Всё об организации
и продвижении событий

Подготовка событий Проведение событий

Что должно быть в памятке участника события

Что можно сделать в качестве жеста заботы об участниках вашего события? Дать им максимально подробную памятку о том, как, что, где и когда вы для них подготовили.

Идеальная памятка участника — из чего она состоит?

1. Дата, время, место проведения события. Особенно актуально, когда вы после нескольких лет проведения в одном и том же месте поменяли площадку — совсем нелишним будет напомнить об этом не только на сайте, и в соцсетях но и накануне события. Хотя помню, как в первый год смены площадки для «Сурового» с Петроконгресса на Прибалтийскую — все равно человек 10 приехали на старую привычную локацию. А кто-то даже отели в тех краях забронировал.

2. Ссылки на основные каналы коммуникации участников, если они есть — чаты в соцсетях или мессенджерах, ссылка (QR-код) на приложение, наличие чат-ботов.

3. Напомните про хэштег события. Пока он не закрепился в головах — его имеет смысл ставить везде, где есть возможность. На бейджах, раздатке, прессволе, сайте. И в памятке.

4. Информация по регистрации — со скольки, где она находится, что при себе важно иметь, какой алгоритм прохождения. Для тех, кто (особенно) посещает ваше или вообще подобные события впервые — это будет важно.

5. Напишите, где находится программа события, лайнап, расписание — как угодно. В приложении, на сайте, в блокноте. Участникам так будет проще сориентироваться, особенно, если в программе случатся изменения.

6. Расскажите о навигации, о зонах на площадке, о том, как осуществляется к ним доступ. Распишите, как выглядят волонтеры, и по каким вопросам можно к ним обращаться (в идеале по всем).

7. Перечислите правила нахождения и поведения на площадке в период проведения вашего события. Можно ли курить (и если да — то где), чем можно и нельзя пользоваться, можно ли вести фото- и видео-съемку.

8. Какие есть активности и развлечения для участников, где можно поесть, где находится вода.

9. Распишите полезные моменты — как получить доступ к WiFi, где можно зарядить телефон и где находится станция потеряшек.

10. Не забудьте подробно описать, как добраться на ваше событие — приложите схему прохода от ближайшего метро, номера маршруток и автобусов, среднее время в пути пешком и на транспорте. Так людям будет проще планировать и они будут меньше опаздывать.

Максимально ответьте в памятке на все ЧаВо — можно ли опаздывать, кто подпишет командировочные, буду ли кормить. Да, вы не будете защищены от того, что вопросы все равно будут поступать. Но, вероятно, их будет меньше.

И, в конце памятки, конечно, укажите контактные емейл и телефоны, по которым можно задать вопросы, ответов на которые не в вашей памятке. Такие будут всегда.

Все то, что вы хотите сказать своим участникам, конечно, размещается в ваших письмах, рассылках и соцсетях в процессе подготовки к событию. Но собрать потом это все воедино для удобства и актуальности — a must, который несложен и недолог. Но репутационно и качественно важен!

Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте
Рекомендуем посмотреть
(концерты, форумы, вечеринки, спортивные события и т.д.)
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте
Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте