Всё об организации
и продвижении событий

Интервью Конференции и форумы

Инструкция по применению: как устроена конференция TEDx в Новосибирске

Как сделать конференцию и не облажаться? Сколько человек должно быть в команде? Может ли попасть на конференцию спикер, который любит рассказывать про успешный успех? Рассказывает Евгения Елезова, соорганизатор конференции TEDx в Новосибирске. 

СПРАВКА: 

На ежегодной конференция TED выступают люди, которым есть чем поделиться, каждый доклад длится 15-18 минут. После конференции видео выступлений можно посмотреть в бесплатном доступе на сайте TED.com.

Среди докладчиков TED в разное время были Билл Гейтс, Эл Гор, Сергей Брин, Илон Маск, Ричард Брэнсон, Боно, Филипп Старк, Иван Крастев, Исабель Альенде, Ален де Боттон, Гордон Браун и многие другие.

В TEDx, если ты проявляешь себя, тебе дадут делать все, что угодно

Конференция TEDx меня привлекла тем, что это был тот опыт, которого у меня на тот момент было совсем мало, потому что я пришла из другой сферы — крупной офлайновой розничной торговли, а в TEDx, если ты проявляешь себя, тебе дадут делать все, что угодно. Ты можешь прийти со старта и сказать: «Я учусь на пиарщика, хочу поработать с инфопартнерами». И тебе дадут с ними поработать. И потом, у TEDx прекрасная идея и конференция — я постоянно смотрела их ролики. 

TEDx — это социальная франшиза, за нее не надо платить, но чтобы ее получить, нужно выполнить ряд условий. В нашей команде лицензия выдана на имя Светланы Винокуровой, я — соорганизатор. Без нее я не могу проводить конференцию, но я аккредитована на официальном сайте TED, что дает мне больше прав, чем волонтеру — я могу загружать смонтированные видеоролики, вести переписку с офисом TED и так далее. 

В Новосибирске TEDx проводится с 2012 года. Я попала в команду, когда TEDx вырос сразу с 300 до 1000 человек, и у Светланы появилась потребность в команде, которая бы обладала определенными скиллами, она написала пост в Facebook, и я откликнулась. 

О своих обязанностях 

Сейчас я не продюсирую конференцию. В чем прелесть TEDx, ты можешь попробовать себя в команде на разных ролях. Изначально я работала с партнерами и занималась организацией тех активностей, что происходят в перерывах между выступлениями. Обеспечить людей кофе, едой, развлечениями, привлечь партнеров, расставить на площадке — в 2016 и 2017 я занималась этим направлением. В 2018 году стала менеджером конференции. 

Один раз я это сделала, выдохнула, сказала: «Ребята, все хорошо, но есть еще работа, давайте я буду заниматься чем-нибудь другим». 

В этом году я занимаюсь поиском и кураторством спикеров. Но я все равно помогаю с продажами, потому что у меня есть большой опыт, а команда обновляется. В допандемийные хорошие времена, мы делали конференцию на 1000 человек — у нас был sold out за неделю до конференции, а я умудрилась в зал на 1000 человек запихать 1100 🙂

Работая над конференцией, ты пробуешь и внедряешь необычные и интересные механики по продакшену и получаешь интересный опыт, который ты не получишь на профессиональных конференциях. 

О команде 

Команда состоит из двух частей. Первая — это организаторы, а вторая — волонтеры. Наша команда — это плюс-минус 20 человек, и в этом году она очень большая, чтобы все сильно не перенапряглись. Плюс где-то 25 человек волонтеров. 

Команда работает на благотворительных началах, но проджект-менеджер конференции получает деньги, потому что нагрузка такая, что ты ничего больше делать не можешь. 

О формате

Формат конференции — это франшиза. Маленький х в названии TEDx означает, что конференцию делает независимый организатор, и он действует по лицензии TED, но может менять некоторые параметры мероприятия, оставаясь в рамках TEDx-гайда. Я не слышала, чтобы TEDx проходил больше двух дней просто потому, что это самоокупаемая история. На два дня надо еще умудриться собрать денег. 

Есть организаторы, которые проводят маленькие конференции — они могут идти с 18:00 до 21:00 или с 17:00 до 21:00. Если мощностей хватает, то событие проходит целый день, как у нас в Новосибирске, например. 

TEDx в НовосибирскеКак правило, у нас выступает 12 спикеров. Плюс мы проводим пару перформансов, еще мы обязаны по лицензии показать несколько роликов с большого TED с соответствующей тематикой. 

Все разбито на три сессии, в каждой сессии — по четыре выступления. Если мы можем выступления в одной сессии объединить общей темой, то мы стараемся это делать. 

Накануне для нетворкинга и для дополнительного развлечения тем, кто купил билет на саму конференцию, мы даем возможность поучаствовать еще в чем-то. Тут фантазия зависит от организатора: мастер-класс по приготовлению кофе, по вязанию, по рисованию, квесты, йога, флористика, экскурсии. Для этого мы находим партнеров, которые приглашают к себе наших участников.

О спикерах 

Мы выбираем спикеров, исходя из опыта и субъективного восприятия. Девиз TEDx — ideas worth spreading — «Идеи, достойные распространения», то есть должна быть идея, которая воодушевляет, она должна быть интересна обществу, в частности, тому городу, в котором ты живешь. У нас есть как привозные спикеры, так и местные, которые рассказывают именно про Новосибирск или про Сибирь и соседние города. 

Тема должна быть интересна, но, с другой стороны, нетривиальна. Не про то, что все уже 500 раз рассказали, не про успешный успех, как у нас любят подавать заявки бизнес-тренеры. 

Должна быть экспертиза. То есть ты либо эксперт в чем-то: ученый, изобретатель, бизнесмен, либо популяризатор. В сфере науки это очень распространено, потому что есть ученые, которые не умеют и не любят рассказывать, им это не интересно, а есть популяризаторы науки, они сами ничего не изобрели, но они в теме и готовы про это рассказывать, потому что их прет от идеи. 

И если человек рассказывает про социальный или бизнесовый проект, то не просто «я хочу и мечтаю создать самый крутой бизнес/социальный проект», а человек должен уже что-то делать: «У меня была такая мечта, и я сделал вот это, вот это и вот это». 

Никто так не заморачивается с подготовкой спикеров, как TEDx. Потому что, во-первых, TEDx — это формат интеллектуального шоу. А во-вторых, одно из требований TED — видео хорошего качества. Конференция записывается, видео монтируется и выкладывается на сайт, причем не на локальный, а на всемирный сайт TED. И организаторы нам его могут одобрить, а могут и не одобрить. Соответственно, там должно быть качество и должны быть соблюдены технические моменты. 

 

 

Спикеры должны выступать так, чтобы нам было не стыдно их слушать. Поэтому с ними проводятся репетиции, занимаются специалисты по постановке речи, спикеры пишут черновики. Мы, как потенциальные зрители, задаем им вопросы из зала во время репетиции, а спикер перекраивает свою речь под наши вопросы и под то, что будет интересно аудитории, меняет фокус. Мы вставляем в выступление какие-то шуточки, моменты общения с залом, чтобы это было живое выступление. 

Спикеры к нам приезжают из Москвы, Питера, Нижнего Новгорода, у нас были зарубежные участники, русские, просто они там по разным причинам живут. 

Они приходят по-разному. У нас есть входящий поток, есть исходящий. Входящий — это, как правило, про успешный успех. Есть форма заявки, где каждый может рассказать о себе и о том, о чем он будет говорить. В этом году у нас порядка 100 заявок. Исходящий — это люди, которых мы ищем: через круг общения, социальные связи. Те, кто выступал у нас, рекомендуют нам спикера, чтобы это был не холодный звонок, а обращение по рекомендации. Иногда мы пишем о поиске спикеров на сайте или в соцсетях. 

Спикеры выступают бесплатно, но иногородним мы оплачиваем проживание и перелет. 

О продвижении 

Продвигаемся через соцсети и блогеров. Основной канал — это база тех, кто уже был у нас на событии. Лучше всего работает Instagram. Плюс перепосты членов команды, у которых своя читающая аудитория. 

Мы периодически подключаем таргет, но там возникают сложности с подрядчиками, они не понимают, как это «конференция для всех» 🙂 Сейчас у нас есть в команде человек, который занимается таргетом. 

О соблюдении лицензии

TED достаточно лояльно относится к соблюдению правил. Кураторы не говорят: «Мы забираем лицензию», они говорят: «Ребят, исправьте». И внимательно следят за нашими соцсетями и отсматривают видео. 

В России есть русскоговорящий представитель, который занимается тем же самым, что и кураторы из США. Ему можно задать вопросы, если что-то непонятно. 

Если несоблюдений будет очень много, кураторы могут не дать лицензию на следующий год. 

О конференции в Новосибирске

Начнем с того, что у нас самая большая конференция по России 🙂

Еще я люблю в Москве TEDxSadovoering. Последние годы организаторы проводят его в зале ЗИЛа, который вмещает 850 человек. Из Екатеринбурга есть команда, они делали конференцию в Ельцин Центре и набирали 1000 человек. Но у них конференция была неполный день. 

А мы за последние годы собираем 1000 человек и делаем конференцию на полный день. 

Как правило, мы начинаем готовиться к конференции за полгода. За девять месяцев до мы начинаем обдумывать темы и подаем заявку на лицензию. 

Об участниках и комьюнити организаторов

К нам еще приезжают участники из Томска, Барнаула, Кемерово, Красноярска. Из Москвы приезжают организаторы других TEDx, потому что им интересно посмотреть на то, как это делаем мы. У нас есть такая практика — мы друг к другу ездим. 

Мы, как организаторы, общаемся между собой, у нас есть общий чатик, иногда мы устраиваем воркшопы. В Новосибирске устраивали воркшоп как раз в 2018 году. Это был второй день конференции, когда все разъехались, а мы с другими организаторами остались. Иногда сам TEDx устраивает воркшопы. Мы ездим в Москву для обмена опытом. 

А в 2019 году было 10 лет движению TEDx, по миру проходили события для организаторов. Это называется TEDx Weekend. Я, например, ездила в Рим, выступала и рассказывала про наш метод продаж. 

Там были и квесты, и воркшопы, и нетворкинг, и знакомства, и экскурсии. Мэрия Рима была партнером этого события, и к нам на праздничный вечер приезжал заместитель мэра Рима, говорил, как для города это важно. 

Площадки были предоставлены самые лучшие. В Рим съехалось 250 человек со всего мира, были люди из Америки, Африки, вся Европа, из России было человек 10 — Москва, Нижний Новгород, Новосибирск, Томск, Питер. 

TEDx — это глобальная история про нетворкинг, комьюнити, обмен идеями 

Сложность TEDx в том, что нет одной объединяющей темы. Например, сразу понятно, что будет на «Суровом Питерском SMM». В нашем случае мы должны сделать сборную солянку и получить хороший фидбек, потому что TED очень хорошо проверяет и собирает обратную связь. 

После конференции в течение трех дней мы передаем кураторам базу электронных адресов тех, кто был, а они, в свою очередь, рассылают участникам опрос NPS и собирают обратную связь. Потом мы получаем агрегированные данные, свой балл и комментарии. И это очень круто, что они проверяют нас вот так. 

Мы всегда знаем: в прошлом году у нас был вот такой рейтинг, мы подросли или нет. И они это тоже смотрят. На основании рейтинга можно понять, сколько лояльных к тебе людей, сколько готовы тебя рекомендовать.

TEDx в Новосибирске

И когда подаешь заявку на лицензию в следующий раз на проведение конференции, ты знаешь, что кураторы поднимут прошлые годы и посмотрят рейтинг. Если он был неудовлетворительным, может прийти отказ, и организаторы не смогут провести событие. Гайд TEDx достаточно объемный и регламентирует все, вплоть до рекламных интеграций с партнерами.

Эта конференция про воодушевление, ты уходишь после нее с пониманием, что в городе и в стране все не так плохо, что есть необычные и вовлеченные люди, она про опыт и людей из разных городов. 

У нас бывают неоднозначные выступления, когда кому-то нравится, а кому-то нет. И мы их очень любим. 

 

Подготовила Татьяна Лебедева

 

Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте
Рекомендуем посмотреть
Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте