Топ-10 критических ошибок в работе с техническим продакшном и поставщиками услуг

Советы организаторам мероприятия от технического директора «Грозной Команды» Алексея Грозного. Он выступил на Sold Out, и теперь мы делимся с вами конспектом и советами по работе с поставщиками услуг и техническим продакшном.

Кто косячит на рынке услуг

Алексей провёл на своём канале ТГ опрос. Оказалось, что больше всех косячат крупные поставщики.

Вывод. Если вы нашли кого-то по рекомендациям, это не значит, что всё пройдёт хорошо. Но в целом, косячат все, и это нормально.

Теперь перейдём к ошибкам в работе с поставщиками услуг.

 

Ошибка 1. Притча о прокате

Алексей доверился крупному прокату с именем. Их позиционирование: «У нас есть всё». Поначалу дела шли хорошо, но потом начали считать смету — цифры какие-то странные. По звуку всё было отлично, а по видео дороговато, доставка за 300 000 руб., электричество стоит в 2 раза выше по рынку, а ещё куча менеджеров и техдиректоров. 

Когда начали работать над мероприятием, Алексей понял, в чём дело. Он увидел кофры своих коллег, коллег отдельно по видео, отдельно по звуку, отдельно по трансляции. Оказалось, что у того крупного прокатчика с позиционированием «У нас есть всё», своего было мало. Они обращались за помощью к своим партнёрам, и это сказывалось на цене.

Выводы

• У каждого проката есть сильная и слабая стороны. Ваша задача — найти эти стороны.
• Никто ничего не обещает и не гарантирует. Если вдруг услышите, как вам гарантируют, что всё будет отлично, не верьте. Нормальные ребята скажут, что оборудование проверили вчера, всё работало. 
• Ваш проект является чьей-то нормой прибыли. Поэтому ни один из прокатов не будет погружаться в ваше мероприятие, как вам хотелось бы. 
• Если хотите, чтобы в вашей смете не было ничего лишнего, нанимайте техдиректоров. 
• Прокатчики не любят ивенторов. 

Что делать организатору мероприятий:

• Точное и глубоко сформулированное техническое задание. Говорите простым языком, не нужно технарям объяснять на техническом языке, что вы хотите.
• Установка сроков актуальности подачи КП (плюс день). Это нужно делать заранее.
• Помогатор на первом осмотре. Наймите начинающего специалиста, который будет всё осматривать, замерять, фотографировать и потом отправит вам отчёт. Из такого помогатора со временем получаются хорошие технические менеджеры.
• Сравнивайте цены. Если есть постоянные проверенные поставщики, сравните их цены с другими поставщиками. Иногда бывает, что проверенные ребята начинают наглеть: дольше считают, особо не погружаются в проект, начинают поднимать ценник. В этом случае сравните цены у другого поставщика, придите к своему проверенному и скажите, что вот, есть другие цены и давай подумаем, что мы не так посчитали.
• Список и градация поставщиков. Если у вас большое мероприятие, не надо идти к маленьким прокатам. И наоборот.
• Смотрите на оборудование. Например, вам могут предложить дорогой свет, а он вам не нужен. Будет проще заказать китайский.
• У вас должны быть чек-листы: уличной площадки, в помещении, на корабле.

Ошибка 2. Притча о документах

Как организатору защититься от ошибок в документах

• Консультации стороннего эксперта. Например, можно посоветоваться с человеком из продакшна, а не из проката. 
• Переговоры с площадкой, какое есть решение. Например, Алексея не пускали на одно мероприятие просто потому, что у электриков якобы были не подходящие корочки. Проблема решилась только после того, как Алексей заплатил за электрика принимающей стороны. 
• Контроль существования, актуальности и наличия документации. Даже если у вас есть все необходимые сертификаты, это не значит, что всё будет хорошо. Какой-то сертификат может быть просроченным, он может быть не в том виде (нужно в электронном, а у вас только бумажный) и т.д. Поэтому всю документацию нужно проверять и заранее договариваться, в каком виде её отправлять. Справиться с изучением документов может помогатор.

 

Ошибка 3. Притча про хитрость и лень

Если поставщик услуг говорит «Это не по ТЗ» и при этом не предлагает решения, не погружён в проект и не сочувствует вам, это звоночек — пора менять поставщика.

Какие трудности бывают при работе с подрядчиками

• Клиент не сказал, а организатор не подумал. Это типичная позиция проката.
• Хотели «классный звук», вот вам «классный» звук. Прокатчик привезёт самый дорогой звук, который у него есть, но, возможно, вам такой и не нужен. Поэтому ТЗ должно быть простое, но понятное. Объясните, что значит в вашем понимании классный звук.
• Даже каппы бывают разные. Всегда смотрите, что вам пишут в смете. Не бойтесь попросить прокатчика прислать фото, видео и референсы. 
• Ты в этом не шаришь. При споре ивент-организатора с прокатчиком 99%, что организатор проиграет. Поэтому, если у вас начинается спор на площадке — это не нормальные отношения, потому что на площадке надо не спорить, а решать.

Как организатору защититься от ошибки

• Сами станьте клиентом. Выйдите на сцену, возьмите микрофон. Удобно? Держится всё нормально? Хватает ли людей, которые отдают или принимают микрофон? Удобный ли кликер? То есть организатору нужно самому стать клиентом и пройти весь путь.
• Посадите поставщика услуг в свою лодку. Если поставщик что-то сделал криво, не нужно кричать и возмущаться. Попытайтесь спокойно решить вопрос. Например, Алексею сделали кривой баннер. Он спросил поставщика «Ты бы сделал такой баннер своему сыну на день рождения?». Тот ответил «нет». Тогда Алексей спокойно предложил решить вопрос, и ему сделали новый баннер. 
• Звоните «Солу». Если возникли трудности, не бойтесь спрашивать у других специалистов. Позвоните в продакшн, технарям, вам обязательно помогут. 
• Не бойтесь менять исполнителя. Если чувствуете, что с человеком вы не сработаетесь, не нужно терпеть, меняйте исполнителя. 
• Поставщик тоже эксперт. Думайте вместе, советуйтесь, общайтесь, обсуждайте вопросы.
• Строгая отчётность. Чтобы в смете не было ничего лишнего, Алексей советует говорить поставщикам, что на мероприятии строгая фотоотчёность. Поэтому всё, что есть в смете, должно быть предоставлено. Потом можно дать задание помогатору, чтобы тот действительно всё фоткал и записывал. 

 

Ошибка 4. Притча про лень

Как организатору защититься от ошибки

• Станьте душнилой и неадекватом. Если отваливается декор — это не круто. Поэтому проверьте всё, подёргайте разные элементы, всё ли хорошо держится, всё ли на месте, всё ли правильно прикреплено.
• Помните про помогатора? Можно попросить его всё потрогать, посмотреть, проверить и понюхать. Например, если провода тёплые, это плохо. А если провода горячие, это очень плохо.
• Консультируйтесь у независимых экспертов.
• Познакомьтесь с пригрузами.

 

Ошибка 5. Притча про людей

Часто организатор технического продакшна просто исполняет желания заказчика. Но клиент затем и нанимает организатора, чтобы специалист всё организовал. И когда заказчик просит, например, переставить пультовую, нужно не потакать его желаниям, а объяснить, почему переставить пультовую — плохая идея. Потому что перемонтаж займёт ещё полдня.

Как организатору защититься от ошибки

• Определите, кто старший в блоке. Важно заранее найти руководителей по звуку, свету, металлу и т.д. Включите их в отдельный список и если нужно решить какой-то вопрос по свету или звуку, сразу идите к руководителям, а не к рядовым специалистам. 
• В здоровых ивент-агентствах есть служба заботы о клиентах и служба заботы о всех вокруг. Например, если понимаете, что команде поставщика придётся поработать чуть больше обозначенного времени, можно сварить для них кофе и угостить бутербродами. Если покупаете воду для своих сотрудников, можно взять чуть больше, чтобы хватило и команде поставщика. По бюджету — копейки, а людям будет приятно и они лояльнее начнут к вам относится.
• С жующим человеком невозможно ругаться. Совет от Алексея. Если команда что-то не поделила и попахивает чуть ли не дракой, можно откусить бутерброд и, жуя, спросить, в чём тут дело, что не поделили. Такой психологический приём отвлечёт людей от споров и можно будет спокойно разобраться. 
• Делайте событие не только для клиента. Важно помнить, что монтаж и демонтаж — неотъемлемая часть события, и нужно сделать так, чтобы эта часть прошла слаженно, как и само мероприятие. 
• Дайте внимание тем, кто за кадром. Можно сказать комплимент технарям и другим ребятам. Им будет приятно и работать они будут гораздо бодрее.
• Кормить нужно, но за чей счёт? Технари могут сами себя обеспечить едой, а могут в складчину с вами, либо вы кормите всех. Без разницы, но договариваться нужно заранее.

Ошибка 6. Притча про помещение

Всё это организационная ошибка. Технари, как малые дети. Поэтому нужно собрать всех старших (по свету, звуку, металлу и т.д.) и всё им объяснить, где что находится, куда складывать вещи и т.п.

Как организатору защититься от ошибки при работе с подрядчиками

• Инспектируйте площадку. Приезжайте заранее и посмотрите — всё ли соответствует договорённостям.
• Размечайте и подписывайте помещения, чтобы не было путаницы.
• Технарям — технарское, звёздам — звёздное. Не пускайте в свой организаторский штаб сторонних специалистов, иначе нарушится субординация.
• Используйте ширмы — это недорого. С помощью них всегда можно отгородить территорию 20м на 20м для склада, еды, вещей и т.д.
• Информативность и навигация. Важно, чтобы все понимали, где и что находится. Для этого можно использовать таблички с надписями.

 

Ошибка 7. Притча про любовь

Кого звать в первую очередь? Продакшн. Эти ребята могут быть вашими представителями уже на первых встречах с заказчиком. А вот брать на такие встречи прокатчика — не лучший выбор. 

Не нужно собирать резиновые встречи и брифинги сразу с кучей поставщиков, потому что пока дойдёт очередь до последнего, он уже возненавидит ваше мероприятие. 

Как организатору защититься от ошибки

• Вы должны понимать, кого зовёте. Разные поставщики подходят под разных клиентов. Кто-то любит рок, кто-то любит попсу. И если собрать команду металлистов для тех, кто любит попсу, ничего хорошего не произойдёт. Поэтому команда должна соответствовать клиенту. 
• Прокат и продакшн — это разное. Прокат хочет заработать, продав товары. Продакшн — это люди, которые могут придумать классные решения для экономии вашего бюджета.
• Делайте блочные встречи (от меньшего к большему). Кто занимает меньше времени, тех брифуем в первую очередь и отпускаем. 
• Чат — это наше спасение (к сожалению).
• Создайте портрет клиента для поставщиков услуг, которые поедут с вами на встречу к заказчику. Расскажите им: что за клиент, что за человек, как общается и т.д. 
• Брифуйте о правилах общения и субординации до, а не после.

 

Ошибка 8. Притча про пытливый ум

Иногда бывает, что проект собирается у разных поставщиков. И вам об этом скажут не всегда. Это нормально.

Как организатору защититься от ошибки

• Все прокатчики друзья. Прокатчики всегда прикроют друг друга, помогут недостающим оборудованием.
• Техничка тоже состоит из блоков. Это нормально — 5 прокатов на одном мероприятии. 
• Ответственность за успех лежит на плечах каждого.
• Добор и довоз — это нормально.
• Логистика и монтаж совокупны. Даже если у вас будут 5 разных прокатов, цена будет примерно одна и та же. 
• Диверсификация рисков. Когда на вас работает 5 прокатов, вы защищены от ошибок.

Ошибка 9. Притча про молодых

Организаторы часто боятся молодых прокатчиков.

• У них нет ЭДО.
• И опыта тоже нет.
• Они слишком молодые.
• А с предоплатой не пропадут?
• Ну, эти точно закрывашки не привезут.
• Слишком дёшево.

Как организатору защититься от ошибки

• Обратите внимание на свадебщиков. Это опытные ребята. У них часто свет, звук и видео получаются отличными. Поэтому, если у вас небольшое мероприятие, можете обратиться к ним.
• Технический менеджер должен быть от вас (штат или привлечённый). У молодых ещё мало опыта.
• Тотальный контроль. Не бойтесь ошибок, но старайтесь их предугадать.
• Дайте больше внимания молодым. Да, они стоят меньше, но не рассматривайте это как выгоду, потому что взамен вам нужно дать больше внимания. 
• Собирайте досье на всех поставщиков. 

 

Ошибка 10. Притча про главных

Часто от звукорежиссёра ждут нормальную отбивку и фоновую музыку, но специалист не должен заниматься этими задачами. Это работа диджеев.

Отдельные спецы в команде.

Этих специалистов можно собрать самостоятельно, либо обратиться к продакшну.