Топ-14 форматов мероприятия

Постковидные времена ознаменовались новым трендом — триумфальным возвращением офлайн-мероприятий. Благодаря разнообразию форматов, подобрать подходящий можно для компаний любого масштаба, достижения разных целей и решения задач.

Изображение: Шедеврум

 

Зачем бизнесу мероприятия

Вовсе не для того, чтобы собраться вместе с коллективом, партнёрами и клиентами для классного времяпрепровождения. Главная задача мероприятий — продавать. Она может как решаться в момент проведения ивента, так и производить отсроченный эффект — повышение лояльности и продаж. 

77% маркетологов убеждены, что именно мероприятия являются главным маркетинговым каналом.

С их помощью можно: 

• создать инфоповод, привлечь внимание блогеров (лидеров мнений), СМИ, получить бесплатные публикации и упоминания 
• повысить узнаваемость, улучшить имидж бренда
• привлечь внимание к компании и продуктам, увеличить клиентскую базу
• повысить лояльность и улучшить контакт с клиентами
• стимулировать продажи, увеличить прибыль
• презентовать новинки
• наладить деловые контакты, найти партнёров
• развить корпоративную культуру.

 

Какое мероприятие нужно бизнесу

Многим знаком принцип «Куда смотришь — туда и приедешь». Он подразумевает, что, только фокусируясь на цели, можно её достичь. Поэтому поиск ответа на вопрос, какой ивент подойдёт вашей компании, нужно всегда начинать с определения целей, задач и этапов реализации задуманного.

• Всегда помните о целевой аудитории — «зайдёт» ли ей ваша идея и предложенный формат участия.

Как бы ни были лояльны мамы с детьми к магазину одежды, но для коллективной поездки за город у них будет масса препятствий: сложная логистика, необходимость согласовывать свои планы с другими членами семьи, режим дня детей, внезапное недомогание и т. д.

Зато организовать лекцию в магазине — пригласить популярного автора сказок и устроить автограф-сессию для покупателей или лекцию с возможностью задать вопрос инста-педиатру* — будет несложно, а аудитория оценит эту идею.

• Далее — протестируйте идею на реальность.

Можно задумать провести концерт звезды мировой величины. Но если у вас нет опыта, бюджета, команды, партнёров, в стране действуют законодательные ограничения — идея окажется нежизнеспособной. 

И совсем другое, если у вас уже есть ивент-агентство. Логичным расширением спектра услуг для клиентов станет организация концертов. Будучи крупной компанией (например, банком, IT-гигантом), можно организовать праздник для клиентов с хедлайнером мирового масштаба. Или, имея неограниченный бюджет, пригласить звезду на закрытую частную вечеринку.

• Проведите инвентаризацию ресурсов. 

К ним относятся не только денежные ресурсы, но и временные, человеческие и т. д. Потому что даже при наличии внушительного бюджета на мероприятие, но недостаточных сроках для его организации масштабная цель — повысить узнаваемость бренда, увеличить продажи продукта — не будет достигнута. Запланированное количество гостей собрать не удастся — просто времени на рекламу заложили недостаточно.

Какие бывают мероприятия

Ивенты можно классифицировать по разным признакам. Рассмотрим основные форматы мероприятий.

 

По целям и аудитории 

• Trade events (торговые ивенты) — организуют для клиентов и партнёров.

Задача: поделиться новостями компании, презентовать новинки, продемонстрировать преимущества продукции, технологических решений.

Результат: улучшение репутации, расширение базы партнёров и клиентов, обмен опытом с коллегами по сфере деятельности.

Формат мероприятия: конференция, семинар, презентация, форум, саммит. 

• Corporate events (корпоративные ивенты) — для сотрудников компании. 

Задача: тимбилдинг, адаптация новичков, повышение лояльности к работодателю, информирование о корпоративных ценностях и их укрепление, повышение мотивации персонала. Мероприятия помогают сплотить коллектив, повысить авторитет руководства, донести до персонала корпоративные ценности, мотивировать к работе, улучшить эффективность труда.

Результат: развитие корпоративной культуры, улучшение связей между сотрудниками, повышение мотивации, снижение текучки кадров.

Формат мероприятия: корпоративное мероприятие, тренинг, мастер-класс, пикник, выезд на природу.

• Special events (специальные ивенты) — для широкой аудитории, преимущественно развлекательного характера, часто проводятся для клиентов. Компания в них может выступать в роли как организатора, так и спонсора, привлекать знаменитостей (звёзд шоу-бизнеса, спортсменов, популярных блогеров).

Задача: повышение узнаваемости компании, бренда, лояльности к нему, стимулирование продаж.

Результат: укрепление имиджа (рост узнаваемости, лояльности), повышение продаж, расширение аудитории, в том числе за счёт бесплатных публикаций, отметок с зон активностей и т. д. 

Формат мероприятия: массовое мероприятие (концерт, фестиваль, спортивный матч), стимулирующее мероприятие (розыгрыш, лотерея).

 

По типу взаимодействия с аудиторией

• Формальные — предполагают наличие цели, протокол проведения, возможно — дресс-код.

Формат мероприятия: конференция, бизнес-тренинг, форум, презентация.

• Неформальные — не предполагают конечной цели.

Формат мероприятия: праздник (профессиональный, к дате, событию), вечеринка, пикник.

 

По количеству участников

• Массовые — доступные широкому кругу лиц, предполагают участие более 50 человек.

Формат мероприятия: фестиваль, концерт, выставка, биеннале. 

• Групповые — для ограниченного круга участников, объединённых интересом к одной теме. 

Формат мероприятия: пресс-конференция, брифинг, семинар, презентация. 

• Узкогрупповые — тематические мероприятия для узкого круга лиц. 

Формат мероприятия: круглый стол, заседание клуба, корпоративное мероприятие для небольшой компании.

 

По условиям участия

• Открытые — предполагают свободный вход (возможно — по регистрации).
• Закрытые — для участников по приглашениям.

По формату проведения

1. Открытие — для новых проектов или вновь открывающихся после ребрендинга, масштабного обновления. 

Основная цель: заявить о себе, привлечь внимание потенциальных клиентов.

2. Выставка — может быть организована одной или несколькими компаниями, объединёнными сферой деятельности (отраслевая выставка). К участию обычно привлекаются партнёры, спонсоры.

Основная цель: продемонстрировать достижения компании, найти новых партнёров и клиентов, увеличить продажи.

3. Ярмарка — мероприятие, на которое привлекаются производители различной продукции, работающие в одном сегменте (ярмарка мёда, товаров народного потребления, меха и кожи).

Основная цель: сбыт продукции.

4. Ярмарка вакансий — проводится с целью информирования соискателей о карьерных возможностях. Непосредственно на площадке мероприятия посетители могут узнать о вакансиях, подать резюме, получить консультацию HR-специалиста. 

Основная цель: закрытие текущих вакансий для бизнеса.

5. Презентация — для представления новых товаров, услуг, технологий и их преимуществ потенциальным покупателям. Для проведения презентации могут привлекаться промоутеры, эксперты, разработчики.

Основная цель: расширение аудитории, стимулирование продаж.

6. Праздник — массовое развлекательное мероприятие любой тематики и масштаба: приуроченное к праздничной дате, профессиональному празднику, корпоративному событию, вымышленному персонажу и т. д. Праздничная площадка предусматривает много возможностей для партнёрских и спонсорских программ. 

Основная цель: развлекательная, повышение узнаваемости, лояльности к бренду или компании, повышение продаж.

7. Встреча с прессой — мероприятие с участием журналистов, лидеров мнений, блогеров. У таких мероприятий могут быть разные форматы: выездные пресс-туры, экскурсии на производство, брифинги, пресс-конференции, круглые столы. 

Основная цель: информирование об актуальных новостях, событиях, достижениях компании, улучшение имиджа через социально значимые проекты, расширение аудитории и повышение продаж товаров и услуг через подписчиков лидеров мнений.

8. Семинар, хакатон, тренинг, мастер-класс — образовательное мероприятие различного масштаба (от мини-группы до нескольких параллельных потоков на площадке одновременно). Может быть организовано экспертом или экспертным сообществом, компанией (или с участием в качестве спонсора).

Основная цель: в зависимости от масштаба мероприятия — повысить лояльность потенциальных клиентов, формировать имидж (через усиление экспертности, узнаваемости на рынке), популяризировать сферу деятельности, найти лучшие кадры для компании.

9. Фестиваль, концерт, спортивный матч — развлекательное мероприятие с участием звёзд, спортсменов, деятелей искусства и т. д.

Основная цель: улучшение имиджа компании, повышение лояльности к бренду.

10. Конференция — деловое или образовательное событие с насыщенной программой: выступлением спикеров, семинарами, круглыми столами, панельными заседаниями. Продолжительность варьируется от одного до нескольких дней.

Основная цель: улучшение имиджа компании, укрепление личного бренда эксперта, повышение узнаваемости продуктов компаний-спонсоров и спикеров, налаживание деловых связей. 

11. Тимбилдинг — корпоративное мероприятие в игровой форме, может проводиться в неформальной обстановке.

Основная цель: формирование и укрепление корпоративной культуры, повышение мотивации, формирование комфортной рабочей атмосферы, оптимизация бизнес-процессов.

12. Церемония награждения, торжество, благотворительный вечер, бал дебютанток — мероприятия социальной направленности, для привлечения к острым вопросам, популяризации выбранной сферы деятельности и т. д.

Основная цель: улучшение имиджа.

13. Онлайн-событие — мероприятие любого формата в онлайн-режиме. Может быть организовано на специальной площадке или транслироваться из зала с места проведения. Также используется как альтернативный вариант мероприятия в случае форс-мажора.

Основная цель: расширить географию гостей и участников, получить дополнительный источник дохода от проведения, снизить издержки на мероприятие.

14. VIP-мероприятие — проводится для значимых лиц (инвесторов, партнёров, ключевых клиентов, амбассадоров бренда). 

Основная цель: поддержание лояльности ключевых партнёров и клиентов.

 

Как формат мероприятия помогает заработать

Для организации любого мероприятия потребуется бюджет. Он может складываться из многих категорий, но чаще всего это спонсорство, партнёрская программа, продажа билетов, продажа продукции, мерча на площадке. 

Если вы запланировали проведение мероприятия, на которое продаются билеты, важно:

1. Как можно точнее донести его ценность для аудитории. Вспомните про понятие уникального торгового предложения — почему вам нужно заплатить за билет? Чем яснее будет эта мысль, тем лучше пойдут продажи.
2. Организовать раннюю продажу билетов. Боль ивент-менеджеров заключается в том, что большинство билетов продаётся ближе к дате проведения. При этом бронировать залы, вносить предоплату хедлайнерам, платить подрядчикам, исполнителям приходится заранее. Это может стать проблемой, если доходы от продажи билетов являются его важной составляющей.

Продумайте наиболее выгодные условия участия для тех, кто готов оплатить заранее. Так у вас появится уверенность, а бюджет станет более управляемым. 

3. Подключить дополнительные каналы продаж. Реклама, сайт, лендинг, собственные соцсети — всё это здорово работает. Но у вас есть возможность существенно расширить аудиторию, подключив ресурсы подписчиков. Продумайте, как их мотивировать делиться своими планами и рекомендовать ваш ивент. Это может быть конкурс, возможность пройти в VIP-зону, получить книгу с автографом, сняться в клипе и т. д. 
4. Придумайте дополнительные источники дохода от мероприятия. Оригинальные интеграции, участие спикеров, подарочные пакеты для VIP-гостей, право использования материалов и т. д. Найти такие решения можно практически в любом формате. 

Используйте возможности ивент-маркетинга, даже если ваша компания или бренд кажутся вам ещё совсем молодыми и неопытными. Постепенно нарабатывая опыт и увеличивая масштаб, можно прийти к мероприятиям-тысячникам под собственным брендом.

* Instagram принадлежит компании Meta, признанной экстремистской организацией и запрещённой в РФ.