Ивентология — все о продвижении и организации мероприятий (событий).
Event-маркетинг от А до Я.

Подготовка событий

Партнерская интеграция: осталось два дня, что нужно сделать?


Представим, что у вас запланирована партнерская интеграция на мероприятии. Событие надвигается, все партнерские договоренности работают. Или все же не все? Что нужно сделать за два дня до ивента, чтобы не облажаться? Инструкция от Наталии Франкель, создателя и продюсера трех онлайн-школ,
эксперта в нишах нетворкинга, партнерства и спонсорства событий, продюсера и организатора крупнейших в СНГ бизнес-конференций «Суровый Питерский SMM», «Белая конфа», SOLD OUT.

Что нужно сделать за 1–2 дня до события

— Просмотреть все договоры на предмет соблюдения договоренностей: все ли завезено, прислано, сформировано, построено, заказано и спланировано.

— Особенно внимательно еще раз отследить договоренности с бартерными партнерами. Например, вам будет крайне неприятно накануне узнать, что бартерный партнер по кейтерингу променял вас на другого заказчика. У нас такого не случалось, но у близких коллег было.

— Обзвонить всех партнеров. Именно обзвоните, не пишите: напомните еще раз дату и время заезда, адрес и условия разгрузки, если партнер что-то еще не дал или не прислал — настаивайте на получении. В разговоре попросите еще раз внимательно изучить памятку, в которой вы должны были в душераздирающих подробностях написать все, что партнеру нужно знать, взять, помнить, привезти и прислать.

— Сообщить точное время заезда. Лучше ограничивайте его короткими промежутками — с 12 до 14 часов или с 18 до 21. Составьте график заезда, чтобы вам вовремя привезли все нужное и в то же время чтобы все партнеры не приехали в один момент.

— Продумать логистику. Будет странно, если сначала появятся все партнеры со своим оборудованием и только через два часа приедут подрядчики монтировать стенды. 

— Заложить на все серьезные этапы по 1–2 часа дополнительного времени. Всегда есть риск, что кто-то опоздает, заблудится, попадет в пробку. Как-то раз мы собрали 20 волонтеров, чтобы формировать сумки с «раздаткой», а «Газель» с полиграфией, заказанная по времени впритык к их приходу, встала в ужасную пробку и приехала на три часа позже расчетного времени. Нет, мы, конечно, слушали музыку и кормили ребят пиццей, но накануне большой конференции трехчасовой сбой логистики и всех процессов не может не быть стрессом.

— Получить окончательный список персонала партнера, гостей партнера (ФИО, телефоны, e-mail). Сообщите, что, если данные не будут предоставлены до 12:00 такого-то числа, вы не сможете гарантировать, что гости партнера быстро пройдут на событие и не будут ждать согласования в списках.

— Выслать тайминг работы со СМИ (кто во сколько приезжает). Что делать с опоздавшими и теми, кто приходит в последний момент?

Чем ближе дата вашего события, тем больше задач, нервов, параллельных дел. Тем не менее почти на всех ивентах есть партнеры, которые звонят за 1-2 дня до события и говорят: «Возьмите мои деньги!» Это обусловлено обычно тем, что они просто плохо планируют и не рассчитали время, когда вам нужно написать. Ну или же они просто не верили в то, что вы сможете собрать крутое событие, а потом смотрят в соцсетях, а вы реально собираете 2000 человек, и они уже вовсю выезжают из всех уголков страны. У нас во всех случаях (мы спрашивали!) срабатывала или та, или другая ситуация. Нет ничего невозможного! Главное — помнить несколько простых правил. 

— Не делаем ничего без оплаты. Хотя бы платежка с отметкой банка «Проведено» должна быть вам предоставлена. Крайне нежелательно работать по «гарантийке», но возможно — решать вам.

Договор подписывается удаленно и быстро, пакеты согласовываются моментально (как показывает практика, в такой ситуации партнер очень быстро и эффективно выбирает опции или пакеты). Правда на вашей стороне, вы вправе включить суровость: если партнер хочет к вам, он должен думать и принимать решения быстро.

— Вы вправе отказывать партнеру в тех опциях, которые уже невозможно реализовать технически — напечатать, заказать. 

Можете предлагать на выбор другие опции, которые успеете интегрировать и внедрить в событие без нервотрепки и потери качества.

— Никого из партнеров, кому уже обещано конкретное место, нельзя двигать ради нового партнера. Новый получает зону/стенд по остаточному принципу.

— Знайте досконально возможности события и площадки, а также умейте отлично обосновать уникальность и качество каждой опции — в таком случае ваш шанс собрать пакет из опций, быстрых в реализации и эффективных для партнера, возрастает. 

Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте
Рекомендуем посмотреть
Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте

На эксклюзивном онлайн-курсе Наталии Франкель «Код события» мы даем комплексный подход к организации, продвижению и проведению событий. После обучения вы сможете создавать профессиональные мероприятия от анализа рынка до постпродакшна.

--> ;