Гибридные события: что это такое и как их проводить?

Пока мир сидел на карантине, ивент-индустрия срочно осваивала новые форматы взаимодействия с аудиторией — проводила выставки, конференции, семинары, тимбилдинги, сочетая одновременно онлайн и офлайн. Так в информационном поле стали все чаще говорить про гибридные мероприятия. 

Что это такое? Для чего они нужны? Как их проводить? В чем их польза? Со всеми этими вопросами разбираемся в статье. 

Что такое гибридные мероприятия

Это любые события (семинары, концерты, выставки, конференции), которые сочетают в себе элементы онлайна и офлайна, когда физическое пространство дополняется виртуальным, а к людям, находящимся в офлайне, может присоединиться неограниченное количество участников из онлайна.

Гибридный формат показал, что может давать большое количество регистраций участников и посещений платформы, широкий охват, значительно снижает затраты на логистику спикеров, аренду помещений, оплату кейтеринга и технического райдера для артистов. Но у каждого формата есть свои особенности, которые стоит учитывать. 

Что важно учитывать при организации гибридных мероприятий

• Виртуальная платформа

Это основа для любого гибридного мероприятия. Платформа позволяет регистрировать участников, транслировать доклады спикеров из студии в режиме реального времени, устраивать голосования и опросы, проводить виртуальный нетворкинг в специальных переговорных комнатах, скачивать материалы и использовать инструменты геймификации.

Чтобы предусмотреть все эти моменты, организаторы разрабатывают собственные платформы, которые отвечают на запросы конкретного события, или используют уже готовые решения. 

• Профессиональное техническое сопровождение

Позволяет качественно транслировать картинку, звук и обеспечивает стабильное соединение. Без профессионалов сложно учесть все риски и устранить неполадки в самое короткое время. 

• Продолжительность события

Исследования показывают, что максимальная вовлеченность участников гибридных событий — около 3 часов. Важно учитывать этот момент при организации ивента, отсюда вытекает следующий пункт. 

• Вовлекающий контент и грамотный визуал

Привычное выступление спикера может оставить равнодушными участников онлайна, тем более рядом могут быть отвлекающие факторы: семья, дети на каникулах, домашние животные, рабочие задачи. Участникам очень просто выйти из трансляции. Поэтому важно понимать, какой контент подойдет именно для гибрида, и учитывать, что здесь большое значение имеют визуальные решения. 

Грамотно выстроенная и срежиссированная картинка намного эффективнее справляется с вовлеченностью. 

• Упрощенная коммуникация

Облегчает путь участника на виртуальной платформе, когда он может легко и просто взаимодействовать с участниками и модераторами события, перемещаться по виртуальным выставкам и как можно дольше оставаться внутри площадки. 

• Геймификация

Геймификация является ключевым моментом для гибридных событий: она позволяет максимально вовлекать пользователей площадки. Что это может быть: начисление баллов за просмотренный контент, квесты с другими участниками, тесты на основе увиденного контента, онлайн-задания, разбивка по уровням и так далее. 

Почему гибриды могут пригодиться ивентщикам в новой реальности? Плюсов много, рассказываем по порядку. 

Преимущества гибридных событий

— Охват

Гибридные события стирают границы и упрощают доставку информации. Онлайн дает большие возможности как для организаторов, так и для участников, которые не тратят время и деньги на перелеты, гостиницы, питание, не перекраивают рабочее расписание под конкретный ивент. Такие события дают участникам быстрый качественный контент с минимальными временными и финансовыми затратами. 

— Повышение рентабельности 

Можно продавать доступ к платформе большему количеству людей, повышая рентабельность события. Офлайн-формат всегда ограничен площадкой и ее вместимостью. 

— Данные участников, которые можно учитывать в дальнейшем при планировании событий. С согласия участников им можно отправлять рассылки, всячески прогревать перед следующими событиями, продавать другие продукты. 

— Сокращение расходов, которые неизбежны в офлайне.

— Стирание границ 

В таком формате не нужно вести длительные переговоры со спикерами, расписание которых запланировано на несколько месяцев вперед. Найти время для часового выступления в онлайне намного проще, чем перепрошивать заданный рабочий ритм. И организаторам намного проще в него вписаться со своими предложениями.

— Экологичность

Офлайновые события предполагают использование большого количества бумаги (раздаточных материалов, буклетов, путеводителей) и пластика (стаканчики для кофе/воды, приборы, тарелки, чехлы для карточек участников, пакеты). А это оставляет большой экослед. Поэтому чем меньше офлайн-участников, тем меньше используется раздаточных и прочих неэкологичных материалов. 

Что еще может помочь при организации гибридных ивентов? 

1. Личный опыт участия в гибридных событиях

Это дает взгляд изнутри и помогает учитывать тысячу мелочей при организации уже собственного ивента. 

2. План

Важно предусмотреть все: продумать цели события, как их достичь, что нужно учесть при техническом планировании, какие маркетинговые ресурсы стоит привлечь, подумать про контентную составляющую и вовлеченность. 

3. Бесплатный доступ к онлайн-ресурсам

Или более низкая стоимость участия для онлайна, и более высокая для офлайна, что закономерно. 

4. Тестирование оборудования

Перед событием стоит провести генеральную репетицию, проверить звук и качество трансляции, запустить тестовый прогон со спикерами, чтобы не возникало неполадок уже во время ивента. Плюс это поможет устранить недочеты, если у спикера плохой интернет или неподходящие студия и фон. 

5. Модератор 

Для проведения гибридного события понадобится несколько модераторов: для офлайн-площадки и для онлайна. Еще важно учесть, что потоков, как и студий, может быть несколько, поэтому стоит рассчитывать, что вести программу можно параллельно из нескольких мест, если это масштабное событие.

6. Онлайн-программа

Многие участники не могут посвятить весь день событию, но выделяют несколько часов своего рабочего времени. Подумайте, что можно сделать для них, например, устроить повтор записи выступления ключевого спикера с мировой известностью. Участники будут вам благодарны за заботу. 

7. Подарки

Проявите заботу и там, где ее не ждут: отправьте частникам подарочные наборы — это могут быть сувениры, напитки, сладости или важные раздаточные материалы, которые точно пригодятся в работе. 

8. Отзывы 

Не забывайте после мероприятия собирать фидбек — проводите опросы, глубинные интервью, анкетирование. Это поможет в будущем устранить недостатки и понять, в правильном ли вы направлении двигаетесь. 

Узнать, как удержать внимание и вовлеченность в онлайн-событии:

 

Татьяна Лебедева