Ивентология — все о продвижении и организации мероприятий (событий).
Event-маркетинг от А до Я.
9 шагов, как выбрать event-агентство
Когда в компании нет собственного отдела по организации мероприятий, может возникнуть необходимость в выборе подрядчика. Разберёмся, на что стоит обратить внимание.
Изображение: Шедеврум
1. Когда масштаб решает
Event-агентства могут быть:
- большими — такие компании специализируются на проведении крупных мероприятий
- средними — наиболее универсальный формат, специалисты умеют работать и с относительно крупными проектами, и с камерными событиями
- маленькими — для организации частных праздников, вечеринок, небольших презентаций
- узкоспециализированными — например, свадебными, праздничными, по организации тимбилдинга, детских мероприятий. Если ваше мероприятие не попадает в профильную тематику, лучше выбрать другое агентство, даже при условии, что ваш заказ готовы реализовать.
Масштаб агентства обязательно нужно учитывать, потому что от наличия достаточного опыта, персонала, подрядчиков зависит конечный результат.
Если планируете грандиозный ивент — выбирайте исполнителя, у которого уже есть аналогичный в портфолио.
Если ваше мероприятие небольшое — можно рассмотреть варианты подрядчиков, не имеющих опыта в вашей тематике. Такими проектами проще управлять и риск ошибки ниже.
2. Когда рекомендуют друзьям
Личный опыт тех, чьему мнению вы доверяете, — бесценный источник информации. Спросите совета, какое агентство выбрать. Можно обратиться к знакомым — при условии, что они работают со схожими по масштабу проектами.
Отличный вариант — сделать запрос в специализированных сообществах ивент-менеджеров, пресс-секретарей, маркетологов в соцсетях. В них же часто есть база добросовестных подрядчиков.
3. Покажи мне свой сайт
Многое о компании говорят её интернет-ресурсы.
Изучите сайт: когда он запущен (обычно эта информация размещена в «подвале» внизу страницы), насколько быстро он грузится, удобный ли интерфейс, как часто обновляется информация и достаточно ли её, чтобы составить представление, соответствует ли дизайн трендам.
Группы в соцсетях необязательно должны быть большими, но точно — актуальными и наполненными жизнью, с изнанкой рабочих будней сотрудников и отзывами клиентов.
Если ресурсы агентства передают привет из 90-х и намекают, что здесь вам организуют только вечеринку «Для тех, кому за …» под хиты «Ласкового мая», обращаться можно, если планируете мероприятие в духе ушедшей эпохи.
4. Google в помощь
Репутация агентства проверяется не только через круг специалистов, но и через поисковики Google и Яндекс, сервисы отзывов IRecommend и «Отзовик», справочники. Поскольку отзывы могут быть накручены, уделите этому достаточно времени.
- Обращайте внимание на структуру отзывов. Должно насторожить, если они все похожи, в них выражается благодарность, но нет подробностей, клиентского опыта
- Отзывы оставлены пользователями, у которых это единственный комментарий. Если таких большинство, можно говорить о накрутке
- В отзывах в карточке компании в Яндексе пользователи с невысоким статусом (например, «Знаток города 5-го уровня»), их отзывы относятся к компаниям в разных городах. В этом случае нужно внимательно проверять другие отзывы комментатора — оставил их бот или реальный человек
Управление репутацией компании через накрутку отзывов — не редкость, поэтому на 100% полагаться на них при выборе агентства нельзя.
5. Глазами клиента
Другая стратегия — проверить всё на собственном опыте, но со стороны гостя события. Найдите в афише и посетите мероприятие, максимально похожее на то, что вы хотите организовать. Понравится — узнаете, что за команда реализовывала идею. Сделать это обычно несложно — смотрите раздел партнёров на сайте мероприятия или в группе в соцсетях.
6. Что в портфолио?
Наличие портфолио — один из главных критериев выбора ивент-агентства.
Просто раздел с фото мероприятий на сайте для заказчика малоинформативен. Важно, чтобы из каждого примера было понятно, какая задача стояла перед исполнителями, как выстраивался процесс организации, какой объём работы был выполнен, какие ресурсы привлекались, каким бюджетом управляли и т. д.
Обратите внимание: event-агентство могло выступать в разных ролях: соорганизатора, исполнителя, подрядчика. Этот момент нужно выяснить.
Желательно, чтобы в портфолио уже были мероприятия по вашей тематике, особенно если сфера деятельности или аудитория имеют выраженную специфику в работе. Например, есть строгие требования по безопасности, конфиденциальности, требуется опыт взаимодействия со службами протокола, первыми лицами ведущих компаний, звёздами шоу-бизнеса и т. д.
7. Какие ресурсы?
Организатор мероприятия — как дирижёр оркестра, от сыгранности которого зависит общее впечатление.
При выборе ивент-агентства выясните, какими ресурсами оно обладает и на какие виды работ привлекает подрядчиков. Если существенный участок работы отдаётся на аутсорсинг, для клиента это чревато сложностями коммуникации, необходимостью дополнительных согласований, риском ошибок и срывов сроков. Чаще субподрядчиков привлекают маленькие агентства, причём на разовые заказы.
И наоборот, если агентство среднее или крупное, то в штате будут необходимые специалисты и годами проверенные компании-исполнители.
8. Что по связям?
Головная боль ивент-менеджера — паспорт мероприятия.
Точной формулировки, что на законодательном уровне признаётся массовым мероприятием, не существует. Однако многие организаторы ориентируются на цифру 50 гостей, которая упоминается в письме МЧС России от 24.07.2014 № 14-7-3135 «О методических рекомендациях по организации совместной работы территориальных органов МЧС России, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления по обеспечению безопасности участников фестивалей и других мероприятий с массовым пребыванием людей».
Согласно этому документу, мероприятие с 50 и более участниками признаётся массовым, для его проведения должен быть составлен план обеспечения безопасности.
Если вы подыскиваете подрядчика для организации выставки, форума, конференции с большим количеством участников, то желательно найти ивент-агентство, в котором есть сотрудники, специализирующиеся на взаимодействии с органами власти и получении разрешительной документации.
9. Если случится мэтч
Не стоит забывать про человеческий фактор. При созвоне с выбранным event-агентством и на первой встрече обратите внимание на стиль общения менеджеров. Не стесняйтесь задавать вопросы и анализировать, насколько комфортно вы себя чувствуете, получаете ли полные развёрнутые ответы, как реагируют представители агентства на просьбу поделиться видением, как реализовывать проект, или идеями по теме события.
Хороший знак, если для клиента подготовлена форма брифа мероприятия и вас попросили его заполнить и прислать к первой встрече в агентстве. К этому инструменту подходят не формально, а ознакомились и работают с предоставленной информацией, не приходится заново рассказывать о целях встречи и планах на мероприятие.
Все эти советы актуальны, только если на выбор ивент-агентства выделено достаточно времени. В этом случае лучшее решение — найти несколько вариантов и пообщаться с представителями разных компаний. Возможно, идеальный подрядчик определится не в первом туре, и это нормальная ситуация. Не расстраивайтесь и продолжайте поиски до оптимального результата.
Рекомендуем посмотреть
Подпишитесь на рассылку
и получите комплект материалов для проведения онлайн-ивентов