Как организатору участвовать в нетворкинге на конференции

Иметь своего человека на площадке и подрядчиков на случай форс-мажора — это хорошо. Одно офлайн-мероприятие может закрыть задачу поиска связей на год вперёд. Как знакомиться на конференциях, подготовиться к нетворкингу и презентовать себя?

Где организатору быстро найти заказчиков, подрядчиков, партнёров, новые технические решения для своих событий, представителей площадок, поставщиков, артистов и т. д.? Конечно, на офлайн-конференции, где собираются все представители отрасли. Например, вы можете найти такие на афише «Ивентологии». А ещё лучше — приходите на ключевой форум об организации и продвижении событий SOLD OUT.

Разберёмся с тем, как участвовать в разных форматах нетворкинга и не теряться на ивенте.

 

Как подготовиться к нетворкингу

1. Подумайте о том, чем вы интересны и полезны другим людям. У Наталии Франкель, организатора форума SOLD OUT и тренинга «Связи решают», есть готовая схема для того, чтобы знакомиться с новыми людьми. 

Формула самопрезентации

• Факты о вас: простой, удивительный, полезный (Например: я представитель кейтеринговой компании. Однажды мы организовали ивент на 50 человек в горах Владикавказа, где нет связи. Умею делать срочные заказы — за неделю до события)
• Формула «Что? Кому? Зачем?» (Например: я ивент-менеджер, помогаю организаторам создавать события, разгружаю ваше рабочее время на 30%)
• Формула «Я, про, для» (Например: я организатор, про свадебную индустрию, для премиум-клиентов. Среди самых популярных клиентов — такие…)

2. Поставьте цель. Кого вы будете искать на мероприятии? С кем хотелось бы завести контакты? Какой результат будете считать для себя идеальным?

3. Подготовьте QR-код с переходом на ваши страницы в соцсетях, на интересные статьи или приходите с печатными визитками. Чтобы не растеряться, когда вам предложат сохранить контакты друг друга.

 

Чат события

Обычно до попадания в офлайн вам предлагают добавиться в чат мероприятия.

Сделайте это, чтобы не пропустить какие-нибудь новости или в моменте задать вопрос организаторам.

В чате есть правила. Прежде чем что-то в нём написать, посмотрите их, чтобы вас с первого же сообщения не забанили. Например, в некоторых чатах запрещена реклама своих услуг. 

В чате SOLD OUT можно рассказать о себе, все участники смогут найти ваше сообщение по хештегу #коротко_о_себе.

Здесь можно искать исполнителей, подрядчиков и советчиков.

Подготовьте небольшой рассказ о себе: расскажите, чем вы можете быть полезны участникам, как можно использовать вашу услугу.

Теперь вас смогут найти и что-то у вас заказать. Или вы увидите нужного вам человека, нажав на тот же хештег. 

Если вы присутствуете на конференции только онлайн, то чат будет вашим основным инструментом нетворкинга. Не только расскажите о себе, но и активно участвуйте в обсуждениях, задавайте вопросы спикерам, дополняйте своим экспертным мнением и опытом, если вам есть чем поделиться. Не бойтесь писать сообщения в чат.

Стена контактов

Стена контактов создана для того, чтобы, как на доске объявлений, человек мог найти нужного человека. 

Оставляйте визитку в релевантном месте. А чтобы вас заметили, вы можете не просто написать своё имя и телефон. Здесь как раз можно что угодно нарисовать, пошутить, даже написать смелое «самый звонкий вокал в СПб». Не стесняйтесь использовать любой креатив и обращать на себя внимание.

Стойки партнёров

Не бойтесь подходить к партнёрам конференции — они не кусаются и не отнимают ваше золото. 

Начать общение можно с простого вопроса: «А что тут у вас?»

Это ни к чему вас не обязывает. Вам обязательно расскажут о своих услугах/сервисах и дадут скидку или промокод.

Это хороший способ познакомиться с новыми техническими возможностями в индустрии, способами автоматизации, учёта и т. д. 

Кстати, не забывайте, что вы сами можете быть партнёром. Именно на конференциях собираются ваши потенциальные заказчики. Обычно у организаторов есть несколько вариантов участия и разные спецпредложения.

Вам останется придумать оригинальную идею, как презентовать себя (лучше всего обычно работают интерактивные активности, например интерактивные фотозоны или возможность записать видео в импровизированной студии). И найти человека, который будет готов интересно и живо рассказывать о вашей услуге гостям конференции.

 

Браслеты

В качестве нетворкинга организаторы могут использовать разноцветные браслеты или другие мелочи, по которым можно идентифицировать, готовы ли вы к знакомству.

 

Так вот: не выбирайте тот браслет, на котором написано «интроверт», «не знакомлюсь» и т. д., если вы пришли не просто послушать, а поучаствовать в нетворкинге.

Надевайте браслет «ищу заказчика», «ищу подрядчика» — люди смогут сами подходить к вам и заводить разговор.

 

Столы нетворкинга

Многие знакомятся на конференции за тематическими столами нетворкинга. Вы можете подойти и поговорить с коллегами на какую-то тему. 

Если стол пустует, всё равно подходите. Там должен находиться модератор, задача которого — сделать так, чтобы вы чувствовали себя в своей тарелке, найти вам собеседника и помочь завязать беседу без неловких пауз.

 

Спид-дейтинг

Суть этой активности такая: два круга стульев ставятся друг напротив друга. Вы садитесь на стул, напротив вас собеседник. За минуту вы можете рассказать о себе, услышать что-то интересное о человеке и обменяться контактами. 

Дальше звучит гонг — и вы пересаживаетесь по часовой стрелке к следующему собеседнику.

За один час вы получите контакты десятков интересных и полезных людей из индустрии.

Подготовьтесь к спид-дейтингу:

• расскажите в двух словах, чем занимаетесь
• расскажите, чем можете быть полезны человеку напротив: можно озвучить пару кейсов-примеров вашей работы 
• скажите о том, какую коллаборацию хотели бы сделать или над чем работаете сейчас.

Например: меня зовут Юлия, я SMM-специалист конференции для организаторов. Умею продвигать офлайн-события в соцсетях, знаю, как сделать продающий лендинг, в прошлом месяце я продала 100 билетов на ивент из запланированных 80. Сейчас готова взять ещё одну конференцию на продвижение и посвятить работе от 2 месяцев. Сама составляю контент-план, изучаю целевую аудиторию, умею работать с видео. 

Важно: если вы прям интроверт-интроверт, то спид-дейтинг по формату вам не подойдёт. Скорее всего, отнимет все силы и вы захотите спрятаться в зоне отдыха. Рассчитывайте свой ресурс и выбирайте другую активность.

 

Коммуникативный поток: дискуссии и батлы

На SOLD OUT, например, проходят активности, которые не записываются и не транслируются.

Одна из них — это дискуссии. 

Эксперты на сцене будут делиться мнением по проблемным вопросам индустрии, а вопросы смогут задавать ведущий и участники.

Посмотрите тему дискуссии заранее и подготовьте интересный вопрос от себя. 

Когда вам передадут микрофон, нужно будет кратко представиться: этот навык мы с вами обсудили при подготовке к спид-дейтингу. Скажите, как вас зовут, какую компанию представляете, чем занимаетесь.

Ваш вопрос может показаться другим участникам интересным, и после окончания дискуссии вас найдут в коридоре, чтобы продолжить обсуждение. Так это и работает.

Антидоклад

Это дискуссионный клуб, где каждый может взять слово, поделиться кейсом, рассказать, как это работает у него (а иногда и не работает). 

Например, тема антидоклада: «Блогеры и эксперты: новые заказчики в ивент-индустрии».

Если вы замучились в поиске блогеров для рекламы вашего события, то можете поделиться своей болью — наверняка здесь вам посоветуют проверенных блогеров или помогут разобраться с тем, почему не получилось вытащить заказы после посевной рекламы. 

Если у вас есть классный кейс, расскажите о нём — и к вам обратятся за помощью другие организаторы. 

В этом зале могут зарождаться классные коллаборации, идеи совместных мероприятий — для души и красоты или чисто для прибыли.

Фасилитационная сессия

Участвуя в таком нетворкинге, вы вместе с другими участниками сессии должны разделиться на группы, чтобы обсудить проблемы, тенденции и глобальные вызовы в 2025 г.

Это, по сути, мастермайнд и поиск решений для ивент-индустрии на следующий год. Благодаря фасилитационным методам работы все участники смогут включиться в обсуждение и поделиться своим мнением.

Как подготовиться? Просто приходите заряженными поработать и будьте готовы активничать, а не наблюдать со стороны.

Вечеринка

Вечеринка — это возможность неформального общения со спикерами, экспертами, другими специалистами индустрии. Здесь можно чувствовать себя расслабленно, сама обстановка будет подталкивать к дружескому общению и тому, чтобы завести новые связи.

Как взять максимум? Продолжайте держать в голове свою самопрезентацию (чем занимаетесь и чем полезны человеку).

Когда вы познакомились с человеком, поняли, что вам интересно продолжить общение, запишите совместный кружок в Telegram и озвучьте в нём договорённость о дальнейших планах. Например: «мы хотим вместе поработать и договорились, что Иван скинет в течение 3 дней своё портфолио». 

Именно видеокружок классно работает: вы пересмотрите, вспомните свои эмоции и вам будет легче написать человеку через пару дней, чтобы напомнить о себе.

 

Вопросы спикерам и общение в кулуарах

Не забывайте о том, что спикеры — тоже открытые к общению люди. По крайней мере, на SOLD OUT собирают тех, кто активно общается и отвечает на вопросы зрителей даже после выступления.

Со спикерами можно сделать партнёрские проекты, к ним можно обращаться, чтобы они рекомендовали вам специалистов, предлагать свои услуги и т. д.

Как обратиться к спикеру? Разумеется, сначала сходите на доклад, чтобы было с чего начинать разговор.

Если вам реально понравилось, начните с искренней похвалы доклада, задайте уточняющие вопросы, предложите познакомиться. Вы же поставили свою цель в самом начале? Если спикер может в ней помочь — смело спрашивайте об этом.

Во многом играет роль ваш настрой. Если вы намерены найти полезных людей и не боитесь знакомиться, то нетворкинг на конференции точно принесёт вам новые связи. 

 

---

 

Механики и проверенные идеи нетворкинга только здесь!

Подключайтесь к секретному боту Наталии Франкель для организаторов событий. Здесь 2 раза в неделю выходит контент со свежими фишками.

ПРИСОЕДИНИТЬСЯ К БОТУ

 

---