Всё об организации
и продвижении событий

Подготовка событий Продвижение событий

BALTIC DIGITAL DAYS | Как сделать культовое мероприятие в небольшом городе за двумя границами

Дмитрий Шахов, founder REMARKA, MADCATS, BALTIC DIGITAL DAYS

BALTIC DIGITAL DAYS — ежегодная конференция по онлайн-маркетингу, проводится в Калининграде. Стоимость входного билета начинается от 8,5 тыс.; с дорогой, размещением и питанием чек составляет 30-60 тыс. рублей. Первая конференция в 2013 году состояла из двух дней докладов (на 80% их читали друзья и знакомые Дмитрия), бюджет составлял 197 тыс. рублей, с докладчиками и прессой собрались 80 человек (38 оплат). В 2016 году число участников вместе с докладчиками дошло до 280 человек (230 оплат), бюджет — до 2,3 млн руб. (спонсорских примерно 27%). К докладам добавилась оригинальная развлекательная программа.

По словам Дмитрия, мероприятие появилось практически случайно, и в первый раз проводилось в авральном режиме. Затем организация стала улучшаться, а количество участников и бюджет — стабильно расти. В 2017 году ожидалось участие 350-500 человек и бюджет до 4 млн. рублей. Для конференции разработали собственный движок, появились планы его продавать.

Как удалось этого достичь?

На Балтику

C cамого начала у BALTIC DIGITAL DAYS было несколько проблем:

  • Делать чисто местный ивент не хотелось (не для кого), а тематических конференций не в Москве практически нет — люди не приучены куда-то ездить.
  • Тяжело добираться: без загранпаспорта только самолёт, в курортный сезон билеты дорогие (до 16 тыс. руб. в один конец).
  • Общие расходы участника сопоставимы с турпоездкой в Турцию или Египет.
  • Отсутствие господдержки, от которой Дмитрий решил отказаться принципиально.

Плюс расположения в Калининграде был один: экзотика. Посетить самый западный регион России многим интересно; некоторые приезжали с семьями (которые могли отдохнуть летом на море).

Свою роль сыграла и личная аттрактивность организатора: некоторые ехали по сути специально в гости к Дмитрию. Этих двух факторов организаторам хватило на первый год и частично на второй. Дальше нужно было искать дополнительные преимущества, чтобы привлечь людей.

Общение

Стандартная формула конференции = Знания + Мотивация + Нетворкинг. Именно за этим люди едут на отраслевые мероприятия. Но на самом деле это уже практически не работает. Знания можно получить, и не приезжая на конференцию: материалы докладов быстро появляются в интернете и СМИ. Кроме того, спикеры обычно рассказывают о том, в чём они полностью уверены, то есть делятся не самым свежим опытом.

Что ещё? Мотивация — это не про конференции по онлайн-маркетингу. Что касается нетворкинга, то на него в кофе-брейках и кулуарах времени остаётся немного. Шумные афтерпати с алкоголем также не способствуют общению. Если человек не будет сам активно налаживать связи, он уедет с пустыми руками. Кроме того, к слушателям на таких мероприятиях относятся совсем иначе, чем к докладчикам: человек чувствует, что он “никто, и звать его никак”.

В результате на многие крупные конференции в нашей отрасли сегодня приезжает в разы меньше людей, чем ещё пару лет назад. Часть ивентов перестаёт скрывать свой рекламный статус и ангажированность докладов, некоторые и вовсе полностью “ложатся” под какой-то продукт.

Проанализировав ситуацию, Дмитрий и его команда сделали упор на нетворкинг, создав лучшие условия для общения участников. На BALTIC DIGITAL DAYS все равны и все живут в одном отеле (если специально не пожелают другое размещение). На самой конференции между секциями можно свободно перемещаться; есть обширное фойе. Кроме того, специально проинструктированные девушки (их набирают из числа промоутеров, работающих на промоакциях) помогают участникам общаться и знакомиться друг с другом.

В результате до 80% времени отводится на общение участников конференции друг с другом, и это даёт результат в виде большого количества полезных знакомств и новых совместных проектов, в том числе крупных.

Отбор спикеров

Дмитрий, по его словам, принципиально не отбирает на конференцию доклады по бесполезным для аудитории кейсам, как и обзорные выступления. Главное требование: информация должна быть должны быть применима к тем, кто сидит в зале. На BALTIC DIGITAL DAYS в качестве спикеров отбираются профессионалы-практики в своих областях. Спрос с них на порядок больше, чем с рядовых участников (за что им оплачивают только стандартное размещение в отеле). Каждое выступление принято максимально жёстко критиковать.

Возможность для участников переходить с доклада на доклад побуждает спикеров соревноваться в качестве информации и харизме. Результаты видны в реальном времени. Кроме того, слушатели на протяжение всей конференции оценивают спикеров по пятибалльной шкале (для этого выдаются специальные блокноты). Троих худших на следующий год выступать точно не позовут; троим лучшим, наоборот, предложат привлекательные условия.

Все доклады — премьерные, то есть не читались ещё нигде. Кроме того, каждый год организаторы обязательно приглашают 3-4 свежих, незатёртых в нише спикера. Таким образом удаётся добавлять в установившийся пул докладчиков “свежую кровь”. А вот приглашать специально “звёзд”, которых люди придут послушать только ради громкого имени, Дмитрий не стремится: таких каждый год только 1-2 человека.

При этом с поиском докладчиков, по его словам, проблем нет: они замотивированы мощным пиаром, который получают; многие заранее просятся сами. По словам Шахова, расписание в итоге полностью закрывается за 3-4 недели.

Приключения и All Inclusive

Наконец, ещё одна фишка BALTIC DIGITAL DAYS — новые впечатления, которые там можно получить. “Даёшь приключения!” — к такому принципу Дмитрий и его команда пришли на третий год организации конференции.

В первый и третий день всех гостей отвозят на море, на Куршскую косу — заповедник ЮНЕСКО. К услугам желающих при этом есть экскурсовод. Второй день, отведенный под доклады, заканчивается интересным тематическим афтерпати. В 2015 г. это был закрытый предпремьерный показ фильма “Исповедь задрота”, снятого по книге Шахова, в 2016 году — квест “Казино” от партнёров.

У Дмитрия и его команды есть собственная турфирма, давние налаженные связи с местными отелями и ресторанами. Поэтому гости всегда гарантированно размещены и сыты.

Всё это вместе создаёт уникальный для мероприятий такого рода формат All Inclusive. Каждый гость чувствует индивидуальный подход и свою нужность. Новые ощущения и полезные знакомства, количество которых вырастает в разы, дополняют картину.

Дополнительно организаторы продвигают BALTIC DIGITAL DAYS на других отраслевых мероприятиях (обычно на pre party) и специальной презентации, которая ежегодно проводится в Москве. Прямых продаж это даёт мало, но из непосредственно охваченных таким образом людей немалый процент затем покупает билеты и приезжает. Основные продажи Дмитрию и его команде дают “горячие” продажи, реклама — всего 20-30%.

Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте
Рекомендуем посмотреть
Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте