10 ошибок начинающего организатора ивентов

На какие грабли не стоит наступать, особенно если вы только начинаете работать в сфере организации мероприятий. Разбираем ошибки организаторов. 

Вдохновлённый идеей своего ивента, организатор может забыть что-то важное, что-то не учесть, и в результате получить не сбывшуюся мечту, а очередной опыт и шишки.

О чём надо помнить, если вы начинаете работать в сфере организации событий, чтобы ваш ивент получился фееричным и прибыльным. Вот ошибки организаторов мероприятий, которые лучше не совершать. 

Ошибка 1. Не заключать договоры

Чем грозит: договорились с кейтеринг-компанией на словах – остались без кейтеринга. Или без площадки, без оборудования и т.д.

Что делать?

Заключайте договоры со всеми поставщиками, партнёрами, некоммерческими партнёрами и членами команды, если это нужно.

Не стесняйтесь обсуждать эти моменты. Все мы мечтаем сотрудничать с ответственными партнёрами и ждём от людей порядочности, но увы, на деле так получается не всегда. Люди могут передумать, изменить цену, условия аренды и т.д.

Оформляйте договорённости письменно и до начала работы. Тем более не вносите предоплату до заключения договора. Никаких денежных отношений до официальных соглашений с прописанными правами, обязанностями и сроками быть не должно. 

Даже если работаете по бартеру — подписывайте договор, как если бы работали за деньги. 

Ошибка 2. Не вести документацию и не собирать данные в табличку

Чем грозит: подрядчик утверждает, что предоплаты не было, а вы не можете найти чек, т.к. не сохранили в папку. Или не назначили ответственного за организацию видеозаписи – судорожно ищете исполнителя за день до ивента. 

Организатору надо очень многое держать в голове, и вы обязательно о чём-то забудете, так что не полагайтесь полностью на свою память. 

Что делать?

Чтобы не совершить эту ошибку организатора, для каждого подрядчика заведите отдельную папку, в которую будете складывать договоры, акты, счета и все нужные документы. 

Все данные по ивенту вносите в гул-таблицы. Записывайте в них:

• базу партнёров
• списки задач
• ответственных по каждой задаче
• расходы
• условия от партнёров и т.д.

В таблицах также удобно вести командную работу. 

Ошибка 3. Не просчитывать экономику ивента

Чем грозит: останетесь в долгах перед подрядчиками.

Что делать?

Не нужно надеяться, что у вас мигом раскупят все билеты и вы сразу выйдете в плюс. 

Просчитайте все обязательные и возможные расходы в гугл-таблице:

• аренда площадки
• аренда оборудования
• аренда конструкций — стульев, столов
• дизайн мероприятия — полиграфия, баннеры
• создание сайта
• реклама
• видео- и фотосъёмка, трансляция
• трансфер, питание, проживание спикеров
• зарплата команды, налоги
• канцелярия
• телефония и связь
• юрист
• грузоперевозки и т.д.

Исходя из затрат, посчитайте, сколько вам нужно продать билетов и по какой цене, чтобы выйти в плюс. 

Ошибка 4. Не вести соцсети

Чем грозит: упустите большую часть аудитории, т.к. она о вас просто не узнает или не будет достаточно мотивирована, чтобы прийти. 

Что делать?

Социальные сети мероприятия нужны для прогрева аудитории, для сбора обратной связи, для повышения мотивации прийти на ваше событие. Это база для следующих мероприятий и бесплатный трафик — лояльная аудитория сама будет распространять информацию о вас и делиться отзывами. 

В вашем сообществе должна быть информация о событии — дата, место, время, о спикерах, возможность купить билет. Если спикеров несколько, расскажите о каждом, идеально, если добавите от них личное приглашение на ивент. Укажите контакты организатора, кому можно задать вопросы. 

Напишите подробное описание встречи. Если есть отзывы о прошлых мероприятиях, публикуйте их, добавляйте фото, видео. Напоминайте о грядущем повышении цен. 

Ошибка 5. Экономить на мелочах

Чем грозит эта ошибка организатора: поставили самый дешёвый кофе и пластиковые стаканчики — посетители решили, что вы на них сэкономили. И будьте уверены, они запомнят именно это. Или скажут: да, было хорошо, но вот на кофе сэкономили! 

Что делать?

Не бывает мелочей и незначительных нюансов. Из них складывается ваше большое событие. 

Пространство для кофе-брейка, бесплатная вода на мероприятии, возможность припарковаться, соблюдение расписания, достаточное количество пространств, гримёрок, навигация по площадке — всё это и ещё тысяча мелочей — вовсе не мелочи. 

Как только о чём-то вспомнили, увидели классную идею, занесите себе в табличку. И если уж решили реализовать мелочь, то делайте хорошо.

Если печатаете бейджи с должностями команды, то печать должна быть чёткой и качественной. И так во всём. Держите планку и задавайте уровень своего мероприятия. 

Ошибка 6. Не контролировать презентации и выступления спикеров заранее

Чем грозит: сидите в последний день и вычитываете презентации – в суматохе можно что-то не заметить, пропустить, а потом на выступлении придётся краснеть за другого человека. 

Что делать?

Вы отвечаете за качество своего мероприятия, и если вы приглашаете на него спикеров, то отвечаете и за то качество, которое выдают они. Отсматривайте все презентации и требуйте присылать их заранее, а не в последний день.

Можно даже попросить спикера сделать финальный прогон своего выступления на видеовстрече. Максимально минимизируйте в выступлении информацию о продажах, т.к. ваши слушатели вряд ли хотят заплатить деньги за рекламу, они идут за полезной информацией. 

Попросите спикера соблюдать ваш фирменный стиль или хотя бы разместить ваш брендовый слайд в начале и конце презентации.

Ошибка 7. Менять программу в последний момент и не следить за таймингом

Чем грозит: за одним опоздавшим спикером позже начнёт другой — задержится пост-пати, а это уже может повлечь неустойку за аренду и т.д.

Что делать?

Тайминг мероприятия необходим не только вашим посетителям, но и вам, т.к. один сдвиг по времени может повлечь за собой хаос во всех остальных действиях.

На что важно закладывать время, чтобы не допустить ошибку организатора:

• Регистрация участников и рассадка. Позаботьтесь, чтобы на входе не было очередей, приглашайте людей ко времени начала регистрации. 
• Перерывы между выступлениями. Людям важно переключиться, отдохнуть, перекусить.
• Обеденный перерыв.

О любых изменениях в программе обязательно сообщайте людям, ведь им важно планировать своё время. 

Ошибка 8. Завышать цифры: количество участников, масштаб мероприятия

Чем грозит: люди приходят с завышенными ожиданиями и получают намного больше разочарований, предвзято относятся уже ко всему мероприятию и начинают выискивать в нём другие минусы. 

Что делать?

Конечно, очень хочется привлечь людей на своё мероприятие. Но если оно масштабное пока только в вашей голове, не озвучивайте цифр, которых нет.

Полупустой зал сразу создаст негативное впечатление. Плохо, когда люди приходят с завышенными ожиданиями. Лучше, наоборот, пусть будут приятно удивлены и увидят аншлаг, о котором расскажут своим друзьям. 

Ошибка 9. Не набирать на крупный деловой ивент волонтёров

Чем грозит эта ошибка организатора: участники будут долго искать стойку регистрации, разыскивать нужный зал, раздражаться, и это скажется на общем впечатлении от мероприятия.

Что делать?

Волонтёры на мероприятиях — это люди, которые искренне влюблены в ваш проект, верят в него и готовы помогать на всех этапах без оплаты.

Они могут:

• встречать и провожать гостей до их мест
• регистрировать участников
• проверять билеты
• отслеживать тайминг
• следить за порядком на площадке
• помогать гостям, улыбаться им и помогать в незнакомой обстановке. 

Накануне события проведите общее собрание с волонтёрами, расскажите ещё раз об идее, концепции события, распределите обязанности — кто, кому и зачем подчиняется. Каждый волонтёр на мероприятии должен быть в курсе тайминга, организации и всех мелочей, чтобы он мог помочь людям даже по неожиданным вопросам. 

Ошибка 10. Нарушать логичную последовательность действий

Чем грозит: анонсировали площадку для мероприятия, на которой сами бывали 5 лет назад, поехали смотреть её – увидели, что она не подходит под ваш формат, т.к. забыли о некоторых нюансах. 

Что делать?

Вам может казаться, что вы уже наверняка договорились о площадке, но не начинайте продавать билеты, пока не закрепили свои договорённости на бумаге.

Сначала отсмотр и бронь площадки — потом открытие продаж билетов.

Сначала утверждение всей программы — потом печать полиграфии с программой. 

Сначала подписанная договорённость со спикером — потом анонс его выступления. Даже если вы с ним лично всё обсудили.