Как оформить программу делового мероприятия и уместить в буклет

Из всей полиграфии, которая готовится к конференциям и форумам Ивентологии, почетное место короля занимает программный буклет. Наиболее трудоёмкий материал, который требует самого пристального внимания. Как оформить программу делового мероприятия и как сделать так, чтобы огромная таблица с оказалась в руках у каждого участника и принесла реальную пользу, рассказывает ивент-менеджер Арина Скомороха.

 

1. Оцените объем программы мероприятия

Для большинства камерных событий наиболее удачным вариантом будет размещение программы в блокноте, если он предусмотрен. У участников не будет риска её выронить, а листы с уже прошедшими докладами можно легко убрать. Но когда дело касается 14 потоков, как у нас бывает на Суровом Питерском форуме, в ход идет тяжёлая артиллерия — программный буклет (в нашем случае формата А3, евро два фальца, глянцевая бумага 170 г/м²). Такой формат позволяет уместить всю необходимую информацию в наиболее читаемом виде, его удобно носить с собой, и он бюджетный в изготовлении.

 

2. Определите удобную форму подачи информации о докладах

В нашем случае самым удобным вариантом стала таблица, где по горизонтали обозначены образовательные потоки, а по вертикали — временные слоты. В таком варианте лучше всего просматриваются все доклады одного часа, и участникам легче выбрать тот, который они посетят офлайн. Ещё в этом формате удобно просматриваются перерывы между докладами, церемонии открытия и закрытия.

 

3. Соберите важную информацию, которая должна быть в быстром доступе

У любого буклета, даже с самой объемной программной частью, мы делаем титульный лист. Помимо красивого оформления программы делового мероприятия, на нём можно разместить схему площадки события, QR-коды на сайт/приложение, информацию о WI-Fi и не только. Все, что делает нахождение участника на событии более комфортным, должно быть под рукой.

На конференциях «Белая конфа» и «Питерский промпт», где количество потоков около 4-6, помимо привычных спикеров с темами, мы размещали тезисы к докладам. Это нововведение сократило путь принятия решения участника при выборе доклада в одном временном слоте, а мы получили благодарности и только положительные отзывы.

«Ивентология» есть в Telegram! Подписывайтесь на наш канал и читайте самый свежий и полезный контент об организации мероприятий от нашей команды.

 

4. Закладывайте оптимальное время на правки и форс-мажоры

Из-за особенностей изготовления, программные буклеты уходят в печать за 7-10 дней до события, в зависимости от сезонной загрузки типографии. К этому времени макет должен быть полностью актуальным и готовым. Но до этого:

• утверждаются названия потоков и временные слоты
• собираются все спикеры
• вычитывается полностью вся сетка на предмет ошибок
• актуализируются данные с учётом всех изменений
• макет находится в работе у дизайнера.

Все эти пункты сопровождаются регулярными изменениями. Форс-мажоры случаются, но в наших силах оптимизировать все сроки таким образом, чтобы отправить программный буклет в печать как можно ближе к событию. Так он будет наиболее актуальным и полезным для участников. Строгие дедлайны на всех этапах — наше всё.

5. Обязательно печатайте сигнальные образцы программных буклетов

Мы отрабатывали этот пункт на практике, и сделать программу полностью читаемой нам удалось не с первого раза. Текст, который на экране выглядит идеально, в печатной версии может быть слишком мелким. Учитывайте этот момент, при необходимости увеличивайте размеры буклета или делайте адаптивный шрифт — и обязательно проверяйте всё на печатной версии.

 

6. Адаптируйте программу на другие носители

Программа, как ключевой элемент делового события, всегда должна быть под рукой. Помимо буклета, можно разместить программу на баннерах в проходных местах, на плакатах у каждого зала, на экранах, если это позволяет площадка.

Не забывайте про электронные ресурсы — размещайте актуальную программу мероприятия на сайте, в приложении, в боте, и уведомляйте обо всех изменениях в каналах и чатах события. Так, при невозможности быстро внести изменения в печатные материалы, вы сможете оперативно оповестить участников об актуальном расписании. 

Вариаций воплощения программы на деловых событиях огромное множество, поэтому экспериментируйте, ищите свой формат и «думайте как участник». Успех неизбежен!

«Ивентология» есть в Telegram! Подписывайтесь на наш канал и читайте самый свежий и полезный контент об организации мероприятий от нашей команды.