Ивентология — все о продвижении и организации мероприятий (событий).
Event-маркетинг от А до Я.

Подготовка событий Полезное Инструкции и алгоритмы Партнерство и спонсорство

Схемы, деньги, два стола: партнерская интеграция — что нужно сделать за месяц до события

Наталия Франкель, создатель и продюсер четырех онлайн-школ: Высшая школа таргета, «Точка доступа», «Ивентология», «Белый Edtech&Elearn», рассказывает что нужно успеть сделать с партнерами, когда до события остается всего месяц. 

Что вы должны сделать за месяц до мероприятия?

1. Подписать документы с обеих сторон, получить от партнера деньги в эквиваленте стоимости утвержденного партнерского пакета (полностью или частично, со всеми оговоренными сроками и размерами всех выплат) или согласовать и подписать документы о сроках передачи бартерной продукции. 

2. Если партнер производит застройку своими силами, то вы должны получить список ввозимого оборудования, требования партнера к мощностям электричества (если нужно) и другим опциям, предоставляемым с вашей стороны, информацию о сроках и порядке монтажа и демонтажа. Также, если возможно, попросите фотографии его брендированной зоны на других событиях, если раньше такие у него уже были и он планирует застроить похожую у вас. Иногда подобные зоны требуют дополнительной подготовки и внимания со стороны организатора, даже если застройка полностью на партнере. 

3. Уточните, будет ли световое или звуковое сопровождение на стенде партнера, и оговорите, как это будет реализовано. Это важно. 

К примеру, однажды я была на маркете мастеров ручной работы, и там у каждого был столик 1 × 1 м и стул около него. Участники стояли вплотную друг к другу, и каждому хотелось сделать свой островок самым аутентичным и привлекательным. Поэтому у кого-то звучала фолк-музыка, у кого-то рядом продавец играл на варгане, около него из колонки гремело просто радио с новостями, где-то в фойе играл живой джаз, рядом курились благовония, взрывались хлопушки, тут же готовили еду, все разговаривали, перекрикивая друг друга. И да, это не был колоритный и веселый восточный базар. И так — много рядов. Конечно, в таком хаосе невозможно ни купить что-то, ни насладиться атмосферой. Не правы тут и участники, и организаторы, которые не ввели строгие ограничения для участников на звуковые и прочие эффекты и не включили на весь огромный зал фоновую музыку. 

Поэтому сразу уточняем, что можно и чего нельзя делать на площадке вашего события (и прописываем в договоре, не устану напоминать). Если, к примеру, партнер будет гонгом возвещать начало розыгрыша или ему для этого нужен будет микрофон, то без проблем. Но не дайте превратить ваше событие в балаган и театр одного партнера.

4. Уточните, как будет выглядеть персонал на стенде. Иногда партнеры достаточно экстравагантно подходят к этому вопросу и могут весьма откровенно нарядить свой промоперсонал, тогда как у вас деловое событие с дресс-кодом и декольтированные (в лучшем случае) микроплатья на девушках будут неуместны. Заранее оговорите, как могут и как не могут выглядеть представители партнера на стенде. 

Партнерская интеграция — что сделать за месяц до события, как работать с партнерами мероприятия

5. Если застройка на вашей стороне или партнер проявил интерес к тому, чтобы это сделали вы, предоставьте расчет стоимости изготовления фотозоны/зоны отдыха/активности (если это не включено заранее в пакет, оплаченный партнером). Дальше согласовываете, подписываете дополнительным соглашением к договору и выдаете сроки, сметы и требования к материалам от партнера (если он вам еще не все предоставил).

6. Придумайте вместе с партнером, какими будут партнерская интеграция, формат активности и вовлечения участников на его стенде.

Да, кто-то скажет, что это не его забота, пусть партнер сам придумывает и делает. Но я настаиваю, что в такой активной вашей вовлеченности в то, чтобы партнер смог как можно лучше интегрировать свой стенд в событие и собрать на нем как можно больше участников, есть огромная ценность и уникальность вас как организатора.

Это то, что стократно окупится, и я говорю не только о деньгах. Снова и снова превосходите ожидания. Если партнеру нужны подрядчики для реализации задуманного и согласованного, помогите найти их и проведите по всему пути (знакомство, договор, оплата, совместное согласование оборудования, заезд, монтаж/демонтаж).

7. Предоставьте план площадки, отметьте, где находятся зона партнера и все нужное ему для работы.

8. Если партнер хочет приехать на площадку, чтобы пройти ее ногами и увидеть глазами, никогда не отказывайте ему в этом. 

Встретьтесь, проводите, покажите все, что нужно. Заранее удостоверьтесь (уточните у своего менеджера площадки), что в этот день там нет никаких событий и вы сможете беспрепятственно пройти всюду, где вам нужно. Или же, наоборот, партнер хочет посмотреть площадку «в работе», тогда ваша задача — согласовать день, когда там будет проходить событие нужного вам формата, и договориться, чтобы вас и представителя партнера пустили туда посмотреть. Конечно, партнеры могут съездить на площадку и сами, но, согласитесь, внимание и забота с вашей стороны будут уместны и приятны.

9. Обеспечьте партнеру (в идеале) одно контактное лицо по всем вопросам на всем протяжении работы с событием.

Если подписывать договор нужно с одним человеком, переписку ведет другой, на площадке физически третий, но по телефону в тот же день отвечает четвертый, ничего, кроме путаницы, не будет. 

10. Заранее озвучьте партнеру все ограничения относительно площадки, если такие есть. Если нельзя ничего клеить на стены, партнер должен знать об этом заранее, а не узнавать в день заезда, когда у него уже нет других вариантов и это становится уже вашей головной болью. Или же, к примеру, партнер захочет угощать на своем стенде всех гостей канапе и кофе, а представители площадки против любого кейтеринга и еды на своей территории, кроме внутренних. Зачем вам такие стрессы? 

11. Соберите все логотипы и промоматериалы партнера для размещения у себя (сайт, соцсети, полиграфия, рассылки). Мы жестко ограничиваем сроки приема логотипов на блокнот, к примеру, на обратной стороне размещаем партнерские лого, а внутри блокнота печатаем страницы с партнерской рекламой или специальными предложениями для участников. Но блокноты мы не любим сдавать в последний момент, поэтому срок приема лого и материалов в блокнот ограничен 14 днями до даты начала события. 

В то же время с прессволлом мы помягче: лого на него перестаем принимать за четыре дня до события (хотя в нашей практике были и форс-мажорные перепечатки прессволла для фотозоны в ночь перед событием).

12. Предоставьте партнеру все логотипы и промоматериалы (для его сайта/анонсов/рассылок).

13. Напоминаю еще раз: вы всегда на связи. 

На том канале связи, который удобен партнеру (вам, как специалисту по работе с партнерами, по умолчанию должны быть удобны и актуальны все каналы связи): мессенджеры, соцсети, почта, телефон. От первого знакомства и до окончания постпродакшена.

Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте
Рекомендуем посмотреть
Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте

На эксклюзивном онлайн-курсе Наталии Франкель «Event-менеджер» мы даем комплексный подход к организации, продвижению и проведению событий. После обучения вы сможете создавать профессиональные мероприятия от анализа рынка до постпродакшна.

На эксклюзивном онлайн-курсе Наталии Франкель «Event-менеджер» мы даем комплексный подход к организации, продвижению и проведению событий. После обучения вы сможете создавать профессиональные мероприятия от анализа рынка до постпродакшна.