Мероприятия с доступом по QR-кодам: о чем помнить организатору?

 

Постановления, требования и ограничения по проведению мероприятий меняются так часто, что нет никакого смысла публиковать разъяснения конкретных пунктов для организаторов, — велик шанс, что завтра они будут уже не актуальны. 

Более-менее точно можно сказать одно: событий с доступом только по QR-кодам в России скоро станет в разы больше. И даже если до этого кому-то удавалось не вникать в их специфику, теперь, скорее всего, придется. 

Мы попросили маркетолога Яну Захарову обозначить основные технические моменты, о которых должен помнить организатор мероприятия с доступом по QR-кодам. Это база — пользуйтесь смело, а подробности и детали обязательно проверяйте в локальных документах! 

Уведомление зрителей 

Информация о необходимости QR-кодов прописывается на всех ресурсах, освещающих мероприятие.

При продаже билетов через билетных операторов заранее предупредите менеджера, что доступ на мероприятие возможен только по QR-кодам. Он подскажет, что нужно для того, чтобы завести ивенты в систему именно в этом формате (иногда требуют официальное письмо). 

При реализации билетов/приглашений через сайт аналогично проводится работа с билетной платформой, установленной на сайте.

Как правило, уведомления о QR-кодах ставят:

• в описании мероприятия
• на плане зала при выборе места
• при переходе к оплате
• на билете, который получает зритель на почту

Накануне мероприятия стоит сделать рассылку с напоминанием скачать QR-код и не забыть паспорт. 

Подготовка площадки

Если мероприятие проходит на арендованной площадке, сразу согласуйте формат covid-free с администрацией площадки и проговорите все детали запуска посетителей.

Какие организационные проблемы могут возникнуть?

1. Свободный (без билетов и приглашений) доступ на площадку в любое время, вне зависимости от проведения мероприятия (выставочные пространства, буфеты/фойе и т.д. — пространства, работающие для всех, а не только для посетителей мероприятия) == >> совместно с менеджерами площадки заранее определяется и огораживается зона контроля. 
2. Отсутствие у площадки ресурсов (человеческих, временных и технических) на проверку QR-кодов == >> решение ложится на инициатора проведения мероприятия, то есть на вас.
3. Площадка требует, чтобы в были в реестре covid-free организаций == >> нет, для организаторов мероприятий это необязательно. Можно запросить официальный ответ у менеджеров реестра http://cvdfree.ru/reg (сами площадки могут пройти сертификацию по желанию).

Организация запуска посетителей

Если мероприятие проходит на арендной площадке — обсудите механику запуска заранее! 

Когда контролер сканирует QR-код, он видит на экране 2 типа информации: зеленый/красный экран (действителен код или нет) и паспортные данные человека, которому он принадлежит. Для того чтобы кто-то не прошел по чужому QR-коду, эти данные и сверяются с паспортом посетителя.

 

 

Лучше всего организовать на запуске двухфазный контроль: сначала проверка QR-кодов, затем проверка билетов. 

Технически удобнее делать «воронку», в которой проверяющих QR-коды в 2 раза больше, чем контролеров билетов, — тогда проверка идет быстрее. Кроме того, имеет смысл выделить отдельного администратора, который будет следить за проверкой QR-кодов и решать возникающие проблемы.

Для ускорения процесса также имеет смысл заранее продумать зону запуска (в случае арендного мероприятия — вместе с администрацией площадки), чтобы минимизировать очереди на улице. Если мероприятие проходит в зрительном зале (спектакль, концерт и т.д.), можно перенести контроль билетов на вход в зал, оставив на входе в фойе только контроль QR-кодов. 

В любом случае, контроль QR-кодов первичен и осуществляется ДО проверки билетов. 

Сканеры

Проверять QR-коды можно двумя способами — с помощью специальных сканеров и через приложения на смартфоне. 

• Если вы решили заказывать сканеры, заранее обратитесь в компанию, представляющие билетные сканеры в аренду (либо в компанию более широкого профиля, где в числе прочей электроники тоже есть сканеры). Согласуйте время аренды дополнительных сканеров для QR-кодов, заложив время на установку приложения — например, QuickQR.
• Приложение QuickQR работает оперативно и может быть также установлено на любой смартфон. 

Оба варианта для проверки кодов — и сканеры, и смартфоны — допустимы, и при необходимости можно спокойно обойтись без аренды оборудования. 

Преимущество сканеров перед смартфонами в том, что они не звонят, не отвлекают на входящие оповещения и используются только на контроле (что позволяет контролировать их заряд проще, чем смартфон, который контролер использует весь день). 

Имейте в виду, что даже если у вас на мероприятии планируется 30 посетителей, но все они приходят в последние 10 минут (например, смотрят выставку, а к началу мероприятия подходят к помещению рядом, находятся в кафе и переходят в отдельный зал для мероприятия и т.д.), — на то, чтобы проверить у них код и документы, есть всего несколько минут. Значит, нужны 2-3 контролера. 

В обычном режиме запуска минимум по сканерам: на залы до 300 мест — 2 штуки, от 300 — 4 штуки, от 800 — 6 штук, и это только на QR-коды, без проверки билетов!