Всё об организации
и продвижении событий

Подготовка событий Проведение событий Чек-листы Инструкции и алгоритмы

Чек-лист: на что обратить внимание при выборе вебинарной комнаты

Вебинарные комнаты — один самых удобных вариантов для проведения онлайн-мероприятий.

Еще восемь лет назад первые тренинги проходили на аудиоплатформах, где зрители слышали только голос и видели ссылки в чате. Сейчас возможностей намного больше, а значит, встает вопрос выбора платформы. Все вебинарные комнаты похожи по функционалу, но имеют особенности, которые могут оказаться решающими.

Итак, вам нужно выбрать платформу для  онлайн-мероприятия. Для начала стоит составить документ, в котором будут прописаны все необходимые составляющие:

1. Какое мероприятие вы делаете — конференцию, тренинг, концерт? 

2. Сколько человек будет выступать и с каких устройств? 

В одном помещении сидит три спикера, и они могут просто меняться друг за другом, или спикеры выступают с разных концов света и разных устройств?

4. Нужны ли параллельные потоки, которые будут идти одновременно?

5. Сколько человек будет смотреть мероприятие? Известно ли это заранее?

6. Какие опции нужны выступающему (написать полный список)?

7. Какие опции нужны зрителям?

Например, на конференции выступающему нужно только говорить, а зрителю — только писать в чат, дополнительный интерактив может проводиться на других площадках. А при проведении тренинга спикеру нужно много дополнительных опций и важно, чтобы у зрителей они тоже были.

8. Бюджет — есть или нет? Есть ли возможность его добыть?

Так вы поймете, каких возможностей ждете от вебинарной комнаты:

— приглашение одного или нескольких спикеров

— проведение одного или нескольких потоков

— возможность собрать много зрителей

— функционал для спикера

— могут ли зрители участвовать в мероприятии (обратная связь)

На что обратить внимание при выборе вебинарной комнаты?

  • Опыт площадки

С выходом всех в онлайн появляется все больше вебинарных комнат. Есть вероятность словить все баги на новом месте.

  • Объемы вебинарных комнат и тарифы

Есть ли у сервиса вебинарная комната нужного размера, чтобы не переплачивать? Часто основной функционал комнаты включен в базовый тариф, но в дополнительных условиях написано, что, например, запись больше 40 минут идет за дополнительные деньги. Узнайте о возможностях быстрой смены тарифа, выясните все о скрытых платежах. Если вы планируете мероприятие с участниками, точное количество которых сложно спрогнозировать, важно иметь возможность быстро нарастить вебинарную комнату.

  • Интуитивность и язык интерфейса

Для спикеров и участников, которые никогда в жизни не работали с онлайном, все должно быть понятно, иначе вы запутаетесь давать инструкции.

  • Возможность протестировать все опции

Обращайте внимание на адекватный демо-пакет. Например, он может быть составлен с возможностью протестировать одного спикера с группой из пяти человек без записи контента. Вам это может не подойти, потому что вы планируете трех спикеров и хотите записать встречу.

  • Оперативность и язык техподдержки

Обязательно свяжитесь с техподдержкой и посмотрите, как быстро она реагирует. Это очень важно, потому что у зарубежных сервисов техподдержка работает на английском языке — устраивает ли это вас? На каких-то платформах техподдержка работает с 09:00 до 18:00, а ваш вебинар проходит вечером и вам нужна оперативная техподдержка в это время. Задайте какой-нибудь вопрос и поговорите со специалистами, проверьте, как быстро они отвечают. В идеале реакция должна быть мгновенной.

  • Функционал 

Смотрите на специальные опции, которые вам нужны. Например, когда демонстрация экрана включается через скачивание специальной программы на компьютер. Если у вас много спикеров, это может быть неудобно.

Функции вебинарных комнат

Презентация + чат + аудио + видео

Это есть у всех. Дальше начинаются различия.

  • Возможность подгружать и транслировать видео или аудио прямо с площадки или транслировать с YouTube

Если вы проводите конференцию и в перерывах между спикерами хотите включать музыку или показывать ролики, то эта опция нужна. Если у вас тренинг, то, возможно, она не пригодится.

  • Вещание нескольких спикеров (по очереди или одновременно)

В большинстве вебинарных комнат можно достаточно комфортно подключить двух спикеров одновременно, но иногда с этим бывают проблемы.

  • Возможность одновременной работы нескольких вебзалов в одном аккаунте

В некоторых вебинарных комнатах есть возможность сделать круглый стол или митап, чтобы спикеры говорили одновременно. Если вы организуете конференцию или тренинг, и вам нужно разделить аудиторию на группы и рассадить ее по таким виртуальным кабинетам, нужно протестировать, как все работает.

  • Мгновенная запись и доступ к ней

Практически все вебинарные площадки делают автоматическую запись, но все же стоит всегда ее дублировать.

Практически любой площадке нужно некоторое время для конвертации записи и на то, чтобы она появилась в доступе. Хорошо, когда это происходит в течение получаса, и участники получают доступ к записи по той же ссылке, по которой они приходили на вебинар. Это своеобразная автоматизация: администратору не надо делать дополнительных действий, чтобы отправлять доступы.

  • Ограничение доступа (доступ с регистрацией, по паролю, по персональной ссылке, общий доступ) 
  • Возможность сразу скачивать документы

Это удобная опция для тренинговых мероприятий, когда сразу можно подгрузить не только презентацию, но и файлы, чтобы участники могли их себе скачать.

  • Возможность для участников «поднять руку» и «выйти к доске» 

Когда спикер спрашивает у слушателей, хотят ли они высказаться и поучаствовать в обсуждении, человек может нажать на кнопку «поднять руку». Эта «рука» появляется около его имени, и спикер дает ему доступ выйти в эфир.

  • Демонстрация экрана

Оцените возможности демонстрации экрана. Они есть на всех вебинарных площадках, но могут настраиваться по-разному, поэтому стоит заранее скачать программное обеспечение.

  • Возможность смотреть и вещать со смартфонов (приложение, браузер)

Оценивайте возможность смотреть и выступать со смартфонов, потому что некоторое время назад ее не было. Сейчас практически у всех вебинарных комнат есть свои приложения. Иногда их нет, и приходится открывать вебзалы через определенный браузер. Это может вызывать трудности у аудитории. Вещать со смартфона не всегда удобно.

  • Рисование на доске или слайдах
  • Проведение опросов и сбор статистики
  • Брендирование зала и возможность повесить туда логотип
  • Скачивание истории чата

Если в чате идет работа с участниками, и потом нужно отдать переписку в качестве дополнительного материала к мероприятию, то эта опция очень важна.

Дополнительный функционал оценивайте на самих платформах: это могут быть автоматические напоминания о вебинарах, создание лендинга на вебинарной платформе, рассылки, прикрепленная система оплаты.

Увы, вебинарные комнаты могут выдавать «сюрпризы» — они собраны в отдельной статье о багах на онлайн-площадках.

Там же можно найти список вебинарных комнат, которым можно доверять (по версии Марии Губиной, руководителя тренинг-центра «Маркетинг с азов»).

<По материалам доклада Марии Губиной на Экстренной конференции «Ивент-индустрия: новая реальность» в марте 2020>

Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Рекомендуем посмотреть
Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»