Как организовать своё мероприятие эксперту

Правда ли вам нужен ивент или лучше без него? С чего начинать создавать своё событие и какие ошибки не стоит допускать. Разбираемся вместе с Наталией Франкель.

Мечтаете создавать свои события и приглашать на них экспертов, зарабатывать на этом деньги? Наталия Франкель на «Белой конфе» рассказала о реалиях событийного маркетинга и о том, как организовать своё мероприятие, чтобы не уйти в минус и осуществить свои мечты.

Зачем ивент вам и вашей аудитории?

Чтобы не получилось ситуации, когда вы организовали мероприятие, вложились ресурсами, а к вам никто не пришёл, давайте разберёмся, зачем аудитории вообще ваше событие. 

Люди захотят прийти, чтобы:

• Задать вопросы спикеру или аудитории, которая собралась, решить свои проблемы. 
• Найти единомышленников, поучаствовать в нетворкинге.
• Создать инфоповод — выложить сторис и показать интересное событие, поднять охваты в соцсетях.
• Увидеть лидера мнений, оказаться в его поле, получить его опыт, получить его «карму».
• Получить ачивку, особенно если ивент закрытый или участие в нём — с порогом входа. Показать, что побывали там, куда простой смертный не попадёт. 
• Продвигать себя через любые каналы — может, можно раздать материалы, пригласить аудиторию к себе в аккаунт, предложить услуги со скидкой. 

Аудиторию вы можете собирать онлайн или офлайн, и почти все форматы переносятся из одного поля в другое.

Вот основные форматы мероприятий

• Воркшоп, мастер-класс, интенсив
• Мастермайнд
• Нетворкинг-встреча
• Q&A-сессия (групповые дискуссии со спикерами форума)
• Встречи учеников, выпускные вечера
• Дни рождения, выход книги, любой другой инфоповод
• Лекция, семинар
• Кэмпы, выезды, стратегические сессии
• Конференции, форумы, формат TED. 

Это не исчерпывающий список, вы можете придумать что-то своё. 

А теперь давайте о вашей мотивации. 

Зачем эксперту организовывать события?

Во-первых, вы можете организовать мероприятие, чтобы собирать своё сообщество и выводить его в офлайн. На дистанции оно бесценно тем, что больше у вас покупает, с большей вероятностью будет вас рекомендовать. Вы будете более устойчивы, особенно в неоднозначные и трудные времена. Офлайн — огромная возможность для коммуникации и большего объединения своей аудитории. 

Во-вторых, можно придумать своё мероприятие, чтобы наращивать узнаваемость и популярность. Когда вас узнают, вы будете, скорее всего, первым человеком, которого порекомендуют знакомым, с кем будут взаимодействовать.

В-третьих, чтобы быть ближе к своей аудитории. Тогда вы будете лучше понимать её цели и задачи. Сможете дорабатывать свои продукты конкретно под неё, помогать ей в решении её проблем. 

Кроме этого, так вы покажете свою экспертность. Выходите на сцену своего события, отвечайте на вопросы людей, помогайте им.

На организации мероприятия вы можете заработать, а ещё опередить коллег, которые пока зарабатывают только онлайн. И конечно, при личном общении вы лучше прогреете свою аудиторию. 

Как создать своё мероприятие

Как создавать свою экосистему событий? 

Этап 1. Начинайте с маленьких форматов. Например, организуйте воркшоп — соберите людей в zoom, покажите презентацию, расскажите что-то по теме. Для такого мероприятия не нужны помощники, вы можете всё сделать сами. 

Этап 2. Выход на форматы кэмпов, инфоповодов. Для этого уже нужна команда в лице хотя бы одного человека, который будет делать за вас текущую рутинную работу: платить по счетам, составлять договоры. 

Этап 3. Организация конференций. Сюда нужна большая команда: волонтёры, продакшн, техническое сопровождение, маркетинг, трафик, отдел продаж и т.д.

Главное — определить свою цель

Когда вы решаете сделать свой ивент, важно определиться с тем, для чего вы это делаете. Чего хотите достичь в итоге? Что хотите получить? Точно ли вам это нужно, или лучше просто продолжать создавать свои обучения и не вписываться в эту сложную нишу? 

Определите краткосрочные и долгосрочные цели, сроки события, команду. 

Например, вы выбрали цели и решили собрать 50 человек на кэмп. У вас есть в команде ивент-менеджер и маркетолог — всего вас трое. Впереди у вас 2,5 месяца. За это время вы хотите сделать так, чтобы 30 человек из 50 заплатили вам за участие, а 20 стали гостями, экспертами и т.д. Это понятная цель.

Когда вы начинаете делать событие, постоянно получайте связь от аудитории: что ей нравится, что хорошо, что непонятно, что работает. Допиливайте, улучшайте и усиливайте мероприятие — ведь ни один проект или конференция не будут работать в первоначальном виде, его всё время надо доделывать. 

Что ещё важно учитывать, создавая ивент:

• Организация ивента — полноценная работа, которая отнимает ресурсы. Вам нужно будет собирать команду.
• Делегируйте профессионалам свой ивент — так тоже можно. 
• Не делайте для галочки, без понимания ответа на вопрос «Зачем?».
• Не делайте ради хайпа — только если у вас есть лишние деньги и время. 

Пример провальной идеи 

Ваша онлайн-школа решила сделать конференцию про ChatGPT, потому что эта тема сейчас на хайпе. Ваше желание — собрать за месяц 5000 человек и продать билеты по 15 000 рублей. И из всего, что есть для ивента, — только тема. 

Так не надо. На хайповой теме можно заработать денег максимум 1 раз. 

Пример, как надо

Дано: эксперт с курсом по финансовой грамотности, который хочет роста.

Что делали поэтапно, чтобы достичь цели и организовать мероприятие:

1. Сначала собрали онлайн-мастермайнд, это расширило аудиторию. Мероприятие провели 7 раз за год, заработали деньги и собрали первые кейсы.
2. Потом стали проводить бесплатные онлайн-встречи в формате Q&A по инвестициям, где эксперт показывал результаты работы, консультировал. На встречи приходили сотни человек. 
3. Параллельно эксперт собирал и вёл сообщество, делал контент, вкладывался в трафик, закупал рекламу у блогеров. 
4. Потом на большом семейном фестивале эксперт сделал секцию про то, как развивать в детях финансовую грамотность. Это ему обошлось условно бесплатно.
5. После этого он сделал такую же секцию ещё на 6 городских мероприятиях за сезон. Тоже условно бесплатно. 
6. Следующий шаг — выездной кэмп для семей, которые он собирал на предыдущих мероприятиях. Здесь он уже заработал прибыль.

Дальше можно масштабировать кэмпы, проводить их в новых регионах, увеличивать количество участников. У эксперта уже есть отзывы, результаты людей. Можно провести конференцию и любой другой формат.

Прибыльные или бесплатные ивенты — в чём смысл

Ивент может быть бесплатный, где вы почти ничего не потратите и выйдете в условный ноль. Например, вы берёте площадку по бартеру — бесплатно, если делаете бесплатный ивент. Фото и видео может снять кто-то из друзей. Вы не делаете трансляцию и не кормите участников, но люди получают результаты, удовольствие, нетворкинг и остаются довольны. 

Ивент может уйти в минус. Вы при этом понимаете, зачем тратите деньги: снимаете площадку, кормите зрителей, оплачиваете работу команды, продакшн, дизайн и прочее. Вход на мероприятие будет свободный или очень дешёвый. Чтобы в перспективе получить прибыль, вы можете поставить ценой входа только регистрацию — и люди попадут так в вашу воронку, а дальше вы будете продавать им свои продукты. 

Ивент может принести прибыль. Вы вкладываетесь в расходы, но при этом зарабатываете на продаже разных билетов, разных форматов.

Учтите, что нельзя сделать ивент и потом решить найти партнёра, который вложит в вас много денег. У вас изначально должен быть партнёр, которому вы нравитесь и который готов поучаствовать в ивенте и вложиться в него. 

Как заработать на мероприятии

Кроме продажи билетов, событие можно монетизировать следующими способами:

• Продавать свои книги и материалы, мерч.
• Продавать свои продукты — курсы, наставничество, мастермайнд и т.д. То есть вы выступили, показали себя экспертом и дали публике, например, QR-код с ограниченным временем на принятие решения, чтобы вписаться в ваше обучение. 
• Как уже сказано выше — продавать партнёрские пакеты. Это сработает, только если у события и организаторов есть репутация. Если её пока нет, можно продать что-то небольшое. В вашей нише может не быть партнёров, которые готовы дать вам больше, например, 20 000 рублей. 
• Продавать выступления. Но учтите, что если человек заплатил за выступление, то, скорее всего, захочет его отбить — и начнёт активно продавать. Вам нужно объяснить, почему спикер не должен делать из своего выступления продающий доклад. Ещё вы можете ввести предварительную модерацию презентаций с обязательной доработкой, если что-то в ней не устраивает организаторов. 

Используйте инструменты событийного маркетинга, пока ваши конкуренты сидят в онлайне и изучают свою аудиторию оттуда. Так вы поймёте реальную боль вашей ЦА, сможете создать для неё классный продукт и будете на шаг впереди.