Всё об организации
и продвижении событий

Подготовка событий Монетизация событий Партнерство и спонсорство

Пот, кровь и слезы: вся правда о привлечении спонсоров на мероприятие

Светлана Ерохова, руководитель отдела по работе с партнерами, Event-маркетинг от А до Я

Светлана — организатор фестиваля для детей и про детей «Детский Петербург» (73 партнера, по состоянию на февраль 2017 года), конференций Hello, Blogger (28 партнеров), «Суровый Питерский SMM» (44 партнера), «SMM-Десант» (5 партнеров), конференция Sold Out (23 партнера)

Светлана: «Продажа партнёрств и поиск спонсоров — большой труд. Много отказов, но и много согласий».

Каким должен быть человек, который это делает?

  • надежный,
  • честный,
  • стрессоустойчивый,
  • амбициозный,
  • решительный,
  • бесстрашный,
  • ответственный,
  • обаятельный (лицо компании!),
  • изобретательный,
  • грамотный (письмо, речь, переговоры),
  • оптимистичный,
  • готовый к вызовам.

Мотивация сейлз-менеджера: зарплата (оклад) + % от каждой сделки (в т.ч. бартерной, по себестоимости профита). На берегу изначально договаривайтесь, сколько он будет получать. «Всё, что сэкономлено заработано!» святое правило.

Спонсор устаревшее слово. Сейчас правильное партнёр. Вы даёте возможности партнёр деньги/товары/услуги. Результат равное взаимовыгодное сотрудничество.

Где искать партнёров?

ОФЛАЙН:

  • конференции, тематические выставки, мероприятия для специалистов
  • вечеринки маркетологов, пиарщиков
  • бизнес-завтраки
  • переговорные поединки
  • тренинги
  • фестивали, городские праздники
  • ВЕЗДЕ И ВСЕГДА!

ОНЛАЙН:

  • Facebook + профессиональные сообщества, например #prspb (там есть все!) Писать в личные сообщения — абсолютно нормально.
  • LinkedIn
  • Instagram, ВКонтакте (кто таргетирует рекламу?)
  • Любые бизнес-мероприятия/вебинары, у которых есть партнеры
  • YouTube реклама (кто ее спонсирует?)

СМИ

РЕКЛАМА (она везде!)

СТАРТАПЫ — многие хотят сотрудничать, готовы рисковать. Даже если у них совсем мало денег, предложите им хотя бы маленькую интеграцию. Так вы потом можете приобрести постоянного полноценного партнёра — проверено.

Сбор информации, выход на лиц, принимающих решения

  1. Собираем компании-лидеры в сегменте
  2. Действуем от крупного к мелкому

Как выйти на ЛПРов?

  • Facebook (там есть практически все!)
  • ВКонтакте
  • LinkedIn
  • Instagram (считается более личной соцсетью, там много девушек)
  • Интервью (для “больших шишек”: гуглите ФИО + должность + компания)
  • ФИО, контакты, телефон на сайте компании
  • Спрашивайте у знакомых/коллег (инсайды — наше всё!)
  • Спрашивайте у менеджеров этой компании

Не стесняйтесь задавать вопросы! Всегда знайте, с кем ведёте переговоры. Это сильно упрощает общение.

С чем идти к партнёру?

  • Качественное коммерческое предложение (PDF, презентации в PowerPoint несколько устарели)
  • Видеоролики ваших предыдущих мероприятий
  • Фотоотчеты ваших предыдущих мероприятий
  • Кейсы/спецпроекты ваших предыдущих мероприятий
  • Сайт мероприятия
  • Ваша команда (кто вы? кто у вас за что отвечает?)
  • И не забывайте улыбаться 🙂

Как сделать коммерческое предложение (компред)?

Как показала практика, лучше делать 2 вида:

  • пакеты (их можно назвать L, XL или как угодно)
  • компред-конструктор

В пакетном предложении должно быть как минимум по 10 опций в каждом пакете и “шаг” по цене в зависимости от ценности опций (+100% к минимальному пакету).

Для компред-конструкторе определяем ценность и стоимость каждой опции. Объединяем опции в блоки: брендированная зона, интеграции в холле,

интеграции в зале, визуальная реклама, раздаточный промоматериал и т.д. В каждом блоке — как минимум по 5 опций в каждом блоке. Дайте партнёру выбрать наиболее подходящий ему набор и потом дайте ему на всё «оптовую» скидку.

В зависимости от переговоров и запроса партнера вы показываете тот или

иной вариант. Часто — и тот, и другой. Демонстрируйте партнеру гибкость и разнообразие интеграций в мероприятие/проект! Способность оценивать, сколько и за что может дать каждый партнёр — приходит с опытом.

Кроме компреда в PDF, нужно параллельно сделать сайт (лендинг), на который можно увести партнёра, чтобы он увидел, что происходит.

Например, для конференции «SMM-Десант» в Екатеринбурге:

Меняйте и дополняйте компред под партнера, если чётко знаете, что ему предложить. Решайте его задачи, давите на болевые точки.

(Светлана привела несколько примеров из практики организации мероприятий команды «Event-маркетинг от А до Я»).

Переговоры

  • письмо (email или в ЛС в соцсетях)
  • телефонный разговор
  • встреча

Письмо лучше, чем ничего. Звонок лучше письма. Встреча лучше звонка.

Менеджер продает благодаря тому, как и что он говорит!

Письмо

Как писать письмо? Очень больная тема: часто пишут неадекватные письма. Коротко и ёмко отвечаем на вопросы «Что? Где? Когда?» Тема письма: ФИО от ФИО, название мероприятия, дата и место проведения. Пишите грамотно и не ошибайтесь в имени (каждого) адресата! К письму прикрепите презентацию/компред (сжимаем файл до 1 Мб, иначе письмо не дойдёт). В подписи — ваше ФИО, должность, информация о мероприятии, контакты (телефон, соцсети).

Мелькайте датой и названием мероприятия везде: в теме письма, в тексте письма, в подписи.

В теле письма:

  • Добрый день!
  • Кто вы? (тот, кто пишет)
  • Предложение о партнерстве
  • Какую интеграцию вы предлагаете?
  • Что? Где? Когда? (подробности об ивенте)
  • Целевая аудитория
  • Планируемое количество посетителей
  • Охват рекламной кампании
  • Что вам даст участие в мероприятии
  • Что скажете?

Когда писать повторно, чтобы узнать о решении? Через 2 дня после отправки предложения. Задайте простой вопрос: «Вы получили мое письмо?» Если у партнёра есть интерес, но он пока думает, пришлите ему повторное письмо с припиской вроде: «С нами уже: Сбербанк, Юлмарт, РИВ ГОШ…» — выгодное соседство привлекает. Запрашивают список участников – присылайте тут же. Только говорите правду! Нет ответа? Звоните.

ЛС в соцсетях тоже должны быть кратко, ёмко и по делу. Текст не более 2000 знаков, опять же с вопросами «Что? Где? Когда?» Завершаем письмо вопросом («Что скажете? Как вам наше предложение? Когда вам удобно обсудить наше предложение? Как вам наша идея?») — это провоцирует на диалог.

Важно: не стучитесь в друзья просто так! Всегда сопровождайте письмом. И будьте уважительны. Сделайте свой аккаунт привлекательным (фото, информация…) И старайтесь переводить общение из соцсетей в телефонную коммуникацию: она «теплее» и больше провоцирует на принятие решения.

Звонки

Не получили ответ на письмо – звоните! Выходите на ЛПРа, пробивайтесь через секретаря.

Спам-фразы, которые нельзя использовать:

  • «Я представляю компанию…»,
  • «Мы занимаемся…»,
  • «С кем я могу поговорить по поводу…»

Секретарь никогда не пропустит такой текст.

Лайфхак: можно разозлиться и позвонить (секретные слова и интонации):

  • «Переведите на ФИО»
  • «Соедините меня с ФИО»
  • «Это Светлана Ерохова, хочу поговорить с ФИО» 

Представляться не нужно, максимум: «Это Светлана Ерохова, мы с вами только что разговаривали».

Как понять, что вышел на ЛПРа? «Здравствуйте, Вадим. Мне сказали, что вы решаете все вопросы, касающиеся мероприятий, я права?»

У вас есть 20 секунд внимания менеджера, чтобы его заинтересовать! Говорите кратко, четко и ёмко (что? где? когда), позитивным тоном, уверенным голосом, грамотно и плавно. «Мы придумали для вас интересную идею, что думаете?» Постарайтесь расположить собеседника к себе: юмор, комплимент, отвлеченный вопрос/история.

Вы должны знать наизусть стоимость пакетов, каждой опции в предложении, чтобы быстро реагировать на переговоры по цене. Вы должны знать наизусть все мелочи, особенности и возможности площадки мероприятия (залы, стулья, лестницы, двери, холлы), чтобы креативить на ходу и предлагать интересные идеи интеграций, исходя из запроса партнера. (На одном из мероприятий Светланы была «Крыша блогеров» для Сбербанка.) Не знаете – берите паузу на добычу информации.

Если потенциальный партнер задает много вопросов по мероприятию – это хороший знак! Значит, есть интерес. Главное – оперативно отвечайте и всегда будьте на связи. Как только партер говорит «да, мне интересно» – сразу высылайте подробное предложение. Промедление стоит вам денег: завтра он может передумать.

Помогайте партнеру решить его задачи на мероприятии. Задавайте вопросы. Подберите ему подрядчика. Делайте все (но в рамках своей компетенции), чтобы партнер не напрягался. Вы – союзники.

Предоставляйте всю необходимую информацию: списки участников, фото площадки, программа мероприятия, хедлайнеры, сколько уже продано билетов. Говорите честно, это чувствуется. Никогда не врите партнёру! Избегайте в разговоре абстрактных слов и фраз: маркетинговый бюджет, масштабность проекта, большая рекламная кампания, огромные ресурсы… Конкретика. Считайте все в цифрах. Оперируйте фактами.

Не заискивайте перед партнером! Будьте гибки, но уверены и тверды в своих словах. Делайте больше, чем партнер ожидает. Лучше сохранить хорошие отношения со старыми партнёрами, чем искать новых. Хольте и лелейте, поздравляйте с праздниками…

Светлана рекомендует к прочтению книги Владимир Якуба (и его тренинги) «Дожим клиента: 28 способов продавать день в день», «Охота на клиента. Продажи здесь и сейчас». А также Стивен Шиффман «Техники холодных звонков».

Работа с партнёром

Держите всё держите на контроле. Ваше мероприятие – ваше лицо. Запрашивайте фото оборудования, рекламных материалов, подарков, стенда. Любую рекламную продукцию с использованием вашего стиля согласуйте.

Или пусть ваш дизайнер помогает делать макет.

Договор (если он не подписан — считайте, что у вас нет партнёра):

  • Согласуйте и подпишите договор ДО мероприятия (как минимум за месяц).
  • В договоре подробно прописывайте ответственность каждой стороны: кто кому что должен.
  • Ничего не производите, не печатайте пока не подписан договор!
  • Даже в бартерных отношениях делайте договор.

* Часть деньгами – часть бартером = это нормально.

Оплата

  • Прописывайте в договоре 100% предоплату ваших услуг.
  • Если деньги не пришли, просите гарантийное письмо.
  • Если вам говорят «мы заплатили» – просите платежку.

* Здесь нет места стеснению и страху спросить – вы делаете одно общее дело.

Бартер: цена = ценность

  • Мы против бюрократии и VIP-отношения.
  • Искореняем нищебродство и учим платить за качество.
  • Каждый бартер измерим деньгами. Все, что сэкономлено – заработано.

Реально оценивайте сроки подготовки мероприятия: за 2-3 месяца пишите крупным партнерам, за 1-2 средним, за 1 месяц мелким. На каждого крупного партнера выделите менеджера, который будет решать все его вопросы.

В дни мероприятия у партнера на руках должны быть: все ответственные лица, номера телефонов, схема площадки, согласованные списки сотрудников, определено место под стенд или брендированную зону, выделенное электричество, пароли от Wi-Fi, зона разгрузки/погрузки и пропуск для грузовых автомобилей.

Телефон организатора должен быть включен всегда! Спрашивайте партнера в период мероприятия, как ему все нравится, какая реакция гостей, чего не хватает. Общайтесь.

После мероприятия

Для вас ничего не заканчивается! Впереди отчет для партнера. И у вас максимум неделя.

  • Заранее спросите, какие фотографии необходимо сделать, на чем акцент
  • Запросите удобную форму отчетности, к которой привык партнер. Или придумайте её вместе
  • Вышлите первые 5 фотографий, хотя бы сделанных на телефон, сразу после конференции, чтобы партнер мог показать их на планерке коллегам
  • Соберите все упоминания в соцсетях
  • Соберите все отзывы
  • Сделайте и расшарьте отдельную папку с фото/видео
  • Напишите благодарственное письмо, спросите о недочетах, о преимуществах
  • Назначьте встречу с партнером после мероприятия и месте проанализируйте результаты
  • Поддерживайте отношения после мероприятия (поздравления с праздниками, менеджера – с днем рождения)
  • Периодически напоминайте о себе (“Как дела? Что у вас нового?” Команда может поменяться, и вы потеряете партнёров)

Светалана: «Двух недель достаточно для составления отчёта даже для очень крупного клиента».

 

<доклад с конференции Sold Out 2017>

Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте
Рекомендуем посмотреть
Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте