Как привлечь организаторов и проводить мероприятия в гольф-клубе, если в нише всего 1 200 человек

Лайфхаки и идеи для организации мероприятий в очень узкой нише, которые можно применить в любом направлении. Спикер SOLD OUT Виталий Новиков поделился личным опытом на примере гольф-клуба.

Виталий Новиков работает коммерческим директором в гольф-клубе MillCreek (Ленинградская область). Это огромная территория на 300 гектаров, на гольф-поле — 18 лунок. Есть богатая инфраструктура: 3 озера (одно для купания, два для ловли рыбы), парк на 8 гектаров, резиденции на продажу и работающие как отель 5* со спа-комплексом, ресторан и клубный дом, павильоны на 450 и 2 500 м².

Клуб появился 20 февраля 2014 года, тогда у его хозяев было ощущение, что такая площадка нужна для переговоров, включая международные. Ведь во всём мире важнейшие переговоры часто проходят именно в гольф-клубах.

Вот какие задачи себе поставили создатели гольф-клуба:

• создать площадку для переговоров Востока и Запада 
• продавать недвижимость — резиденции с отделкой и без отделки 
• загрузить отель 
• загрузить конференц-возможности 
• привлечь яркие мероприятия 
• сделать всё это не ради денег, но по велению души.

Важно отметить, что в России всего 5 000 гольфистов. Из них 1 200 — в Санкт-Петербурге.

 

Инфраструктура местности для мероприятий

Как привлечь людей, чтобы проводить мероприятия в гольф-клубе?

Первый ответ, который пришёл в голову, — расширить позиционирование и сделать не просто гольф-клуб, а коммуникационный клуб. То есть дать людям место, где они могут поговорить и решить вопросы, провести переговоры и важные встречи.

Что для этого нужно? Создать инфраструктуру. И стоит это недешёво. Речь идёт о миллиардах рублей. 

На старте у команды Виталия было:

• поле для гольфа — лучшее в Ленобласти по версии Forbes Life
• 18 лунок для гольфа в стиле links
• 3 тренировочные лунки 
• 4 площадки для отработки дальних ударов 
• 3 водоёма общей площадью более 50 га.

Сердцем гольф-клуба стал Клубный дом. Особняк в неопалладианском стиле, в каминном зале которого разместился ресторан итальянской кухни, готовый принять до 50 гостей. Три отдельных кабинета на втором этаже Клубного дома прекрасно подходят для переговоров за закрытыми дверями.

Также на территории был отель 5*. Комплекс из 7 двухэтажных резиденций boutique-класса, способный принять до 56 человек одновременно. Резиденция включает в себя 4 спальни с индивидуальными ванными комнатами, общую кухню-гостиную.

Сюда входит комплекс на 18 номеров с видом на озеро и персональной террасой, способный принять до 36 человек одновременно.

Для гостей на автомобиле во всех резиденциях предусмотрен обогреваемый гараж на два транспортных средства.

Жемчужина комплекса — приватная резиденция с баней на дровах и хаммамом.

Какую-то часть построек продали сразу, а некоторые остались в распоряжении отеля.

Что ещё пришлось добавить к инфраструктуре?

Поставили 2 шатра вдали от пляжной инфраструктуры. Это полные воздуха и света шатры с террасой, лужайкой и мостовой перед ними.

Вместимость для банкета — до 150 человек, фуршета — до 250. Площадь — 460 м².

Предварительно опросили участников отрасли, чтобы выяснить, какие есть самые востребованные форматы помещений.

Сделали павильон — многофункциональное трансформируемое пространство с комфортабельной террасой вдоль шатра. 

Вместимость — до 1 800 человек на банкете и 2 000 — на конференции.

Построили несколько полей: для футбола, обычного и пляжного волейбола.

Построили пляжный клуб — павильон на 450 м² и бассейны с подогревом. С рестораном, озером, лежаками.

Теперь пришло время выбрать, какие мероприятия можно проводить на территории.

Типы мероприятий, которые выбрали

Когда думали, что именно готовы проводить на указанных локациях, поняли, что на чём-то нужно сделать акцент, а от чего-то отказаться. Не получится охватить всё и сразу.

Вот на чём сосредоточились. 

• Корпоративный университет

Корпоративный университет — образовательное подразделение внутри компании, которое занимается развитием сотрудников за счёт эффективных программ обучения. 

Программы университета направлены на достижение стратегических целей компании. Если сотрудники развиваются, получают новые компетенции, знания, умения для работы, то и компания становится конкурентоспособной надолго. 

Особенности корпоративного университета: цикличность, сезонность, лонгированность, проактивность, системность. 

Форматы корпоративных университетов: тренинги, семинары, бизнес-игры, мотивационные курсы, вебинары, лектории, стратсессии.

• GR-клуб

GR Club в MillCreek — это единственное в Ленинградской области место для закрытых переговоров, полностью отвечающее высоким требованиям безопасности и конфиденциальности на уровне первых лиц государства, а также высококлассный сервис и разнообразие инфраструктурного фонда. 

Форматы GR Club в MillCreek: политические переговоры, встречи за закрытыми дверями, приёмы делегаций.

• MillCreek Expo

Потенциальные заказчики — организаторы (операторы) выставок. Яхты, дроны, сельское хозяйство, техника, корабли, макеты, животные. 

Что такое EXPO? Публичное представление достижений в области экономики, науки, техники, культуры, искусства и других областях общественной жизни. 

Различают местные, национальные, международные и всемирные выставки, а также всеобщие, охватывающие все отрасли деятельности, и специализированные, посвящённые только одной области деятельности человека, выставки. К последним относятся художественные, промышленные и сельскохозяйственные. 

Особенности EXPO: цикличность, сезонность, лонгированность, продолжительность застройки/перемонтажа. 

Форматы EXPO: выставки, форумы, экспозиции.

• Театральные постановки и шоу 

Форматы «театра» в контексте MillCreek: Октоберфест, новогодние ёлки для школ, выпускные, Масленица, ярмарки, фестивали. 

Цели театра в контексте MillCreek: лонгированная загрузка павильона 2 500 м² и прилегающей территории в низкий сезон. 

Особенности театра в контексте MillCreek: цикличность, сезонность, лонгированность, привязка к календарным праздникам.

От ряда мероприятий отказались. А именно — от мероприятий низкого жанра, не укладывающихся в концепцию. Это не значит, что в клубе откажутся провести свадьбу. Но в таком случае она должна быть яркой, красивой, заметной, в общем — масштабным событием, которое интересно общественности.

 

Как привлекали мероприятия

Сначала решили действовать сами: провести первое мероприятие и посмотреть, «как пойдёт». Понять, а получится ли сделать хорошо.

Дебютом стала лекция «Энцо Феррари. Автомобили, дизайн, гонки, бизнес, мафия, женщины».

Лекцию провёл сам Виталий Новиков. Собрали почти полный зал (50 человек), люди не расходились 2,5 часа, обсуждали разные вопросы. 

Жанр понравился, и дальше запланировали следующие лекции: «Барби. Бренд и бизнес», Лев Лурье — «Традиции дачной жизни», А. Цыпкин — «БесприцЫпные».

Сложности оказались в том, что на рынке в принципе не так много организаторов, которые могут собрать на лекцию 200 человек, решить технические вопросы. 

Приняли решение небольшие лекции проводить самостоятельно, выставки и концерты делегировать подрядчикам, спортивные соревнования — тоже подрядчикам.

В каждом сегменте есть сильные профессионалы. Главная цель, которую поставила себе команда MillCreek, — быть лучшим, сильным партнёром, выделиться среди других площадок.

 

Чего потребовало своё мероприятие

Когда начали организовывать мероприятия в гольф-клубе, столкнулись с решением таких задач:

• создание проектного комитета 
• распределение и закрепление ролей команды
• набор опыта и компетенций у тех, кто работает на проекте
• поиск подрядчика по продаже билетов 
• навык приглашения гостей 
• навык формирования экономики проекта.

Команда расширилась, начали покупать консультации у более опытных специалистов. Стали внимательно относиться к формированию бизнес-модели и прогнозированию (оказалось, что прогноз и план — разные вещи).

Вот какие первые выводы сделали для себя:

• концепция находит отклик у аудитории
• поняли, что надо больше рассказывать о себе и возможностях площадки. Иногда надо рассказать одно и то же 10 раз, так как люди слабо воспринимают информацию
• вложения в сервис дают отдачу. В гольф-клубе он распространяется на всех: гостей, проживающих в резиденциях, приезжающих на пляж и всех, кто пользуется им как площадкой для мероприятий.

Для работы над проектом заводят дашборд, с документом сверяются каждую неделю. Проектом считается каждое мероприятие — например, лекция на определённую тему.

Самые важные пункты, которые нужно отразить на доске:

• название проекта 
• дата публикации 
• описание 
• статус 
• инициатор и бизнес-заказчик 
• команда 
• бизнес-профит (деньги, штуки) 
• доп. профиты 
• схема (описание) 
• дата релиза (если проект реализован, важно присвоить себе это достижение)
• препятствия.

В каждом проекте выделена своя команда, распределены роли. Одновременно при таком подходе могут брать в работу до 30 проектов.

Во время становления процессов поняли первые ошибки: например, не стоит смешивать роли в проекте, нельзя лениться делать подробное описание проекта, игнорировать тайминг. Важно всегда передавать друг другу всю информацию об изменениях. 

В этом году команда планирует усилить направление стратегических сессий, проводить дилерские конференции и продолжать развивать корпоративный университет.

Ещё хотят добавить в список мероприятий регулярные выставки, большие концерты, спортивные соревнования, театральные постановки.

Таким образом площадка из просто гольф-клуба превратилась в высокоранговое и интересное место для проведения особенных событий.