Суровый питерский бэкстейдж: за кулисами шестого эпизода флагманской SMM-конференции
Пересмотреть альбомы с фотографиями после офлайн-ивента можно в любой момент. Найти на них себя, коллег и друзей, идентифицировать новых знакомых, встреченных на нетворкинге. Зажмуриться и прыгнуть еще раз в атмосферу, после которой хотелось немедленно перевернуть мир SMM — как минимум в отдельно взятых местах. Улыбнуться и поностальгировать о том, сколько знаний и вдохновения генерирует индустрия, на несколько дней сконцентрированная в одном месте.
В этот раз VI эпизод Сурового для 30 тысяч человек прошел на экранах компьютеров и смартфонов — что ж, такую реальность продиктовал 2020 год. Но пользы, информации, цифр, кейсов, чек-листов, алгоритмов и лайфхаков в онлайн-формате получилось упаковать точно не меньше, чем в предыдущие пять лет. Все, что могло работать в плюс — сработало.
Так много отметок от участников в сетях, как в этом году, мы еще не получали: сотни сториз о том, как люди смотрят трансляцию с кружками, ручками, блокнотами и котиками всех мастей. И комментариями — шуточными, теплыми, удивленными. Главное — живыми и настоящими.
Мы подумали — неужели эта связь в этом году останется односторонней, и традиционное «как это было» уйдет в архив без возможности разделить энергетику трех дней эфира с участниками? Немыслимая история для ивент-индустрии, где процесс профессионалам не менее интересен, чем результат.
Так появилась идея сделать репортаж, который вы сейчас читаете.
Суровый питерский бэкстейдж, отвечающий на вопросы: кто, где и как создавал продукт на голубых экранах всей SMM-страны с 26 по 28 октября. Заглянем в закулисье?..
Итак, эти три дня команда «Ивентологии» проводит в небольшой студии: пять залов для записи докладчиков, две гримерные комнаты, штаб. Подготовка к эфиру начинается в девять часов утра, а дверь за последним сотрудником закрывается тоже в девять — только уже вечера. Практически непрерывно в студии находится 19 человек. Кто они и чем занимаются?
Продакшн
Из штаба эфирным балом правят продакшн-менеджеры — Полина Баева и Мария Энтелис. В 10 часов они проверяют технический тайминг, расстановку специалистов в залах, презентации и слайды на них. Готовят бриф для модераторов, в котором прописаны темы потоков, изменения в презентациях со вчерашнего дня (возникшие ночью :)), моменты, на которые нужно обратить внимание. На основании этого брифа уже сами модераторы делают свои пометки, продумывают удачные авторские подводки к блокам — каждый день новые.
Продакшн жестко и неумолимо следит за таймингом. В 10:50 они выпускают в эфир модератора с приветствием и партнерскими интеграциями, а ровно в 11:00 появляется первый спикер. После окончания доклада «офлайновый» спикер переходит общаться с аудиторией онлайн в соседнее помещение, чтобы модератор мог продолжить эфир, «онлайновый» — просто переключается в другой Zoom-аккаунт и тоже попадает в переговорную. За выходом спикеров в эфир, переключениями и снабжением их всеми необходимыми ссылками следит Полина. Маша подключает переговорные комнаты в Zoom, а еще — организует и контролирует работу волонтеров на заранее распределенных между ними зонах ответственности:
Несмотря на то, что волонтеров на конференции почти 30 человек, работы еще больше: много где на позиции оставался только один человек. И если что-то идет не так — надо моментально делать рокировку. Давно я в такие шахматы не играла!
- Полина Баева
- Мария Энтелис
Модераторы
В каждом из пяти залов находятся три человека: спикер (если он приехал выступать вживую), модератор и режиссер эфира.
Всего модераторов шестеро — на одном из потоков двое менялись, остальные вели все три дня с начала до конца. И спикер, и модератор работают каждый на свою камеру, но сидят буквально друг напротив друга, поэтому иногда трудно удержаться от перехода на живой диалог «глаза в глаза» — ведущие следят в том числе и за этим.
- Владимир Гусаров и Алла Малафеева
- Владимир Гусаров
- Григорий Айриев
- Руслан Бондаренко
- Руслан Бондаренко
- Руслан Бондаренко и Сергей Свирид
- Денис Бачурин
- Дмитрий Фердман
- Денис Горшков
О базовых принципах ведения конференции и разницей между офлайном и онлайном рассказывает модератор второго потока Дмитрий Фердман:
Пункт номер один для модератора — надо выспаться [смеется]. Утром понимаешь, что впереди у тебя больше семи часов прямого эфира, где ты должен постоянно быть на подхвате, шутить, находить правильные слова. Если голова тяжелая, к концу дня это, естественно, не получается, ты произносишь то, что уже говорил с утра — в итоге речь «закольцовывается». Поэтому — только чистая голова.
В студию ты приходишь в прекрасном настроении, тебе надевают петличку, отовсюду торчат невидимые по ту сторону экрана проводки — и начинается эфир. Просто «говорящая голова» на экране — это скучно, особенно в онлайне. Некоторые даже советуют вокруг монитора ставить игрушки и рассказывать им, но мы справляемся силой воображения. Чтобы зажечь и завлечь аудиторию, нужно чувствовать, где уместно пошутить, а где, наоборот, создать интригу. Перед объявлением спикера я всегда стараюсь рассказать, что лично меня с ним связывает — я давно на рынке интернет-маркетинга и знаком практически со всеми, кто выступает.
- Дмитрий Фердман
- Дмитрий Фердман
Дальше начинается самое прекрасное — выступление спикера. В офлайне модератор из зала следит за ходом презентации спикера и может скорректировать его скорость, но в онлайн-формате я даю себе время для перезагрузки. Только недалеко — модератор должен обязательно быть рядом, максимум — в минутной доступности от спикера. Да, есть связь с техниками через наушники, есть тайминг, но… Был случай, когда спикер вместо заявленного тайминга в один час выступал всего 20 минут. И ты должен выйти из ситуации, заполнить эфир. Пожалуй, это самое трудное — когда спикеры не соблюдают тайминг, причем в обе стороны. Еще неизвестно, что неприятнее… Если разница идет в большую сторону — мы не успеваем задать вопросы, в меньшую — очень сложно целый час разговаривать в формате соло. Именно поэтому у нас на Суровом такое пристальное внимание акцентировано именно на тайминге, за ним следят сразу несколько человек.
После того, как спикер ответил на вопросы и ушел в переговорную комнату, цикл замыкается — нужно снова объявить партнерские интеграции и представить следующего докладчика. Кстати, с интеграциями тоже нужно держать в голове тонкости: в каком-то случае стремишься максимально живо пересказать смысл своими словами, а в каком-то регламент партнеров этого не позволяет — тогда озвучиваешь только то, что утверждено, вплоть до запятой.
- Наталия Франкель и модераторы VI эпизода «Сурового Питерского SMM»
Технический продакшн
Пять потоков, прямые включения со всей страны и 12 тысяч человек на пике одновременно — все это становится возможным благодаря титанической работе команды техпродакшна под руководством Федора Слюсаренко. О том, как с помощью простого и эффективного алгоритма (Zoom — Facecast — сайт) был организован эфир, можно прочитать в кейсе Экстренной онлайн-конференции «Ивент-индустрия: новая реальность» — в этот раз команда работает по той же схеме. На объемах и масштабах шестого эпизода Сурового с технической точки зрения фундаментом всего происходящего в студии становится профессионализм и железная нервная система технических специалистов.
- Федор Слюсаренко
- Федор Слюсаренко и Дмитрий Румянцев
- Федор Слюсаренко
- Федор Слюсаренко
Федор следит за происходящим из штаба, где расположен сервер трансляции. Если возникает хоть намек на «что-то может пойти не так» — он фантастическим прыжком оказывается в нужной студии, и постичь эту скорость логикой невозможно. Там, в свою очередь, непрерывно находятся пять технических специалистов — режиссеров эфира. Они корректируют картинку и звук локально, обеспечивают связь модераторов и спикера между собой — каждый на своем потоке.
Пожалуй, ничто не опишет магию технического руководства онлайн-трансляцией ярче, чем фотографии. Вот так все выглядит на самом деле:
- Игорь Софронов
- Яков Куницкий, Владимир Москальцов и Федор Слюсаренко
- Владимир Москальцов и Сергей Венцерев
- Яков Куницкий
Забота о спикерах
Каждого спикера, выбравшего «живое» выступление в студии, встречает служба заботы о спикерах в лице Екатерины Борзуновой:
Я прихожу на площадку к 10:00, держу связь со всеми спикерами, узнаю, во сколько они подъедут, еще раз уточняю адрес, встречаю каждого, знакомлю с техниками и модераторами, показываю студию. Кому-то комфортно подойти за 20 минут до выступления, чтобы не рассеивать внимание, а кто-то предпочитает часа полтора побыть здесь, настроиться в тихой гримерке или, наоборот, и пообщаться с командой. Конечно, все спикеры получают регламент выступления заранее, но я на всякий случай еще раз напоминаю про тайминг, про переход в переговорную комнату Zoom для продолжения общения с участниками.
Кстати, кулуарные беседы, за которые так любят офлайновый Суровый, никуда не исчезли: между выходами в эфир спикеры успевают пообщаться и между собой, и с командой.
- Екатерина Борзунова
- Анна Берлова
- Елена Абашева и Виктория Салюк
Волонтеры
Удаленно перед мониторами с утра до вечера работают волонтеры — 27 человек. На них — вся сиюминутная коммуникация с участниками в Telegram-чате, который за дни конференции разросся до 10 тысяч человек. Даже если каждый пятый участник задаст хотя бы один вопрос, то это примерно по 500 сообщений в день: «Не могу найти ссылку на трансляцию», «Где посмотреть программу?», «А как купить записи?»… Волонтеры отвечают на все эти вопросы в течение пары минут, а еще постоянно фиксируют обратную связь по всем каналам: после конференции отзывы и пожелания участников разбираются на ретроспективной встрече.
Маша Михайлина помогает им с ответами на неочевидные вопросы и фильтрует поток входящей информации по другим каналам. Например, иногда участники отправляют вопросы спикерам через бизнес-мессенджер JivoSite на лендинге Сурового, а счет идет на минуты — их нужно оперативно перенаправить ответственному за нужный поток волонтеру.
- Мария Михайлина
- Мария Михайлина и Полина Баева
Партнерские интеграции
Самый ценный документ на площадке — технический тайминг, куда вписаны все партнерские интеграции. Его готовит ответственная за работу с партнерами Елена Мышковская, а проверяют — все, стараясь максимально подробно прописать каждый момент сценария во времени. На основе техтайминга выстраивают эфир технические специалисты и модераторы, поэтому документ нужно тщательно сверять с презентациями спикеров в начале каждого дня, минимизируя риски попадания в ситуацию «что-то слайда не хватает». В этот раз сверкой занимается Леша Реньгач — он же отслеживает и фиксирует статистику людей в онлайне во время выхода интеграций в каждом из потоков, чтобы позднее можно было подготовить отчет для партнеров.
- Алексей Реньгач
Баланс, любовь и самое главное
Если до сих пор мне удавалось внятно (надеюсь!) описать функционал каждого из присутствующих на площадке, то уложить в несколько предложений вклад создателей конференции намного сложнее. К первому дню Сурового вся огромная подготовительная работа уже закончена, и команда работает сама — мощно, собранно и четко…
Остается только быть рядом и наблюдать за уровнем того, что выходит на экраны, делать заметки в голове, видеть главное с высоты стратегического полета. Подмечать идеи, лица, кейсы, не до конца закрытые вопросы. Генерировать будущие шаги прямо сейчас. Вселять уверенность и спокойствие. Никто не умеет делать это так, как Дима Румянцев.
А еще получается каким-то неуловимым образом держать под контролем «общее поле», создавать атмосферу, в которой победа — единственно возможный исход событий. Где нет нерешаемых проблем и где критические точки нивелируются задолго до подхода к пику. Где всем настолько хорошо и радостно работать друг с другом, что объятья на фотографиях встречаются едва ли не чаще, чем экраны, камеры и провода, потому что на площадке — Наташа Франкель.
Пожалуй, то, что делают на площадке Наташа и Дима — одни из немногих процессов в «Ивентологии», для которых в базе нет мануалов и алгоритмов. И именно поэтому без них ничего бы не было!
- Дмитрий Румянцев
- Наталия Франкель
- Наталия Франкель и Мария Энтелис
- Дмитрий Румянцев
- Наталия Франкель, Денис Бачурин и Екатерина Борзунова
- Наталия Франкель и Алёна Закирова
Двойное закулисье
Как будто бы появляется представление, какими силами три дня подряд запускается механизм под названием «Суровый Питерский SMM»… Но есть еще «закулисье закулисья» — те, кто не смог приехать в студию, но много недель до и все дни во время полностью закрывает свою рабочую зону.
Презентации спикеров в единый стиль приводит Елена Паринова, она же вносит «ну точно самые последние» правки. Копирайтер Татьяна Лебедева вычитывает все материалы конференции, помогает с формулировками, реагирует на вопросы и упоминания в Инстаграм, отправляет сертификаты и бонусы сотням участникам конкурса в сториз.
Елена Мышковская находит самых целевых партнеров, общается с ними от и до, готовит технический тайминг, делает отчеты по итогам партнерских интеграций. С документальной стороной вопроса ей помогает Светлана Усманова. За поиск блогеров и обоюдно толковое сотрудничество с ними отвечает Анастасия Бобрецова.
Все рассылки, которые по разным поводам получают по e-mail участники конференции, готовит Анна Берестовская, а это огромные базы и тщательная сегментация адресатов. Визуал сайта в фирменном стиле и удобная навигация — дело рук дизайнера Марии Елиной.
Алёна Мумладзе льет трафик и делает те самые 30 тысяч регистраций не астрономической цифрой, а вполне достижимым KPI. Андрей Кокин публикует львиную долю контента в социальных сетях — от партнерских постов до спикерских, делает макеты, помогает с обратной связью участникам.
Измерить и оцифровать пул задач каждого буквами трудно, потому что кроме «делаю», «пишу», «проверяю» есть еще самое главное — эмоция. Внутренние шутки в одной ситуации и максимальная серьезность — в другой. Поддержка команды, которой все происходящее — в кайф.
Делать из радости и любви — заведомо делать хорошо.
Шестой «Суровый» — done!
Атмосферу бэкстейджа и функционал команды описывала редактор «Ивентологии» Алёна Закирова
Фотографии Германа Прокопьева и Ларисы Ширман
Посмотреть программу конференции «Суровый Питерский SMM. Эпизод VI» и купить видеозаписи всех докладов можно здесь.