Кейс: как не надо проводить деловые события в 2022 году

Наталия Франкель, продюсер и организатор крупнейших в СНГ бизнес-конференций «Суровый Питерский SMM», «Найди свой трафик», «Белая конфа», SOLD OUT и других конференций, создатель самого крупного в нише сообщества по ивент-маркетингу «Ивентология», рассказывает об одном провальном кейсе делового события и делится мыслями, как не стоит проводить конференции в 2022 году. 

Какое-то время назад, стоя на светофоре, получила сообщение от коллеги (которая неоднократно бывала по зову души волонтером на наших конференциях и сама знает толк в заботе и качественном ивенте):

«Наташааааа, привет, я сегодня приехала на ХХХ YYY, и мне больно: указателей с парковки нет. Регистрация с другой стороны, чем прошла я. Отправили обходить вокруг на регистрацию. На регистрации не знают, есть ли лифт на второй этаж. На втором этаже нет волонтеров, кто бы подсказал. Спикеры как минимум в двух залах говорят без микрофонов. Мест явно меньше, чем людей. Аааааааа. Можно к тебе на ручки?».

Я дала написанию этого текста время, чтобы убедиться, что хочу написать его не потому, что испытываю состояние «фейспалм» и не стою на табуреточке в белом пальто, а потому что правда не понимаю, в чем проблема делать каждый раз лучше, чем в предыдущий, ну или просто на достаточно стабильном уровне качества (слышу риторический вопрос «А зачем, они и так придут?»).

Болючий стандарт рынка — мы всегда так делали (читай: мы всегда делали одинаково плохо), и все равно к нам приходят, у нас покупают стенды — зачем что-то менять?

Второй болючий стандарт — мы же конференция/выставка/форум с бесплатным входом, терпите, что дают, вы не платили

Третий болючий стандарт — мы монополисты/у нас огромная база, что вы нам сделаете?

Допустим, это все так. А вам самим все нравится? Вы настолько не любите то, что делаете, и не уважаете тех, для кого делаете, что годами тиражируете низкокачественный «деловой» ивент?

Тут еще один отзыв об этом же событии (я нашла подругу девушки, которая там тоже была):

«Организация на троечку, ей не очень понравилось. У неё был негативный опыт, возник вопрос, который нужно было решить на месте. Сказала, что 40 минут пыталась найти человека, который смог бы ей помочь. Подходила к нескольким участникам организационной группы, которые ее перенаправляли к другим сотрудникам, а те перенаправляли дальше. Раздатки ей не хватило, и она не уверена, что вообще она была. С ее слов, не очень было организовано пространство и навигация, сложно было разобраться, в залах душно, периодически что-то случалось с аппаратурой и не всегда было слышно. Сказала, что больше не пойдёт, была до этого на конференции, которую JJJ организовывал, вот там уровень был. А тут так, “на коленке организовано”».

То есть совершенно разные люди транслируют словами через рот одно и то же, и, я уверена, не только в приватных беседах, но и выносят в инфополе, снижая количество желающих возвращаться на ивент в будущем и снижая его планку, монетизацию и возможности (восстановить репутацию после провала сложнее, чем изначально нормально выстраивать).

Какие я вижу моменты

— Бесплатные многолетние многотысячные ивенты с именем (даже инерционные) прекрасно монетизируются на партнерах, стендах, выступлениях, интеграциях. То есть чем лучше вы будете делать, тем больше вы сможете зарабатывать, и, помимо флагманского события, строить вокруг него целую экосистему и линейку проектов и продуктов для своей большой аудитории.

— Сделать нормально, даже не блестяще, не отлично, не превосходя ожидания, а просто нормально — совсем недорого. Надо просто немного поработать, постараться, включить мозг, оторвать от стула ценную часть себя.

— Ценить каждого участника и его время (ключевой ресурс) — базовая норма для профессионала. Или вы не профессионалы, а так, мимокрокодилы?

— Делать для галочки — ну фу, правда. Идите работать куда-то еще, где формализм не сказывается на восприятии и мнении людей так остро и явно и где вы так открыто не гробите проект, в команде которого работаете.

— Собирайте обратную связь. Особенно негативную. Находитесь всегда на связи со своей аудиторией. Анализируйте всё на ретроспективе — и всё, всё забирайте в работу, исправляйте, меняйте, прописывайте и улучшайте. Вы же, конечно, любите клиентоориентированность и качество по отношению к себе? Что не так с действием в обратную сторону?

— То, что вы делаете ивент на государственные деньги или деньги компании-заказчика, вообще вас не оправдывает (а, наоборот, вызывает еще больше вопросов).

— Если вы, читая этот пост, задаетесь вопросом «Да камон, зачем это все делать?», то вам просто пора уйти из ивент-ниши, ей и так сложно.

Нежелание что-то менять, раз «и так сойдет» — понятно и объяснимо, кому охота напрягаться за небольшую зарплату (да и еще брать ответственность, ужас-ужас). Ведь, понятное дело, никто и спасибо особо не скажет. Но проблема в том, что спасибо никто не скажет потому, что тупо не за что. Если вы будете крутым профи, который умеет делать суперпродукт, у вас будет карьера, возможности, благодарность, признание ваших результатов.

И нет, я не хочу делать выставки, форумы, конференции во всех нишах, выехав на том, что я «знаю, как надо». У меня много проектов и планов помимо форумно-конференционной ниши (я не претендую на всё многообразие «Ежегодных всероссийских выставок, форумов, конференций по…»). Но да, я хочу и готова консультировать тех, кто созрел признать, что с банальным продакшеном у них не то, чтобы плохо, а просто катастрофически никак.

Я хочу, чтобы адекватных оргов, которые умеют считать волонтеров, раздатку, ставить навигацию, покупать батарейки в микрофоны (и заказывать микрофоны) просто становилось больше, несмотря ни на что. Это даже, о чудо, вообще недорого и совершенно несложно. Просто перестаньте отмораживаться.