Как стать организатором мероприятий: пошаговый план

В статье — 9 практических шагов, как стать ивент-менеджером и начать организовывать крутые мероприятия.

Кто такой организатор мероприятий, или ивент-менеджер? Это креативный специалист и гуру тайм-менеджмента с железными нервами и умением общаться с самыми «тяжёлыми» людьми. 

Чтобы стать хорошим организатором мероприятий, мало пройти теоретический курс. Опыт и знания приобретаются на практике. И чем больше разнообразной практики, тем лучше.

 

9 шагов, чтобы стать организатором мероприятий с нуля

Как стать ивент-менеджером? Разбираем по шагам. 

 

1. Изучить сферу ивентов и выбрать нишу

Прежде чем с головой погружаться в новую сферу, обязательно внимательно её изучите: интересна ли она вам, подходит ли вам по характеру, какие есть сложности? 

Конечно, узнать всё «от и до» не получится: всё познаётся с многолетним опытом. Но предварительное исследование, возможно, снимет розовые очки несоответствия ожиданий и действительности.

Поначалу лучше работать в одной нише, чтобы прокачивать навыки. Например, заниматься организацией свадеб или детских праздников, деловых конференций или муниципальных городских событий. Выбирайте то, к чему лежит душа, что, возможно, уже приходилось пробовать и понравилось. 

Если решите расти до ивент-агентства, то можно работать в разных направлениях мероприятий — в том случае, когда у вас есть специалисты в разных нишах. Но, как правило, более легко и прибыльно даже агентству работать в одной нише. 

Что важно знать начинающему организатору? На мероприятии не всегда всё идёт гладко. Поэтому стрессоустойчивость — очень важный навык ивент-менеджера. 

Здесь 10 утверждений. Честно ответьте, насколько это про вас.

Чек-лист стрессоустойчивого организатора мероприятий

1. У вас не потеют ладошки, когда вы звоните клиенту по телефону.
2. Вы знаете, как из подручных материалов соорудить почти всё что угодно.
3. Вы сможете найти общий язык и с маркетологом, и с ребёнком, и с боксёром.
4. Пока все бегают в панике, вы берёте всё в свои руки и спокойно разруливаете ситуацию.
5. Если спикер задерживается или Дед Мороз заболел, вы заполните неловкую паузу или побудете аниматором.
6. Вы готовы выдавать креативные идеи почти 24/7.
7. Вас не пугает задача «Там будет 30 детей и 1 родитель. Сделайте, чтобы им было весело».
8. Вы сможете и «газель» с реквизитом загрузить, и микрофон настроить, и за водой в ближайший магазин сбегать при необходимости.
9. Вы готовы отстаивать свою точку зрения, но сделаете так, чтобы заказчику понравилось.
10. Вы умеете продумывать наперёд и «подстелить соломку» в узких местах.

Фото: сайт

Нужно быть готовым к тому, что начинать придётся с небольших мероприятий, постепенно нарабатывая портфолио и опыт. 

Можно сходить к карьерному консультанту, специализирующемуся на креативных профессиях, и с ним обсудить, подходит ли вам эта профессия. 

 

2. Получить профильное образование

Начать организовывать мероприятия можно с бесплатных вебинаров и мини-курсов. Они помогут ещё лучше понять сферу и то, чем предстоит заниматься организатору событий.

А дальше можно выбрать онлайн-курс или курсы повышения квалификации.

На что обратить внимание при выборе обучения?

• Доверие к эксперту / онлайн-школе / образовательному учреждению
• Курс или профессиональная переподготовка
• Уровень обучения: для начинающих или опытных
• Формат: онлайн или офлайн, в группе или персональное обучение
• Полнота программы, актуальность знаний
• Наличие практики на обучении, возможности создать портфолио
• Стоимость и способы оплаты
• Результат после обучения

Какие обучения можно рассмотреть?

• Skillbox: «Профессия ивент-менеджер» или «Event-менеджер с нуля»
• Национальный исследовательский институт дополнительного образования и профессионального обучения: «Менеджмент в сфере развлекательно-досуговых услуг»
• Moscow Business School: интенсив «Event Manager»
• Московский институт профессионального образования: «Event-менеджер с нуля» и др.
• Онлайн-курс «Код события» — курс Наталии Франкель о комплексном подходе к организации мероприятий  

 

3. Изучить дополнительные материалы

Читайте книги про организацию мероприятий от профессионалов своего дела. Например:

• Н. Франкель, Д. Румянцев «Event-маркетинг. Всё об организации и продвижении событий»
• Н. Франкель «МелочиНеМелочи. 200 идей, как усилить ваше событие и победить конкурентов»
• Н. Франкель «Партнёрство и спонсорство в event-индустрии. Игра вдолгую»
• А. Шумович «Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management»
• С. Лемер «Искусство организации мероприятий. Стоит только начать!» и др.

Важно изучать дополнительную литературу и материалы не только об организации мероприятий, но и о маркетинге, HR и работе с людьми, тайм-менеджменте, клиентском сервисе. Постоянно узнавать что-то новое и внедрять это в свою работу. 

 

4. Посещать мероприятия профессионалов

Приходите на мероприятия в разных сферах, от разных организаторов. Будьте не просто участником, а внимательным наблюдателем. Подмечайте, что было хорошо, а что можно было бы улучшить. Фиксируйте себе интересные идеи, которые возникают по ходу мероприятия.

Так вы будете тренировать насмотренность и лучше понимать специфику разных мероприятий, аудиторий, площадок и т. д. 

 

5. Побыть волонтёром

Следующий этап — непосредственно участвовать в организации мероприятия профессионалом в статусе волонтёра.

Получается взаимовыгодный бартер: вы «изнутри» узнаёте, как всё устроено, как организуется мероприятие, а организатор мероприятия получает заинтересованного волонтёра в вашем лице. 

Также можно пойти стажёром в ивент-агентство, чтобы увидеть всю работу на практике, «в полях», побыть в разных ролях. 

 

6. Читать блоги лидеров

Смотрите интервью, слушайте подкасты и следите за блогами лидеров — например, блогом организатора с опытом более 10 лет Наталии Франкель.

ОТКРЫТЬ БЛОГ НАТАЛИИ ФРАНКЕЛЬ

 

 7. Быть «в тусовке» ивент-менеджеров

Отслеживайте все важные события в сфере ивентов и посещайте конференции, интенсивы и другие мероприятия от лидеров рынка. Например, форум SOLD OUT — проходит раз в год и собирает практически всю ивент-индустрию на площадке. 

Участие в конференциях и нетворкинге — это возможность перенять опыт, обменяться мнениями, найти единомышленников, подрядчиков и клиентов. Так вы будете в тренде и в курсе всего происходящего в индустрии ивентов. 

Сначала вы приходите на конференции как участник, а потом… Как знать, может, через пару лет уже и спикером!

 

8. Собрать портфолио

Уже во время обучения начинайте формировать портфолио. Пусть сначала там будут небольшие мероприятия или ваше участие как волонтёра в событиях, которые организовали другие ивент-менеджеры. Но это ваш опыт и знания, и они вам непременно понадобятся, чтобы стать хорошим организатором мероприятий.

Старайтесь пробовать себя в разных сферах, разных форматах и проводите мероприятия на разную аудиторию. 

Тщательно подойдите к формированию портфолио: распишите сложности и особенности конкретного мероприятия, как они решались, какой результат, какие отзывы участников. 

9. Пробовать, пробовать и ещё раз пробовать!

Начать можно с небольших мероприятий — например, организовать день рождения ребёнку подруги или утренник в детском саду у вашего ребёнка. Пусть первые мероприятия будут «по бартеру», а не за плату — это ваше портфолио и наработка опыта. 

Не бойтесь браться за мероприятия разных форматов — наоборот, это многосторонний опыт, который пригодится вам как ивент-менеджеру. 

Или сначала вы можете устроиться работать в ивент-агентство, чтобы понаблюдать эту кухню «изнутри», выполнять разные задачи и применять свои знания на практике. Когда будете готовы, можно уходить «в свободное плавание» и самостоятельно начинать организовывать крутые и масштабные мероприятия!