Тонкости работы со спикерами на тематических мероприятиях

Работа со спикером: где найти спикера, коммуникация, договор, гонорар на конфереренции

Рассказывает Наталия Франкель, организатор конференций «Суровый Питерский SMM» и SOLD OUT, автор книги-бестселлера «Event-маркетинг: все о продвижении и организации событий», о том, как найти спикера и успешно с ним работать.

Мы целенаправленно занимаемся поиском новых, незасветившихся спикеров. Но можно брать и тех, кто уже известен, особенно в начале. Если вы знаете нишу, вы знаете, кто в ней хорош.

Искать нужного спикера можно:

На нишевых мероприятиях (можно на них ходить, можно просто изучать их сайты или встречи в соцсетях)
Через знакомых, которые тоже экспертны в нише
По записям выступлений (их много в открытом доступе практически на любую тему)
По отзывам (в них часто пишут о спикерах, их экспертности и полезности докладов)
По спикерским хабам — это компании, которые собирают вокруг себя профильных спикеров и продюсируют их. Им, как правило, нужно платить. И даже если вы напишете их спикеру напрямую, он может ответить: «Нет, я работаю только через хаб»

Важно помнить, что контент важнее регалий! Особенно устаревших. К этому приходят всё больше организаторов и участников мероприятий. Контент должен быть качественным и релевантным запросам аудитории.

И кстати, платный спикер — не обязательно качественный! Часто бывает, что спикер катается с устаревшим материалом по инерции, не принося пользу аудитории в размере своего гонорара. Но на него всё равно продолжают ходить и платить, особенно в регионах. Парадокс!

У нас стандартные условия привоза спикера из другого города/страны — оплата трансфера и проживания (оптимально — в отеле, в котором проходит ивент). Но многие едут и без этого. Гонорар — обычно не за доклад, а за мастер-класс или семинар.

Если аудитория большая и целевая, а мероприятие с именем и историей — спикер заинтересован в выступлении и может сделать доклад бесплатно. Это возможно во многих нишах, если вы можете показать ценность выступления у вас.

Важно! Даже если вы сами не покупаете спикеру билет, на вашей стороне — кураторство того, что он его точно купил, на нужную дату, и приедет на выступление вовремя.

Вообще, пунктуальность и внимательность — ключевые качества организатора при работе со спикером. Обязательно нужно:

вовремя получить все данные о спикере для сайта
прислать шаблон презентации
получить и проверить готовую презентацию (с новым спикером не позже, чем за две недели, а лучше за месяц)
заранее (не накануне!) напомнить про самолёт/поезд
… и вообще не оставлять их без внимания

Отказы и пропажи спикеров бывают вплоть до момента выступления. В нашей практике такое бывало дважды. К этому нужно быть готовым и заранее предусмотреть альтернативные варианты. Когда у нас спикер отвалился задолго до начала, мы заменили его на другого. Когда это произошло в день мероприятия, объявили, что в зале в это время выступит Дмитрий Румянцев и ответит на все вопросы публики.

Общепринятая практика такова, что договор со спикером подписывается только в случае уплаты ему ему/ей гонорара.

На мероприятии спикера сопровождаем, после — благодарим. Мы не просто говорим «Спасибо!», но и дарим всем спикерам подарки от партнёров. Нам это ничего не стоит, а им — приятно, и есть маленький дополнительный стимул приехать в следующий раз.