Всё об организации
и продвижении событий

Проведение событий Интервью Корона-кейсы Онлайн-ивенты

Форум «Мечтатели»: «Самое большое единовременное подключение было во время питч-батла стартапов — 15 удаленных подключений в одном потоке»

Егор Золотухин

Поговорили с организаторами форума «Мечтатели» о том, как они провели онлайн-форум летом 2020 и позвали 42 спикера из разных городов мира, а также придумали свою платформу, которая позволила включить нетворкинг, конкурсы, выставки и интерактив.

Расскажите о форуме, пожалуйста. Сколько лет вы его проводите, в чем его миссия, на каких площадках он проходил. Сколько спикеров и участников было в предыдущие годы?

Егор Золотухин, идеолог и продюсер проекта «Мечтатели», создатель онлайн-платформы Beams: Первый форум прошел в Санкт-Петербурге 15 апреля 2018 года в креативном пространстве «Ткачи». На нем выступило 12 спикеров, среди которых были Морис Шакая («Хачапури и вино»), Гоша Бондарев (Waf-Waf), Константин Гальцов («Марчеллис»), Александр Семенов (Heads and Hands) и другие. Также была музыкальная пауза с группой JFQ. 

Первое мероприятие посетило более 400 человек. Мы хотели, чтобы на форуме люди обменивались знаниями, как создать компанию мечты, когда нет опыта, денег и команды. Главная миссия — развитие предпринимательского мышления в России. Всего до пандемии мы провели два мероприятия в Петербурге, и оба — с успехом.

С какими партнерами вы работали?

Яна Куодис

Яна Куодис, директор агентства WebFacultet, которое стало соорганизатором проекта в 2020: Первый форум поддержали издательство МИФ, KudaGo, Swissam, HeadHunter, ИКРА и другие. Всего 28 партнеров. 

Форум, который прошел 1 августа, поддержало 67 партнеров, среди которых ВКонтакте, Megogo, «Мой бизнес», Flow Agency, eLama, inSales, iReg, Gudok, Reboot, Openland, Skillbox, «Мозгобойня» и др. 

В какой момент в этом году вы поняли, что форум в офлайне не состоится? Как быстро поменяли формат? 

Е. З.: Изначально мы планировали провести «Мечтателей» 25 апреля. Но примерно за месяц до мероприятия стали понимать, что ситуация с COVID-19 серьезная и, скорее всего, к назначенному дню всех посадят на карантин. В тот момент мы решили перенести ивент на неопределенный срок. Позже, после успешно проведенной другой онлайн-конференции Foodtech Anticrisis, которая состоялась 18 апреля и собрала 1400 участников, мы решили вернуться к «Мечтателям» со смелыми идеями. 

Мы хотели сделать из новых «Мечтателей» действительно большое событие в онлайн-формате. Для этого придумали разные активности: от простых квестов до конкурсов стартапов, внедрили различные инструменты нетворкинга (чаты, бот, интерактивные комнаты), собрали большую выставку партнеров, разделили трансляции мероприятия на два основных потока («Вдохновение» и «Практика») и многое другое.

Как долго разрабатывали свою площадку для онлайна, на каких еще площадках шло вещание?

Е. З.: Для воплощения всех наших идей нам требовалось особое техническое решение, которое на тот момент на рынке мы не нашли. И быстро решили создать собственную платформу Beams. 

На разработку первой версии ушло примерно два месяца. После форума мы продолжили активное развитие продукта и стали проводить на его базе другие мероприятия. Например, 10 октября прошла конференция «День интернет-рекламы», где участвовали спикеры Яндекса, Google, TikTok, Huawei Ads, ВКонтакте и другие. Помимо основной платформы, форум транслировался ВКонтакте и Megogo.

Сколько человек из команды участвовало в разработке события и его проведении? 

Я. К.: Более 25 человек: продюсеры, продакшн-специалисты, кураторы спикеров, специалисты по партнерам, таргетологи, технические специалисты, режиссеры трансляции, модераторы самого форума.

Сколько дней проходил форум и спикеров было на онлайне? Какое количество просмотров было у события? 

Я. К.: Форум проходил один день. Если говорить про цифры, то у нас вышло так:

 

42 героя — спикеры и эксперты из России, США, Германии и других стран.

Трансляция на 4 площадках — собственная платформа Beams, ВКонтакте, Facebook, Megogo.

3459 зарегистрированных участников на платформе Beams и 187 тысяч просмотров во ВКонтакте, Facebook и Megogo.

13 партнеров (коммерческих и бартерных) и 54 инфопартнера.

137 заявок на конкурс стартапов, 10 финалистов и 2 победителя.

17 часов уникального видеоконтента.

 

Как выстраивалась работа в онлайне и проходил день работы форума? Какой интерактив был для участников?

Е. З.:  Когда планировали форум, мы изучили все платформы, но решили делать свой продукт — нам не хватало технических решений для реализации задуманного. Так появилась платформа Beams. Мы будем использовать ее на собственных проектах и готовы предоставлять другим организаторам для их онлайн- и гибридных мероприятий.

На платформе мы сделали:

  • Главную страницу с основными быстрыми ссылками.
  • Переключение между потоками.
  • Виртуальную выставку — карточки партнеров нескольких градаций в зависимости от партнерского пакета.
  • Страницу конкурса стартапов. Здесь разместили все интересные проекты, которые прислали на конкурс стартапов, но не прошли в финал и питч-сессию. Сейчас через нее мы продолжаем принимать анкеты с бизнес-идеями и передаем в Russian Startup Community, чтобы начинающие предприниматели смогли получить совет и поддержку от организаторов и партнеров форума.
  • Страницу нетворкинга с ссылками на комнаты в Spatial Chat + инструкции, так как инструмент знаком немногим.
  • Страницу квеста с подробной инструкцией и перечислением призов.
  • Быстрые ссылки в блоке меню: чат, бот, основной сайт форума.

Я. К.: Мы выбрали гибридный формат мероприятия, когда часть спикеров и ведущие присутствуют в студии, а участники смотрят форум онлайн. Этот формат мы уже успешно протестировали на конференции Foodtech Anticrisis в апреле, когда нам пришлось за короткий срок трансформировать привычное офлайн-мероприятие в онлайн-конференцию.

С видеотрансляцией нам помогли партнеры — команда Nevastream. У нас уже был успешный опыт работы с ними и уверенность в качестве и оперативности.

Что для нас было важно при выборе площадки:

  • Расположение в Санкт-Петербурге (вся команда организаторов из Петербурга).
  • Хорошая звукоизоляция помещения.
  • Наличие или возможность провести интернет с нужной скоростью.
  • Визуально приятное оформление интерьера.

Когда 42 спикера находится в разных уголках мира (Москва, Санкт-Петербург, Сан-Франциско, Ашкелон, Берлин) и разных часовых поясах, даже неоднократное тестирование каждого не гарантирует отсутствие сбоев в день мероприятия. Поэтому крайне важно обеспечить устойчивое интернет-соединение у ведущих на случай форс-мажора со стороны спикера, чтобы они смогли оперативно подключиться и заполнить паузу запасным сценарием.

Под наши задачи идеально подошел коворкинг ClockWork Time. 

Для спикеров был создана специальная веб-страницы, через которую они могли подключиться удаленно. Презентации загружаются непосредственно подрядчиком, а не со стороны спикера через расшаривание экрана, что обеспечивает хорошее качество изображения.

Самое большое единовременное подключение было во время питч-батла стартапов: 6 членов жюри, 2 модератора и 7 подключенных питчеров одновременно, чтобы они могли по очереди сменять друг друга — итого 15 удаленных подключений в одном потоке.

Переключения между говорящими происходили бесшовно: один питчер проводил презентацию, отключался, подключался следующий. При этом во втором потоке продолжались выступления с докладами.

Со спикерами заранее проводились тестирования удаленного подключения. Мы проверяли качество соединения, знакомили с функционалом, чтобы в день форума выступающим было легко подключиться без стресса.

Коммуникация со спикерами велась в чатах, там же контролировалась очередность подключения — расписание спикеры знали заранее, но в чате дополнительно контролировалось подключение к эфиру.

Какие идеи были реализованы в рамках форума?

Я. К.: Кроме программы у нас были дополнительные активности. Выставка начала работать за неделю до события, чтобы зарегистрированные участники могли познакомиться с партнерами форума и меньше отвлекаться от программы в день мероприятия. А представители компаний-экспонентов получили возможность пообщаться с участниками в разных каналах, онлайн-комнатах в рамках мастер-классов, розыгрышей и активностей.

Еще мы придумали конкурс стартапов. За два месяца до форума мы открыли сбор заявок от ребят, у которых был начинающий стартап или просто классная идея. Специальное жюри выбрало самые интересные проекты из присланных 137 и в день форума авторы представили их перед зрителями на питч-сессии. В итоге было два победителя: по мнению жюри и по мнению зрителей. Они получили призы от членов комиссии и партнеров, рекомендации и практичные советы по развитию проекта. А все интересные проекты мы разместили в специальном разделе сайта, чтобы поддержать всех участников.

Мы разработали Telegram-бот на базе платформы Random Coffee. Он получился многофункциональным, в него уместилось:

— Организационная информация для участников: полезные ссылки, инструкции.
— Прием заданий на квест с возможностью проверки и выгрузки финалистов для розыгрыша.
— Нетворкинг по технологии Random Coffee: раз в неделю все, кто зарегистрировались в нетворкинге (заполнили 3 графы о себе) получают карточку другого участника и могут пообщаться онлайн или назначить личную встречу. 

Также мы придумали квест. Перед нами стояла задача — мотивировать участников максимально проявить активность: посетить карточки партнеров, вступить в чат и начать общение, послушать программу и выступления партнеров в перерывах.

Решением стал квест с заданиями и призами. Подобное мы уже реализовывали на наших офлайн-мероприятиях, а теперь перенесли в онлайн. Чтобы стать финалистом квеста, нужно было выполнить 3 задания. Среди тех, кто их выполнил, мы разыграли 5 пакетов призов от партнеров. 

Еще мы создали чат в Telegram специально для участников форума, и в день мероприятия зрители активно общались и обсуждали услышанные выступления. Участники чата разделились по городам (Москва и Петербург), создали отдельные чаты и уже провели офлайн-встречи, что очень круто!

Провели еще один формат нетворкинга: 5 комнат в виртуальном баре. Можно было пообщаться со спикерами и другими участниками, обсудить услышанное, обменяться впечатлениями.

Сколько удалось собрать партнеров на онлайн-форум, как они реагировали на такой формат участия?

Я. К.: Всего «Мечтателей» поддержало 67 партнеров из-за самой идеи форума и из-за больших охватов, которые мы планировали получить. Но, конечно, привлечение коммерческих партнеров было одним из сложных за все время нашей работы. Часть партнёров до сих пор не верит в эффективность онлайн-форматов. Они успели обжечься на предыдущих некачественных интеграциях. 

Мы разработали максимально разностороннюю программу с множеством возможностей для потенциальных партнеров, это позволило привлечь самых активных и заинтересованных.

Какие планы на будущее, что вы возьмете из этого кейса в новую жизнь после пандемии, чем гордитесь и чего не станете повторять?

Е. З.: Уже в следующем году мы планируем провести «Мечтателей» в новом гибридном формате: онлайн и офлайн. Форум планируется растянуть на целую неделю, где каждому дню посвящена одна ключевая идея. Это позволит увеличить охваты и погружение онлайн-участников в мероприятие. Точно не будем делать несколько параллельных потоков в одно время. Для онлайна это не лучшая идея, она только распыляет внимание участников, когда его и так мало.

 

 

Татьяна Лебедева

Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Рекомендуем посмотреть
Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»