Как писать о мероприятиях пресс-релизы и не только

Каждый день редакции получают десяти анонсов и приглашений, но лишь о единицах узнают читатели СМИ. Чтобы ваше мероприятие попало в число этих счастливчиков, внедрите профессиональные секреты и пишите пресс-релизы о мероприятиях так, чтобы новость взяли в публикацию.

8 признаков текста, который заинтересует СМИ 

 

1. Есть информационный повод

Для публикации информации об ивенте нужно, чтобы в нём был информационный повод, интересный и актуальный аудитории издания. Если повода нет (руководство компании решило провести корпоратив для сотрудников и написать об этом в СМИ) или мэтч не случился (не соответствует аудитория, тематика), материал не опубликуют.

 

2. Структура текста 

Если пишете пресс-релиз, в нём должны быть выделены: 

• заголовок — отражает информационный повод
• лид — первый абзац текста, одно или несколько предложений, отражающих краткое содержание текста. Из него должно быть понятно, зачем нужно написать о вашем мероприятии 

«Калина красная» — первый фестиваль массового исполнения в караоке песен народов Поволжья. Гостей ждёт выступление Пелагеи, игра в горелки и угощение расстегаями. 

• основной текст — выделяйте главные события, старайтесь зацепить внимание интересными фактами, озвучьте интересные активности в программе

Уже в эти выходные мы ждём петербуржцев на Фестиваль домашних любимцев. Приходите всей семьёй вместе с любимой собакой, котом и даже черепашкой.

В первый день будут работать площадки аджилити, сухой бассейн с мячиками, зоокафе с бесплатными вкусняшками. В отдельной зоне можно будет получить консультацию зоонутрициолога и зоопсихолога.

Во второй день состоится выставка кошек при поддержке клуба «Сибирский мышелов» и лекторий от блогеров. С подробной программой фестиваля можно ознакомиться по ссылке.

• комментарии — в этом блоке можно добавить цитату эксперта, комментарий звёздного гостя, комментарий по теме руководителя компании

«Кризис в строительной отрасли помог осознать: только объединившись с коллегами, мы сможем найти новые решения, которые помогут сохранить доступные условия покупки жилья для наших клиентов. Как лидеры отрасли, мы взяли на себя ответственность по организации круглого стола “Омск строится”». Генеральный директор Строительной компании № 1 Свиридов Виктор Александрович

• контакты для связи — с указанием Ф. И. О. и должности ответственного сотрудника. Продублируйте эту информацию в тексте, даже если в теле письма уже есть автоподпись с данными.

 

3. Заголовок для пресс-релиза мероприятия

Он должен быть цепляющим и информативным, отражать информационный повод. Из него сразу должно быть понятно, зачем СМИ публиковать информацию о мероприятии, чем это будет интересно читателям.

Плохо: пресс-тур в Вологду 

Как исправить: пресс-тур в музей «Дом вологодского масла», в ходе которого эксперты расскажут, как отличить подделку от оригинала, и поделятся секретами выбора качественного продукта

Плохо: встреча с представителями вуза

Как исправить: на дне открытых дверей представители вуза ответят на вопросы будущих выпускников и их родителей об особенностях набора на обучение в 2025 году

4. Звёздные гости мероприятия

Это преимущество мероприятия, особенно для публикации на региональных ресурсах. Обязательно акцентируйте на этом внимание, но только если уже достигнуты договорённости со знаменитостями.

На «Днях семьи» выступит ведущая детского шоу на телеканале «Пятница» Регина Тодоренко. 

Знаменитый вратарь Игорь Акинфеев подпишет покупателям футбольные мячи в день презентации.

 

5. Без воды и пространных описаний

Избегайте в пресс-релизе мероприятия формулировок в превосходной степени: лучшая компания, самые высокие показатели роста и т. д. — и ссылок на факты, если не можете это подтвердить. Деятельность СМИ регламентируется законом («О средствах массовой информации», «О рекламе»), и публикуемая информация должна соответствовать их требованиям.

Допустимо

На нашем пикнике можно будет попробовать самые вкусные сосиски по мнению гендиректора компании «Мясной двор» Василия Ивановича Балалайкина.

Форум «Свадебный организатор — 2024» станет рекордным по количеству спикеров (по данным за 2008–2023 гг.).

 

6. Результаты и достижения

Если мероприятие проводится не первый раз, подогрейте интерес фактами из прошлого.

Прошлый форум собрал 1 000 гостей, в этом ожидаем в 3 раза больше.

Новогодний сбор благотворительного аукциона составил 5 000 000 рублей. Средства были направлены на строительство социальной столовой в Оренбурге.

На прошлом дог-шоу «Хвосты и косточки» хозяев обрели 25 собак из приюта.

 

7. Масштабность мероприятия

Высокие шансы на публикацию пресс-релизов у ивентов, которые претендуют на рекорд или могут впечатлить читателей цифрами. 

Старт программы основатель онлайн-школы «Меня слышно» даст с вершины горы Эльбрус, чья высота 5 642 м. 

На празднике мы испечём самый большой пирог в истории артели «Булочники Самары» и угостим им всех желающих. Ждём вас попробовать один из 8 000 кусочков! 

Ученики школы танцев исполнят самое массовое танго. Чтобы это зафиксировать, мы пригласили представителя Книги рекордов России.

 

8. Небольшой объём пресс-релиза

Максимум для описания — одна страница печатного текста. СМИ работают с высокой скоростью и с большим потоком информации. Читать пресс-релиз, претендующий по объёму на томик «Войны и мира», не будут. Зато обязательно свяжутся с вами и запросят подробности, если сможете вызвать интерес захватывающим коротким описанием события.

 

Чтобы ваш пресс-релиз мероприятия точно не взяли

Обращаем внимание: это вредные советы. Поэтому будьте умничками: прочитайте и сделайте наоборот. Тогда есть хорошая вероятность, что о вашем ивенте напишут в СМИ.

• Шлите релиз всем изданиям без учёта целевой аудитории. Даже в редакции газеты РЖД «Гудок» заинтересуются анонсом форума трейдеров
• Рассылайте одинаковые письма. Пусть они начинаются со «здравствуйте», «уважаемый», а ещё лучше — «доброго времени суток». Сами разберутся, кому они адресованы!
• Не учитывайте формат издания. Нет тех, кто не публикует афишу или отчёты с вечеринок!
• Напишите 3 листа текста. Конечно, подробности очень важны!
• Насыпьте канцеляризмов, речевых штампов и стоп-слов. Пусть знают, что у вас — серьёзное мероприятие, поэтому только «вышеуказанное мероприятие», «в целях обеспечения безопасности участников», «с учётом вышеизложенного должно заинтересовать», «выбрали тему из-за повышенного интереса» и т. д.
• Делайте тяжёлые вложения. Пусть видят, насколько крутые возможности у камеры вашего фотографа
• Требуйте опубликовать ваш текст без изменений. Его столько времени согласовывали с пресс-службой и генеральным лично!
• Не бывает запрещённых тем и сомнительных идей. Тир для трёхлеток, пивной марафон на вечеринке главбухов — очень оригинальные идеи, о которых всем будет интересно написать
• До момента сдачи СМИ в печать или выгрузки материала на сайт вносите правки. Согласовали — отлично! Но вот здесь точно надо изменить вашу же формулировку, потому что пришла мысль, как сделать ещё лучше!

Важно помимо текста пресс-релиза

Написать текст, который будет интересен СМИ и его аудитории, — ещё половина дела. Не менее важно повысить его шансы на публикацию. Как на это повлиять:

• учитывайте сезонную активность. Издания сталкиваются с одной и той же проблемой: интересных новостей то перебор, то не хватает. Поэтому чем в менее рейтинговое время вы проводите мероприятие, тем выше шансы на успех. Сложнее всего опубликовать отдельный анонс в новогодних выпусках. Зато можно попасть в тематическую подборку мероприятий (это же актуально для отраслевых изданий и блогов профессиональных праздников)
• заранее уточните графики выпуска. Интернет приучил нас к возможности моментально опубликовать любую информацию. Печатные СМИ живут по жёсткому графику производства: макет для печати готовится за несколько недель до выпуска. Вашу публикацию при всём желании не смогут взять в номер, если газета или журнал уже находятся в типографии или оригинал-макет уже свёрстан. Попасть с публикацией в интернет-издание проще, но и там ключевые материалы планируются заранее
• напишите, что вы можете предложить аудитории издания. Обязательно акцентируйте внимание на особых условиях: читатели могут бесплатно зарегистрироваться или получить билет, посетить закрытую часть программы, отсканировать QR-код, пройти квест и забрать подарок на мероприятии и т. д.
• какие возможности для промо СМИ сможете предложить. Например, поставить стойку распространения, пригласить представителя издания в жюри, вывести название ресурса на мониторы и упомянуть со сцены и т. д.
• изучите форматы подачи материала и оформите свой по их образцу. Если в редакцию одновременно поступит два одинаково интересных анонса, выберут тот, в котором есть полная информация (текст, иллюстрация) — он требует меньше работы журналиста или редактора
• выйдите на прямой контакт. Особенно если вы ивент-менеджер, необходимо знать всех редакторов афиши, светской хроники, моды, технологий и журналистов, пишущих по теме мероприятий, с которыми вы работаете (социальная, культурная, творческая и т. д.). Шансы на публикацию всегда выше, когда пишешь напрямую ответственному лицу, а не на безымянный почтовый сервис Info@… Большая часть направленного сюда попадает в спам
• развивайте связи. Тогда уже у вас напрямую будут запрашивать информацию об интересных событиях — не только для однократной публикации, но и для формирования рассылок, или в случае форс-мажора, когда внезапно образовалась свободная полоса. Ваша цель — чтобы в адресной книге про вас была запись «Олег, всё про технологии», «Мария, детская афиша»
• привлеките внимание темой письма. Никакого «предложения о сотрудничестве». Тема должна быть конкретной: указывайте информацию, которая заинтересует аудиторию СМИ. Не знаете, как сформулировать, — смотрите, с какими заголовками выходят публикации, и стройте по этому образцу
• отправьте в редакцию мерч мероприятия или символический подарок, если организуете ивент к празднику. Ваша задача — установить контакт и быть запомненным
• помимо информации о вашем ивенте, отправьте пригласительные на вечеринку 
• не бойтесь напомнить о себе звонком в редакцию. Уточните, получили ли ваше приглашение, будут ли гости от издания, нужно ли аккредитовать фотографа
• пост промо тоже важен — подумайте об этом заранее! Даже если ваш анонс не опубликовали, после ивента отправьте отчёт о прошедшем мероприятии с описанием ключевых моментов и фотоматериалами.

 

Обязательно проверьте пресс-релиз мероприятия перед отправкой

Обидно, если информация об ивенте не будет опубликована, потому что в вашем материале нет важных данных. Проверьте, что:

• в тексте указана вся важная информация: когда и где проходит мероприятие, условия посещения (платно, свободный вход, по регистрации, за репост)
• есть контакты для редакции, они актуальны, и вы оперативно реагируете на запросы, чтобы редакция могла уточнить информацию
• письмо небольшого размера. Часто при большом потоке писем размер входящих e-mail ограничивают. Если вложить видео и фото в высоком разрешении, они могут просто не дойти. Вставляйте в текст превью и указывайте ссылку для скачивания в высоком разрешении.

Присылайте нам ссылки на мероприятия, которые вы смогли подготовить и опубликовать, прочитав этот материал.