Как ивентщику привлечь партнёров и спонсоров на своё мероприятие?

Как ивентщику привлечь партнеров и спонсоров на своё мероприятие? Об основных принципах рассказывает Светлана Ерохова , глава нашего партнёрского отдела. Как привлечь партнеров и спонсоров на мероприятие: коммерческое предложение, презентация

В первую очередь, нужно полностью отказаться для себя от понятия «спонсор». Светлана: «Спонсорство — процесс, направленный в одну строну и выгодный только этой стороне. Партнёрство — равнозначный взаимовыгодный процесс. Вы даёте возможности, партнёр — деньги/товары/услуги. В результате выигрывают обе стороны. Именно таким должен быть ваш посыл».

Далее, кому поверит потенциальный партнёр?

– Опытной команде
– Событию с именем и хорошей репутацией (т.е., бренду)
– Профессиональной подаче и продаже события/продукта
– Одобрительному мнению коллег-партнёров (стейкхолдеров)
– Реальным цифрам и фактам, которые вы приводите
– Пониманию стратегии, задач и целей вашего ивента

С чем идти к потенциальному партнёру? Два базовых документа:

1. Презентация вашего проекта, которая заинтересует клиента
2. Коммерческое предложение (компред/КП), где будет расписано конкретно, как и на каких условиях можно стать вашим партнёром. Выгоды, результаты, охваты аудитории.

Что должно быть в презентации:

– Дата проведения мероприятия
– Площадка (объясните, в чем её преимущества, почему выбрана именно она)
– История мероприятия: с какого года проводится, с какой периодичностью, кто принимал участие из медийных персон, отклики в СМИ, работа с лидерами мнений, охват в соцсетях
– Идея, цели и задачи события, его формат (покажите, почему такое событие актуально именно сейчас)
– Аудитория мероприятия: общий объём, сегменты, описание каждого сегмента с позиции потребителя, задачи мероприятия. Знаменитости, представители власти — если они действительно входят в вашу аудиторию, упомяните это
– Программа мероприятия и механика проекта: этапы, тайминг, хедлайнеры
– Информационное сопровождение: с какими СМИ работаете или планируете работать; онлайн-трансляция, видеоблогеры
– Собственные информационные площадки: ваш сайт, группы мероприятия в соцсетях — объём трафика, посещаемость
– Digital-продвижение: взаимоотношения с аудиториями, онлайн-воронки продаж, точки активации
– Возможные интеграции для партнёров (кратко; подробно прочитают в компреде, когда заинтересуются)
– Команда организаторов: кто и почему организует мероприятие, опыт реализации других проектов или участия в них

Коммерческое предложение — это всегда красиво сверстанный файл/презентация в стиле вашей компании или мероприятия. Чтобы стиль был единым, а информация — согласованной, делайте компред параллельно с лендингом ивента.

Как показывает практика, лучше заранее подготовить два вида компреда:

1. пакеты
2. конструктор

В первом случае есть несколько заранее сформированных вами пакетов партнёрских опций, с фиксированной стоимостью. Во втором — партнёр может сам выбрать то, что ему интересно и сформировать собственный пакет, стоимость которого будет определяться, исходя из набора входящих в него опций.

В зависимости от хода переговоров и запросов партнёра можно будет предложить ему первый или второй вариант. Зачастую стоит предложить оба сразу.

Светлана: «Меняйте и дополняйте компред под партнёра, если чётко знаете, что ему предложить. Демонстрируйте партнёру гибкость и разнообразие вариантов интеграций в ваш проект. Решайте его задачи, давите на болевые точки».