Как организовать ивент-агентство: структура, монетизация, команда

Фарида Абдрахимова — генеральный директор ивент-агентства Be Brand People из Екатеринбурга, которое получило первое место в рейтинге ивент-агентств страны. О том, как руководить командой и мотивировать людей, — её доклад на форуме SOLD OUT. 

Общие процессы в ивент-агентстве

Первое правило найма организатора мероприятий: Фарида Абдрахимова не берёт в команду людей, которые на собеседовании говорят, что умеют делать в ивентах всё что угодно. Когда человек «‎может всё»‎, значит, профессионально он не может ничего. 

В её компании чётко разделены все функции сотрудников, и каждый занимается своим направлением: клиентский сервис, продукт, креатив, реализация, продвижение, продажи, бэк-офис (безопасность бизнеса и отношений с клиентами).

Все бизнес-процессы агентства прописаны, и по каждому определены собственные стандарты качества. Их назвали бренд-ГОСТом: это ГОСТы по реализации, клиентскому сервису, креативному подходу и т. д.

Каждый год ГОСТы меняются в зависимости от перемен в бизнесе, трендах, команде.

 

Где хранить данные

Когда вы на рынке больше года, у вас появляется накопленный опыт и становится актуальным вопрос хранения баз данных.

В компании Фариды сотрудники сами решили этот вопрос — разработали два сайта. Один — отдела реализации, второй — сайт креативного отдела.

Сайты эти внутренние, запароленные. Когда сотрудник уходит из компании, пароль меняют. Дополнительно его меняют каждый месяц. 

На сайтах собраны шаблоны, бизнес-процессы, презентации и коммерческие предложения для всех клиентов, правила, миссия, ценности компании, инсайдерские шутки.

Это удобно, особенно когда в команду приходят новые сотрудники — они быстрее адаптируются в команде.

Сайты сделаны в tone of voice отдела, который его разрабатывает.

 

Структура ивент-агентства

Структура агентства построена так. Генеральному директору подчиняются 6 отделов: клиентского сервиса, реализации, креативный, отдел продаж, продвижения и HR-блок.

Например, отдел продаж ищет новых клиентов и отвечает за то, как компания участвует в тендерах. 

Отдел продвижения — это основной инструмент продаж услуг агентства. Также он отвечает за представленность бренда на внешней аудитории, участие в премиях, выставках и любую другую коммуникацию. 

Одно из самых эффективных решений, по мнению Фариды, — сформировать отдел реализации. Основные его функции — контроль качества исполнения проектов и адаптация и развитие сотрудников внутри компании. 

HR-блок нужен, когда сотрудников становится больше 10, чтобы заниматься наймом и управлением персонала. Сейчас с каждым новым человеком ведут беседу о том, как приходить в команду, как адаптироваться, по каким стандартам работать и, главное, — как уходить из команды.

Все сотрудники разделены на категории: мидлы и сеньоры. Внутри каждой категории сотрудник понимает, что ему нужно сделать, чтобы перейти в другую. У каждого есть индивидуальный план развития, и человек знает, в какой срок какую свою компетенцию будет прокачивать и когда перейдёт в следующую категорию. Мотивация для этого — рост оклада и премии. У каждого сотрудника есть глобальная цель: стать сеньор-специалистом.

Источники монетизации агентства

Представьте, что вы решили купить квартиру и наняли риелтора. Договорились о проценте, но по факту риелтор просит процент себе и накидывает ещё 20% на стоимость квартиры. Не очень, да? По факту многие агентства сейчас ведут такую политику: есть себестоимость проекта, на неё накладываются проценты плюс агентская комиссия. Всё потому, что выжить агентству на 10% комиссии — невозможно. Они не перекрывают затраты на операционку и персонал. 

В агентстве Be Brand People выступают за прозрачность, поэтому ввели понятие рейт-карты. Это оцифровка трудозатрат сотрудников: стоимость часа их работы и оценка количества времени, которое уходит на подготовку мероприятия. 

Также в расчёт сметы входит себестоимость проекта. Здесь вы можете конкурировать стоимостью, если у вас есть, например, дружественная площадка, которая предоставляет вам спецтарифы. Их можно показывать клиенту. 

Затраты на персонал выводятся в оплату отдельно, а агентская комиссия на работу сотрудников не накладывается.

Что же такое агентская комиссия в Be Brand People и что в неё входит

• Безопасность проекта. Это прямые операционные расходы и работа финансовых и юридических служб, оплата налогов
• Скорость и продуманность процессов. Техника, программное обеспечение, аренда офиса, чтобы создавать smart-процессы управления проектами. Например, CRM-система, 1С
• Уровень проектов. Чтобы предлагать трендовые и эффективные решения, агентство вкладывается в обучение сотрудников
• Стандарты индустрии. Участие в профессиональных ассоциациях, разработка регламентов и отраслевых стандартов, чтобы повышать качество продукта и эффективность

 

Команда агентства: как мотивировать сотрудников

Никто не пойдёт работать в ивенты только за деньги. Сюда приходят по-хорошему сумасшедшие люди. Но если денег не будет, то они будут уходить из профессии.

Есть разные виды мотивации у сотрудников.

1. Деньги. Хорошо поработал — хорошо заработал.
2. Имидж. Мотивация — сделать хорошо своему эго.
3. Психологическое удобство. Когда для сотрудника важнее всего коллектив. Фокус идёт на HR-бренд компании.
4. Физическое удобство. Это рабочее место рядом с домом, бесплатная парковка, садик во дворе, страховка.
5. Безопасность. Официальная заработная плата, опыт компании на рынке.
6. Самосовершенствование. Возможность обучения и развития.

Когда берёте сотрудника на работу, задайте ему вопрос: «‎Расскажите про свой успех и почему вы считаете это успехом?»‎ Это поможет выявить, что именно мотивирует этого человека в работе. Тогда он будет работать максимально эффективно. 

Если вы попросите человека рассказать про его неуспех, то так вы сможете понять, насколько он ответственный. Если неуспех, по словам кандидата, получился из-за того, что он виноват — значит, человек берёт ответственность на себя. Если его «‎подвела команда»‎, человека не стоит брать на работу, так как у него будут виноваты все, кроме него.

Как набирать команду? Нужно ответить себе на 3 вопроса.

• Какой сотрудник вам нужен? Определите функции, должности, роли в компании
• Что вы готовы дать сотруднику? Деньги, обучение, безопасность и т. д.
• Как вы будете управлять людьми? 

Сотрудники в ивенте приходят на бренд. Но уходят — от руководителя. А от хорошего руководителя никто не уйдёт.

 

Как управлять командой

Поговорим о стилях управления и о том, как вести себя с разными сотрудниками.

 

1. Инструктирующий стиль

Такой стиль управления применяют, когда на работу приходит новичок. Он ещё не понимает, что делать, его нужно погрузить в бизнес-процессы. За результат ответственным будет не он, а вы.

• Руководитель ставит задачу по алгоритму
• Руководитель даёт конкретные указания
• Руководитель управляет работой и регулярно контролирует подчинённого

Инструктирующее управление подразумевает частое общение между руководителем и подчинённым. В большинстве случаев это общение одностороннее, т. е. ваш монолог. Вам нужно каждый день контролировать, что делает сотрудник. 

 

2. Направляющий стиль

В таком стиле управления сотруднику ставят задачу по результату и руководитель направляет подчинённого на выполнение задачи с помощью прямой мотивации. Это уместно, когда у сотрудника уже есть скилл, он может вести с вами диалог, но у него ещё недостаточно компетенций. Человек может брать на себя задачи, но понимает, что за ним ещё раз перепроверят и кто-то ему поможет. Пока он не готов брать на себя стопроцентную ответственность. 

• Руководитель определяет проблему
• Руководитель ставит задачу
• Руководитель определяет основные ближайшие шаги по решению задачи
• Руководитель оценивает работу и «учит» подчинённого

Общение здесь частое и в большинстве случаев двустороннее.

 

3. Поддерживающий стиль

Опытные сотрудники, руководители работают не только за деньги, но и за интерес. У них уже достаточно компетенций, они понимают проблемы, пути решения. Но они уверены, что в момент кризиса могут прийти за помощью к вам. 

• Руководитель вовлекает подчинённого в решение проблем и постановку задач
• Руководитель просит сотрудника определить, как будет выполнена задача или решена проблема
• Руководитель оказывает поддержку, обеспечивает материалами и выдвигает идеи, если это требуется, также поддерживает морально
• Руководитель оценивает работу вместе с подчинённым

Руководитель ставит цели, отслеживает результаты работы подчинённого и поддерживает, поощряет сотрудника.

4. Доверяющий стиль

Сотрудник здесь не нуждается ни в поддержке руководителя, ни в его указаниях, а между вами уже есть доверие.

Доверяющий стиль используется в отношении сотрудников, достигших высокой квалификации и стремящихся посвятить свои силы хорошей работе. 

• Руководитель определяет проблему вместе с подчинённым
• Руководитель даёт возможность сотруднику разрабатывать план действий, и сотрудник контролирует, как, когда и с кем будет решена проблема или выполнена задача
• Руководитель даёт возможность сотруднику самому оценивать свою работу

Руководитель может ставить большие цели, устанавливать награды. У него есть план действия в непредвиденных обстоятельствах, и он создаёт команду.

Как выбирать стиль руководства в зависимости от мотивации сотрудника? 

Если мотивации нет — используйте инструктирующий стиль. Если человек работает за деньги — направляющий стиль, за интерес — поддерживающий, за компанию — доверяющий стиль управления.

Также стиль подбирается, исходя из уровня компетентности человека. Чем опытнее сотрудник — тем меньше контроля ему нужно.

Роли и функции сотрудников

Роли внутри команды разведены. Каждый сотрудник может их менять в зависимости от задачи. 

• Управленец. Эффективно управляет процессами и командой, мотивацией, планированием, собирает и ведёт команду к достижению цели
• Аккаунт. Приносит деньги, связи, отвечает за имидж клиентов
• Креатор. Создаёт эффективное уникальное креативное решение, удовлетворяющее ожиданиям клиента, за те же деньги, но с дополнительной ценностью
• Продюсер. Привлекает все необходимые ресурсы для разработки и лидирования проекта, подготовки для аккаунта всей необходимой информации для формирования коммерческого предложения
• Ивентор. Отвечает за подбор подрядчиков: лучших по лучшей цене — и за интересы гостя
• Бэк. Обеспечивает финансово-юридическую безопасность бизнеса

Как работать с фрилансерами

После 2020 года многие сотрудники стали уходить на фриланс. Приходится искать дополнительные рычаги, как привлекать людей в офис. Чтобы найти их, плюсы и минусы работы в штате и на фрилансе описали со всех сторон.

Плюсы работы в штате:

• финансовая безопасность 
• развитие 
• крупные проекты 
• коллектив/команда/сообщество. 

Минусы:

• есть финансовый потолок 
• чаще работа через «‎надо»‎, чем через «‎хочу»‎ 
• есть работа в стол, например, для тендеров 
• нет свободы.

Плюс работы на фрилансе:

• «свобода» в выборе клиента / проекта / загрузки / места жительства / команды
• финансовый рост.

Минусы:

• финансовая несвобода. На фрилансе ты предприниматель: сам ищешь клиентов и команду 
• нет окладов, больничных, отпусков 
• каждый нерабочий день несёт х2 расходов. 

Оперируя плюсами, вы можете мотивировать людей работать с вами официально, в офисе. Но поскольку фрилансеры в агентстве тоже всегда нужны, в Be Brand People создали чат-бот Be Brand Freelance, в котором публикуют прямые заказы от клиентов. Так формируют пул постоянных фрилансеров — через лояльность, мерч, тусовки, чтобы фрилансеры предпочитали работать именно с этим агентством.