Как работают технологии на деловых мероприятиях: кейсы форумов

На форуме SOLD OUT Юлия Фетисова разобрала, какие технологические решения действительно создают ценность для деловых мероприятий и почему индустрия уходит от отдельных фишек к комплексным продуктам. В докладе — практические кейсы крупнейших форумов страны.

Путеводитель по актуальным технологиям

Современные технологии на конгрессно-выставочных мероприятиях перестали быть самостоятельной ценностью. Аудитория больше не реагирует на сам факт «наличия технологии» — важен опыт, который она получает в процессе взаимодействия.

Такой подход меняет логику работы с цифровыми решениями. Организаторы и бренды переходят от демонстрации возможностей к проектированию пользовательского пути: как человек входит в событие, как ориентируется в пространстве, как получает информацию и какие эмоции уносит с собой после.

«Ивентология» есть в Telegram! Подписывайтесь на наш канал и читайте самый свежий и полезный контент об организации мероприятий от нашей команды.

 

AR как флагманская технология: с чего всё началось

Дополненная реальность стала первой технологией, с которой Фонд Росконгресс начал системно работать на конгрессно-выставочных мероприятиях. В 2020 году внутри фонда появился проект MARMA — именно он стал отправной точкой для развития AR-решений в рамках крупных форумов.

В основе технологии — знакомые всем QR-коды, которые за последние годы стали привычным инструментом. При этом, как подчёркивает Юлия Фетисова, речь идёт не просто о кодах, а о более сложной среде взаимодействия. AR позволяет «приземлять» цифровые объекты в реальное пространство и создавать эффект присутствия того, чего в физическом мире не существует.

За последние годы технология переживает новый подъём. Сегодня её всё чаще называют не просто дополненной реальностью, а WebGL — Web-based Graphics Library. Это целые графические библиотеки, которые работают прямо в браузере и позволяют создавать сложные визуальные сцены без установки приложений. Такие решения легко адаптируются под разные носители и форматы и становятся частью более масштабных цифровых миров.

 

VFX / CGI-видео: когда реальность можно довести до идеала

Следующей логичной ступенью после дополненной реальности становятся VFX и CGI-видео. Эти технологии активно применяют в рекламе, продвижении и на мероприятиях, но задачи у них отличаются от AR.

Юлия Фетисова подчёркивает ключевое различие: в дополненной реальности цифровой объект существует в связке с физическим пространством, а в CGI-видео проект можно довести до нужного состояния на этапе постпродакшна — без ограничений среды.

С помощью 3D-графики визуальный образ формируют таким, каким его задумал заказчик, включая сложные формы и сценарии, которые невозможно реализовать вживую.

CGI-видео работает как самостоятельный носитель и используется на экранах, в смартфонах и диджитал-каналах. В отличие от AR, где важен эффект присутствия, CGI даёт полный контроль над визуальной реальностью.

 

Машинное зрение и навигация: технология с ограничениями

Навигация на базе машинного зрения выглядит привлекательной для крупных и сложных площадок, однако на практике у этой технологии есть существенные ограничения.

Сложность заключается не в визуальных подсказках — стрелках и указателях в дополненной реальности, — а в привязке навигации к реальному пространству. Для этого требуется размещение меток и маячков, что связано с вопросами безопасности, техническими условиями площадки и стабильностью инфраструктуры.

Поэтому такие решения лучше всего работают на постоянных площадках, где пространство не меняется и заранее известно. В этих условиях участник может точно определять своё положение и получать корректные навигационные подсказки. На временных и трансформируемых площадках эффективность машинного зрения существенно снижается, из-за чего технология остаётся перспективной, но не универсальной.

 

Искусственный интеллект и аватары: сложный, но востребованный продукт

Искусственный интеллект остаётся одной из самых обсуждаемых тем в контексте технологий для мероприятий. В проектах Фонда Росконгресс особое место занимают аватары с искусственным интеллектом — сложные комплексные продукты, а не отдельный инструмент.

Юлия Фетисова подчёркивает, что создание такого аватара включает несколько этапов: разработку 3D-объекта и синхронизацию текста, который формирует ИИ, с мимикой и движением губ. Этот процесс требует участия профильных специалистов и точной настройки.

Юлия Фетисова: «Для создания аватара с искусственным интеллектом нам нужна чуть ли не команда из 10 специалистов».

Именно поэтому аватары с ИИ чаще всего приобретают как готовые решения под ключ. Несмотря на сложность и высокую стоимость, эта технология остаётся востребованной благодаря эффекту присутствия и высокой вовлечённости аудитории.

Чат-боты как стандарт коммуникации

Чат-боты стали базовым инструментом коммуникации на мероприятиях и перешли из разряда экспериментов в стандартную практику.

Юлия Фетисова приводит пример форума SOLD OUT, где чат-бот — основной канал взаимодействия со спикерами. Через него подавали заявки, общались с продюсерами и гостевой службой и получали организационную информацию. Вместо множества чатов вся коммуникация была собрана в одном интерфейсе с понятной логикой.

Фонд Росконгресс использует чат-ботов и во внутренней работе — для информирования сотрудников об обучении и корпоративных процессах. Этот формат доказал свою эффективность как удобный и управляемый канал взаимодействия.

 

Рандомайзеры, онлайн-голосования и типизаторы: интерактив вместо пассивного участия

Интерактивные механики позволяют вовлечь аудиторию и превратить людей из наблюдателей в активных участников процесса.

Юлия Фетисова приводит пример голосования за винную продукцию на Петербургском международном экономическом форуме. Участники голосовали через цифровой интерфейс, привязанный к площадке и IP-адресам, что обеспечивало корректность и защиту результатов. Механика работала как инструмент вовлечения и сбора обратной связи прямо во время мероприятия.

Подобные решения применяют в разных форматах: от викторин до квестов для больших аудиторий. Они быстро вовлекают участников и дают организаторам живую обратную связь в реальном времени.

 

Тач-панели, виртуализация контента и адаптивный дизайн

Конгрессно-выставочные мероприятия всё чаще отказываются от печатной полиграфии в пользу цифровых форматов. Буклеты и флаеры перестают работать: аудитория ожидает быстрого доступа к информации и возможности вернуться к ней после события.

Юлия Фетисова отмечает, что эту задачу решают тач-панели и интерактивные поверхности. Они позволяют показывать большие объёмы контента или, наоборот, акцентировать внимание на ключевых сообщениях, не перегружая участника. Через QR-коды и ссылки информация переходит в личные устройства, где её можно сохранить и изучить позже. В этом сценарии тач-панели становятся точкой входа в цифровую экосистему проекта.

При этом контент должен одинаково корректно работать на разных носителях: от смартфонов до больших экранов и нестандартных поверхностей. Поэтому адаптивный дизайн перестаёт быть дополнительным требованием и становится базовой нормой. Пользователь получает понятный и целостный опыт взаимодействия с информацией независимо от формата и устройства.

«Ивентология» есть в Telegram! Подписывайтесь на наш канал и читайте самый свежий и полезный контент об организации мероприятий от нашей команды.

 

Почему технологии на мероприятиях больше не удивляют и какие задачи решают комплексные продукты

Отдельная технология перестала быть ценностью сама по себе. Аудитория привыкла к интерактиву и цифровым эффектам, поэтому сам факт их использования больше не привлекает внимание.

Юлия Фетисова подчёркивает, что индустрия конгрессно-выставочных мероприятий перешла к продуктовому подходу. В центре внимания — не инструмент, а результат, который получает участник, и задачи, которые решение закрывает для заказчика.

Комплексные технологичные продукты работают сразу на нескольких уровнях: 

• выстраивают коммуникацию с участниками
• помогают ориентироваться на площадке 
• сопровождают человека на всех этапах взаимодействия с мероприятием. 

Через такие решения организаторы получают данные о вовлечённости и поведении аудитории, что позволяет оценивать эффективность и корректировать сценарии.

 

Опыт использования технологий на крупнейших мероприятиях страны

Практическую ценность технологичных решений Юлия Фетисова показывает на кейсах Фонда Росконгресс и проекта MARMA, которые работают на крупнейших конгрессно-выставочных мероприятиях страны, включая Петербургский и Восточный экономические форумы.

Ключевой пример — интерактивная карта регионов на ПМЭФ. В её основе — арт-объект «Вышитая карта регионов России», созданный Министерством культуры Чувашии. Команда MARMA оцифровала элементы карты: при наведении камеры смартфона на регион участник видит видеоконтент и может «путешествовать» по стране из одной точки. Сегодня карта включает 89 регионов, переезжает с форума на форум и стабильно собирает лиды на каждой площадке.

Другие форматы решают схожие задачи через разные сценарии. На Восточном экономическом форуме это была фотозона с амурским тигром, работающая как визуальный лид-магнит с учётом локального контекста.

 

Для Конгресса молодых учёных команда разработала квестовый формат, который одновременно выполнял функции навигации и вовлечения и был адаптирован под молодёжную аудиторию.

Отдельное направление — аватары с искусственным интеллектом. На Петербургском международном экономическом форуме, например, аватар на стенде Минспорта рассказывал посетителям о боксе и привлекал внимание к экспозиции, сочетая эффект присутствия с прикладной функцией информирования.

Задачи деловых мероприятий глубже задач развлекательных

В деловых конгрессно-выставочных форматах мероприятий технологии решают более сложные задачи, чем в развлекательных проектах. Их цель — не просто создать эмоцию, а повлиять на восприятие темы, отрасли или бренда.

Деловое мероприятие работает со смыслами и установками участников. Через сценарий и технологические решения формируется отношение к проблематике события и его содержанию. Поэтому требования к контенту и инструментам здесь значительно выше, чем в развлекательных форматах.

Почему текст в буклете больше не работает

Привычные форматы текстовой подачи информации перестали быть эффективными. По словам Юлии Фетисовой, печатные материалы по-прежнему используют, но они редко удерживают внимание аудитории в условиях насыщенной программы и большого количества стендов.

Участники перегружены информацией и не готовы читать длинные тексты. Поэтому на смену прямой подаче приходит опыт взаимодействия: технологии позволяют встроить сообщение в сценарий мероприятия, где человек не читает, а проживает смысл через действие и вовлечение.

Тренды этого года

Юлия Фетисова выделяет несколько устойчивых трендов, которые уже формируют повестку конгрессно-выставочной индустрии и влияют на работу с аудиторией.

• Коллаборации бизнеса и искусства и работа с культурным кодом 

Художественные образы, региональная идентичность и локальные символы помогают говорить о сложных темах через эмоции и усиливают считываемость бренда.

• Геймификация

Игровые механики, в том числе внутри приложений мероприятий, увеличивают вовлечённость и помогают участникам выстраивать собственный маршрут взаимодействия с контентом.

• Сюрреализм и образы, которые выходят за рамки возможного

Параллельно растёт значение адаптивности: контент должен одинаково хорошо работать в разных форматах и на разных носителях.

• Нейросети и искусственный интеллект 

Остаются в повестке, но решающую роль по-прежнему играет идея. Именно она определяет, станет ли технологичное решение просто заметным или действительно запоминающимся.

Сложности, баги и подводные камни технологичных решений

За эффектом технологичных проектов стоит сложная реализация. Разработка таких решений требует высокого уровня экспертности и слаженной работы команд.

Одним из факторов стала смена технологического ландшафта: после ухода привычных инструментов командам пришлось выстраивать новые процессы и искать альтернативы. Это усложнило разработку и повысило требования к специалистам.

Отдельный вызов — баланс между интерактивностью и смыслом. В погоне за эффектом легко потерять ключевое сообщение, поэтому даже в технологичных форматах важно сохранять ясность идеи и цели проекта. Вопрос оценки эффективности таких решений остаётся открытым и продолжает обсуждаться внутри профессионального сообщества.

 

Искусственный интеллект без человека не работает

Несмотря на высокий интерес к нейросетям, Юлия Фетисова подчёркивает: искусственный интеллект остаётся инструментом, а не самостоятельной заменой человеку. В проектах Фонда Росконгресс этот вывод сформировался на практике.

ИИ помогает на этапах генерации идей и визуальных образов, ускоряет подготовку концепций и предварительных решений. Однако передача ему ключевых коммуникационных функций без контроля приводит к снижению качества и ошибкам.

Юлия Фетисова: «Искусственный интеллект без человека деградирует».

Отдельное внимание она уделяет вопросам безопасности и авторских прав. Создание аватаров и визуальных образов требует осознанного подхода и участия живых специалистов, поэтому технологии работают эффективно только в связке с человеческим осмыслением задач.

 

Бюджеты, ЛПР и логика дорогих решений

Технологичные решения для конгрессно-выставочных мероприятий часто вызывают вопросы из-за стоимости. Юлия Фетисова отмечает, что высокие чеки связаны не с «дороговизной технологии», а с контекстом задач и уровнем аудитории.

Мероприятия уровня ПМЭФ собирают на одной площадке много лиц, принимающих решения. В этом контексте технологии на мероприятиях работают как инструмент привлечения внимания именно к той аудитории, ради которой компании приходят на форум.

Цифровые решения становятся частью общей логики стенда, где застройка создаёт фон, а технологии отвечают за вовлечение и контакт. При таком подходе инвестиции в сотни тысяч и миллионы рублей воспринимаются как осознанные: одна сделка, пришедшая с форума, может окупить участие и обеспечить проект работой на годы вперёд.

 

Идея и смысл важнее технологии

В работе с технологичными решениями ключевым остаётся не инструмент, а смысл, который он транслирует. Юлия Фетисова подчёркивает: важно не то, какие технологии использует бренд, а что именно он хочет сказать аудитории и как это сообщение считывается на площадке.

На Петербургском международном экономическом форуме это хорошо видно на примерах крупных стендов. ФосАгро из года в год создаёт масштабные цветочные инсталляции, которые визуально передают суть бренда — результат и красоту, возможные благодаря удобрениям. Альфа-Банк использует образ красного дракона как ясное высказывание о фокусе на Восток и работе с Китаем. В обоих случаях технология усиливает идею, но не подменяет её.

Другой подход демонстрирует Т-Банк: минималистичное пространство и цифровые интерфейсы, через которые пользователь взаимодействует с нейроартом и сервисами. Здесь технология становится частью образа виртуального помощника и цифровой экосистемы, а не отдельным аттракционом.

Эти примеры показывают: технологии на мероприятиях и форумах работают только тогда, когда становятся носителем смысла и частью целостного сценария. В условиях перегруженной информационной среды именно идея, подкреплённая продуманным технологическим опытом, формирует устойчивое впечатление и отношение к бренду.

«Ивентология» есть в Telegram! Подписывайтесь на наш канал и читайте самый свежий и полезный контент об организации мероприятий от нашей команды.