Как внедрить систему KPI в ивент-агентстве и оценить эффективность команды

Зачем креативной команде KPI, если её результат сложно измерить и ещё сложнее формализовать? Екатерина Лисейчева, основатель агентства «Мандариновая лиса», на форуме SOLD OUT разобрала, как разработать и внедрить систему KPI в креативном бизнесе и оценить эффективность команды. В её основе — прозрачные расчёты, связь с коммерческими результатами и регулярная пересборка системы.

 

KPI в креативной команде приходится постоянно пересобирать

В ивент-агентстве «Мандариновая лиса» систему KPI пересматривают с 2018 года — иногда раз в год, иногда чаще. На изменения влияют рост команды, новые задачи и сотрудники, которые приходят с другим опытом и предлагают пересобрать показатели.

При этом KPI есть не у всех. Часть ролей в креативной команде сложно напрямую привязать к измеримому результату, и это нужно учитывать при построении системы.

Например, креативная команда ищет нестандартные решения там, где другие останавливаются. В работе она отталкивается от вопроса «а что если» и даёт проектам энергию. Екатерина Лисейчева: «Это люди, которые дают бизнесу энергию».

Руководитель в этой системе задаёт направление и удерживает фокус. Он работает как старший партнёр, помогает команде двигаться вперёд и в нужный момент смотрит на ситуацию со стороны.

 

Честность — лучший инструмент KPI

Честность в расчётах — базовый принцип системы KPI. Сотрудник должен понимать, как формируются показатели, где их посмотреть и на что он влияет.

В «Мандариновой лисе» эту прозрачность поддерживают через несколько инструментов работы с командой.

1. Системный онбординг людей. Новым сотрудникам объясняют, как устроена система и откуда берутся показатели. К этому возвращаются по мере роста команды.
2. Внутренняя «википедия» с мощной базой знаний, к которой можно обращаться на любом этапе работы. В базе фиксируют подходы компании, показатели и принципы работы.
3. Корпоративная культура работы с командой и клиентом. Внутренние процессы строят так же открыто, как и внешнюю коммуникацию.
4. Колидерство (умение со-создавать, со-вести): когда есть два руководителя: один отвечает за отвязный креатив, а второй — за земной менеджмент. Так разделяют зоны ответственности и удерживают баланс между идеями и реализацией.
5. Фичи, которые облегчают кросс-функциональное взаимодействие. Команда работает через понятные инструменты и общие таблицы, где видно, как связаны процессы.
6. Мотивация. Система KPI связывает действия сотрудника с результатом бизнеса и доходом.

Екатерина Лисейчева: «Худшая ситуация — когда человек в конце месяца не понимает, почему у него столько денег, а не столько».

В «Мандариновой лисе» сотрудник может в любой момент зайти в файл и посмотреть, как складывается его премия и какой вклад он даёт в общий результат. Если он видит, что не дотягивает до нужного уровня, он может взять дополнительный проект или усилить текущие задачи.

«Ивентология» есть в Telegram! Подписывайтесь на наш канал и читайте самый свежий и полезный контент об организации мероприятий от нашей команды.

 

Как система KPI появилась и менялась

История системы KPI в ивент-агентстве «Мандариновая лиса».  

• В 2016–2018 годах KPI не было. Команда состояла из шести человек, задачи решали без формальной системы.
• В 2018 году решили внедрить систему KPI, появилась первая версия. Она оценивала личные результаты сотрудников и требовала ручных корректировок. Команда выросла до восьми человек, и показатели пришлось считать системно.
• В 2020 году система изменилась. Проекты остановились, обороты упали, но команду решили сохранить. KPI привязали к ключевым процессам компании, чтобы учитывать вклад каждого в общий результат.
• С 2021 года систему пересматривают регулярно — раз в год, иногда раз в полгода или после резких изменений в бизнесе.

Параллельно зафиксировали базовые принципы работы системы. Деятельность сотрудников переводят в цифры и связывают с результатом компании. Показатели растут вместе с бизнесом, а сотрудники получают премию и видят своё влияние на результат.

Этот подход масштабируют и на международное направление. В основе — принцип win-win: чем эффективнее работает сотрудник, тем выше результат компании и тем больше он зарабатывает.

 

Как разработать и внедрить систему KPI в ивент-агентстве

Систему KPI в «Мандариновой лисе» собирают от задач сотрудника и процессов компании. Порядок действий такой. 

1. Должностная карта. Сотрудник описывает, чем он занимается и за что отвечает. Руководитель проверяет и уточняет формулировки.
2. Ключевые процессы. Смотрят, какие действия приводят к результату, а какие нет.
3. Показатели. Определяют, что именно будут измерять в каждом процессе.
4. Связь показателей с зонами влияния сотрудника. В KPI остаются только те метрики, на которые он действительно может повлиять.

Формула для системы KPI: чем проще — тем лучше. 

• Сотрудник должен сам посчитать свою премию и понять, из чего она складывается
• В системе оставляют 3–5 показателей. Если их больше, человек теряет фокус и не понимает, за что отвечает в первую очередь.
• У каждого показателя есть вес. Общие цели занимают меньшую долю, личные — основную.
• Премию считают по кварталам. В ивентах длинный цикл сделки, поэтому в рамках месяца показатели не дают полной картины.

Все показатели переводят в цифры. Это убирает споры и даёт понятный расчёт без субъективных оценок.

«Ивентология» есть в Telegram! Подписывайтесь на наш канал и читайте самый свежий и полезный контент об организации мероприятий от нашей команды.

 

KPI для креативной команды

В креативном блоке считают показатели, которые связаны с идеями и их реализацией.

• Конверсия из идеи в реализацию: сколько предложений доходят до проекта.
• Доля коммерческих предложений относительно общего количества. Он показывает вклад конкретного сотрудника в общий поток.
• Личная цель. Это отдельный показатель, который фиксирует инициативы и проекты сотрудника.
• Общий оборот компании. Этот показатель связывает личный результат с результатом команды.

Дополнительно — оценка руководителя. Её используют как корректирующий коэффициент и стараются применять только в исключительных случаях.

 

KPI для продюсеров

Для продюсеров нужно считать показатели, которые связаны с продажами и экономикой проектов.

• Конверсия в продажи. Учитывают проекты, по которым приняли решение работать.
• Среднеквартальная маржинальность. Её считают отдельно по направлениям бизнеса.
• Общий оборот компании.

Показатели подбирают так, чтобы человек мог на них влиять. Продюсер управляет переговорами, бюджетами и решениями по проектам, поэтому эти метрики находятся в его зоне контроля.

Оценка руководителя — корректирующий показатель, его используют в редких случаях.

 

KPI для бэк-офиса

В бэк-офисе считают показатели, которые связаны с работой с клиентами и текущими проектами.

• В персональных целях фиксируют удержание клиентов. Смотрят, сколько новых клиентов удалось сохранить в работе.
• Отдельно считают долю клиентов, которые находятся в ведении сотрудника в течение квартала.
• Ещё один показатель — возврат старых клиентов. Учитывают количество реактиваций.
• Дополнительно в KPI включают конкретные проекты, которые сотрудник ведёт вне базовых задач.
• Также остаётся общий оборот компании и корректирующая оценка руководителя.

 

Систему KPI нужно регулярно пересматривать

Система KPI меняется вместе с бизнесом. Компания растёт, изменяются процессы, и показатели приходится пересобирать.

В «Мандариновой лисе» это делают примерно раз в полгода. Такой период позволяет обновлять систему без резких скачков для команды.

Система должна оставаться прозрачной и понятной, чтобы сотрудник видел, как считаются показатели и на что он влияет.

Изменения важно вовремя доносить до команды. Если этого не сделать, сотрудники продолжают работать по старым ориентирам и не понимают, откуда меняется результат.

KPI показывает, где процессы дают результат, а где проседают, и помогает принимать решения при найме.

 

Личная цель и KPI 

В системе KPI есть отдельный показатель — личная цель. Он фиксирует инициативы, которые выходят за рамки текущих задач.

Это могут быть новые проекты, внутренние инициативы или идеи, которые сотрудник предлагает и реализует. 

Екатерина Лисейчева: «Просто достигать тех целей, которые написаны в Excel, недостаточно. Нужно что-то ещё».

Личная цель даёт сотруднику пространство для развития. Он берёт на себя задачу, доводит её до результата и видит эффект от своей работы.

Примеры личных целей в «Мандариновой лисе».

• Стартовать офсайт-проект компании
• Предложить эффективные рабочие инициативы
• Внедрить инструменты 
• Внутренние проекты компании (например, выезд на выставку в Катар или хакатон и фестиваль креативных индустрий «Креатив на Волге»)
• Организация внутренних лекций, брейнштормов  

Личная цель помогает удерживать сильных сотрудников. Через личные цели команда реализует проекты, которые в обычной работе не появились бы. 

Такой формат становится альтернативой росту зарплаты. Малый бизнес не может конкурировать с крупными компаниями по деньгам, но может дать сотруднику больше свободы и доверия.

Екатерина Лисейчева говорит, что именно это удерживает людей в команде: возможность реализовывать идеи и влиять на развитие бизнеса.

«Ивентология» есть в Telegram! Подписывайтесь на наш канал и читайте самый свежий и полезный контент об организации мероприятий от нашей команды.

Система KPI работает, когда она связана с реальной работой команды и её регулярно пересматривают.

Прозрачные расчёты, понятные показатели и возможность влиять на результат делают её рабочим инструментом и позволяют оценить эффективность креативной команды.

Личная цель дополняет систему и даёт сотрудникам пространство для развития внутри компании.