Всё об организации
и продвижении событий

Подготовка событий Проведение событий Интервью Корона-кейсы Конференции и форумы Онлайн-ивенты

Алексей Федоров: «Главное, что нужно для перевода ивента в онлайн — это мозг и экспертиза команды»

Алексей Федоров — продюсер и сооснователь JUG Ru Group, крупнейшего в России организатора конференций для программистов. Поговорили с ним о том, почему трудно переводить мероприятия в онлайн, что для этого нужно, и каковы его прогнозы на будущее.

Алексей, когда вы поняли, что из-за коронавируса работу придётся перестраивать? С чего вы начали?

В феврале я побывал на четырёх крупных профессиональных мероприятиях: в Бельгии, США, Германии и Новосибирске. И везде всё прошло нормально — посетителям давали санитайзеры и все спокойно себя чувствовали. Мы думали, что сделаем так же и нормально выберемся из ситуации.

В март мы вошли с ощущением, что да, где-то есть вирус, да, вокруг него есть хайп, но нас всё это обойдёт стороной. Мы тогда готовились провести несколько своих конференций для программистов в апреле-мае.

Но выйдя на работу после восьмого марта, мы увидели, как клиенты один за другим начинают оттормаживать платежи. К середине месяца поток входящих денег в компанию практически остановился. Власти стали вводить запреты на проведение массовых мероприятий в Москве и Питере — а мы проводим конференции именно в двух этих городах. В саппорт начали сыпаться вопросы от «Что вы собираетесь делать?» до «Вы что, собираетесь нас убить?» И мы поняли, что нужно срочно что-то предпринимать.

В районе 20 марта мы договорились с нашими площадками и передвинули наши конференции с апреля-мая на июнь-июль. И когда я внутри нашей компании всё это анонсировал, то сразу озвучил: теперь у нас есть новый план А — это июнь-июль, и план B — нужно идти в онлайн. А уже в следующую пятницу стало понятно, что эти планы нужно менять местами. И в понедельник утром, 30 марта мы начали работы по онлайну.

С какими трудностями вы столкнулись при переходе в онлайн?

Это огромная работа: надо переделывать, по сути, весь продукт, прорабатывать процессы, которых у вас до этого не было. До этого уже несколько лет мы делали онлайн-трансляции наших офлайн-мероприятий, но это всегда был дополнительный продукт. У нас всегда 90% участников приходило ногами. Онлайн стоил в 2 раза дешевле, и кто-то, кто не мог участвовать лично, пользовался этой опцией. Трансляции мы делали качественно, в прошлом году уже перешли на полноценный 4К: мощный видеозахват, хорошие камеры. Работаем с профессиональными подрядчиками и сами имеем многолетнюю экспертизу в этой области.

Но понятно, что онлайн-трансляция офлайн-мероприятия — это совсем не то же самое, что онлайн-мероприятие. За последние три недели выяснилось, что здесь огромный объём работ, с которыми наша команда никогда не сталкивалась. Мы, например, хорошо знаем, как застраивать площадку и как привозить спикеров. А вот как верстать эфир — не особо. И не только мы оказались не готовы, но и спикеры: с ними надо проводить отдельную работу, объяснять, что, как и зачем.

Дальше – больше. Спонсоры наших конференций оказались совершенно не готовы к онлайну. Это вообще смешная история. Наши спонсоры — в основном IT-компании или крупные компании с мощными IT-отделами: банки, ритейл и так далее. Вроде бы довольно продвинутые в диджитале ребята. Но на проверку оказалось, что они хорошо понимают, что такое «поставить стенд на выставке», но очень плохо понимают, что такое интеграция в онлайн-мероприятие.

Ещё одна крупная проблема — нетворкинг на онлайн-мероприятиях. Есть люди, которые кричат, что знают, как его делать. Но это всё слёзы, если честно.

Как вы в JUG Ru справляетесь с этими трудностями?

У нас в штате человек 60, нагрузка выросла у всех. Саппорт разбирается с возвратами денег и заменами на онлайн. Инженерная команда учится делать надёжную видеосвязь со спикерами. Ребята, которые занимаются докладами, думают над их форматами, над тем, как спикеров обучать и возвращать — потому что часть спикеров сказала «Ну нафиг, не хочу выступать онлайн». Маркетинговая команда думает, как это всё продавать. Продуктовая команда работает над упаковкой продукта, и так далее. Сейчас приходится всем всё доказывать заново, и это довольно трудно.

Спасают две вещи. Во-первых, профессионализм нашей команды. Весь объём работы можно разбить на блоки, и в каждом блоке будут люди, которые могут это на себе вытащить. И во-вторых, выяснилось, что теперь мы можем делать мероприятия не на два дня, а хоть на две недели. И что есть программисты, которым интересно участвовать не в одной нашей онлайн-конференции, а сразу в нескольких. Поэтому мы сделали абонемент, состоящий из всех наших восьми конференций первого полугодия 2020. Если его купить, можно поучаствовать сразу во всём. Сделали тематические подборки для разных спецов — какие темы и доклады с наших мероприятий могут быть им интересны. Фактически, мы построили upsell-модель, которую будем использовать в ближайшие два месяца.

И ещё одна важная штука. Конференции обычно ближе к дате начала повышают цены на билеты. У нас конференции стояли в разные месяцы, с разными ценами, которые менялись они тоже по-разному. По какой цене в этом случае нам нужно продавать абонемент? Ведь он не может стоить на сайте одной конференции, которая в него входит, десять тысяч рублей, а на другом — пятнадцать. Нужно было выровнять все цены, и мы это сделали. При этом мы прикинули, как изменились наши затраты, и это тоже учли.

Как всё это принимает аудитория? Уже есть первый фидбек?

Пока непонятно, мало статистики. Когда мы строили эти планы, то ориентировались на то, что:

  • половина участников офлайна не захочет уйти с нами в онлайн, и им придётся вернуть деньги;
  • из оставшейся половины народ тоже пополам разделится: часть уйдёт в онлайн одной конференции, часть купит абонемент на все восемь.

Сейчас мы перезапустили продажи и смотрим, что получается. Первые цифры нормальные, хотя и не совсем такие, как мы думали — где-то выше, где-то ниже.

Какие основные инструменты вы используете для перехода в онлайн?

Мозг и экспертизу команды, всё остальное уже детали. Софтверное решение, например, можно взять любое из достойных — хоть Zoom, в котором мы сейчас с вами общаемся. И, конечно, в первую очередь нужно обеспечить надёжное интернет-соединение. Если у ведущих и спикеров дома дерьмовый интернет — вы можете использовать какие угодно инструменты, и ничего не поможет.

От чего ещё зависит успех переноса конференции из офлайна в онлайн?

У любой конференции есть две основные составляющие: контентная, то есть то, о чём рассказывают, и тусовочная — нетворкинг, пьянки, общение в кулуарах. И если на конференции в офлайне была слабая контентная составляющая, а все приходили потусоваться — её организаторам сейчас будет очень больно. К счастью, у нас всегда были сильные доклады.

Какие ещё новые идеи вы сейчас хотите попробовать?

У нас сейчас огромный список того, что обязательно надо сделать для подготовки к ближайшим конференциям. И очень мало времени: первая стартует уже в середине июня. Идей-то много: и сами нагенерили, и аудитория советует, и опыт других организаторов мы активно изучаем. Но мы расставили приоритеты и реальность такова, что времени едва хватает на обязательные фичи, на те, без которых мы не можем запускаться. Поэтому задача стоит одна — сделать качественно и надёжно, чтобы не было стыдно.

Никаких иллюзий, что мы сделаем супер-продвинутую онлайн-платформу, у меня нет. Возможно, мы её сделаем к осени — потому что осень, честно говоря, тоже под большим вопросом. Сейчас многие организаторы перенесли свои конференции на осень, но у меня стойкое ощущение, что ничего хорошего вт офлайне осенью не будет. Запрет на проведение массовых мероприятий к осени действительно могут снять. Но я очень сомневаюсь, что люди на них ломанутся — рисковать будут готовы далеко не все.

Каков вообще ваш прогноз по поводу развития ситуации?

Думаю, народ начнёт более или менее возвращаться на офлайн-мероприятия не раньше весны 2021 года, а свои позиции мы как индустрия отыграем только к 2022, не раньше. Если какая-нибудь новая фигня в мире не случится. Поэтому мы готовимся к длительному серьёзному онлайну.

Наверное, справедливо говорят, что те, кто сможет сегодня грамотно уйти в онлайн, победят. Это будет трудно сделать маленьким командам организаторов, которые ещё не накопили для этого достаточной экспертизы. У нас большая команда и хорошая экспертиза, но будем честны: сейчас наша задача — банально выжить и отгрузить нашим клиентам продукт такого качества, чтобы они были довольны. А дальше продолжим дорабатывать наш онлайн-продукт и смотреть, как будет развиваться ситуация.

Какой главный совет вы бы сейчас дали всем организаторам мероприятий?

Примите реальность! Ребята, нифига вас не пронесёт. Не будет такого, что летом эпидемия резко прекратится, и осенью все к вам придут. Если вы сейчас забиваете болт и ничего не делаете — вы просто теряете время. И вы проиграете войну за свою аудиторию. Поэтому сейчас надо идти в онлайн — да, больно, и да, с потерями. Но мне кажется, других вариантов у нас с вами сейчас нет. Прекратите ковырять в носу и начинайте работать.

Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Рекомендуем посмотреть
Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»