Всё об организации
и продвижении событий

Проведение событий

Маркет, фуд-корт и мастер-классы на мероприятии

Когда вы проводите ярмарку, фестиваль, выставку, где один из обязательных элементов — наличие маркета и фуд-корта, то стоит обратить внимание на базовые правила, чтобы свести к минимуму риски и сложности, возникающие в процессе подготовки и непосредственно на мероприятии.

  • Как мы уже говорили, обязательно подписывайте договор и берите предоплату с участника. В противном случае накануне мероприятия вы узнаете, что на этот день он нашел более интересное предложение и к вам не приедет, а вы его анонсировали и вообще рассчитывали на его присутствие.
  • Заранее уточняйте, как будет застроена зона партнера, что нужно с вашей стороны и сколько времени требуется на монтаж. Самый правильный вариант — с запасом просчитать время и назначить период времени заезда. Второй вариант — положиться на мнение каждого участника о сроках монтажа. Услышав «пару часов», умножьте цифру на два и попросите участника приехать за четыре часа до начала. В итоге он приедет, скорее всего, за три и с большой долей вероятности успеет все сделать. Нет ничего хуже, чем ситуация, когда гости уже вовсю идут, а неспешные хозяева зоны только начинают разворачивать на ней свои конструкции, а потом еще пару часов выкладывают товары.
  • Если у вас, например, реально большой маркет, то приглашайте на заезд накануне — многие воспользуются этим предложением, чтобы утром подольше поспать и приехать к началу и на полностью готовое рабочее место. С вашей стороны в таком случае должна быть обеспечена качественная охрана застроенных площадей.
  • Оговаривайте и прописывайте в соглашении (а также обносите лентой, рисуйте на полу мелом) границы зоны каждого участника. Чтобы потом к вам не бегали обиженные соседи, у которых отжали 20 сантиметров оплаченного ими пространства.
  • Не забывайте, что у зоны есть не только ширина, но и глубина. А то потом выяснится, что все стоят ровно, а кто-то на метр выпирает в проход между рядами.
  • Уточняйте, сколько электричества нужно каждому участнику, и расставляйте их, исходя в том числе и из расположения электрических розеток в помещении.
  • Некоторые участники фуд-корта готовят свои блюда на открытом огне, а определенные площадки, в свою очередь, это не разрешают. Заблаговременно согласовывайте эти моменты, а то потом будете кругом виноваты и всем должны.
  • Еще о фуд-корте: некоторые блюда, которые там будут готовить, могут достаточно сильно пахнуть. А это далеко не всегда вызывает понимание как у соседей по фуд-корту, так и у участников. Для мероприятия на открытом воздухе это может быть нормально, для фуд-корта в помещении — нет.
  • Из предыдущего пункта логично вытекает этот: вентиляция в закрытом помещении, если вы делаете в нем фуд-корт, должна быть очень хорошей. Иначе вы получите много плохих отзывов. Если вентиляции нет, десять раз подумайте, удастся ли там сделать фуд-корт с готовкой или лучше пригласить только тех, у кого готовая еда.
  • Организуя мастер-классы на большом мероприятии, нужно помнить два основных момента: расписание и запись на них должны быть доступны для всех участников и начинаться они должны вовремя. Когда это не продумано, будут сумятица и недовольство, особенно если мы говорим о детских мастер-классах. Некоторые мамы очень суровы в отстаивании интересов своих детей.
  • Заранее проверяйте, чтобы у тех, кто проводит мастер-классы, было все необходимое: материалы, оборудование, посадочные места. И чтобы всего, что нужно, было достаточное количество. Если вы заявили мастер-класс по рисованию для малышей, то должны быть соответствующего размера стульчики и столы, бумага, кисти, фартучки, вода, влажные салфетки и прочее. В договоре должно быть прописано, предоставляете ли вы это сами или преподаватель обязуется все привезти.
  • Заранее продумывайте музыкальное сопровождение больших ярмарок и маркетов. В идеале стоит сделать общую фоновую музыку или пригласить диджеев, которые будут играть в разных концах пространства, не мешая друг другу. Если оставлять музыкальное сопровождение на откуп участникам, то есть серьезный риск, что будет какофония и наложение музыки из разных устройств в одной зоне.
  • Для маркетов всегда нужно много света. Заранее обсуждайте с каждым участником, сколько своих источников света у него есть, и имейте достаточное количество запасных ламп высокой мощности.
  • Если вы пообещали какому-то участнику эксклюзив (например, кофе-точка будет только одна), то держите слово и прописывайте это условие в договоре.
  • Рекомендуйте тем, кто будет работать на маркете или фуд-корте, иметь возможность принимать оплату по безналу. Чем дальше, тем эта опция становится нужнее. Терминал для оплаты картой можно крепить к смартфону или планшету, все очень мобильно и просто.
  • Старайтесь, чтобы маркет был максимально тематическим, если он является частью какого-либо мероприятия. Потому что если у вас событие, посвященное VR-технологиям, а на маркете стоит десяток столов с медом и чаем — это выглядит странно.
  • Есть категория участников, которые в процессе мероприятия разочаровываются, что у них мало покупателей, или им становится скучно, или есть иная причина не оставаться до конца на вашем ивенте. Вам это грозит тем, что вдруг в стройных рядах участников начнут появляться дыры, а покупатели примут чьи-то сборы за сигнал, что все уже заканчивается. Попросите партнеров активно участвовать в работе своей зоны и не сворачиваться раньше времени. Это нужно в первую очередь вам, но постарайтесь донести ценность вашего мероприятия и участия в нем и до всех, с кем вы сотрудничаете.
  • Заранее оговаривайте с участниками демонтаж после мероприятия. У вас есть договоренности с площадкой — в течение какого времени после окончания мероприятия вы должны выехать и все вывезти. Прописывайте в договоре, что за оставленные после такого-то времени такого-то дня вещи и оборудование ни вы, ни площадка ответственности не несете. Потому что одно дело — оставленный ролл-ап, который иногда лежит месяцами на складе площадки, никому не мешая, а совсем другое — горшки с цветами, которыми участник декорировал свою зону, а потом ему стало лень их забирать. Сразу сообщайте всем, что оставленные элементы застройки — не ваша головная боль и вы за них не отвечаете.
Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте
Рекомендуем посмотреть
Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте