Проведение ивентов в Крыму: опыт и лайфхаки компании «Партнер Событий»

 

 

Поговорим о том, как устроена организация мероприятий в Крыму. Работа ивенторов — придумывать и воплощать концепты, решающие сразу комплекс задач: от грамотного пиара и выполнения бизнес-целей заказчика до полного вовлечения аудитории и получения положительного отклика. Иногда место проведения ивента выбирает заказчик, иногда с инициативой выступают сами ивенторы. Так или иначе, если выбор пал на Крым — вас ждут морской воздух, пейзажи из «Хроник Нарнии» и теплый климат. На полуострове во всех смыслах уникальные условия для ивентов.

За 7 лет работы с крупным федеральным проектом в Крыму мы кое-что поняли о Крыме и стали свидетелями больших трансформаций. Поговорили с командой и уложили наш опыт, боли и лайфхаки в материал. 

7 years ago…

2015 год. Отгремела олимпиада в Сочи, вышли новые «Звездные войны», а команда «Партнера Событий» первый раз приехала в Крым.

Если вам когда-нибудь доводилось организовывать мероприятия в новом регионе, вы знаете, что это значительно сложнее, чем работа в родной гавани или в крупных федеральных центрах. Без базы проверенных подрядчиков, знания местных особенностей и привычной инфраструктуры не миновать форс-мажоров и непредвиденных трат.

Но Крым в 2015 был новым не только для нас, но и для всей страны. Полуостров только вошел в состав РФ и адаптировался к новой жизни. 

В начале нашей работы мы столкнулись с массой проблем: практически нигде не принимали банковские карты, не было регулярного и удобного сообщения с материком, люди и грузы ездили через паром, дорога из Москвы стабильно занимала 40 часов, старая трасса и убитые дороги, отсутствие знакомых брендов, трудно найти технику и людей. Но все это меркло при виде первого же крымского заката, при первом взгляде на природу. И мы поняли — остаемся, — рассказывает генеральный продюсер, Виктория Чаплинская.

Сегодняшний Крым — это преобразившаяся инфраструктура, мост для связи с материком, новые дороги, люди и компании. Неизменным остается только местный колорит, но и он скорее добавляет очарования. 

Что? Где? Когда?

Три насущных вопроса, которые волнуют не только интеллектуалов из одноименного шоу, но и ивенторов.

 

 

Маршрут построен. Как добраться до Крыма

Самый быстрый способ попасть в Крым — авиаперелет. Как и всегда с билетами, здесь действует железный принцип — чем раньше, тем дешевле. Для юридических лиц есть несколько способов выгодно организовать поездку. Существуют специальные сервисы, такие как Paxport и Trivio: с их помощью можно быстро и удобно выбрать билеты и оформить багаж и получить нужные сопроводительные документы. В стоимость входит небольшой сервисный сбор, например, для Trivio он составляет 250 рублей. Подобную услугу предоставляет и Aviasales. Можно организовать перелет для юрлица и напрямую через авиакомпанию. При смене даты и возврате билетов стандартно накладываются штрафные санкции, поэтому к выбору рейсов стоит подходить обдуманно. 

Если вдруг вы везете с собой симфонический оркестр, который справедливо отказывается сдавать виолончели и контрабасы в грузовой отсек, можно оформить негабаритный багаж. При подаче списков укажите вес багажа и ФИО его владельца. Если вес не превышает одно багажное место, при оформлении выдается дополнительный билет рядом. Схема работает не только с музыкальными инструментами 🙂

Если среди вас есть счастливые автолюбители, они могут добраться на машине, захватив с собой часть команды и реквизита. В Крым ведет платная трасса «М4» Дон. Проезд по разным участкам в дневное время стоит от 25 до 210 рублей, а в ночное — примерно в два раза дешевле. 

Кстати, своя машина пригодится и для поездок на полуострове. Если придется (а придется) мотаться между городами в поисках нужного реквизита, не забудьте, что через весь Крым пролегает новенькая трасса А-291 «Таврида», по ней будет значительно удобнее. 

Под открытым небом — только ивент. Где разместить команду

Поскольку Крымский полуостров — это курортный регион, здесь нет недостатка ни в гостиницах, ни в съемном жилье от собственников. Но и приоритет в основном отдыхающим: с ними легче договориться об оплате и всегда можно взвинтить цены в пик сезона. 

По крайней мере, так было несколько лет назад. Сейчас, когда Крым развивается не только как курорт, местные предприниматели учатся говорить на деловом языке, работать «по-белому» и сотрудничать с компаниями. 

Чтобы избежать завышенных цен и недобросовестного сервиса, изучите перед поездкой рынок аренды, определите среднюю стоимость жилья и посмотрите отзывы на понравившиеся варианты. Сделать это можно через агрегаторы, например, Booking.com или TVIL.ru. Они позволяют выбирать и бронировать жилье без дополнительной комиссии. Кстати, на TVIL выбор жилья в Крыму особенно большой, — ивент-менеджер Елена Дудик. 

Если на ивент приезжают специальные гости и артисты, а в райдере у них написано, что встречать их должен не собственник жилья, а метрдотель — гостиничное жилье высокого класса в Крыму тоже есть. Из проверенных нами — Soldaya Grand Hotel & Resort и «Астарта» в Судаке. 

Окей, гугл. Как обеспечить ивент реквизитом, если я в Крыму?

Чтобы не попасть ситуацию, в которой для вашего «съезда барменов» не оказалось шейкеров нужного цвета или золотых барных ложек — о реквизите лучше позаботиться заранее. На полуострове работает ограниченное количество подрядчиков, которые больше ориентируются на местные нужды. Все необходимое из вашего города сюда могут доставить транспортные компании «СДЭК», DHL или Boxberry. 

• Совет: чтобы повысить кост-эффективность, изучите, какой стафф может стоить дешевле в ближайших крупных городах — Ростове-на-Дону или Краснодаре. Можно заказать доставку оттуда или сделать пару остановок по дороге. 
• Гранд-лайфхак: заказать недостающий реквизит можно в онлайн-магазине Wildberries. Это безумно удобно: большой ассортимент, быстрые сроки доставки, возможность сделать возврат, больше 250 пунктов выдачи по всей территории Крыма. В общем, все прелести крупнейшего онлайн-ритейлера.

 

Но все же в Крыму есть местные подрядчики, у которых можно заказать необходимый реквизит. В работе с ними есть несколько важных деталей. Здесь уважают идею сиесты, но на свой лад — нужная вам фирма может не работать по выходным или некоторым будним дням во время, до или после государственных или религиозных праздников. Чтобы не упустить дедлайн, уточняйте график и сроки предоставления услуг. 

Жители Крыма очень самобытные, они не всегда готовы работать в московском ритме и укладываться в жесткие сроки. Здесь важно проявлять гибкость и договариваться, потому что в процессе подрядчик учится, подстраивается под ваши запросы. 

Если использовать такой подход, со временем у вас будет собственная база местных компаний, готовых сотрудничать с вами на оптимальных условиях. 

В работе крымских подрядчиков есть нюансы, у них еще не сформировался корпоративный этикет. Некоторые невнимательно относятся к ведению документооборота, где-то отсутствует безналичный расчет. Но это поправимо. Мы быстро нашли рычаги управления и даже помогли своим подрядчикам, давая им верные шаблоны договоров и формулировки. Уже спустя год работы проблемы начали себя исчерпывать, — ивент-продюсер, режиссер Андрей Елсаков.

«У нас все по закону». ТК РФ, ГК РФ, НК РФ

При работе в Крыму важно помнить, что для местных подрядчиков вопрос документооборота иногда очень темный лес, а «безналичный расчет» — часто просто перевод с карты на карту и никаких тебе закрывающих. 

Мы сталкивались с ситуациями, когда подрядчик не всегда знал, какие именно требуются документы и как нужно их заполнять. В этом случае мы самостоятельно готовили пакет документов и при необходимости проводили «обучение». К этому, как правило, относятся спокойно и с пониманием, — администратор Дмитрий Апарин.

Удобно иметь готовые шаблоны документов и чек-листы по работе с ними: вы сэкономите время, а у ваших подрядчиков появятся актуальные образцы и знания для дальнейшей работы.

Shut up and take my money. Банковские карты и наличные в Крыму

На территории полуострова работают региональные банки, основной — «РНКБ». В их отделениях можно получить все необходимые услуги, а в банкоматах снять деньги с небольшой комиссией. Советуем взять с собой в Крым запас наличных на случай непредвиденных обстоятельств (сломанный терминал, срочность или магнитная буря).

Платежные системы Mastercard, Visa, МИР и ПРО100 работают в Крыму, так что расплатиться картой можно везде, где есть терминал. Но только самой картой, поскольку здесь не работают системы бесконтактной оплаты Apple Pay, Google Pay и другие.

Первый, первый — я второй. Телефонная связь на полуострове

Чтобы затраты на звонки и интернет не стали одним из основных пунктов в смете, есть два оптимальных варианта действий. Особенно, если приезжаете надолго.

Можно подобрать тариф у местных операторов под ваши запросы: с безлимитным трафиком, большим пакетом смс и минут. Главное, не забудьте установить переадресацию со своего основного номера. 

Еще можно использовать опцию от МТС: «Домашний пакет Россия» или «Домашний пакет Россия+». При подключении звонки и сообщения будут стоить, как в вашем регионе. Предложения других операторов сильно дороже.

Как в Крыму добраться из пункта «А» в пункт «Б»

Общественный транспорт — не самая развитая часть крымской инфраструктуры. Ламповые «буханки», колесящие по дорогам, навевают приятную ностальгию, но никак не подходят для быстрого передвижения. Вместо Uber и «Яндекс Go» — местный таксопарк и частники. Но каждый раз заказывать машину — дорого и долго. Это еще одна причина, по которой удобно приезжать в Крым на своем автомобиле. 

Если нет собственной машины, самый удобный вариант — работать с подрядной организацией. Заключая договор с перевозчиком, вы сразу решаете вопрос с поездками и получаете гарантии качества. В работе с нами себя зарекомендовала компания «Крым Круиз», — Дмитрий Апарин.

«Мы пришли с миром. И ивентами». Как организатору взаимодействовать с крымчанами

Формировать у потенциальной аудитории лояльность — важная задача PR-кампании. Особенно, когда приезжаете в новый регион. Ведь местное население еще не знает, что вы на светлой стороне.

Сложно заработать кредит доверия, если вы «приехали, заняли весь парк и шумите». Потому что для непосвященных «Съезд представителей циркового искусства» превращается в «громкий балаган». Зато отношение меняется, если рассказать о зрелищных представлениях, сладкой вате и самых строгих мерах безопасности. Поэтому, если вы проводите классный, полезный и качественный ивент (а мы уверены, что он именно такой), то и репутацию нужно создать соответствующую.  

— Отношение к команде и проекту зависит от того, как много вы рассказываете о себе. Например, организаторы «Таврида.АРТ» активно работают с Крымом, проводят концерты в городах, чтобы популяризировать проект, объяснить, какие преимущества он дает, и что хорошего команда может сделать и делает здесь, — Елена Дудик.

Ивенты, особенно крупные, плодотворно влияют на инфраструктуру в регионе. Наплыв людей обеспечивает загруженность гостиниц и частного сектора, стимулирует строительство дорог и общее развитие Крыма. Это неочевидные для местных жителей преимущества, о которых тоже можно упомянуть в информационной кампании, желательно, с примерами. 

Итак, в сухом остатке

Приток людей, инициатив и событий породил в Крыму спрос на новые компании, услуги, инфраструктурные улучшения. Формируется культурная среда, предприниматели осваивают новые ниши, местные жители становятся лояльнее и заинтересованнее. 

За последние несколько лет Крым во многом догнал материк и продолжает развиваться. И именно поэтому сейчас самое время для ивент-сообщества обратить свое внимание на этот регион: вам уже не придется быть отважным первопроходцем и организовывать мероприятие в полевых условиях.

А чтобы все получилось, понадобятся: упорная работа, опыт и готовность ко всему. Хотя последнее для ивенторов и так профессиональный навык. 

 

Фотографии проектов арт-кластера «Таврида» 

Материал подготовлен совместно с компанией «Партнер Событий»