Всё об организации
и продвижении событий

Интервью

Ксения Коронкевич: «Сама атмосфера мероприятий меня заряжает, и с каждым новым событием я вижу новые точки для профессионального роста»

Пообщались с Ксенией Коронкевич, куратором волонтеров на больших фестивалях и event-менеджером, о том, как собрать крепкую команду и каких ошибок стоит избегать при взаимодействии с волонтерами.

Как вы стали заниматься волонтерством?

Моя волонтерская деятельность началась с Королевского Фестиваля Красок в 2015 году. За год до этого мне подарили билет и сказали: «Приходи в белом». Фестиваль зарядил так сильно, что я захотела стать его частью и в следующем году помочь в организации, так и случилось. 

Нас было около 70 человек (школьников, студентов) абсолютно разных возрастов, но все были очень влюблены в фестиваль. Мы помогали в организации промо-мероприятий фестиваля: Плюшевого и Сонного парадов (тогда были очень популярны мероприятия такого формата, всем нравились запуски небесных фонариков, водные битвы). 

У меня остались очень теплые воспоминания об этом времени, мы собирались в квартире у главного организатора Анатолия Коптева (создатель интернет-журнала «Питер-онлайн») и придумывали, как будем организовывать ключевые моменты фестиваля. Организаторы тогда создали комьюнити людей, влюбленных в фестиваль, у нас были общие диалоги по 50 человек, где мы запускали различные флешмобы, общались, а потом делали совместные коллажи. 

Организаторы делегировали нам огромную часть подготовки к фестивалю, мы сами распределялись на команды и брали на себя задачи. Это доверие и открытость со стороны организаторов способствовало командообразованию и получению нового опыта. В нашем коллективе царила атмосфера доверия и самоорганизации, каждый занимался своим делом на благо фестиваля. В том же году я работала интервьюером на первом фестивале VK Fest.

В организации каких крупных фестивалей и событий участвовали?

  • VK Fest — я участвовала во все годы, работала в качестве волонтера зон «Инновации» и «Блогеры». 
  • «Старкон», Game Planet — это фестивали о комиксах, фильмах, книгах и видеоиграх. В 2015 году работала на стенде от антикафе «12 комнат», где мы проводили квесты для гостей по мотивам «Алисы в Стране чудес».
  • В студенческое время я работала в центре организации массовых мероприятий. Занималась организацией различных культурно-развлекательных мероприятий для студентов. В то время я получила свои первые навыки организации и продвижения мероприятий в условиях бюджетных и временных ограничений.
  • С 2019 года я стала Куратором волонтеров фестиваля VK Fest. В 2019 году руководила функциональной командой инфостойки, в моей команде было 28 волонтеров. Также в 2019 я работала Куратором волонтеров на ZAVTRA Fest, VK Hackathon, «Суровый Питерский SMM».
  • С конца 2019 года я работаю event-менеджером и занимаюсь организацией онлайн и офлайн-событий.

Как правильно собрать волонтерскую команду, чтобы все работало, как надо? 

Все зависит от вида мероприятия, на которое нужно собрать команду волонтеров.

— Мероприятия, собирающие волонтеров на один день (концерты, спектакли, деловые события). 

Организаторы этих событий обращаются к крупным волонтерским сообществам. Создается пост в группе, и всех желающих добавляют в диалог события. Отбор волонтеров производится минимальный, ни о каком командообразовании не может быть речи. В благодарность волонтерам дают возможность присутствовать на событии или дают билеты на другое событие, в отдельных случаях выплачивают небольшой денежный аванс. 

В основном целевая аудитория такого рода волонтерства — это школьники и студенты, которым хочется побывать на данном мероприятии. Для подготовки волонтеров на такие мероприятия нужен общий чат со всей информацией, распределение волонтеров по функционалу и четкий инструктаж на площадке.

— Мероприятия с комьюнити из волонтеров — конференция «Суровый Питерский SMM» и форум организаторов событий SOLD OUT. 

На данных мероприятиях создано комьюнити людей, которые по-настоящему влюблены в идею события. Целевая аудитория — люди разных возрастов и профессий. 

Волонтеры общаются в отдельном чате, который был создан организаторами еще во время первых конференций, и в период их отсутствия волонтеры обмениваются опытом, делятся интересными событиями в профессиональной сфере, еще туда прилетают интересные вакансии специально для комьюнити.

Волонтеры готовы приехать за свой счет на такое событие, так как они едут за атмосферой, нетворкингом и бесценной образовательной программой. Две конференции проходят на протяжении 2-3 дней и насыщены слотами образовательной программы, сессиями с актуальными рыночными кейсами, зонами нетворкинга и антидокладами. 

Есть кураторы волонтеров, которые составляют гайды, распределяют функционал и занимаются командообразованием. Все волонтеры делятся по различным направлениям, это может быть модерирование лекции или встреча участников. Во время мероприятия кураторы оперативно решают организационные и технические вопросы. 

К сторонним волонтерским организациям «Ивентология» не обращается, так как организаторы заинтересованы в развитии своих волонтеров и сами производят отбор. В итоге волонтеры имеют багаж актуальных знаний в сфере event-маркетинга, новые знакомства, мерч, приятные подарки от партнеров, благодарственные письма, вдохновляющую заключительную речь от Наталии Франкель с обнимашками и слезами радости. 

— Мероприятия с командой волонтеров — VK Fest.

У фестиваля есть собственное сообщество в VK — «Команда Волонтеров». Это сообщество занимается набором волонтеров не только на фестиваль VK Fest, но и на «Видфест», Game Planet, «Супердискотека 90-х», VK Hackathon, «Маятник Фуко». Отбор волонтеров фестиваля VK Fest начинается за несколько месяцев до события, это мероприятие с огромным количеством волонтерских заявок, и из года в год эта цифра растет, как и сам фестиваль продолжает набирать обороты. 

После обработки всех заявок начинается работа по командообразованию и тренингу волонтеров. Так как площадь фестиваля огромна, волонтеры должны хорошо ориентироваться на площадке. Фестиваль проходит 2 дня и очень насыщен мероприятиями в разных зонах, в 2019 году этих зон было 22. 

Волонтеры распределяются по функционалу по зонам фестиваля, например, есть волонтеры зоны «Блогеры». У мероприятия есть слоган «VK Fest — фестиваль для каждого», поэтому его целевая аудитория — люди от 0 до 99 лет с разными интересами и целями посещения. Поэтому умение быстро реагировать на изменения и быстро ориентироваться в различных ситуациях — ключевые задачи в работе волонтеров. На таком масштабном событии очень важна роль кураторов волонтеров, так как они связующее звено между волонтерами и организаторами и от них зависит качественная работа волонтеров на площадке. 

В обязанности куратора волонтеров входит поиск и отбор волонтеров, подготовка презентаций и тренингов, координация работы волонтеров на фестивале, составление гайдов, сбор и обработка обратной связи. Волонтеры после мероприятия получают новые знакомства, возможность посетить площадку фестиваля и поучаствовать в активностях в свой перерыв от основного функционала, благодарственные письма, мерч (футболку). У меня была история: девушка-волонтер за обеденный перерыв успела выиграть сертификат номиналом в 30 000 рублей на косметику. 

Волонтеры после фестиваля продолжают помогать и на других мероприятиях от организаторов, поэтому мы нацелены на долгосрочное взаимодействие, и примерно 30% волонтеров на других мероприятиях — это люди с VK Fest.

Куратор волонтеров — это человек, который выстраивает работу в команде, обучает волонтеров и молниеносно решает все вопросы во время события. Я думаю, что куратором волонтеров или тим-лидером должен быть не человек, который работал 16 раз волонтером на этом мероприятии и знает площадку и тайминг от и до, а человек с сильно развитыми коммуникативными навыками, который умеет сплотить и организовать команду из любой группы людей.

— Мероприятия с волонтерским корпусом, с 2020 года с центром практики арт-кластером «Таврида». 

Организаторы в этом году отказались от волонтерских вакансий и создали центр практики. Изменилось позиционирование центра практики, теперь координаторы являются соорганизаторами форума и проходят стажировку в соответствии с договором гражданско-правового характера. 

Координаторы проходят отбор в несколько этапов: заполнение заявки на сайте, видеоинтервью, профессиональное тестирование. Все эти этапы необходимы для того, чтобы отобрать действительно мотивированных людей с большим опытом работы на мероприятиях разного масштаба. 

Смена длится чуть меньше месяца, и за это время координаторы получают опыт в организации масштабного форума. Арт-кластер располагается в Крыму и имеет обширную площадь территории в 500 000 кв. м. В летнее время температура может подниматься до 37 градусов, поэтому волонтерам нужно очень внимательно относиться к своему здоровью. 

Это по-настоящему масштабный форум творческой молодежи со всей России, за месяц координаторы получают огромный опыт работы с людьми в своем функциональном направлении.   

В арт-кластере ненормированный график работы в первые дни начала антишкол — это большая нагрузка, и координаторам нужно быть готовыми к этому. Если вы после двухдневной жаркой работы на фестивале еще неделю восстанавливаетесь, то на форуме недели на восстановление не будет. 

Во время смены проходит несколько творческих антишкол и между ними есть 2-3 дня пересменки. На мой взгляд, не хватает выстроенной системы онбординга новых координатров для организации качественной работы в первые дни. 

Координаторы делятся по различным направлениям: ивент, служба заботы об участниках, атташе, образовательная программа, медиа, протокол, грантовый конкурс, социальные исследования, маркет. 

У каждой команды координаторов направления есть старший, который координирует работу, отправляет важную информацию и решает срочные вопросы. Координаторы в конце форума получают ценные знакомства с участниками, экспертами антишкол, благодарственные письма, мерч (куртку, футболку, фонарик, сумку, power bank, планшет для бумаг, головной убор, обувь), стипендию в соответствии с договором. Целевая аудитория координаторов арт-кластера «Таврида» — молодые люди 20-30 лет.

Поэтому, отвечая на поставленный вопрос, как собрать волонтерскую команду, чтобы все работало как надо, важно:

  1. Со стороны организаторов произвести грамотный отбор волонтеров.
  2. Во главе команды волонтеров должен стоять куратор, обладающий не только опытом, но и развитыми коммуникативными навыками.
  3. Все волонтеры заранее должны быть распределены по направлениям работы и проинформированы по их функционалу.
  4. В чате волонтеров должны быть закреплены все документы с гайдом, пометками, google-таблицами с необходимой информацией и контактами.
  5. Если необходимо, для волонтеров должны быть организованы тренинги и командообразующие игры (это не сложно и всегда способствует тимбилдингу).
  6. Куратор на протяжении всего мероприятия должен интересоваться работой своих волонтеров, помогать им, если нужно. Волонтеры должны быть сыты и в хорошем настроении, от их психологического и физиологического состояния напрямую зависит и их работа (помощь).
  7. Кураторам волонтеров нужно знать всех своих волонтеров по именам и по функционалу или всегда иметь эту информацию в быстром доступе.
  8. Во время мероприятия и обязательно после волонтеров нужно благодарить, обнимать и любить. Благодаря их стараниям мероприятие состоялось!
  9. После мероприятия нужно составить форму обратной связи и отправить ее волонтерам для постоянного улучшения работы в команде.

Как стоит правильно мотивировать волонтеров, влюблять их в то, чем они занимаются? 

Нужно правильно выстроить работу с волонтерами, как я говорила выше. 

Ко мне обращались знакомые с запросом найти волонтеров под конкретное мероприятие, на мой вопрос о вознаграждении и условиях питания, мне ответили: «А что мы можем предложить? У нас такая замечательная лекция, им будет интересно просто послушать». 

Волонтеры всегда должны получать вознаграждение за свою работу. Из материальных стимулов это может быть мерч, благодарность, запись в волонтерскую книжку, билет на мероприятие. Из нематериальных — возможность прикоснуться к организации мероприятия, поучаствовать в образовательных сессиях, завести интересные знакомства с организаторами и волонтерами, послушать выступление любимого исполнителя (в свободное время). 

Назовите самые частые ошибки, которые стоит избегать при взаимодействии с волонтерами.

Обращение к волонтерам как к бесплатной рабочей силе. Услуги грузчиков волонтеры не выполняют, для этого есть специальные люди. Некоторые организаторы просят волонтеров помочь застроить сцену, перетащить цистерну с водой или просят у меня разрешения привлечь их к такой работе, я отказываю и объясняю правила работы с волонтерами.

Что еще?

  1. Позиционирование волонтеров как людей, которые находятся по иерархии ниже организаторов. Я как-то работала волонтером на одной конференции, и вместо положенных 15-20 минут на обед, организаторы выделили 3 и приказным тоном начали заставлять волонтеров «быстрее есть». На мое недоумение мне ответили дословно: «Посмотри на мой бейдж, я — ОРГАНИЗАТОР, а ты лишь волонтер». Такое бывает, и это неправильно. Как я говорила волонтерам инфостоек VK Fest: «Вы — лицо фестиваля, к вам обращаются за помощью гости, а организаторы видят в вас опору и поддержку».
  2. Забыть покормить волонтеров или загрузить слишком большим объемом работы без отведенного свободного времени. От психологического и физиологического состояния волонтеров напрямую зависит качество их помощи.
  3. Не дать вводной информации и объяснять все «по ходу работы». Не все люди хорошо адаптируются к быстрым изменениям и не всем легко воспринимать новую информацию в сжатые сроки, поэтому вся предварительная информация должна быть скинута в чат и оформлена максимально подробно в виде гайдов. 

У гостей мероприятия могут возникать вопросы, а они их могут задать только волонтерам (так как они являются связующим звеном между организаторами и гостями). Все FAQ, группы мероприятий, программа, карта — все это должно быть заранее закреплено в чате.

Волонтерство — для вас это про что? 

Когда я только начинала свое волонтерскую деятельность, моей мотивацией было:

— Стать частью мероприятия и помочь провести его на качественном уровне

— Стать частью новой волонтерской команды

— Нетворкинг и новые связи среди организаторов, волонтеров, лекторов, экспертов

— Посмотреть, как устроена работа над мероприятием, и в будущем иметь возможность присоединиться к команде организаторов

— Получить новый опыт решения организационных вопросов.

Я никогда не работала волонтером, чтобы потусить на концерте, это приятный бонус в свободное время. За время волонтерства я получала намного больше, чем просто посетить событие и увидеть любимого блогера. 

Сама атмосфера мероприятий меня заряжает и с каждым новым событием, работая в качестве куратора волонтеров или организатором, я вижу новые точки для профессионального роста и развития. Для меня особенно важно видеть результаты своей работы во время ивента, слышать слова благодарности от волонтеров во время события и после читать обратную связь.

 

Татьяна Лебедева

 

 

Рекомендуем посмотреть