16 декабря 2020

Как мы наладили документооборот с покупателями билетов. Опыт Nethouse.События

Как наладить электронный документооборот с участниками мероприятия?

Полтора года назад мы запустили сервис для организаторов и продажи билетов Nethouse.События. Его основная фишка — это автоматизация всех процессов, связанных с приемом оплаты, билетами, чеками, закрывающими документами, возвратами и емейл-уведомлениями.

Деньги от участников мероприятий мы принимаем на себя, а затем в рамках агентского договора переводим их за вычетом нашей комиссии (4,9%) организаторам по заявке из личного кабинета. По нашему опыту около 10% билетов оплачивается безналичным расчетом. Участникам, которые приобрели билет таким способом, предоставляется акт выполненных работ. Пожалуй, подготовка и согласование закрывашек входят в топ самых больших болей для представителей ивент-индустрии.

Электронный документооборот с покупателями билетов, закрывающие документы для участников мероприятий | ЭДО, ЭЦП

Как мы отправляем закрывающие документы?

Мы не предоставляем участникам событий акты на бумаге: все бухгалтерские документы готовятся и отправляются электронно. Мы используем два способа:

отправка актов выполненных работ с электронно-цифровой подписью (ЭЦП) на контактный email участника;
обмен закрывающими документами через операторов ЭДО (электронный документооборот или система автоматизации документооборота).

Почему мы выбрали именно эти способы документооборота? Во-первых, они оба позволяют не тратить деньги на бумагу, печать документов и отправку их почтой. Во-вторых, значительно экономится время: вместо того, чтобы искать нужный документ среди папок на рабочем столе или в стопке листов, его можно быстро найти с помощью функции «Поиск» в электронной почте или в ЭДО через поиск по всем документам. Ко всему прочему, в системах ЭДО отслеживается статус и ведется история каждого файла и всех связанных с ним документов. Ну и, наконец, в-третьих, использовать документы на бумаге небезопасно с учетом эпидемиологической обстановки.

По умолчанию мы используем именно первый способ: отправку актов с ЭЦП. Так, на электронную почту участника вместе с билетами на мероприятие приходят акты выполненных работ, подписанные электронно-цифровой подписью. Кроме самих актов к письму мы также прилагаем файл открепленной ЭЦП, чтобы при необходимости участник мог проверить подлинность нашей подписи на сайте «Госуслуг».

Документы, подписанные ЭЦП, имеют такую же юридическую силу, что и документы на бумажном носителе. В подтверждение оставляем сводку законов:

федеральный закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011;
федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011;
приказ Минфина России №174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2015.

Почему мы выбрали именно такой формат? Во-первых, этот способ отправки документов максимально автоматизирован, а потому быстр, прост и удобен и нам, и, главное, участникам мероприятий. Во-вторых, можно избежать настройки роуминга между компаниями и сократить переписку.

Работа с ЭДО — особенности и нюансы

Тем не менее, некоторым участникам мероприятий удобнее получать документы вторым способом посредством систем ЭДО. Разумеется, по их просьбе мы также можем дополнительно отправить документы именно таким образом и даже помогаем при необходимости настроить роуминг между операторами.

Как вообще этот способ работает? Для начала вы выбираете наиболее подходящего для вас оператора ЭДО, подключаетесь к выбранной системе, и обмен документами с контрагентами происходит уже внутри этой системы.

Казалось бы, все предельно просто. Однако и у этого способа ведения документооборота есть свои недостатки, к сожалению. За время работы с ним мы смогли выделить следующие:

1. Роуминг

Существует десяток различных операторов электронного документооборота. Ведущих, однако, всего два: Контур.Диадок и СБИС (Тензор). Другие операторы ЭДО, похоже, не слишком популярны среди людей, которые ходят на мероприятия: за прошедший год мы настраивали роуминг с кем-то, помимо «Контура», всего один раз.

Чтобы настроить роуминг (связь) между операторами, нужно подать заявку менеджеру. Пока он получит и обработает вашу заявку, пока отправит ее другому оператору ЭДО, пока другой оператор ЭДО сможет рассмотреть такие заявки и подтвердит их, пройдет немало времени. Быстро настроить роуминг не получится. Эта процедура точно займет у вас как минимум пару дней, а, возможно, и месяц.

Только представьте, что вы, являясь абонентом «Мегафона», не можете позвонить другу, у которого МТС. А чтобы наладить связь, надо писать менеджеру компании и ждать до месяца. Абсурдная ситуация для 2020 года, не правда ли?

2. Общение с участниками

Порой становится трудно, когда общение по поводу закрывающих документов ведется с участником или менеджером компании участника, а не с бухгалтером или другим человеком, который хорошо разбирается в документах и знаком с ЭДО и законами. Впрочем, этот минус актуален не только при работе через операторов ЭДО, но и при отправке документов с ЭЦП на электронную почту. Поэтому мы подготовили специальные шаблоны, где простым языком объясняем термины: договор-счет, ЭЦП, ЭДО, роуминг между операторами и почему мы не предоставляем закрывающие документы на бумаге.

3. Особенности взаимодействия с крупными компаниями

Можно столкнуться с тем, что у такой компании множество филиалов по всей стране. И каждый филиал ведет свою документацию отдельно, соответственно, и роуминг с каждым из них необходимо настраивать отдельно. С одним клиентом мы настраивали его четыре раза, причем внутри одного оператора ЭДО.

Электронный документооборот — это быстро, удобно и безопасно. Закрывающие документы на бумажном носителе медленно, но верно уходят в прошлое. Удобная автоматическая отправка актов упрощает жизнь и участникам событий, и технической поддержке сервиса, и организаторам мероприятий. Последние, работая с сервисом Nethouse.События, в принципе не касаются вопросов с документами.

Электронный документооборот может поначалу показаться сложным и непонятным, но это нормально: мы тоже не сразу пришли к правильной схеме работы и совершили какое-то количество ошибок. Но сейчас, разобравшись во всем и наладив процессы, мы уверенно работаем и продолжаем развивать наш функционал по формированию и обмену документами.