празднике именно этого выступающего. 

Ивент-артисты — это большое количество выступающих, которые выдают похожую шоу-программу. Их предлагает заказчику сам организатор. Замены одного кавер-бенда на другой никто из гостей на заметит. А если вместо Светланы Лободы на вечеринку приедет Любовь Успенская, разница окажется кардинальной.

Работа со звездой предполагает большие риски, связанные с невыполнением райдера. Именитый гость прошел большой и сложный путь к известности, поэтому имеет право быть более требовательным. Придется проявить изобретательность в выполнении условий райдера, ведь звезду сложно заменить на другую в случае отказа от выступления.

Советуем работать через менеджера или агента артиста, а не напрямую, поскольку звезда посчитает это нарушением личных границ. Номера официальных представителей артистов как правило есть в свободном доступе, размещены на сайте или в Instagram-профиле звезды. 

Приглашать зарубежных звезд, особенно топовых, лучше через крупные агентства, которые уже их букировали. Артистов, которые находились на вершине славы 10-20 лет назад, можно попробовать позвать самостоятельно. Обычно они легко идут на контакт и гибки в переговорах. 

Центральный момент сотрудничества артиста и организатора — подписание договора. Основные пункты, которые важно закрепить документально:

1. Дата, место, время, длительность выступления или количество выходов.
2. Предоплата и условия возврата. Существует постулат, что заранее артист получает 50 % гонорара. Вторая часть выплачивается перед выходом на сцену. Если мероприятие отменяется по вашей вине — артист оставляет себе предоплату, поскольку он ничего не планировал на этот день и лишил себя возможности заработать в другом месте. Во время пандемии многие звезды пересмотрели условия договоров и с пониманием относились к внезапным отменам выступлений. Многие из них полностью возвращали предоплату, если праздник не состоялся по причине болезни заказчика или внезапного запрета со стороны властей.
3. Райдеры — обязательное приложение к договору. 
4. Риски при болезни артиста. Чаще всего, если звезда не может выступить, она обязуется вернуть всю сумму или предоставить равноценную замену.

Учитывайте при работе с артистами, что они — творческие личности. Обсуждать их репертуар нужно очень аккуратно. И еще — если выступающий советует вам поставить номера в определенном порядке или исключить ряд песен из программы, есть смысл прислушаться к его словам. Обычно артист имеет богатый опыт выступлений и умеет предугадывать реакцию публики на шоу. 

Задача организатора — балансировать между заказчиком и артистом, при этом работая на общий крутой результат. Понимание всех нюансов профессии придет с опытом. Идеальный ивентор стремится к достижению стратегии win-win, при которой в выигрыше остаются все стороны партнерских отношений: артисты, гости, заказчик и сам организатор. 

Антон Пузырев, по материалам курса «Ивент-менеджер»

 

Фото: TOCHKA EVENT AGENCY