Всё об организации
и продвижении событий

Подготовка событий Проведение событий Корона-кейсы

Суровый питерский бэкстейдж: за кулисами шестого эпизода флагманской SMM-конференции

Пересмотреть альбомы с фотографиями после офлайн-ивента можно в любой момент. Найти на них себя, коллег и друзей, идентифицировать новых знакомых, встреченных на нетворкинге. Зажмуриться и прыгнуть еще раз в атмосферу, после которой хотелось немедленно перевернуть мир SMM — как минимум в отдельно взятых местах. Улыбнуться и поностальгировать о том, сколько знаний и вдохновения генерирует индустрия, на несколько дней сконцентрированная в одном месте.

В этот раз VI эпизод Сурового для 30 тысяч человек прошел на экранах компьютеров и смартфонов — что ж, такую реальность продиктовал 2020 год. Но пользы, информации, цифр, кейсов, чек-листов, алгоритмов и лайфхаков в онлайн-формате получилось упаковать точно не меньше, чем в предыдущие пять лет. Все, что могло работать в плюс — сработало.

Так много отметок от участников в сетях, как в этом году, мы еще не получали: сотни сториз о том, как люди смотрят трансляцию с кружками, ручками, блокнотами и котиками всех мастей. И комментариями — шуточными, теплыми, удивленными. Главное — живыми и настоящими.

Мы подумали — неужели эта связь в этом году останется односторонней, и традиционное «как это было» уйдет в архив без возможности разделить энергетику трех дней эфира с участниками? Немыслимая история для ивент-индустрии,  где процесс профессионалам не менее интересен, чем результат.

Так появилась идея сделать репортаж, который вы сейчас читаете.

Суровый питерский бэкстейдж, отвечающий на вопросы: кто, где и как создавал продукт на голубых экранах всей SMM-страны с 26 по 28 октября. Заглянем в закулисье?..

Итак, эти три дня команда «Ивентологии» проводит в небольшой студии: пять залов для записи докладчиков, две гримерные комнаты, штаб. Подготовка к эфиру начинается в девять часов утра, а дверь за последним сотрудником закрывается тоже в девять — только уже вечера. Практически непрерывно в студии находится 19 человек. Кто они и чем занимаются?

Продакшн

Из штаба эфирным балом правят продакшн-менеджеры — Полина Баева и Мария Энтелис. В 10 часов они проверяют технический тайминг, расстановку специалистов в залах, презентации и слайды  на них. Готовят бриф для модераторов, в котором прописаны темы потоков, изменения в презентациях со вчерашнего дня (возникшие ночью :)), моменты, на которые нужно обратить внимание. На основании этого брифа уже сами модераторы делают свои пометки, продумывают удачные авторские подводки к блокам — каждый день новые.

Продакшн жестко и неумолимо следит за таймингом. В 10:50 они выпускают в эфир модератора с приветствием и партнерскими интеграциями, а ровно в 11:00 появляется первый спикер. После окончания доклада «офлайновый» спикер переходит общаться с аудиторией онлайн в соседнее помещение, чтобы модератор мог продолжить эфир, «онлайновый»  — просто переключается в другой  Zoom-аккаунт и тоже попадает в переговорную. За выходом спикеров в эфир, переключениями и снабжением их всеми необходимыми ссылками следит Полина. Маша подключает переговорные комнаты в Zoom, а еще — организует и контролирует работу волонтеров на заранее распределенных между ними зонах ответственности:

Несмотря на то, что волонтеров на конференции почти 30 человек, работы еще больше: много где на позиции оставался только один человек. И если что-то идет не так — надо моментально делать рокировку. Давно я в такие шахматы не играла!

Модераторы

В каждом из пяти залов находятся три человека: спикер (если он приехал выступать вживую), модератор и режиссер эфира.

Всего модераторов шестеро — на одном из потоков двое менялись, остальные вели все три дня с начала до конца. И спикер, и модератор работают каждый на свою камеру, но сидят буквально друг напротив друга, поэтому иногда трудно удержаться от перехода на живой диалог «глаза в глаза» — ведущие следят в том числе и за этим.

О базовых принципах ведения конференции и разницей между офлайном и онлайном рассказывает модератор второго потока Дмитрий Фердман:

Пункт номер один для модератора — надо выспаться [смеется]. Утром понимаешь, что впереди у тебя больше семи часов прямого эфира, где ты должен постоянно быть на подхвате, шутить, находить правильные слова. Если голова тяжелая, к концу дня это, естественно, не получается, ты произносишь то, что уже говорил с утра — в итоге речь «закольцовывается». Поэтому — только чистая голова. 

В студию ты приходишь в прекрасном настроении, тебе надевают петличку, отовсюду торчат невидимые по ту сторону экрана проводки — и начинается эфир. Просто «говорящая голова» на экране — это скучно, особенно в онлайне. Некоторые даже советуют вокруг монитора ставить игрушки и рассказывать им, но мы справляемся силой воображения. Чтобы зажечь и завлечь аудиторию, нужно чувствовать, где уместно пошутить, а где, наоборот, создать интригу. Перед объявлением спикера я всегда стараюсь рассказать, что лично меня с ним связывает — я давно на рынке интернет-маркетинга и знаком практически со всеми, кто выступает. 

Дальше начинается самое прекрасное — выступление спикера. В офлайне модератор из зала следит за ходом презентации спикера и может скорректировать его скорость, но в онлайн-формате я даю себе время для перезагрузки.  Только недалеко — модератор должен обязательно быть рядом, максимум — в минутной доступности от спикера. Да, есть связь с техниками через наушники, есть тайминг, но… Был случай, когда спикер вместо заявленного тайминга в один час выступал всего 20 минут. И ты должен выйти из ситуации, заполнить эфир. Пожалуй, это самое трудное — когда спикеры не соблюдают тайминг, причем в обе стороны. Еще неизвестно, что неприятнее… Если разница идет в большую сторону — мы не успеваем задать вопросы, в меньшую — очень сложно целый час разговаривать в формате соло. Именно поэтому у нас на Суровом такое пристальное внимание акцентировано именно на тайминге, за ним следят сразу несколько человек. 

После того, как спикер ответил на вопросы и ушел в переговорную комнату, цикл замыкается — нужно снова объявить партнерские интеграции и представить следующего докладчика.  Кстати, с интеграциями тоже нужно держать в голове тонкости: в каком-то случае стремишься максимально живо пересказать смысл своими словами, а в каком-то регламент партнеров этого не позволяет — тогда озвучиваешь только то, что утверждено, вплоть до запятой. 

Технический продакшн

Пять потоков, прямые включения со всей страны и 12 тысяч человек на пике одновременно — все это становится возможным благодаря титанической работе команды техпродакшна под руководством Федора Слюсаренко. О том, как с помощью простого и эффективного алгоритма (Zoom — Facecast — сайт) был организован эфир, можно прочитать в кейсе Экстренной онлайн-конференции «Ивент-индустрия: новая реальность» — в этот раз команда работает по той же схеме. На объемах и масштабах шестого эпизода Сурового с технической точки зрения фундаментом всего происходящего в студии становится профессионализм и железная нервная система технических специалистов.

Федор следит за происходящим из штаба, где расположен сервер трансляции. Если возникает хоть намек на «что-то может пойти не так» — он фантастическим прыжком оказывается в нужной студии, и постичь эту скорость логикой невозможно. Там, в свою очередь, непрерывно находятся пять технических специалистов — режиссеров эфира. Они корректируют картинку и звук локально, обеспечивают связь модераторов и спикера между собой — каждый на своем потоке.

Пожалуй, ничто не опишет магию технического руководства онлайн-трансляцией ярче, чем фотографии. Вот так все выглядит на самом деле:

Забота о спикерах

Каждого спикера, выбравшего «живое» выступление в студии, встречает служба заботы о спикерах в лице Екатерины Борзуновой:

Я прихожу на площадку к 10:00, держу связь со всеми спикерами, узнаю, во сколько они подъедут, еще раз уточняю адрес, встречаю каждого, знакомлю с техниками и модераторами, показываю студию. Кому-то комфортно подойти за 20 минут до выступления, чтобы не рассеивать внимание, а кто-то предпочитает часа полтора побыть здесь, настроиться в тихой гримерке или, наоборот, и пообщаться с командой. Конечно, все спикеры получают регламент выступления заранее, но я на всякий случай еще раз напоминаю про тайминг, про переход в переговорную комнату Zoom для продолжения общения с участниками. 

Кстати, кулуарные беседы, за которые так любят офлайновый Суровый, никуда не исчезли: между выходами в эфир спикеры успевают пообщаться и между собой, и с командой.

Волонтеры

Удаленно перед мониторами с утра до вечера работают волонтеры — 27 человек. На них — вся сиюминутная коммуникация с участниками в Telegram-чате, который за дни конференции разросся до 10 тысяч человек. Даже если каждый пятый участник задаст хотя бы один вопрос, то это примерно по 500 сообщений в день: «Не могу найти ссылку на трансляцию», «Где посмотреть программу?», «А как купить записи?»… Волонтеры отвечают на все эти вопросы в течение пары минут, а еще постоянно фиксируют обратную связь по всем каналам: после конференции отзывы и пожелания участников разбираются на ретроспективной встрече.

Маша Михайлина помогает им с ответами на неочевидные вопросы и фильтрует поток входящей информации по другим каналам. Например, иногда участники отправляют вопросы спикерам через бизнес-мессенджер JivoSite на лендинге Сурового, а счет идет на минуты — их нужно оперативно перенаправить ответственному за нужный поток волонтеру.

Партнерские интеграции

Самый ценный документ на площадке — технический тайминг, куда вписаны все партнерские интеграции. Его готовит ответственная за работу с партнерами Елена Мышковская, а проверяют — все, стараясь максимально подробно прописать каждый момент сценария во времени. На основе техтайминга выстраивают эфир технические специалисты и модераторы, поэтому документ нужно тщательно сверять с презентациями спикеров в начале каждого дня, минимизируя риски попадания в ситуацию «что-то слайда не хватает». В этот раз сверкой занимается Леша Реньгач — он же отслеживает и фиксирует статистику людей в онлайне во время выхода интеграций в каждом из потоков, чтобы позднее можно было подготовить отчет для партнеров.

Баланс, любовь и самое главное

Если до сих пор мне удавалось внятно (надеюсь!) описать функционал каждого из присутствующих на площадке, то уложить в несколько предложений вклад создателей конференции намного сложнее. К первому дню Сурового вся огромная подготовительная работа уже закончена, и команда работает сама — мощно, собранно и четко…

Остается только быть рядом и наблюдать за уровнем того, что выходит на экраны, делать заметки в голове, видеть главное с высоты стратегического полета. Подмечать идеи, лица, кейсы, не до конца закрытые вопросы. Генерировать будущие шаги прямо сейчас. Вселять уверенность и спокойствие. Никто не умеет делать это так, как Дима Румянцев.

А еще получается каким-то неуловимым образом держать под контролем «общее поле», создавать атмосферу, в которой победа — единственно возможный исход событий. Где нет нерешаемых проблем и где критические точки нивелируются задолго до подхода к пику. Где всем настолько хорошо и радостно работать друг с другом, что объятья на фотографиях встречаются едва ли не чаще, чем экраны, камеры и провода, потому что на площадке — Наташа Франкель.

Пожалуй, то, что делают на площадке Наташа и Дима — одни из немногих процессов в «Ивентологии», для которых в базе нет мануалов и алгоритмов. И именно поэтому без них ничего бы не было!

Двойное закулисье

Как будто бы появляется представление, какими силами три дня подряд запускается механизм под названием «Суровый Питерский SMM»… Но есть еще «закулисье закулисья» — те, кто не смог приехать в студию, но много недель до и все дни во время полностью закрывает свою рабочую зону.

Презентации спикеров в единый стиль приводит Елена Паринова, она же вносит «ну точно самые последние» правки. Копирайтер Татьяна Лебедева вычитывает все материалы конференции, помогает с формулировками, реагирует на  вопросы и упоминания в Инстаграм, отправляет сертификаты и бонусы сотням участникам конкурса в сториз.

Елена Мышковская находит самых целевых партнеров, общается с ними от и до, готовит технический тайминг, делает отчеты по итогам партнерских интеграций. С документальной стороной вопроса ей помогает Светлана Усманова. За поиск блогеров и обоюдно толковое сотрудничество с ними отвечает Анастасия Бобрецова.

Все рассылки, которые по разным поводам получают по e-mail участники конференции, готовит Анна Берестовская, а это огромные базы и тщательная сегментация адресатов. Визуал сайта в фирменном стиле и удобная навигация — дело рук дизайнера Марии Елиной.

Алёна Мумладзе льет трафик и делает те самые 30 тысяч регистраций не астрономической цифрой, а вполне достижимым KPI. Андрей Кокин публикует львиную долю контента в социальных сетях — от партнерских постов до спикерских, делает макеты, помогает с обратной связью участникам.

Измерить и оцифровать пул задач каждого буквами трудно, потому что кроме «делаю», «пишу», «проверяю» есть еще самое главное — эмоция. Внутренние шутки в одной ситуации и максимальная серьезность — в другой. Поддержка команды, которой все происходящее — в кайф.

Делать из радости и любви — заведомо делать хорошо.

Шестой «Суровый» — done!

Атмосферу бэкстейджа и функционал команды описывала редактор «Ивентологии» Алёна Закирова

Фотографии Германа Прокопьева и Ларисы Ширман

Посмотреть программу конференции «Суровый Питерский SMM. Эпизод VI» и купить видеозаписи всех докладов можно здесь.

Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»