Лагерь тишины: как организовать выезд на природу группы 20 человек без рекламы

Кейс выпускницы онлайн-курса «Код события». 

Меня зовут Наталья Нагайник, и я организатор выездного тренинга «Лагерь тишины» в Омске. В статье расскажу, как родился наш проект и на каком этапе находится сейчас. 

Идея лагеря тишины

У меня был опыт туристического бизнеса, а потом мы с партнёром задумались о новом формате. Хотелось организовать что-то на стыке коучинга и путешествий. Выезд на природу на выходных, где для участников будут практики, много отдыха, возможность переключиться из режима «работа-дом». И обязательно в нашем регионе. Такие «умные выходные». 

Для формата нужен был эксперт, который организовал бы практики для участников, и я обратилась к знакомому психологу. Она и предложила идею лагеря тишины — выезда на 3 дня на природу. Это активность на стыке японской технологии синрин-йоку — погружение в атмосферу леса для профилактики эмоционального выгорания, и популярной mindfullness — светской медитации, которую могут практиковать даже новички. 

У каждого лагеря есть своя тема. Например, первый лагерь, который мы провели в ноябре 2021 года, назывался «Лесные купания». Второй — «Забота о себе», третий — «Работа с гневом и раздражением». 

На первый выезд мы набрали 15 человек. С небольшими затратами на таргетированную рекламу, которые мы окупили. Это был определённо успех. Мы решили проводить лагерь тишины осенью и весной — подходящее время, чтобы практиковать на улице. 

Всего мы уже провели 4 выезда. Второй и третий были с маленькими группами (7-8 человек), а на последний, весной 2023 года, получилось набрать 20+ человек. Уже без рекламы. За счёт работы с тёплой аудиторией эксперта и комьюнити проекта.

Все выезды нам удавалось провести так, чтобы оставаться в плюсе. Доходность, как правило, составляет треть от заработанной суммы. 

Последний выезд оказался особенно успешным не в последнюю очередь потому, что я прошла обучение на курсе Наталии Франкель «Код события». Мне хотелось систематизировать мои знания о том, как организовывать события, и у меня это получилось. 

Особенно здорово, что на курсе Наталия делится инструментами для работы и системным подходом к организациям мероприятий. 

Подробнее о том, как организовать лагерь тишины, расскажу дальше.

ЦА проекта

Наша аудитория — женщины из Омска в возрасте 30-55 лет. Это сотрудники интеллектуальных сфер — психологии, HR. Руководители, которые увлекаются медитацией, йогой, МАК, трансформационными играми, в целом психологией. Это аудитория, которая интересуется самопознанием, но которой важен и бытовой комфорт. 

Как правило, наша целевая аудитория очень много работает, поэтому идея провести выходные на природе, с психологическими практиками и медитациями, их вдохновляет. 

Продвижение проекта

Мы пробовали подключать таргетированную рекламу на старте проекта, когда готовили первый выезд. Потом от этой идеи отказались — хочется делать мероприятие для «своей» аудитории, поэтому, в основном, на лагерь приезжают те, кто подписан на аккаунты эксперта-психолога. Это тёплая аудитория, которая нам доверяет.

В рекламу мы не вкладываемся. Основной канал привлечения людей — посты на странице у психолога. Где-то за полтора месяца до события у неё выходит серия постов, где она рассказывает, как пройдёт лагерь тишины, что в нём будет.

Ещё работает сарафанное радио — люди рассказывают, что им понравилось, рекомендуют лагерь знакомым, делятся у себя на страницах впечатлениями о том, как съездили. 

Когда мы начинаем собирать новый выезд, то берём это как отзывы. 

Воронка получается такой: люди подписываются на психолога, прогреваются контентом, начинают доверять ей как эксперту, и, когда она делает серию анонсов о лагере тишины, мы собираем группу.

Команда проекта

В команде у нас 3 человека: я, эксперт и ещё одна организатор. 

Эксперт создаёт программу на каждый заезд, разрабатывает практики. 

На мне вся организация: нужен кто-то, кто возьмёт на себя работу по сбору людей, доставке, расселению. Я искала новое место для выезда, занималась оформлением документов, бытом. Это, кстати, очень важно. Людям нужно знать не только программу, которую даёт эксперт, но и понимать: где я буду эти три дня, с какими людьми, что там будет вокруг, какой там уровень комфорта, какой будет еда. 

Третья девушка помогает в организационных моментах — привезти/увезти группу, сделать информационный сайт. Мы сотрудничаем в нескольких проектах, здесь она как компаньон, в других — как полноценный партнёр.

Из подрядчиков для лагеря тишины мы подключаем трансфер, чтобы доставить участников до базы. Ищем их обычно на Авито. Но мы стараемся вообще минимизировать подрядчиков, чтобы потом не переделывать за ними. Всё делаем, в основном, сами. 

Как я выбирала площадку для выезда

Первые три раза мы проводили лагерь на одной площадке, в последний раз решили её поменять — нашли место ближе к городу. К нам пришло больше людей, потому что им было легче добраться. 

Что было важно при выборе места:

• Единое пространство под участников, чтобы мы заняли большую часть базы. 

Наш лагерь предполагает много отдыха, и если на базе будут другие люди, которые шумно отдыхают, с детьми, шашлыками — получится конфликт интересов. Мы выбирали такую базу, где могли занять весь корпус. 

В корпусе должны быть только наши участники, чтобы нас никто не беспокоил, там было тихо и мы могли заниматься практиками. И желательно, чтобы на всей территории базы не было никого. Так и совпало — в межсезонье людей гораздо меньше, так что мы остались практически одни. 

• Зал для практики. 

В нём должно быть комфортно размещаться на ковриках: сидеть, лежать, смотреть телевизор. В один из вечеров мы смотрим фильм и обсуждаем его.

В этом зале важен уют — у нас это пространство с большими солнечными окнами, которое нам предоставили бесплатно. Если бы была почасовая оплата — вышло бы дорого. 

• Место, где можно гулять. 

На первых выездах это был сосновый реликтовый бор с огромными корабельными соснами. А в новом месте — берег реки, берёзовый лес.

• Раздельные кровати. 

Почему-то в регионах на базах отдыха обычно стоят двухместные кровати, всё ориентировано на семейный отдых. У нас же люди ездят одни, и важно разместить в номере двоих человек на отдельных кроватях. 

На поиск такой базы ушло 2-4 недели.

Сначала мы посмотрели всё через интернет, потом поехали смотреть вживую и вернулись в город принимать решение.

Бюджет и расходы

Основные затраты на мероприятие — аренда площадки и зарплата команды. 

Мы всегда проговариваем минимальное количество людей, от которого будем отталкиваться: будет 5 человек — лагерь состоится, 3 человека — не состоится. 

Обычно наша точка безубыточности — 5-7 человек. Как правило, набирается больше желающих. Сейчас ёмкость группы 15-20 человек. 

Все мероприятия окупаются и приносят прибыль. 

Трудности, с которыми справлялись

Наш выезд в целом могу оценить на твёрдую четвёрку. Теперь я знаю, что ещё нужно учитывать, и возможно, это поможет другим ивентщикам.

• У нас были трудности с размещением. 

Я не отсмотрела все номера лично, положилась на информацию с сайта. А по факту в нескольких номерах вместо второго спального места для взрослого оказались детские узкие диваны. В одном из номеров такой диванчик не раскладывался. 

После этого я завела себе правило: либо пройти и посмотреть каждый номер, либо уточнить, все ли номера одинаковые. 

Как правило, когда потом предлагаешь решить вопрос с неудобствами, люди говорят — да ладно, не надо. Но важно уделить этому внимание.

• Вегетарианцам на второй день лагеря забыли поставить суп. 

Я быстро разрешила этот вопрос с поварами. 

• У нас закончилась вода с лимоном, и нам отказались сделать новую за дополнительную плату 

Это вообще смешная ситуация: в обед нам поставили 2 графина воды с лимоном, её очень быстро выпили, всем она понравилась. Когда я пошла попросить сделать ещё воды с лимоном, администратор сказала, что мы её не оплатили, она была предусмотрена только на обед. Я предложила доплатить, но мне отказали, потому что лимоны дополнительно не закупили. Тогда я попросила докупить лимоны, чтобы всё-таки получить воду, но в этот день она так и не появилась. 

Это немного история о том, что на площадке вы можете столкнуться с очень разным подходом к сервису. Ну и о том, что все моменты, даже самые небольшие, стоит обговаривать и просчитывать заранее.

Всё это читается как мелочи, но от них зависит, как воспримут событие участники, насколько им будет комфортно на мероприятии. Поэтому для ивент-специалиста мелочей не бывает.

Развитие комьюнити

Мы заинтересованы в том, чтобы, побывав на лагере тишины, люди возвращались к нам ещё. Поэтому у проекта есть закрытое комьюнити, которое мы поддерживаем и развиваем.

Есть чаты — мы создаём их для людей, которые были на наших мероприятиях и понимают, про что там. И есть группа у психолога, куда она приглашает «‎своих». Этой ссылки нет в открытом доступе, но сюда же мы можем добавить людей, которые знают психолога и готовы взаимодействовать дальше, хотят присоединиться к следующему лагерю. 

В чате у нас несколько отдельных веток. Мы делаем ветку для лагеря тишины, психолог туда может выкладывать какие-то практики, которые были на выезде, информацию о следующих мероприятиях.

Под разные смыслы у нас разные ветки. Есть, например, «‎Шелест страниц» — там мы обмениваемся книгами, «‎Теплица», где мы помогаем взращивать в себе новые привычки. 

Точки роста и кайф ивентщика

В последний большой выезд я воспользовалась свежими знаниями с обучения. 

Во-первых, я вообще начала вести больше документов. Делать списки, таблицы — то, что упрощает и выгружает из головы информацию, которая должна быть и которую нужно вспоминать. Я пока не дошла до системы, когда под каждый ивент создаётся отдельная папка, но понимаю, как это должно быть. Для меня это хороший пример, куда нужно расти. 

Во-вторых, поехала на базу и оплатила проживание до заезда, чтобы быть спокойной, что мои 20 человек заселятся и будет ок. Это дало мне уверенность, что мы точно будем здесь, проживание состоится, у меня ушла тревога про «‎вдруг что-то пойдёт не так».

Я стала работать с ещё большим удовольствием.

Мне нравится понимать, что я как организатор могу исполнить специфичные запросы людей. Например, человек хочет жить один, единственный из всей группы. И я говорю — ок, если останется номер и получится никого не подселять к вам, обязательно сделаю. И всё получается. В этом есть особый кайф — слышать желания и помогать исполнять. 

Здорово организовывать лагерь тишины и видеть, как люди приехали на программу и получили то, что даёт им эксперт, плюс комфорт на бытовом уровне. Мне важно, чтобы всем было удобно, красиво, чисто, приятно. Чтобы это способствовало отдыху. 

Классно видеть, как после наших программ меняются люди. Они приезжают уставшими, а уезжают совершенно другими, в другом состоянии, счастливыми. И само место накладывает на это большой отпечаток, я понимаю, что это происходит благодаря мне тоже. 

Недавно мне позвонила знакомая и поделилась идеей, что хочет организовать форум для родителей особенных детей, но пока ей надо подумать, как это лучше сделать. В этот момент я поняла, что знаю, как это сделать. У меня есть система в голове. 

После обучения на «‎Коде события» мне теперь не страшно взяться за новый фестиваль или форум, потому что я понимаю, как довести до результата. Пусть это даже масштабное мероприятие на несколько сотен человек.