Работа с программным комитетом: как собрать качественную программу на конференцию

Разбираем каждый этап работы программного комитета и выясняем, как составить программу, которая понравится даже самой сложной и придирчивой публике IT-разработчиков. Конспект доклада Полины Баевой на форуме Sold Out. 

Как обеспечить качество программы конференции

Полина Баева — координатор программного комитета компании «‎Онтико», которая более 15 лет на рынке IT-конференций. Работают со сложной публикой, которая не терпит воды и рекламы в докладах — поэтому программный комитет максимально жёстко отбирает спикеров. 

В 2023 году провели 10 конференций, которые собрали более 20 тысяч участников. Компания выплатила членам и руководителям программных комитетов гонорары на сумму 26 миллионов 255 тысяч рублей. Как пришли к этим цифрам?

Качественная программа, по мнению компании «‎Онтико», — это прикладная программа. Конференции полностью практические, они решают конкретные вопросы и задачи разработчиков. 

Перед отбором докладов спикерам задают вопросы.

• Какие задачи решали? Чем доклад будет полезен участникам, что они станут делать по-другому, выйдя с конференции?
• Что внедряли, что получилось и не получилось?
• Какие есть реальные кейсы? 
• Какие технические подробности можете рассказать?
• Чем помогло разработанное или внедрённое решение и т. д. Сколько времени и денег оно сэкономит?

Чтобы обеспечить сбор качественной программы, нужно собрать три важных этапа воронки.

1. Конкурс докладов. Нужно, чтобы было с чем сравнивать, создавать возможность открывать новые имена. 
2. Система фильтрации докладов. На этом этапе нужно отобрать лучшее. 
3. Система подготовки докладов. Здесь доводят доклад до идеала.

Кто работает в программном комитете

• Эксперты

Это самые крутые профессионалы в отрасли, в которой проходит конференция.

• Координатор программного комитета

Этот человек помогает всем участникам процесса: напоминает, выполняет организаторскую работу. 

• Коучи и тренеры

Это люди, которые помогают готовить выступление спикеров. Например, тренер по публичным выступлениям, структурный коуч, который помогает логически выстроить повествование доклада. 

 

Этапы работы программного комитета

1. Онбординг и установочный созвон

Установочный созвон проводится для каждого нового члена программного комитета. На нём решают, как будут вместе работать, либо собирают сразу весь комитет, если он совершенно новый и все люди ещё не работали вместе. 

Что именно делают на онбординге?

• Знакомят с каждым этапом работы.
• Отправляют инструкции. 
• Рассказывают об инструментах: Zoom, Trello, Airtable, CRM для докладчиков и пр.

Дальше следует установочный созвон. Это сбор уже сформированного программного комитета перед тем, как нужно готовить новую конференцию.

• Выбирают инструмент, в котором будут работать. 
• Утверждают день и время созвонов (обычно еженедельно).

Координатор должен фиксировать все созвоны и напоминать о принятых дедлайнах и решениях. То есть озвучивать повестку созвона и говорить, какие вопросы требуют решений, а потом подводить саммари и фиксировать, о чём договорились, кто какие взял на себя обязательства. 

За один созвон по отбору докладов обычно разбирают 20 заявок. 

2. Формирование тем конференции

Программный комитет выкладывает на сайт Call For Papers — объявление о приёме заявок и темы. В сообщении рассказывают, что будет за конференция, в какие даты.

3. Поиск и привлечение докладчиков

Как вообще найти спикеров? Двумя способами.

Первый путь — проактивный, с помощью членов программного комитета. После определения ключевых тем на созвоне обсуждают: какие эксперты могут закрыть те или иные вопросы. Просят тех, кто с этими экспертами знаком, сходить и договориться. Например, написать в компанию Яндекс и попросить направить эксперта, который сможет раскрыть определённую тему.

Второй путь — реактивный. Организаторы публикуют Call for papers за 4-5 месяцев до конференции, ведут рекламную кампанию в соцсетях, пишут статьи-анонсы в тематические сообщества, на Habr, делают рассылки по участникам, прошлым спикерам.

После этого получают заявки. В общем на подготовку уходит минимум 7 месяцев.

4. Работа с заявками

Заявки поступают во внутреннюю CRM-систему. Там уже есть вся история по каждому докладчику: где выступал, какие оценки получил за содержание, подачу материала, какие пометки делал ПК по этому докладчику. В CRM также есть ссылки на прошлые выступления спикера.

Все заявки распределяют по членам программного комитета. После этого они начинают с ними работать.

Задача координатора — контролировать, что все заявки взяты в работу,
что со всеми докладчиками связались.

Например, он скидывает ссылку на заявку в телеграм-чат и спрашивает, кто возьмёт её в работу. Кому она интересна и кто считает себя наибольшим экспертом по данной теме, тот и откликается.

5. Валидация докладов

Итак, заявка есть и её взял в работу член программного комитета. Что нужно для понимания того, хороший доклад будет или нет?

Цель этого этапа — понять, почему докладчик, собственно, сделает хороший доклад. Есть три источника валидации доклада.

• Первый источник — информация о докладчике

Часть информации получают из собранного досье на докладчика, в первую очередь в истории CRM. Собирают информацию с прошедших конференций: например, нужно ли было полностью переделывать доклад или с ним было работать легко.

Также отталкиваются от опыта докладчика, смотрят видеозаписи его выступлений, уточняют его место работы, статистику прошлых выступлений.

Если эксперты точно знают, что в компании докладчика очень крутые наработки, то можно предположить, что и доклад по теме будет хорошим.

• Второй источник — информация о докладе

Рассматривают сами тезисы в первую очередь. Но иногда их недостаточно. Поэтому с каждым докладчиком созваниваются отдельно. Цель созвона — понять, может ли этот докладчик вообще выступить по заданной теме. Что он может рассказать, как.

Ему задают все стандартные вопросы: какую задачу он решал, сколько времени доклад сэкономит участникам, чем он будет полезен, какой у спикера личный опыт. Например, всегда интересно слушать про неудачи и фейлы — они экономят много времени и предостерегают от повторения ошибок, но о них мало кто в открытую говорит.

• Третий этап валидации доклада — созвон комитета

Заявки разбивают на эшелоны. Например: «точно берём», «точно нет», «почти берём, но надо докрутить».

Таким образом формируется пул докладчиков, которые войдут в программу. Иногда просят доработать доклад, иногда — полностью переработать, если видят, например, на созвоне, что человек пришёл с темой, которая не очень — он мог бы рассказать гораздо интереснее, если бы подошёл к ней с другого ракурса и рассказал про другую фичу, которую сделали.

Решения принимают путём обсуждения и голосования.

Задача координатора — контролировать, что по каждой заявке есть обратная связь, что она зафиксирована и доведена до докладчика, что все статусы заявок актуальны.

6. Формирование расписания

Когда набран пул докладчиков и закрыты все слоты, нужно составить расписание будущей конференции. 

Это делают по чек-листу.

• Похожие темы не должны идти друг за другом.
• Размер зала должен быть подходящим, соответствовать докладчику и теме. Например, если понятно, что все придут на одного крутого эксперта, зал нужен побольше. И наоборот, на доклад по очень узкой теме в зале на 200+ человек люди просто потеряются.
• Минимизируем параллелизм, чтобы у людей не было выбора между двумя почти одинаковыми выступлениями.  
• Все пожелания докладчиков должны быть учтены. Например, кто-то не может выступать в первый день или приехать после 15:00.
• Равномерное распределение интереса.
• Расписание сужается к вечеру. Люди устают, уходят, оставшуюся аудиторию не стоит размазывать на 12 потоков.

Также не нужно ставить широкие доклады рядом с узкими темами.

7. Курирование принятых докладов

После отбора докладчика нужно довести до успешного выступления на конференции. С докладчиком работает тот же самый куратор, который валидировал его заявку.

Инструменты для работы

• Тематический коучинг — определение, на чём сделать смысловые акценты. 

Его проводит куратор программного комитета, потому что он — эксперт в теме и может помочь докладчику правильно расставить смысловые акценты.

• Структурный коучинг — выстраивание логики повествования. 

На этом этапе доклад принимает логическую форму. Например, строится от общего к частному или идёт разбивка сложных этапов работы на маленькие части.

• Тренинги и вебинары для докладчиков. 

Например, по публичным выступлениям, голосу, речи.

• Инструкции в помощь докладчикам.

Задача координатора здесь — контролировать, напоминать, помогать — и повторять всё, что нужно, много раз.

8. Работа на конференции

Программный комитет работает и на самой конференции. Например, в день накануне старта проводят прогоны докладов на площадке. Аудитория разработчиков непростая, это обычно интроверты, которые не любят свет, некомфортно себя чувствуют на публике. Им важно прогнать доклад перед экспертами, получить рекомендации.

Координатор составляет расписание прогонов, снова контролирует, что всё в порядке, помогает, создаёт комфортную обстановку.

Нужно, чтобы на прогоне у докладчика было в распоряжении то же оборудование, что будет на выступлении, чтобы спикер к нему привык, знал, как переключать слайды и т.д. 

На конференции программный комитет работает в качестве ведущих, может задавать свои вопросы эксперту. Например, если спикер переволновался и не сказал что-то важное, тогда ведущий поможет раскрыть доклад лучше.

Члены комитета могут участвовать в конференции и в качестве докладчиков, в дискуссионных панелях, активностях и т.д.

9. Аналитика конференции

После конференции рассылают опросы для участников и докладчиков. Опрос направлен на оценку ключевых показателей качества конференции.

На него обычно отводят 2 недели. Когда опрос закрывается, каждый отдел обрабатывает результаты.

Например, в программной части оценивают комментарии — какие бы темы участники хотели видеть, чего не хватило в программе и т.д.

Также оценивают качество докладов — какие оценки поставили спикерам за содержание, за подачу материала.

После этого проходит финальный созвон ПК. На нём обобщают, что получилось, что нет, что хотели реализовать по-другому, какие проблемы возникли и что нужно сделать, чтобы это не повторилось.

На основе отчёта делают вывод: что стоит добавить в программу будущей конференции, что оказалось крайне актуальным для участников, а что, возможно, следует сократить.

На этом работа комитета заканчивается.

Работа программного комитета конференции оплачивается деньгами. Но есть кое-что ещё, что мотивирует людей на этот труд: желание делать мир лучше. Идея и смысл конференции — менять индустрию, делать её круче — и это должно сильно откликаться экспертам.