Всё об организации
и продвижении событий

Интервью

Сергей Воронков: «С момента снятия ограничений должно пройти не менее полугода-года, чтобы отрасль как-то начала восстанавливаться»

В конце августа мы поучаствовали в пресс-туре «Экспофорума». Сергей Георгиевич Воронков, генеральный директор «Экспофорум-Интернэшнл», рассказал о предпринятых мерах безопасности для участников конгрессов и выставок и о том, как форум работал в онлайн-формате. 

Главная проблема карантина и пандемии — недостаточная осведомленность людей о тех мерах безопасности и возможностях, которые несут конгрессно-выставочные мероприятия. 

Для обеспечения работы наших четырех павильонов (трех выставочных и одного конгрессного) существует огромная инфраструктура, которую не видно, но по своим площадям и объемам она занимает гораздо больше, чем сам выставочный центр. Конгрессно-выставочная площадка — это очень серьезная инженерная инфраструктура, зачастую не имеющая аналогов в России и в мире.

В марте ввели ограничения на ряд видов деятельности, под которые попали выставки и конгрессы. Мы оказались в самом эпицентре проблем. В отличие от авиационной, туристической отрасли мы попадаем одновременно под следствие всех факторов, связанных с отсутствием возможности перемещения, авиасообщения, закрытыми границами, отсутствием туристического потока. 

На это накладывается еще и специфика отрасли: мероприятия привязаны к определенным ежегодным датам. Чтобы подготовить мероприятие, нужно не меньше полугода. С точки зрения инерции наши технологии — это доменные печи. Чтобы их запустить, нужно время. С момента снятия ограничений должно пройти не менее полугода-года, чтобы отрасль как-то начала восстанавливаться. Это было тем более критично, потому что около 20 мероприятий были перенесены с весны на осень. И у нас получился очень плотный осенний календарь. 

Нам предстоит 50 выставок и конгрессов для участников и посетителей, еще будет порядка 20-30 мероприятий корпоративного характера. До конца года нам нужно провести 90 мероприятий. Это очень плотный календарь и серьезный вызов для нас, потому что условия проведения существенно изменились.

Мы должны были обеспечить все необходимые меры безопасности. Что связано и с организационными изменениями, и с дополнительными финансовыми затратами. И самое главное, нам было важно донести до органов власти и общественности, что конгрессы и выставки не являются традиционными массовыми мероприятиями

Конгрессы и выставки не упоминаются в перечне массовых мероприятий в федеральном законе о массовых мероприятиях. Это те форматы, которые в наибольшей степени могут обеспечить безопасность присутствия на площадке. Такие форматы позволяют рассредоточить потоки посетителей. Это не одномоментное присутствие большого количества людей, как на концертах, спортивных мероприятиях, массовых шествиях. 

Люди приезжают в течение всего дня, и количество посетителей мы можем контролировать с помощью турникетов с электронной регистрацией. Мы понимаем, сколько человек зашло, сколько вышло. 

Сама архитектура комплексов позволяет делать необходимые планировки и логистику. В отличие от стационарной архитектуры торговых центров и музеев, где поменять практически ничего невозможно. Мы выстраиваем работу с учетом мер безопасности. 

Мы, совместно с Торгово-промышленной палатой и с Фондом Росконгресс,  разработали методические рекомендации по осуществлению безопасности и проведению конгрессов и выставок. Эти документы были утверждены российским Роспотребнадзором и рекомендованы им субъектам федерации для использования. 

Было проведено много переговоров и совещаний совместно с правительством Санкт-Петербурга и Роспотребнадзором для того, чтобы эти рекомендации превратились в стандарты безопасности — чек-листы, которые разработали и утвердили. 

Все необходимые разрешения получены, все меры проработаны. К ним относится замер температуры у посетителей: у нас стоят промышленные тепловизоры на входах, которые могут с большой точностью, в отличие от ручных градусников, обеспечивать измерение температуры. При этом фиксируется фото и видео человека с соответствующим замером температуры. 

Мы организовали санитарную зону для тех, у кого повышенная температура, чтобы посетитель мог спокойно и без паники дождаться врача в комнате, получить необходимые консультации, повторно измерить температуру и подумать, что ему нужно сделать: уйти с площадки или обратиться в медицинские учреждения. 

Мы организовали возможность приобретения масок, перчаток и антисептиков. Набор из маски и перчаток стоит 20 рублей. У нас есть в наличии бесплатные перчатки, которые раздаются на входе в павильоны. Это на тот случай, если кто-то прибыл на площадку и у него нет 20 рублей, а банковскую карточку забыл дома. Человек в любом случае получит индивидуальные средства защиты. 

Мы организовали логистику, которая предусматривает распределение потоков на самих входах в пассаж: три отдельных входа с зонами контроля температуры и всеми средствами защиты. И отдельных три выхода: они чередуются между собой для того, чтобы распределить потоки.

Потоки регулируются принудительно. На выходе никто не сможет зайти, на входе никто не сможет выйти. Внутри павильонов организована логистика с трехметровыми проходами между стендами, центральным проходом 4 метра, стрелками обозначена навигация, как обходить экспозиции для того, чтобы соблюдать дистанцию полтора метра. 

На стойках регистрации все сотрудники будут обеспечены масками и защитными экранами. Чтобы снизить количество контактов, мы сделали электронную регистрацию онлайн. Все, кто захочет зарегистрироваться, чтобы не подходить к стойке регистрации, смогут сделать это удаленно и будут сразу попадать в павильоны. 

Сейчас иной график уборки всех помещений и обработки поверхностей, мы увеличили этот объем в несколько раз с учетом периодичности и расхода материалов. Мы организуем тест на коронавирус для всех сотрудников в обязательном порядке. К нам приезжает лаборатория в медпункт. 

Мы закупили пятикратный запас всех необходимых средств защиты. Только на индивидуальные средства защиты, тепловизоры, дополнительные меры по уборке, обработке и всего остального мы уже потратили 4 млн рублей. Думаю, что к концу сезона цифра составит порядка 10-15 млн. 

Одно из условий проведения мероприятий — это циркуляция воздуха. Один и тот же воздух не должен гоняться в помещении постоянно. Обязателен приток воздуха с улицы с его очисткой. Мы дезинфицируем все вентиляционные каналы. Это немалый объем: десятки километров вентканалов. Если бы у нас не было систем очистки воздуха, то нам бы пришлось ставить вентиляционные системы и ультрафиолетовые установки. Их стоимость составляет больше 120 млн рублей. Но у нас есть энергоцентр, системы охлаждения и подачи воздуха, которые не имеют аналогов в России. Да, мы будем больше тратить теплоресурса, когда будет холодно и начнется отопительный сезон, подогревать воздух с улицы — это дополнительные энергозатраты. 

Далее, по мере прохождения мероприятий, мы будем продолжать тратить дополнительные финансовые средства. Это необходимое условие проведения мероприятий и наша социальная и правовая ответственность. 

В конгрессных залах будут обеспечены меры по соблюдению дистанции: кресла, которые откидываются, будут заблокированы через одно, чтобы соблюсти расстояние между рядами. 

То же самое касается и точек питания: в пассаже будет организован буфет в отдельном помещении с соответствующей логистикой и соблюдением социальной дистанции и обязательной одноразовой посудой. 

Мы также будем заниматься информированием всех участников и посетителей. Помимо памяток, которые мы выкладываем на сайте и рассылаем всем, это еще и звуковые объявления, а еще видеоролики с инструкциями, которые будут транслироваться на всех экранах, установленных в комплексе. 

Инструктаж мер безопасности начинается с доставки в комплекс. Видеоинструкция будет начинаться уже в автобусе, который доставляет посетителей от метро. Их будут пускать только в масках. У нас также есть специализированные урны по утилизации всех средств индивидуальной защиты при выходе из комплекса. 

Этот цикл мероприятий позволит обеспечить все необходимые меры безопасности, которые невозможно обеспечить ни на одном из других объектов в силу инженерных конструкций, архитектуры и логистики. 

Именно об этом мы рассказывали органам власти и Роспотребнадзору. Общее понимание, что отрасль нужно запускать, привело к открытию «Экспофорума». 

Сейчас у нас в календаре 50 мероприятий самой разной направленности. 29 августа открылась «Агрорусь» в формате ярмарки, а 2 сентября — выставка «Агрорусь» для b2b-аудитории. И дальше по графику пойдут десятки мероприятий.

Крупнейшим является Газовый форум, который состоится 6-9 октября, он десятый, юбилейный. Площади все проданы. Спрос на проведение мероприятий очень велик. Мы ожидаем очень много гостей и делегаций. У нас будет, помимо экспозиций, деловая и конгрессная программа. Это действительно большое и глобальное мероприятие, которое на сегодняшний день является ведущим по газу не только в стране, но и мире. 

У нас на площадке ежегодно проходит больше 200 мероприятий, которые посещает почти полтора миллиона человек. Из них 21 мероприятие — это мероприятие №1 в России. Каждое в своей отрасли: в медицине, экологии, в узкоспециализированных нишах (сварка, судостроение) и многих других. 

Наша стратегия — обеспечение проведения мероприятий, отражающих компетенции города со статусом №1 в России. С тем, чтобы они действительно фокусировали и собирали лучших ученых, политиков, бизнесменов, специалистов, которые бы обсуждали здесь все тренды и направления развития каждой из своих отраслей. 

На 2021 год в графике под загрузку стоит порядка 200 мероприятий, включая Петербургский экономический форум, который перенесен на 2021 год. И много других мероприятий, которые перенесены не на осень, а на следующий год. 

Мы считаем, что такое согласие связано не только с тем, что нужно сохранить отрасль, но и с тем, что эта отрасль необходима для страны, для развития ее конкурентоспособности и успеха участия в мировой повестке дня. 

Конгрессно-выставочные мероприятия — та уникальная площадка и возможность, где можно решать деловые вопросы гораздо быстрее. Потому что на выставках проводится сотни встреч, переговоров и заключений контрактов. И в рамках деловой и конгрессной программы обсуждаются тренды и понимание того, как должны развиваться отрасли. 

«Экспофорум» играет уникальную роль, он генерирует практически половину всего потока деловых туристов из миллиона деловых туристов в городе. Для Петербурга туризм — одна из пяти стратегических отраслей и направлений развития, мы в этом смысле играем в части делового туризма ключевую роль. 

Правительством РФ мы были признаны одной из наиболее пострадавших отраслей и получили возможность воспользоваться принятыми мерами поддержки. 

Отрасль после объявления карантина и наложенных ограничений не ушла в тень, не отчаялась. Конечно, всех участников рынка приободрило то, что правительством были приняты меры поддержки. 

Но в период всего этого времени практически все организаторы развивали онлайн-формат конференций и выставок. 

За период пандемии мы провели более 30 онлайн-конференций и выставок, в том числе с участием министров и представителей правительства. Это был очень высокий уровень. Число просмотров всех этих мероприятий превысило уже 30 000. По объему это сопоставимо с офлайн-мероприятиями или даже превышает их. И это очень важно, это та новая компетенция, которую развили все наши представители отрасли благодаря пандемии. Во время карантина можно было сосредоточиться на онлайне, не отвлекаясь на конвейер мероприятий, который у всех проходит.

Онлайн останется с нами навсегда, у него есть безусловные преимущества проведения мероприятий: отсутствие границ, можно работать с аудиторией и спикерами из любой точки мира. Это продленный срок действия, а не офлайн, который проводится три дня. 

Мы сейчас идем по пути формирования графика и проведения гибридных форматов мероприятий, когда онлайн и офлайн сочетаются друг с другом. 

Потому что онлайн никогда не заменит офлайновые мероприятия, он не дает эффекта прямого общения, впечатлений и эмоций. 

Онлайн и офлайн вполне должны и могут дополнять друг друга. Не только потому, что онлайн проводится в период между ежегодными выставками, и является поддерживающим форматом, но и в период проведения самих мероприятий могут проходить онлайн-форматы, в которых могут принимать участие спикеры и участники из разных концов мира. 

Это безусловный плюс пандемии, когда появилось свободное время и силы, и отрасль работает на эту тему. Мы разрабатываем сейчас соответствующие платформы, чтобы создавать экосистемы, которые включают в себя и онлайн, и офлайн необходимые сервисы, стандартизировать их для отрасли, и я очень надеюсь, что мы станем хедлайнерами в мировой индустрии. 

Подобных платформ, которые бы обеспечивали цифровизацию самой компании, проектов, бизнес-процессов и создание этой общей системы в мире на сегодняшний день нет. Есть отдельные решения, СRM, но комплексных решений на сегодня в мире не существует. У нас есть реальная возможность стать лидерами отрасли.

С точки зрения сложившейся ситуации мы понимаем, как организовывать и проводить мероприятия, мы к этому готовы. У нас есть стратегия развития отрасли: не только текущие меры поддержки, но и меры развития. 

Это внушает нам большой оптимизм, несмотря на то, что пока еще не открыты границы и не запущено авиасообщение. Я думаю, что это вопрос ближайшего будущего и мы к этому будущему должны быть готовы. 

 

Про готовность ко второй волне

Если исходить из того, что мы сейчас наблюдаем на примере обсерваторов: в «Ленэкспо» — 2000 мест, в пиковый момент там находилось 600 человек, сейчас там нет ни одного человека. Госпиталь закрыт. 

Госпитали в Москве сейчас разобраны. Даже несмотря на имеющуюся статистику заболеваемости, ситуация на сегодняшний день, по сравнению с первой волной, принципиально иная. Система здравоохранения восстановлена. Думаю, что ограничений, связанных со второй волной, вводиться не будет. 

Про количество посетителей

Если брать только конгрессы и выставки с учетом осеннего сезона в прошлом году мероприятия посетило больше 700 тысяч человек, 7000  экспонентов и около 30 000 участников конгрессных мероприятий. 

В этом году цифра будет меньше. Только за счет отсутствия возможности транспортных сообщений и закрытия границ. Большинство мероприятий у нас носит международный характер, больше 10% — это иностранные и иногородние участники. 

Мы думаем, что падение будет как минимум на 20% — это в хорошем варианте. Есть еще и фактор снижения платежеспособности. Мы в своей антикризисной стратегии, рассчитывая наши бюджеты на 2021, закладывали падение выручки до 40% — это оптимистичный сценарий. Но по сравнению с тем, что она пять месяцев была нулевая, для нас это другая возможность, это глоток воздуха. 

 

Татьяна Лебедева

Рекомендуем посмотреть