Топ-14 ошибок при работе с партнёрами мероприятия

Партнёры мероприятия: разбираемся, как работать, чтобы не было мучительно больно до, после или во время события. 

Привлечь партнёров, продать партнёрам, заработать на партнёрских интеграциях в событие – цель и целое дело. Но как сделать так, чтобы был ожидаемый результат, чтобы достигались цели, чтобы партнёры возвращались? По мотивам многочисленных консультаций собрала самые распространённые ошибки организаторов при работе с партнёрами.

1. Не изучаем партнёров

Не анализируем рынок, не изучаем отдельные сегменты, не задумываемся, кому релевантна и ценна наша аудитория. 

Шарашим по всем одной и той же пдфкой, не ориентируясь на потребности, боли и цели бизнеса, с которым мы пытаемся вступить в диалог. Потом очень удивляемся, почему нам никто не отвечает, у нас никто не покупает, и репутация у нас тоже не то чтобы высокая среди потенциальных партнёров мероприятия.

Шарашим по всем одной и той же пдфкой, не ориентируясь на потребности, боли и цели бизнеса, с которым мы пытаемся вступить в диалог. Потом очень удивляемся, почему нам никто не отвечает, у нас никто не покупает, и репутация у нас тоже не то чтобы высокая среди потенциальных партнёров мероприятия. 

2. Не собираем, не храним, не актуализируем базу

Ещё хуже – пытаемся работать по чужой базе, собранной вообще для другого региона или для другого сегмента бизнеса. Собираем данные не в подробную таблицу с необходимыми полями, а где придётся – то на листочке, то в табличке, то в переписке в мессенджере. При этом непонятно, где быстро найти контакт, на чём остановилась наша коммуникация, чего от нас ждут и с кем общаться. Это выглядит непрофессионально, и вряд ли с нами на дистанции будут хотеть иметь дело серьёзные партнёры.

3. Компред не разбит на смысловые блоки

Наше коммерческое предложение партнерам выглядит как заготовка, в которую мы попытались запихать самое важное (то есть всё что было). Начинаем говорить про целевую аудиторию – перескакиваем на опции партнёрских пакетов, потом даём контакты менеджеров, потом снова возвращаемся к тому, как было в прошлые годы. У рабочего компреда есть логика, которой стоит придерживаться.

4. Нет дизайна, визуала, цветовых/шрифтовых акцентов

Будете ли вы серьёзно относиться к компании, которая предлагает вам дать ей сотни тысяч или миллионы рублей, а сама сделала кривое коммерческое предложение без фирменного стиля, дизайна и визуальной логики? Вряд ли.

5. Нет конкретики, нет цифр

«Самая крупная конференция», «соберём огромную аудиторию», «максимальные охваты рекламной кампании» — это бессмысленные наборы слов, недопустимые в коммерческом предложении, суть которого — цифры и факты.

6. Много лишней информации

Много общих слов, ненужных отступлений, длинных текстов, не относящейся к делу аналитики из интернета. Я видела компреды конференций, где были целые слайды мелкого текста (а всего слайдов было больше 30). Менеджеры недоумевали, почему с ними никто не выходит на связь, они же собрали много аналитической информации по теме своего события из интернета. Но зачем это в компреде?

7. Несистемная работа менеджера

Появился, пять раз в день напомнил о себе… и пропал на полторы недели. Потом написал в личный мессенджер в субботу в 21 час, потом снова пропал на неделю, потом написал в понедельник в 8 утра на все контактные данные. Забывает, на чём закончили в прошлый раз, перескакивает из одного канала коммуникации в другой. Уйдя в отпуск, не оставляет контакты коллег и т.д.

Кстати, смотрите свежий подкаст на YouTube-канале Наталии Франкель, где мы честно и немного больно говорим о проблемах событийной культуры в России с пятикратным победителем премии в области event-индустрии Вахтангом Вахтангишвили. Почему ивент-индустрия сейчас близка ко дну? Где учиться событийной режиссуре? И другие острые вопросы – внутри.

8. Враньё в компреде

Завышенные цифры участия: зал на 500 человек – написали, что ожидаем 1500, завышенные цены на опции и пакеты (потому что очень нужны деньги), взятые с потолка цифры охвата рекламной кампании… 

Или пишите реальное, или не пишите – золотое правило организатора. Бизнес не дурак, конверсию из рекламы в Директе считать умеет, поэтому вы должны с калькулятором в руках уметь обосновать каждую строчку, каждую запятую – и сделать это честно. Не только показать на слайде, но и реализовать на ивенте, чтобы к вам захотели вернуться.

9. Отсутствие логики в последовательности слайдов

Нельзя сначала ставить стоимость партнёрских пакетов, потом рассказывать про событие. Нельзя сначала ставить контакт менеджера, потом рассказывать про целевую аудиторию. Есть максимально рабочая логика и последовательность – хотелось бы её донести до максимума людей.

10. Взятые с потолка цифры стоимости партнёрских пакетов

«Нам нужно 5 миллионов на то, чтобы закрыть все потребности – поэтому эта опция будет стоить.. ХХХ. Неважно, что это нереально – нам же надо, иначе мы в минус уйдем…».

11. Взятые с потолка блоки опций в пакетах

Не изучив потребности потенциальных партнёров мероприятия, их ожидания от аудитории и события, не стоит складывать в пакет то, что вы сочтёте нужным. Лучше собрать под запрос то, что будет важным и релевантным для партнёра и повысит вероятность продажи.

12. Писать всем подряд по всем каналам, не выходя на ЛПР, а также не соблюдать стандарты деловой переписки

Это лютый моветон, грозящий баном вас как события, с которым хочется иметь дело.

13. Несамостоятельность менеджера

Если он не владеет полной информацией по проекту, форматам и возможностям интеграций, долго согласовывает каждый чих и вопрос потенциального партнера со своим руководством (не имея должной свободы), не может ответить на простейшие вопросы про аудиторию – с ним достаточно быстро перестанут иметь дело, потому что время дороже.

14. Работать без ИП или ООО

Тут даже говорить не о чем.

Пример из опыта

В наставничестве у меня была компания с целой линейкой событий, но монетизация несколько лет шла только на билетах. Партнёрам мероприятий застраивали стенды, давали билеты, но пускали бесплатно, опасаясь потерять лояльность и доступ к рассылкам по базам. При этом компания проводила нишевые мероприятия, интересные крупным партнёрам их региона. 

За 6 встреч мы с ними пересмотрели формулировки в коммуникации, ценность и смысл для партнёров, сформировали коммерческие предложения с новыми опциями, возможностями и плюшками, проработали скрипты, оцифровали прошлый опыт. К счастью, все результаты партнёров с прошлых событий были собраны и показывали, что именно было результативно. Под моим контролем продали первый блок партнёрств на семизначную сумму.

Автор: Наталия Франкель