Как провести идеальную вечеринку: взгляд со стороны ведущего

Как составить идеальную программу праздника, подобрать конкурсы, создать уютную атмосферу на событии, чтобы всем гостям было комфортно? Когда без ведущего не обойтись и кто ещё нужен на вечеринке? Разбирались с Верой Винник — ведущей вечеринки «Питерского промпта». 

Вера Винник проводит частные и корпоративные мероприятия в разных форматах, чаще это свадьбы и дни рождения. За этот год получила опыт в проведении деловых мероприятий: конференций, выставок, форумов. Деловой формат отличается от частных мероприятий — регламентом, образовательными целями и поиском клиентов, подрядчиков и заказчиков.

Вера — ведущая с высшим образованием организатора, которое она получила в Нижнем Новгороде. Навыки, полученные в институте, она применяет при ведении событий. Ведущий так или иначе затрагивает организационные темы: например, помогает паре что-то выбрать на банкет. 

Давайте посмотрим на вечеринку со стороны ведущего-организатора и поговорим о том, о чём неопытный заказчик событий даже не задумывается.

 

Как ведущий составляет программу праздника 

Всё начинается с общения с клиентом. Чтобы составить программу вечеринки, в первую очередь нужно определить цели и задачи мероприятия.

Вера Винник: «Я уверена, что банкетное мероприятие — это не просто веселье и алкоголь, это ещё какие-то смыслы».

Например, цели бывают такие.

• Хотим, чтобы было весело гостям. Нас (жениха и невесту) не трогать

Тогда программа выстраивается вокруг гостей и может быть даже не персонализированной, если молодожёны не хотят этим заниматься. 

Вера Винник: «У меня есть определённый стандартный сценарий, который по сюжету и психологии толпы подходит на любой формат. То есть это переход от спокойного к активному. Накормить людей, пообщаться, познакомиться. Дальше переходить в активные игры. Это база».

• Хотим познакомить гостей, чтобы они подружились, сплотились 

Вера Винник: «В этом случае я выстраиваю программу, исходя из ценностей заказчика, и начинаю вплетать в программу активности, в которых гости будут что-то о себе рассказывать. 

• У нас женский коллектив. Они работают посменно и не очень ладят между собой. Нужно наладить их общение

Вера Винник: «Я выводила программу на то, чтобы в течение вечера мы знакомились и благодарили каждую сотрудницу за что-то. Когда они стали благодарить друг друга, оказалось, что они — добрый и дружный коллектив, им есть что рассказать друг другу».

Получилась семейная, дружественная атмосфера, и вопрос недопонимания был закрыт. 

Главный вопрос на этапе подготовки к празднику: «Есть ли какая-то миссия, задачи ивента? Что клиент хотел бы получить?»

Притом это могут быть очень глубинные цели. И сложные семейные истории и отношения между родственниками. 

Вера, например, проводила небольшую свадьбу, на которой поначалу всем было не по себе: у жениха были сложные отношения с мамой. Она прочувствовала ситуацию, вывела общение из состояния страхов и напряжения в другое русло. После этого праздника её благодарили именно за то, что ей удалось разрядить обстановку. По итогу ни у кого не было скованности. Гости, которые приехали из других городов, подружились, чувствовали себя хорошо.

После этого Вера даже в статус себе написала: «Профессионально разряжаю обстановку».

Вера Винник: «Я вовлекаюсь в суть проблемы, начинаю понимать, что хочет человек. Часто ставлю себя на место гостя, заказчика, стараюсь прожить этот путь, а не просто вести свою программу».

Получается, что идеальная программа включает две составляющие: 

• неизменная программа — составленная по режиссуре, психологии людей. То есть человек всегда проходит путь гостя: он хочет поесть, познакомиться, потанцевать, отдохнуть. Это можно применить на любом банкете
• изменяемая часть: распаковка людей, личные истории, решение вопросов и целей мероприятия. 

Когда нужен ведущий? А если мероприятие на 7–10 человек?

Минимальное количество людей на вечеринке — от 7 человек. Тогда уже можно и нужно звать ведущего. 

Вера Винник: «Многие ведущие некомфортно себя чувствуют на мероприятиях до 10 гостей. Я поняла, что даже на таких событиях нужен ведущий, так как гости всё равно стесняются и кто-то должен разряжать обстановку, давать темы для разговора и активностей. Например, меня позвали на свадьбу, где было 7 человек, включая жениха и невесту. Кажется, очень страшно. Что там будет делать ведущий? Но на практике оказывается, что даже 7 человек не коннектят между собой. И без ведущего это всё превращается чисто в ужин, где люди просто едят и стесняются».

На любом событии ведущий создаёт атмосферу, комфортную для каждого гостя. Он ведёт программу, нацеленную на общение, и развлекательную часть.

Тем не менее и на 7 человек проводятся конкурсы. Например, танцевальные, вокальные, игровые. Если это свадьба, то история строится вокруг молодожёнов, гости знакомятся с ними с новой стороны. Все раскрепощаются.

Можно общаться и без ведущего, но он первый начинает темы, о которых, возможно, гости бы сами не вспомнили. Например, истории из детства пары. И после того, как ведущий затрагивает разные истории, гости включаются в диалог.

Опыт Веры — работа на мероприятиях от 7 до 200 человек именно в интерактивном формате, где идёт взаимодействие между гостями. 

Приглашать ведущего всегда есть смысл — даже на 3 часа, при этом чаще всего и трёх часов мало, даже если компания до 10 человек.

Зачем к ведущему ещё и координатор

На любом мероприятии нужен координатор. Будь это свадьба для двоих или целый банкет. Координатор — некий помощник по любым вопросам: взять, подать, спросить и т. д.

Когда люди проводят мероприятие на 10–50 человек, они часто перекладывают обязанности координатора на ведущего. Вот почему так делать не стоит.

Вера Винник: «Я призываю не перевешивать организационные вопросы на ведущего в день мероприятия. Голова ведущего должна быть лёгкой и свободной и думать о прямой своей деятельности и общении с гостями, а не проматывать в голове организационные процессы. Хороший пример — работа на конференции “Питерский промпт”. На событии каждый человек занимался своим делом — процессы были грамотно распределены между организаторами, модераторами, волонтёрами, что позволило спокойно и чётко отработать свою часть ведущему».

Свадьба без драки — деньги на ветер? Как решать конфликты на мероприятии

На празднике бывают непредвиденные ситуации. Бывает, гость падает и сносит аппаратуру, например. А это материальный ущерб, что очень неприятно для каждого. Как действовать? 

Лучшее решение — сохранять достоинство и максимально скрыть недостатки от гостей. Продумать несколько путей решения и уже с готовыми вариантами идти к заказчику, а не наводить суету и уж тем более не выяснять отношения при гостях.

Простой пример.

Вы сидите в ресторане, где за соседним столом гости замечают, что в счёт вписали лишние блюда. Они по-хамски зовут официанта и начинают скандалить. Всё это видит руководитель ресторана и подключается к скандалу, при всех начиная ругать своего официанта. То есть сразу занимает сторону гостя. И громко говорит, что все ошибочные блюда — за счёт официанта. Но слышать это неприятно даже тем, кто в конфликте не участвует. 

Хотя ситуацию можно переиграть, вывести на юмор, разрулить по-доброму. И потом решить вопрос с официантом без посторонних глаз. 

Любые разборки на банкете так же неприятны гостям. 

Например, задерживают салаты. Можно не ругать официантов, а сказать: «Друзья, наши блюда готовятся из-под ножа, чтобы вам было вкусно», т. е. заполнить паузу, похвалить сотрудников.

Ведь заказчик выбрал этот ресторан. Ему тоже неудобно осознать, что он ошибся и тут плохое обслуживание. 

 

Как сразу распознать некорректного ведущего

Если вы видите сторис у ведущего со смыслом: «Я веду банкет в ресторане, тут шикарный вид, но зал внутри так себе». Или ещё хуже: «Вот что значит, когда у человека много денег, а вкуса нет» — это некорректно для профессионала. 

Ведь люди, его заказчики, выбрали этот ресторан. Представьте, каково невесте, которая видит эти сторис. Как будто ведущую-королеву привели в какое-то захолустье. Тем более невесте этот ресторан вообще может казаться вполне нормальным. Получается, как будто вас этими словами унижают. 

Вера Винник: «На любом событии я примеряю на себя роль и заказчика, и гостя и стараюсь сделать так, чтобы всем было комфортно». 

Как найти «своего» ведущего

На самом деле, всецело понять, что у вас случился коннект и вы сработаетесь, можно только после банкета.

Но вот то, что поможет вам «до».

Для выбора ведущего нужно в первую очередь посмотреть его портфолио и социальные сети, последить за ним, увидеть, какие ценности он транслирует, чтобы понять, нравится ли он вам как человек в том числе. 

Обязательно встретиться лично или онлайн, поговорить, почувствовать энергетику. Узнать, совпадает ли его и ваше видение события. Слышит ли он пожелания от вас и предлагает ли свои идеи.

Современные конкурсы: что сейчас нравится гостям, а что — стыдно?

Современные адекватные конкурсы отличаются главными признаками: 

1. В них не надо переодеваться. 
2. В них нет пошлостей. 

Вера Винник: «Я веду мероприятия с 2013 года и могу сказать, что конкурсы цикличны. Что-то, уже не модное, вновь становится интересным, потому что подросло новое поколение и изменился визуал интерактива и подача. Неизменным остаётся одно: всем гостям должно быть весело. Не должно быть одному стыдно, а другим смешно. Перед мероприятием я обязательно рассказываю, какие именно интерактивы провожу, чтобы заказчик был в курсе и одобрил выбор».

Модными и современными конкурсами могут быть и уже известные, но в новой интерпретации. Меняется подход, а механика остаётся. Танцевальные батлы продолжают танцевать, но важно добавлять в них что-то современное. Например, нейросети.

Тот же конкурс «Угадай мелодию» — старый. Но если осовременить его — например, сделать таким, где нужно угадать исполнителя по знаку зодиака, или добавить что-то из трендов про ретроградный Меркурий, — песни будут угадывать под новым, современным соусом. 

В 2018 году была мода на то, чтобы ведущий вообще не проводил конкурсы, а делал акцент только на общении, интерактивах, как будто все пришли на светскую вечеринку. А сейчас люди хотят взаимодействия и активности. В моду возвращаются игровые конкурсы, участие в команде.

Самое важное — учитывать темперамент гостей и виновников торжества. Для этого нужен бриф: Вера уточняет цели праздника, знакомы ли гости, есть ли пикантные моменты, о которых нельзя говорить или которые нужно сгладить и т. д. 

Например, клиент говорит: «Мы любим отжигать» — и ведущему важно это знать, чтобы понимать формат праздника. На одном банкете уместно отжигать, на другом — там, где собираются VIP-гости, — вообще нет. При этом нужно обязательно общаться с заказчиком и понять, что для него — весёлая программа, что — светский ужин. Представления об одном и том же могут быть разными.

Конкурсы должны быть уместны в рамках мероприятия, формата, возраста гостей. Нет конкурса, который подойдёт везде.

Где искать классного ведущего? 

Ведущих сейчас очень много. Правда, красивая упаковка страницы не всегда говорит о качестве. 

Веру клиенты находят в основном по сарафану или ВКонтакте, а ещё — на сайте Горько.ру. Времени на саморекламу обычно не хватает. А ещё у неё есть личный сайт. 

Так что спрашивайте у знакомых, ищите по сарафану и интересуйтесь, кто известен в нише в вашем городе. 

После того как подписались на ведущего, следите за ним некоторое время, чтобы понять, как он ведёт другие торжества и как относится к своим заказчикам. И конечно, личное общение многое может расставить по своим местам.