15 недостатков помещений для мероприятий, о которых знают опытные организаторы

Где кроются недостатки помещений, которые могут испортить любое мероприятие? Разбираем возможные проблемы площадок для организации событий с командой «Ивентологии».

Сложно даже представить, сколько нервных клеток и сил организаторы вкладывают в своё детище, собирая очередной (или вообще первый в их жизни) ивент. 

Ещё сложнее представить их чувства, если всё могло бы быть идеально, если бы… не ужасная площадка. Куда заглянуть, что спросить у арендодателей, прежде чем приглашать сюда гостей?

Вот список 15 моментов, на которые стоит обратить внимание и где могут крыться недостатки площадки. 

 

1. Визуал

Возможные недостатки площадки: старый ремонт, некрасивые залы. 

Площадка может на фото выглядеть не так, как в жизни. То, что однозначно испортит впечатление, — старый ремонт, старая мебель, старые ковры. Эдакий привет из прошлого.

Например, на полу — старинная плитка времён СССР или паркет, видавший виды, на дверях ненадёжные замки, которые вот-вот отвалятся, в туалете лежит кусок мыла и стоит сушилка для рук, которая минут 5 будет их сушить. 

Такая площадка не подойдёт для современных конференций, поэтому старайтесь всегда лично смотреть место для ивента, в крайнем случае — просите детальное видео каждого помещения.

 

2. Акустика

Возможные проблемы площадки: неприятный шум из колонок, некачественный звук. 

Подключите к системе свою музыку, поговорите в микрофон. Звук должно быть одинаково слышно на любом удалении от сцены, без эха, вибрации, шумов, скрипа. 

Если у вас запланированы выступления в разных залах, важно убедиться, что в одном зале не слышно, что происходит в другом, и звуки не перебивают друг друга. Попросите владельцев площадки пустить вас в соседний зал, когда за стеной выступает спикер или идёт концерт. 

Ещё убедитесь, что в соседних помещениях не идёт ремонт — тут вряд ли поможет звукоизоляция, и вряд ли вашим зрителям понравится, что выступление спикера будет перекликаться со звуком перфоратора. 

 

3. Планировка (возможность зонирования)

Возможные недостатки помещения: узкие коридоры, неудобное расположение залов и обилие колонн, которые будут перекрывать видимость. 

Проверьте, можно ли разделить площадку для мероприятия на зоны. Например, поставить перегородки, отвести зоны под нетворкинг, кофе-брейк. Нужно не только само наличие места под зоны, но и чтобы до них доставал звук и свет. 

Если места для регистрации гостей не хватает, проверьте, где вы сможете разместить дополнительную стойку, чтобы люди не толпились в очереди. 

Не забудьте про комнаты для организаторов, спикеров. Пространство должно подходить для планирования, чтобы не оставалось пустых и непонятных мест.

 

4. Вентиляция и отопление

Возможные проблемы площадки: на все залы установлена одна вентиляция, тогда в одном зале будет жарко, в другом холодно, и сделать ничего нельзя. 

Проверьте температуру на площадке: она должна быть 18–22 градуса. Людям будет комфортно при 20–22 градусах.

Спросите у арендодателей о системе вентиляции: можно ли её регулировать в течение мероприятия по объёму притока и вытяжки. По нормам на одного человека в час нужно 40–50 кубических метров воздуха. Если у вас ивент на 100 человек, то система вентиляции должна запустить в помещение 4000–5000 кубометров воздуха за час, при условии, что оно небольшое (около 400–500 кв. метров). 

Если вентиляция не принудительного характера, предусмотрите проветриваемость помещения — например, запланируйте перерывы, чтобы открыть окна. 

Потрогайте радиатор — он должен быть тёплым, если на улице холодно. Если он холодный, то потрогайте трубы, которые подают тепло на радиатор. Если и они холодные, то гости могут замёрзнуть. 

 

5. Оборудование

Возможные недостатки помещения: в залах стоят старые экраны и проекторы, на которых плохо видно презентацию. 

Печально, если в день ивента выяснится, что часть заявленного организатором оборудования не работает / забыли отремонтировать. 

Например, нужно убедиться, что на площадке для мероприятия есть и исправны проекторы, кликеры, экраны, презентационные ноутбуки, световое и звуковоспроизводящее оборудование, микрофоны. К оборудованию без проблем можно подключиться, оно не зависает, на экране нет царапин во всю диагональ и т. д.

 

6. Парковка

Возможные недостатки, которые могут испортить мероприятие: нет парковки или она маленькая, нет заезда для подвоза оборудования на площадку. 

Если парковка есть, но она не рассчитана на ваше количество гостей, вы получите шквал негатива ещё до начала мероприятия. Поэтому уточняйте количество свободных мест на ней и то, сколько обычно служебных автомобилей её занимают. Остаётся ли место для ваших гостей или нужно поискать альтернативную парковку неподалёку?

Сама парковка должна быть такой, на которой могут спокойно разъехаться автомобили и прорисованы парковочные места. Не забывайте, что некоторым водителям очень некомфортно разворачиваться и парковаться там, где крайне мало места или вообще можно выехать только задом. 

 

7. Транспортная доступность

Возможные недостатки площадки: добраться на площадку без машины просто нереально, а идти пешком 3–5 км гости не замотивированы.

Проверьте, есть ли поблизости метро, остановка транспорта, приезжает ли по этому адресу такси. Если места удалены от города, а на подъезде к ним ещё и часто бывают вечерние пробки, то такси может стоить очень дорого или не принимать заказ.

Важно, чтобы любой человек с любым достатком мог легко добраться до площадки, и желательно, чтобы у него было несколько вариантов на выбор. 

В крайнем случае организуйте трансфер для гостей. 

 

8. Мощность электричества

Возможные недостатки помещения: не хватает мощности для подключения всего необходимого оборудования. 

Для подключения оборудования нужны розетки 220 Вольт с мощностью не меньше 6 кВт. На них вы сможете подключить нагрузку 4–6 кВт. Например, столько тянет светотехническое оборудование. 

Скорее всего, вам понадобятся с собой удлинители — для них должно быть место, чтобы было куда подключить. Вопросы с электричеством обычно приходится решать самим. 

 

9. Освещение

Возможные недостатки, которые испортят мероприятие: в залах темно, туда не попадает естественный свет и недостаточно яркости ламп. 

Если вы проводите конференцию, то в зале должно быть достаточно ярких ламп дневного света. В тёмном помещении людям может быть некомфортно, к тому же элементарно не получится сделать классные фото и видео без света.

Важна возможность делать световые акценты во время выступления спикеров, то есть на площадке должны быть прожекторы, поворотные светильники и т. д. Нужно будет менять режимы освещения, и очень удобно, когда переключаться можно с мобильных устройств. 

Плюс не забудьте про эвакуационное и аварийное освещение — проверьте наличие аварийного блока питания.

 

10. Интернет

Возможные проблемы площадки: не хватает мощности Wi-Fi для раздачи интернета.

На площадке как минимум у организаторов должна быть возможность подключиться к Wi-Fi, в идеале — у посетителей тоже. Поэтому важно проверить скорость интернета и количество точек раздачи интернета. Ещё желательно иметь под рукой контакты человека, к которому можно обратиться и быстро решить вопрос, если интернет не работает или пропадает.

Попробуйте провести с площадки рабочий Zoom и посмотрите, всё ли исправно работает. Если с интернетом проблемы, то всё будет подвисать, начнутся проблемы со звуком, некачественное изображение. 

А вообще в любом случае заранее подавайте заявки на усиление Wi-Fi. 

 

11. Гардероб

Возможные недостатки помещения: гардероб на площадке маленький или его вообще нет. 

Важно рассчитать, чтобы количество вешалок и номерков с запасом соответствовало числу зрителей. Уточните, есть ли вообще на площадке гардероб, если он не предусмотрен, то, проводя зонирование, учтите эту зону и организуйте его сами.

 

12. Места для сидения

Возможные недостатки площадки для мероприятия: неудобные дешёвые кресла или стулья. 

Проверьте, на чём будут сидеть ваши зрители. Если площадка предоставляет дешёвые пластиковые стулья, этот косяк припишут вам. Стулья должны быть удобными, не треснутыми, не протёртыми, не скрипящими. Чтобы человек мог не напрягаясь и не чувствуя боль в пояснице просидеть минимум 1 час.

 

13. Туалеты

Возможные проблемы помещения для мероприятия: туалетов мало, они расположены далеко от залов. 

Важно, чтобы туалетов хватило на всех, они были чистыми и располагались в удобной доступности. Например, чтобы человеку не пришлось идти через весь зал в одну-единственную кабинку и стоять к ней в очереди. 

 

14. Команда площадки

Возможные недостатки: не к кому обратиться за решением вопросов, вас отправляют то к одному человеку, то к другому. 

Спросите, кто работает на площадке и кто за что отвечает. Может быть такое, что никакой координации нет, никто ничего не знает, и если вам понадобится быстро решить форс-мажор, то концов не найдёте. 

У сотрудников площадки должно быть чёткое распределение обязанностей и главное — коннект между собой. 

 

15. Еда

Возможные недостатки площадки для мероприятия: невкусная еда, дешёвые продукты. 

Обязательно пробуйте еду, которую будете подавать во время ивента. Всё нужно дегустировать. Бывает, что на площадке есть свой буфет, но еда там некачественная или просто невкусная. А люди однозначно запомнят, если их плохо кормили.

Пусть вам и вашим гостям будет вкусно, тепло, светло и просто комфортно, чтобы после ивента вы собирали только восторженные отзывы!