Как собрать ивент-команду мечты в инхаусе

Как нанимать event-менеджеров в команду, какие вопросы задавать организаторам мероприятий на собеседовании и как с ними работать? Своим опытом на форуме SOLD OUT поделилась София Данилова, руководитель отдела маркетинговых мероприятий «Хантфлоу».

Как запускали новое направление по event

София Данилова пришла в компанию «Хантфлоу» с задачей запустить новое направление — event. Она стала ивент-менеджером в единственном лице и так работала 8 месяцев, организуя мероприятия полного цикла. Сейчас в её команде 2 специалиста.

София Данилова: «Я считаю команду одним из суперважных фундаментов для достижения результата. Команда — основа всего».

Раньше ивенты могли себе позволить только крупные компании, так как они подразумевали крупные бюджеты и непрозрачные результаты. Корпорации шли на это, чтобы показать свой статус и создать инфоповод вокруг своего бренда.

Сейчас ивент-индустрия выросла. Ивенты проводят любые компании, в том числе это могут быть недорогие в реализации онлайн-конференции. Появились метрики, по которым можно понять результаты бизнеса. Компании загорелись этим направлением, отсюда возникла высокая конкуренция за аудиторию и борьба за внимание.

В «Хантфлоу» ивент воспринимают как продукт. Менеджеры занимаются им от создания идеи до продажи.

Зоны ответственности ивент-менеджера в компании

• Программа, контент, спикеры. Менеджер ставит задачи спикерам и подбирает программу, интересную ЦА 
• Маркетинг и упаковка
• Аудитория и продвижение
• Организация
• Реализация и сопровождение проекта в день мероприятия
• Пост-релизы 

Сейчас процессы такие, но когда София начала нанимать команду event-менеджеров, то столкнулась с проблемами.

 

Что не получалось сначала

Самая большая проблема — на рынке нет специалистов, которых хотелось найти.

Изначально из-за того, что исторически ивентами занимались крупные компании и в каждой были специалисты с определёнными зонами ответственности. Нет ивент-менеджеров, которые отвечали бы за полный цикл мероприятия.

Каких специалистов предлагает рынок?

• Часто: хороших организаторов и реализаторов 
• Редко: тех, кто отвечал за программу и спикеров 
• Никогда: тех, кто отвечал за упаковку и маркетинг в ивентах

Поэтому сначала оценили рынок и поняли, что реальность надо принять. Решили, что важнее нанимать «своих», людей-единомышленников. Они должны быть похожи на вас, думать как вы, иметь такие же ценности. Но это не значит, что у людей должны быть такие же скиллы, как у вас. 

София решила обучать специалистов недостающим навыкам и прежде всего — продуктовому подходу. 

Как действовали дальше? Составили mind map роли ивент-маркетолога, чтобы выделить всё самое важное, что необходимо получить от кандидата. 

Для этого в первую очередь нужно составить перечень реальных зон ответственности. 

Далее конкретизировать их, перечислить реальные задачи внутри зон ответственности и продумать скиллы, необходимые для решения этих задач.

Какие скиллы ищут в кандидатах:

• эстетическое восприятие
• фокус на продажу
• аналитичность
• опора на метрики
• эмоциональный интеллект
• навык управления проектной группой
• структурность в подаче информации
• умение делегировать
• умение работать с бюджетами
• навык декомпозирования
• смелость и решительность.

Чтобы найти двух подходящих сотрудников, на поиск первого потратили 3 месяца (выбор из 100 резюме), второго (94 резюме) — четыре. До собеседования с Софией дошло 30 человек.

Как проходит собеседование

София делится своим опытом, какие вопросы задавать организаторам мероприятий и как проверить все эти (необходимые ей) навыки ивент-менеджера.

Как проверить эстетическое восприятие. Спросить, какие ивенты/площадки/сувенирка нравятся кандидату.

• Да: вы совпадаете по вкусам
• Нет: вы не совпадаете по вкусам

Как проверить фокус на продажи. Спросить: «Для чего вы делаете ивенты?» (Да, такой простой вопрос!) 

• Да: в ходе рассуждений ориентируется на бизнес и его показатели
• Нет: говорит только об обратной связи от аудитории и собственном состоянии в работе

Как проверить аналитичность. Спросить: «Как вы будете выбирать темы для мероприятий?»

• Да: говорит о разных каналах добычи информации и применении её для планирования
• Нет: много вариантов: мне будут их говорить, буду делать о том, о чём делают все, и проч.

Как проверить опору на метрики. Спросить: «Как вы оцениваете эффективность мероприятия?»

• Да: знает метрики воронки мероприятий и понимает, как их применять для оценки 
• Нет: не знает метрик (или знает только метрику «Обратная связь от гостей»)

Важно: если человек знает хоть какие-то метрики, то его можно обучить.

Как проверить эмоциональный интеллект. Показать кейс «Как работать с негативом от спикера» (он написал гневный пост о вашем мероприятии), кейс «Спикер льёт воду».

• Да: умеет выходить из ситуаций, снижая градус конфликта, тактично доказывает свою точку зрения. Не перебивает во время собеседования
• Нет: уходит в конфликт и развивает его (и так часто делают ивентщики)

Также важно следить за тем, перебивают ли вас во время собеседования, — это тоже проявится в работе. 

Как проверить навык управления проектной группой. Показать кейс «Как уговорить дизайнера» — он заключается в том, что через неделю начинается рекламная кампания по ивенту, а дизайнер не успел сделать креативы и не собирается. 

• Да: рассказывает, как не допустить такой ситуации в принципе. Пытается добиться своего весомыми аргументами 
• Нет: всё сваливает на руководителя

Как проверить структурность подачи информации: следить за ходом интервью (а ещё — поможет тестовое задание).

• Да: не льёт воду, рассказывает важное, отвечает на ваши вопросы 
• Нет: отвечает на свои вымышленные вопросы, часто сбивается (не путать с нервами), перепрыгивает от одного рассказа к другому

Как проверить умение делегировать: предложить кейс «Обучение внутреннего спикера». Этого навыка практически ни у кого нет. Но важно разобраться с потенциалом.

• Да: готов прибегать к внешней профессиональной помощи
• Нет: всё взваливает на себя

Как проверить умение работать с бюджетами. Спросить: «Сколько будет стоить проведение X ивента? И почему?»

• Да: попадает в кост, есть логическая аргументация 
• Нет: не попадает в кост, нет логической аргументации

Нужно, чтобы человек умел делать хороший результат на минимальных бюджетах.

Как проверить навык декомпозирования: попросить составить план подготовки Х ивента.

• Да: задаёт все необходимые вопросы для выполнения задания, учитывает все важные этапы в плане 
• Нет: упускает важное, не задаёт вопросов, вину за ошибки сваливает на недостаток информации

Важно, чтобы в ходе работы кандидат задавал уточняющие вопросы.

Как проверить смелость и решительность. Попросить представить, что… — и дальше можно озвучивать свой самый страшный кейс на ивенте или самый страшный сон.

• Да: находит выход из ситуации, готов идти даже на рискованные решения 
• Нет: постоянно уточняет «а нормально ли так решить», не уверен в своих решениях, реакция на вопрос «Да ладно! У вас такое было! Какой кошмар! Я бы умер(ла)»

Важно не то, какое именно решение будет принято, а готов ли человек решать проблему и нести наказание.

Тестовое задание для организаторов мероприятий

Тестовое задание полностью повторяет работу, которую нужно выполнять. Оно выглядит так: 

1. Прочитайте о наших новинках в блоге. 
2. Решите, о чём нужно делать ивент в первую очередь (с аргументацией). 
3. Придумайте тему, программу и спикеров, формат мероприятия. 

Что помогает проверить такой тест? 

• Следование дедлайнам 
• Структурность в подаче информации 
• Аналитичность и глубину 
• Грамотность 

Что — красный флаг на собеседовании?

• Нарушение дедлайнов (например, человек не вовремя сдал тестовое задание и не предупредил)
• Резкая реакция на критику
• Болезненная реакция на ошибки. В маркетинге и ивентах постоянно случаются ошибки, к ним нужно относиться адекватно
• Отсутствие навыков деловой коммуникации (бывает даже хамство и перебивание)

 

Как планировать и контролировать работу event-менеджеров

В этом помогают регламенты и чек-листы. Но важно понимать, что регламент — это не документ ради документа. Его можно писать, только исходя из вашего реального опыта, а не по чьему-то примеру, который к вам не относится. Опишите процесс как есть, даже если его нужно редактировать и пока он сырой.

Если что-то не работает, то исправляйте документ, а не людей.

Просите обратную связь у сотрудников (они кладезь идей по улучшению процессов).

Как подготовить чек-лист?

• Не создавайте его сами, доверяйте это сотруднику. Он ведёт проект и лучше знает, что там нужно прописать 
• Проверяйте реальность выполнения сроков и указывайте на узкие места
• Регулярно проверяйте качество заполнения и задавайте вопросы 

Иначе сотрудник бросит вести чек-лист. Ваш контроль важен, и человеку хочется понимать, что руководитель видит его старания.