Что учесть, составляя договор со спикером

Какое техническое задание дать юристу, который будет составлять договор на выступление на мероприятии? Какую информацию нужно согласовать заранее и вписать в договор со спикером? Разбираемся с Наталией Франкель. 

Что нужно, чтобы заказать договор у юриста

Договор со спикером — ещё одна обязательная часть успешного ивента, если вы не хотите попасть в печальную ситуацию. Например, в ваши планы не входило, что человек выйдет на сцену в нетрезвом виде, или не выйдет вообще, или подготовит бессмысленную презентацию. 

Вариантов, что что-то пойдёт не так, может быть масса. Поэтому не поленитесь составить договор со спикером. 

Разумеется, здесь не обойтись без официальной регистрации вашего юридического лица. Начинать можно с ИП. 

В договоре со спикером вы являетесь заказчиком, заказывая услугу — по выступлению на вашем событии и подготовке к нему. 

Договор нужно заказывать у юриста заранее. Документы должны быть готовы к моменту взаимодействия со спикером. 

Что понадобится?

• Оферта. В неё входят общие условия сотрудничества, подробности о событии, площадке, организационные моменты. То есть всё то, что вы уже обсуждали со спикером предварительно, и то, что рассказывали о мероприятии. 
• Лицензионный договор. В нём речь идёт о видеосъёмке, промоматериалах, презентациях, дополнительных документах, которые предоставляет спикер. То есть вы обсуждаете условия использования этих материалов во время и после конференции.

Когда составляете договор, учитывайте важные именно для вас моменты. Например, какому-то организатору всё равно, каким образом спикер попадает на событие, а вам — важно. И тогда вы прописываете в договоре весь алгоритм, как человек приезжает на конференцию, чтобы он не потерялся. 

Что должно быть в договоре со спикером

Дальше поговорим о том, как составить ТЗ для юриста. Это не исчерпывающий список, но основа задания, которое вы можете передать специалисту.

• Предмет договора

Как называется событие, где и когда оно проводится, во сколько пройдёт выступление спикера, тема его выступления, длительность и т. д. 

• Ожидания от спикера

Это пункт с обязанностями спикера по отношению к вам как к заказчику. Например, он должен прислать презентацию не позднее определённой даты, в установленном формате. Дать вам видеоматериалы и провести прогон с техническим специалистом, если выступление онлайн. 

Если событие происходит на площадке, то, например, вы договариваетесь, что спикер прилетает на самолёте в обозначенное время, на следующий день приезжает на место и находится там минимум за два часа до начала.

• Гонорар спикера

Если он предусмотрен, то прописывается в договоре. А именно: сумма вознаграждения, как оно выплачивается, какими траншами, до или после мероприятия, что входит в эту сумму и не входит. Обсудите, какие расходы оплачиваете вы, а какие — спикер. 

• Отказ от договора

Обозначьте, в каких случаях можно отказаться от договора в одностороннем порядке и когда нельзя. Напишите, какие за это будут последствия, штрафы.

• Передача прав

Речь о передаче неисключительных прав на контент. Спикер передаёт право на то, чтобы вы распространяли, пересылали участникам конференции после события видеозапись выступления и презентацию. Но при этом права на контент по-прежнему принадлежат только ему, он может продолжать выступать с этим докладом, но на другой подложке (например, шаблон презентации нужно поменять).

Если вы хотите добиться исключительных прав на контент, это неправильно, такой договор никто не подпишет и вообще это желание только принесёт вам много негатива.

• NDA

Просите подтверждение, что спикер не разглашает информацию, которая находится под соглашением о неразглашении.

Например, может возникнуть ситуация, когда спикер рассказывает кейс большого клиента, подтверждая скринами, цифрами. А потом выяснится, что клиент работал со спикером под NDA и тот не имел права показывать цифры и вообще говорить, что работал с ним. Тогда может возникнуть скандал.

Информация в договоре для спикера

Когда вы договорились работать со спикером, нужно сообщить и обсудить с ним следующую информацию для договора. 

• Формат предоставления информации

Пропишите, какие он должен прислать фотографии, как на них выглядеть — например, это портрет, профессиональное фото, сделанное не 10 лет назад. В каком формате предоставляет презентацию и когда, что нужно из биографии — например, опыт работы, кейсы, его клиенты. Эту информацию вы будете использовать на сайте, анонсировать в своих каналах и т. д.

• Сроки

Для предоставления всех материалов должны быть согласованы сроки. Спикер их подтверждает, а потом соблюдает. Например, по передаче информации, презентации, материалов, срокам прибытия в город и т. д.

• Дата и время доклада

Если можете озвучить сразу, то согласуйте время выступления. Если конференция большая, со множеством потоков и спикеров, то вы можете предоставить даты и время, которые свободны, и согласовывать их отдельно. 

Часто у спикеров есть опасения, что на второй день конференции никто не придёт, утром все ещё спят, а вечером уже разойдутся. Поэтому все хотят выступать в районе обеда в первый день. Ваша задача как организатора — успокоить, объяснить, что на событии будут люди даже к вечеру второго дня (если это правда). На вечер второго дня стоит поставить тех спикеров, которые сильнее переживают перед выступлением и боятся полного зала. 

• Трансфер

Обсудите условия трансфера для иногородних спикеров. Например, вы оплачиваете перелёт экономклассом, если человек хочет бизнес, то разницу он доплачивает сам. 

Также обсудите условия бронирования отеля: можно предложить заселиться в партнёрский или тот, где вы проводите конференцию. Выберите категорию номера с учётом пожеланий. 

Важно всё обсудить, чтобы у спикера не было к вам завышенных ожиданий: например, что вы будете оплачивать бизнес-класс, пятизвёздочный отель и «всё включено». 

Предупредите, что, если вы покупаете спикеру билет туда-обратно и он не явился на рейс «туда», обратный билет аннулируется автоматически. Такой тариф для организатора выгоднее, чем отдельный рейс туда и отдельный обратно.

• Деньги

Если спикер выступает платно, то сразу оговаривайте стоимость за конкретный формат выступления и продолжительность. Он не должен чувствовать себя свободно в вопросах того, сколько будет выступать по времени, с презентацией или без.

Кроме этого, договаривайтесь о том, что оплачиваете сверх гонорара, в каком формате: наличными или по безналу — и на каком этапе. 

Если договорились на постоплату, платите в любом случае. Не портите себе карму. 

Подробно и скрупулёзно прописывайте все пункты, которые вы хотите, чтобы были соблюдены. Если вы о чём-то подумали, но не озвучили и не прописали — считайте, что этого не существует. Виноватых, кроме вас, не будет.