10 советов, как организовать мероприятие в СНГ

Стоит ли компании пытаться организовать мероприятие в СНГ? Да. Но как это сделать правильно, чтобы не наступить на всевозможные грабли по дороге? Об этом на форуме SOLD OUT рассказала Екатерина Потёмкина, руководитель отдела событийного маркетинга Artsofte. Самое интересное из выступления собрали в статье. 

Artsofte — это 7 разных брендов. А это значит: 7 разных аудиторий, 7 разных регионов развития, 7 разных бизнес-целей на каждый год и в 7 раз веселее. Компания проводит онлайн и офлайн мероприятия от 50 до 500 человек.

На выступлении Екатерина поделилась статистикой.

• По данным ТАСС, 70% предпринимателей хотели масштабировать свой бизнес в 2023 году. Из них 26% респондентов планируют выходить на зарубежные рынки в течение ближайших трёх лет.
• РБК сообщает, что больше 50% стартапов из России заявили о желании иметь бизнес в СНГ и ЕС.
• Коммерсант: в Грузии с марта 2022 по июль 2023 г. открыли свыше 21 тыс. фирм с российским капиталом, что в три раза больше, чем за последние 27 лет.

Так как у компании уже есть опыт работы в СНГ, эксперт поделилась советами, которые помогут вам организовать мероприятие на зарубежном рынке.

 

1. Поставьте цель и проанализируйте аудиторию

• Какая у вас цель? Вы проводите мероприятие, чтобы что? Например, «нужно, чтобы выросли продажи», «нужно нарастить свою базу».
• Какое целевое действие должна выполнить аудитория на вашем мероприятии? Например, вы хотите собрать контакты, чтобы потом приглашать людей на платное обучение, или сделать 6 презентаций на продукт.
• Вы хорошо знаете целевую аудиторию? Она точно придёт? Когда ответили на эти вопросы, подумайте, эти люди точно выполнят целевое действие?
• С помощью каких ещё инструментов можно достичь цели? Может, закрыть вашу цель помогут вебинары, дополнительный лидген, публикации и т. д.

2. Следите за повесткой

Эксперт рассказала, что её команда однажды пыталась организовать конференцию совместно с министерством цифровизации Кыргызстана. Всё было готово, но мероприятие пришлось отменить.

Конфликт разрешился до даты проведения мероприятия, но, так как были жертвы, страна объявила траур и конференцию отменили.

Поэтому перед работой посмотрите, что происходит в стране, почитайте местные новости и, в случае чего, заранее скорректируйте действия.

 

3. Стройте связи

В течение года в Artsofte пытались поработать с одним банком. Когда команда приходила в офис, их всё время разворачивали. Но потом компания нашла партнёра, который знал эту тусовку, и он сказал, что через несколько рукопожатий сможет помочь. 

В результате от банка на бизнес-завтрак пришло 9 человек, а на следующий день была назначена встреча в их офисе. 

Поэтому при работе на новой территории обязательно нужны местные партнёры.

 

4. Локальные праздники

У Екатерины был случай, когда за один день пропало несколько подрядчиков. Они не отвечали на звонки и сообщения. Позже оказалось, что у них был праздник, при котором работать нельзя. 

Поэтому, когда планируете организовать мероприятие за границей, обязательно посмотрите календарь страны, чтобы быть в курсе местных праздников.

 

5. Клиентоориентированность

По словам эксперта, сначала было сложно работать с местной аудиторией. В России по договорённости можно общаться с партнёром или клиентом 24/7, а там всё иначе: сказываются праздники и другой менталитет. Поэтому какое-то время пришлось бороться с их клиентоориентированностью. 

Но потом знакомая Екатерины, у которой был опыт ведения мероприятий в СНГ, ответила на её жалобы: «Кать, они такие. Там так». И это не плохо, просто там всё работает иначе. И к этому нужно привыкнуть. 

 

6. Будьте аккуратны с подарками

Если вы решили отправить какой-нибудь мерч своим партнёрам и клиентам в СНГ, тщательно всё обдумайте, потому что некоторые подарки могут быть неприемлемы. Лучше всего уточнить у партнёра или целевой аудитории, уместен ли конкретный подарок.

7. Менталитет

На выступлении Екатерина рассказала историю, как они проводили мероприятие на аудиторию из СНГ и очень ждали от слушателей вопросы, но они вообще их не задавали. 

Оказалось, что аудитория боится спрашивать, потому что боится показаться глупой в глазах своих конкурентов.

В результате команда увеличила время на кофе-брейки и увеличила количество менеджеров, которые общались с аудиторией во время кофе-брейка. Это помогло получить вопросы от слушателей.

 

8. Работа с договорами

Цитата топ-менеджера Artsofte: «Договоры — это как вантуз. Лучше, если он у вас будет, когда у вас случится засор». Поэтому лучше, чтобы у вас был договор, в котором будет всё прописано. 

ЭДО сильно упрощает дело, но проверьте, есть ли он у вашего партнёра.

9. Работа с расчётами

• Если у вас российский банк с рублёвым счётом, спросите у контрагента о наличии в России партнёров, которые работают с ним. Возможно, у них уже есть какое-то решение.
• Если у вас российский банк с валютным счётом, идите в свою бухгалтерию и бухгалтерию контрагента. Нужно узнать, работают ли ваши банки вместе.
• Если у вас банк в СНГ, то проблем возникнуть не должно. 

Важный момент: когда будете обсуждать смету, спросите, в какой валюте возможны оплаты и по какому курсу. Также узнайте, по какой формуле они всё это рассчитывают. Есть такое определение «коммерческий курс». Контрагенты боятся резких скачков курса доллара и не хотят сработать в минус. Поэтому страхуются, называя свой курс.

 

10. Сложность перевода

Где могут быть проблемы:

• сложные технические доклады/материалы. Если у вас IT-компания и вы презентуете сложные технические решения, зачитайте доклад людям не из вашей сферы. Всё ли им понятно?
• регистрация по спискам. Чтобы не было недопонимания, на хостес лучше взять людей, говорящих на местном языке.
• обмен контактами. Вас могут подстраховать визитки. Просто добавьте на них свободное место, чтобы человек сам мог что-то написать, какую-нибудь дополнительную информацию.
• переговоры. У компании эксперта есть клиенты в Узбекистане. И на переговорах они приглашают менеджера из отдела продаж, которая родом из этой страны. Когда клиент слышит родную речь, это работает гораздо лучше.