Кейс экстренной онлайн-конференции “Ивент-индустрия: новая реальность”

Наталия Франкель рассказывает, как получилась экстренная онлайн-конференция для ивентщиков в конце марта 2020 года и как ее организовывали.

Предыстория

• Ноябрь 2019 года: наша команда «Ивентологии» начинает работать над ежегодным глобальным проектом. Форум SOLD OUT назначен на 21-23 марта 2020 года, площадкой проведения выбран Экспофорум (Санкт-Петербург), запланировано собрать 1500 человек в офлайне и 500-700 онлайн.
• 4 ноября-2 марта — мы проходим все стадии подготовки, покупаем билеты спикерам, утверждаем программу, льем трафик, согласовываем партнерские интеграции, продаем билеты, проводим встречи. Напряжение нарастает, но оно пока фоновое, и масштабы катастрофы непонятны и неочевидны. Мы мониторим новости, обсуждаем с коллегами, следим за ситуацией и продолжаем готовиться.
• С начала до середины марта мы проходим всем известные стадии принятия неизбежного (отрицание, гнев, торг, депрессия, принятие). Ночь на 14 марта я провожу в Новосибирске, не сплю, считаю все варианты развития событий, прохожу точку невозврата, принимаю решение, согласовываю его с Димой Румянцевым.
• Утром 14 марта показываю команде текст письма о переносе SOLD OUT на осень.
  Несмотря на субботу, утром все на связи. За 2 часа пост посеян везде, сделаны email-рассылки и sms-оповещения, мониторится почта, чаты, сообщества, комментарии, усилен колл-центр. Начинают идти возвраты билетов. (На данный 31 марта 2020 года общая сумма запросов на возврат составляла 1 916 750 рублей. Все возвраты были осуществлены в срок до 10 дней с момента запроса.)
• Вечером 15 марта я возвращаюсь в Петербург.

Идея

Последние дни перед глобальными форумами — это обратный отсчет, сотни дел, доставок, оплат, встреч, монтаж, нарастающее напряжение, неизбежные косяки, работающая на пределе собранности и вовлеченности команда, бурлящие чаты, бесконечные списки дел, крутые решения, застройка…

Утром 16 марта я понимаю, что ничего этого не будет. Что у меня нет планов на ближайшую неделю.

Днем 16 марта, чтобы пробить вакуум и пустоту, которые образовались после отмены SOLD OUT, я предлагаю в рабочем чате сделать онлайн-конференцию для тех, кто такие же, как мы. У кого отменилось, перенеслось, кто растерян, кто потерян, кому нужна поддержка.

Начало подготовки

Вечером 16 марта Катя дает ТЗ верстать лендинг на Тильде на основе дизайна форума SOLD OUT. Обычно в нашей команде тексты пишет Дима Румянцев, но это дело не одного дня, а я понимаю, что наша огромная задача — сделать конференцию в максимально сжатые сроки. Общие настроения таковы, что становится понятно: продающий текст не нужен. Именно фраза «Тот случай, когда событию не нужен продающий текст» ложится в основу лендинга.
Программа также собирается буквально за полтора дня. На 90% мы ее собираем сами, плюс добавляем удачно подавшихся спикеров на нужные нам темы (Елена Литвинова, Станислав Ягупов, Татьяна Спурнова).

Мы получили много обратной связи о том, как круто была составлена программа. Это получилось потому, что:

• Мы знаем практически всех экспертов на рынке ивент, а также на рынке онлайн-ивентов и онлайн-образования
• Мы лично знаем уровень профессионализма каждого спикера, он крайне высок. Некоторые из спикеров — консультанты нашей команды (в части финансов и юридического сопровождения, например)
• Наша репутация позволяет привлекать спикеров на проекты — мы гарантируем большой объем релевантной целевой аудитории, качественный продакшн, четкость в работе и выполнение обязательств с нашей стороны
• Спикеры сами понимали, что такая экстренная онлайн-конференция нужна рынку, нужны их знания, опыт и практика, и несмотря на свою занятость и проекты, смогли уделить нам время и подготовить очень насыщенные презентации и выступить
• Мы много лет делаем свои проекты в онлайне, делаем трансляции с 2015 года и понимаем, каких спикеров нужно позвать, чтобы ответить на основные вопросы человека, который раньше в сеть не уходил.

На конференции выступали 14 спикеров (я два раза) и 6 участников круглого стола. Огромная благодарность им за четкость, скорость, пользу и качество соучастия в общем деле.

Цели и задачи экстренной конференции

• Собрать вместе всю ивент-индустрию, показать, что нас на самом деле много
• Дать коллегам точку сборки, возможность найти друг друга
• Показать на своем примере, что есть варианты пересобраться, переформатировать проекты, не опустить руки, не замереть в ожидании чего-то неизвестного и страшного
• Сделать этот кейс
• Закрыть кассовый разрыв и заработать деньги, чтобы сделать возвраты стоимости билетов на SOLD OUT

Монетизация конференции:

• на коммерческих партнерах
• на продаже записей

Уточню. Участие в трансляции было бесплатным для всех желающих. Чтобы иметь возможность получить презентации спикеров и видеозаписи (в отличном качестве, студийная съемка) — нужно было оплатить доступ на сайте.

Продвижение

Рекламная кампания на лендинг с полностью собранной программой и спикерским составом была запущена 19 марта. То есть, как вы видите, у нас было чуть больше недели, чтобы собрать заявленные 10 000 человек. И мы это сделали.

Итоговое количество регистраций на сайте — 10 031.

Какие каналы трафика задействовали? Да, в общем, как обычно — соцсети (Facebook*, Instagram**, ВКонтакте), Яндекс.Директ, ретаргетинг. Не нужно также списывать со счетов посевы в своих сообществах и сарафанное радио — в первый день мы получили около 3 000 регистраций, и бОльшая часть из них была следствием постов на личных страницах, во всех ресурсах Ивентологии и у тех, кто решил нас поддержать.

Стоимость лида — 28 рублей.

Потрачено на рекламную кампанию — 284 774 рубля.

На эту конференцию было немного вариантов информационного партнерства, активированного с нашей стороны — мы были рады поддержке коллег, изданий, сообществ. С нашей стороны были посевы на всех бесплатных площадках + несколько размещений у старых, проверенных партнеров. На большее в этот раз мы не пошли — слишком сжатый срок и слишком много работы делала в эти дни вся команда.

Что позволило нам сделать конференцию с нуля, с идеи, меньше, чем за 2 недели?

• Знание рынка, спикеров, экспертов и возможность привлечь всех, кто нужен
• Умение составлять качественную, разностороннюю, продуманную программу
• Понимание болей аудитории (у нас самих ТАК болит, вы не представляете)
• Команда — четкая, вовлеченная, желающая сделать максимум, в едином порыве бросившая всю энергию, оставленную на SOLD OUT, на новый проект. Dream team.

Важно уточнить. Некоторые люди писали — «как быстро вы перенесли SOLD OUT в онлайн». Это не так. Онлайн-конференция «Ивент-индустрия: новая реальность» была экстренной онлайн-конференцией, которая не имела целью и не являлась переносом форума в онлайн. Форум SOLD OUT состоится в конце сентября 2020 года. Мы очень в это верим (для него даже почти все готово).

Еще важный момент: почему мы не стали арендовать более просторную студию, чем адаптированная домашняя, чтобы дать больше простора и вариантов присутствия в кадре спикеру (мне) и модератору?

Дело в том, что из-за ежедневно меняющейся ситуации у нас не было уверенности, что на день проведения конференции студии будут работать и там можно будет присутствовать. Мы выбрали самый ламповый и безопасный для всех вариант. И он, как мне кажется, себя оправдал — в Петербурге ввели режим самоизоляции на следующий день после конференции.

Команда

Кто принимал участие в подготовке и проведении конференции:

• Катя и Ира — продакшн от «Ивентологии» — лендинг конференции и переделка его в покупку записей, страница трансляции и дублирующей страницы, настройка билетного сервиса, бриф модератора, презентации для работы модератора и команды на оба дня, страница записей и системы доступов, контроль видео после монтажа, работа с командой волонтеров, сопровождение процессов во время трансляции, тест техники с партнерами, составление сметы, памятки, взаимодействие со спикерами (анкеты, презентации, тестирование Zoom), сбор материалов по спикерам на лендинг, тайминг и программа, закадровая модерация и контроль спикеров, помощь с регистрацией участникам, взаимодействие с билетным оператором по техническим вопросам, дизайн благодарностей спикерам и волонтерам.
• Лена и Света — поиск, подписание, сопровождение партнеров на всех этапах.
• Согласование опций, контроль договоров и платежей, получение материалов.
• Федор, Игорь и Володя — технический продакшн
• Ирина и Дима Румянцев — трафик
• Юля — верстка лендинга
• Миша и компания — страница трансляции и просмотра видеозаписей
• Аня — email-рассылки
• Олег, Андрей, Маша, Полина, Дима — подхватывали разные задачи, помогали и морально поддерживали
• Наташа Франкель — написала кейс

Как вы видите, мы все задействованы в процессе подготовки и проведения — даже если онлайн-конференция экстренная, от идеи до финала занявшая меньше 2 недель. И не случайно я так подробно расписала вам одно из направлений — чтобы вы просто поняли, что по каждому человеку, по каждому процессу внутри постоянно решается множество задач, принимаются десятки решений. Несмотря на полный уход в онлайн и самоизоляцию — мы команда.
Люблю вас, вы крутые все!

Также у нас было 7 модераторов на чат и группу, которые собирали вопросы для спикеров, отвечали на вопросы участников, давали нужные ссылки и вообще, всячески поддерживали добрую и теплую атмосферу на вверенных им площадках. Все они — из волонтеров SOLD OUT. Наши, крутые, проверенные.

Бюджет

Расходы:

• Трафик — 284 774 рубля (104 000 директ, 180 774 соцсети)
• Лендинг — 30 000 рублей
• Страница трансляции, записей — 28 000 рублей
• Отель ведущего — 3 300 рублей
• Сервис Mentimeter — 9 600 рублей
• Плееры Facecast — 20 000 рублей
• Прищепки для баннера — 1 700 рублей
• Стойка для баннера — 6 710 рублей
• Баннер — 3 380 рублей
• Доставка софтбокса, пицца и винишко для вечеров — еще тысяч на 12. Не считали, если честно, до копейки.

Здесь не учтены налоги и комиссия билетного оператора, потому что продажи еще идут. Ну можете прикинуть сами.

Доходы:

• Продажа записей (на момент написания этой строки кейса) — 916 900 рублей
• Продажа партнерских пакетов — 830 000 рублей
• Репутационный и экспертный профит — бесценно

Итоги

Окончательные подводить пока рано — записи продолжают продаваться. Но событие вышло в плюс по всем параметрам.

В Telegram-чат конференции вступили 2 500 человек (к тем 2 000, что там уже были — потому что это чат форума SOLD OUT). В закрытую группу «Ивентологии» в Facebook вступили 1 000 человек.

В рамках подготовки и проведения конференции мы старались решать не только задачи нашей команды. Адекватными интеграциями в процесс мы также помогли коллегам. Пригласили великолепного Григория Айриева, который отмодерировал 2 дня конференции, сделал это очень профессионально, плотно, четко. Все, кто видел, подтвердят. Мы не только заполучили себе крутого ведущего — мы и вам показали его работу в деле, в актуальном на сегодня формате.

Пригласили «Инфообраз», с которым уже ранее сотрудничали в офлайне — делать скрайбинг в онлайне. И получилось великолепно!  То же самое с трансляцией и решениями для технического продакшна — мы на деле показали, как работает команда, с которой мы сотрудничаем с 2015 года.

Техпродакшн

Давайте, кстати, остановимся как раз на технических решениях. Слово Федору Слюсаренко — он расскажет, как мы все сделали:

«Для проведения этой трансляции была оборудована студия у организатора конференции Дмитрия Румянцева, куда было привезено оборудование: сервер трансляции, несколько компьютеров для захвата картинок из Zoom, свет, камера, звуковое оборудование. Там же находились ведущий и один из спикеров.

Трансляции в студии обеспечивали два технических специалиста. Ещё два специалиста находилось на удалёнке, один контролировал подключение людей через Zoom, второй следил за качеством эфира. Администратор за кулисами трансляции тоже следил за тем, чтобы все люди заходили в Zoom. Заходили вовремя и не создавали голосовой «свалки» на самой трансляции, что иногда бывает.

Непосредственно для самой трансляции были куплены два плейера сервиса Facecast — на каждый день свой. И ещё создана резервная трансляция по закрытой ссылке на YouTube-канале, на случай, если вдруг начнутся проблемы с сервисом из-за большой нагрузки. Плееры были встроены на сайт. Также была создана резервная копия сайта с плеерами из YouTube на случай возможных проблем.

Ведущий, модератор, а также один из спикеров находились в студии и общались с подключаемыми спикерами из других городов. Во время эфира мы перехватывали картинки спикеров из Zoom и их презентации, компоновали при помощи программы и выдавали в эфир телемосты и выступления самих спикеров, чтобы это выглядело так, как это выглядело на обычных трансляциях наших конференций.

Теперь о том, какие во время трансляции были узкие места — и как справлялись:

• Во второй день, особенно ближе к вечеру, когда возросла нагрузка на интернет — начались небольшие сбои в сети. Для их устранения был использован резервный канал Yota, на котором мы остались до конца
• Один раз спикер забыл выключить звук на компьютере и получилось эхо — пришлось временно остановить его выступление и вывести его в эфире при следующем включении, удаленно объяснив, как нужно выключать звук чтобы не было задвоения
• Во время выступления Наталии Франкель компьютер, на котором была презентация в PowerPoint, начал глючить при выводе этой презентации, так как параллельно были открыты еще несколько программ. В итоге оперативно выключили презентацию из PowerPoint и запустили презентацию в pdf».

Работа с партнёрами

Минус: у нас не было красивой презентации, сверстанной в pdf.
Плюс: нас все поняли.
Минус: у нас было очень мало времени.
Плюс: мы отлично сработали.

У нас был просто текстом список опций и цены. С этим мы как ходили к партнерам, это отправляли тем, кто проявлял интерес. Мы протестировали цены на опции, ряд гипотез и наметили себе идеи на будущее.

В итоге, мы привлекли за неделю работы 18 партнеров — 4 бартерных и 14 коммерческих. Общая стоимость интеграций коммерческих партнеров составила 830 000 рублей (100% предоплата). Мы преодолели определенные технические сложности — с целью выполнить договоренности с партнерами. Нам все удалось.

Как это было

Ровно в 11 утра 28 марта мы начали выступление первого спикера.

На пике у нас было 3 500 человек. Суммарно трансляцию посмотрели 10 925 человек (включая прямые заходы по ссылке).

За два дня мы ни разу не выбились из тайминга.

В чате Telegram, в Instagram и в Facebook нас затопили благодарностями, поддержкой, скринами экранов. Почти полный эффект присутствия.

У нас получилась очень честная онлайн-конференция. Потому что быстрая. Потому что вы, фактически, в режиме реального времени видели, как мы все это собирали. Потому что очень актуальные и больные темы обсуждались и поднимались. Потому что мы по-другому не умеем.

И, напоследок, немного милоты. У Федора Слюсаренко день выступления совпал с днем рождения. На примере плюшевого мишки он показывал рабочий процесс и надел на него наушники. И участники тут же подхватили флешмоб — начали выкладывать в чат фото своих плюшевых мишек с трансляцией экрана, с ноутбуками, с чаем — как поздравление.
В офлайне такое было бы невозможно.

Поэтому давайте так: несмотря на ситуацию и обстоятельства, только от нас зависит, как мы будем реагировать и что мы будем делать в каждый новый момент в создающейся вокруг реальности. Кейс с медведем тому подтверждение.

*Соцсеть, признанная в России экстремистской

**Соцсеть, признанная в России экстремистской