Ивентология — все о продвижении и организации мероприятий (событий).
Event-маркетинг от А до Я.

Статьи Event как бизнес

Как делегировать задачи при подготовке ивента

Наталия Франкель Как делегировать задачи в нише организации мероприятия | Как делегировать процессы

Советы от Наталии Франкель, как делегировать задачи, если работаешь в нише организации мероприятий.

Вопрос делегирования — самый больной у всех начинающих руководителей. Потому что лучше тебя никто не сделает. И пока эта мысль сидит у вас в мозгу, вы тащите всё, до чего смогли дотянуться, решаете вопросы и по спикерам, и по партнёрам, и чем ближе ивент, тем вы всё больше и больше кончаетесь. 

Но делегировать страшно не только потому, что — «если не я, то кто», но ещё и потому, что люди косячат. Всегда есть вероятность, что то, что вы делегируете, пройдёт не так, как вы запланировали. У меня был опыт, когда сотрудник отвечал за заказ печатки, не проверил нового подрядчика, а тот запорол весь тираж. Был случай, когда сотрудник выгорел и в один важный момент собрал все косяки, которые можно. Просто от усталости. Был даже дикий случай, когда сотрудник злоупотреблял веществами…

И после всего перечисленного я продолжаю доверять команде и делегировать процессы. Потому что без этого не бывает роста. В статье поделюсь, как делегировать, чтобы не сломались ни процессы, ни сотрудники, ни вы. 

1. Нанимайте сильных специалистов в команду 

Выкиньте из головы историю: «Я возьму человека без опыта, за небольшие деньги, всему обучу, и будет счастье». Если мы хотим делегировать и знать, что процесс не развалится, нужен человек с опытом. 

Коротко скажу, как таких находить на рынке. 

  • Отбор из нескольких этапов

Например, чтобы попасть в команду Сурового, люди пишут мотивационное письмо, присылают резюме, делают тестовое, проходят одно или два собеседования… Длинный путь, за время которого вы успеете убедиться, что человек адекватный и профи. 

  • Чёткое понимание, кого вы в команду НЕ берёте

Например, я не возьму человека, который не берёт ответственность на себя за результат — этот момент можно проверить уже на тестовом или собеседовании. Того, кому не интересно развиваться и делать что-то новое. Я верю, что если ивент не развивается и не растёт, он быстро начинает умирать. Вот такой же список — кто для вас «Боже, такого спеца искали всю жизнь», а кто — «Ни за что и никогда» — должен быть и у вас. 

  • Совпадение по ценностям

Человек должен хотеть именно в вашу команду. Сильные специалисты приходят в проекты, с которыми у них совпадают ценности. Их драйвят глобальные задачи, возможность развиваться и делать что-то классное. Подчеркните, что у вас это есть, и поговорите на собеседовании о том, чего человек ждёт от проекта. Роста, возможности делать что-то классное и глобальное — берём. Хочет понятных рутинных задач и чтобы поменьше дёргали, и в целом ему всё равно, чем заниматься — отказываем. 

История, естественно, не универсальная — у вас могут быть свои задачи, для которых наоборот нужен человек, склонный к сидячей монотонной работе. Но и у него ценности должны совпадать с вашими. 

2. Прописывайте, под какие задачи вы ищете специалиста

Для этого решите, от какого куска работы вы готовы отказаться. Можно пойти по принципу «что вы любите делать, а что делаете с трудом». Например, мне не очень нравится работа с партнёрами, поэтому эту задачу я делегировала в первую очередь. 

Что важно — стратегические задачи лучше оставить себе, а вот повторяющиеся и рутинные отдавайте смело. 

И у вас, и у специалиста должно быть чёткое понимание, за какие задачи он отвечает, какие у него KPI, к каким результатам он бежит. 

3. Сделайте регламенты на все повторяющиеся задачи

Лучше, если они будут ещё до того, как вы берёте человека в команду на задачу. Вариант со звёздочкой — взять специалиста, который вам эти регламенты пропишет. 

Регламенты должны быть в письменном виде и максимально конкретные. Например, если мы говорим про работу с партнёрами, у вас должны быть:

  • подробная база партнеров
  • типовое письмо, которое мы отправляем партнёрам
  • готовое коммерческое предложение + регламент, как мы его адаптируем под задачи партнёра
  • понятный пошаговый план со всеми участниками процесса, в котором будет, например, прописано, что анонс от партнёра мы несём на вычитку корректору, а только потом ставим в рассылку. Или что мы ничего не делаем, пока не подписали документов с партнёром. 

Тогда вам проще будет делегировать и спрашивать потом про результаты.

4. Доверяйте, но оставайтесь на связи

Когда вы делегируете кусок работы, вы а) доверяете специалисту и не занимаетесь микроменеджментом, б) остаётесь на связи. То есть тут очень важен баланс. С одной стороны, мы показываем специалисту, что мы ему доверяем. Это очень важно, чтобы он считал себя соучастником процесса, сотворцом. Особенно если специалисты у вас классные. Лично у меня, например, — да. 

С другой стороны, мы не бросаем специалиста один на один с проблемами, а транслируем: «Я всегда рядом. Ко мне можно прийти за помощью и поддержкой». Если транслировать это постоянно, люди становятся открыты и действительно приходят с вопросами к вам, а не косячат молча. 

Похожие принципы, кстати, работают и если мы ищем не специалиста в команду, а подрядчика на отдельную задачу. Берём лучших и не экономим на важном. Делаем тесты обязательно — и желательно не за пару дней до ивента, чтобы была возможность переделать или найти нового подрядчика, если всё пойдёт не так. Расписываем максимально подробное ТЗ, чтобы было понятно, что именно вы хотите, в какие сроки и что будет, если подрядчик налажает. Доверяем, но остаёмся на связи.

5. Давайте возможность расти внутри команды

Важный пункт. Можно предложить специалисту дополнительные задачи с повышением оплаты, если он хорошо справляется с тем, что делает. Можно повысить до тимлида и вырастить из линейного сотрудника управленца. Можно предложить обучение и работу со смежными направлениями, если специалисту это интересно. 

Обсуждайте с людьми, куда им интересно расти, будьте открыты для тех, кто приходит с идеями. 

Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте
Рекомендуем посмотреть
Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте

На эксклюзивном онлайн-курсе Наталии Франкель «Код события» мы даем комплексный подход к организации, продвижению и проведению событий. После обучения вы сможете создавать профессиональные мероприятия от анализа рынка до постпродакшна.