Как сделать продающую презентацию, чтобы выиграть тендер на проведение мероприятия

Как ивент-агентству подготовить продающую презентацию и выиграть тендер на проведение мероприятия? 11 слайдов, которые нужно включить. 

Выиграть тендер на проведение мероприятия — не значит только назначить самую низкую цену. Безусловно, где-то решает исключительно цена. 

Но важно уметь преподнести свою компанию так, чтобы запомниться. Доказать, что вы — лучшие, кто может работать над организацией события. 

 

Точно ли надо выигрывать тендер?

Для начала давайте поговорим о том, какой тендер на проведение мероприятия выигрывать не нужно. Ведь если после того, как вы выиграли, поняли, что исполнить свои обязательства не можете, то попадёте в реестр недобросовестных поставщиков и выплатите штраф.

Поэтому прежде нужно взвесить своё решение и подаваться на участие в тендере только тогда, когда вы точно готовы работать.

• Внимательно изучайте условия контракта (условия оказания услуг, условия оплаты). Если вы в процессе подписания выяснили, что вам что-то не нравится, всё откатить назад будет нельзя. 
• Отзывайте заявку, если исполнение уже неактуально и вы понимаете, что не сможете выполнить заказ в случае выигрыша. 
• Просчитывайте рентабельность, не впадайте в азарт. Бывает, что исполнителям главное просто выиграть, они не замечают низкой стоимости вознаграждения. 
• Оценивайте реальность KPI. Нормальный KPI: «Организовать рок-фестиваль на 500 зрителей с бюджетом 5 млн рублей в срок 3 месяца»‎. KPI, похожий на нереальный: «Продвижение фестиваля саморазвития с ценой входного билета 10 000 рублей только бесплатными методами за 1 месяц, нужно сделать 500 продаж»‎. 
• Оценивайте добросовестность заказчика — если он специально занижает цену, т. е. вы видите, что она больше нереальная для того, чтобы всё сделать качественно, участие бессмысленно. 

В целом, если что-то оставляет для вас больше вопросов, чем ответов, какие-то требования вас напрягают — например, работа на территории заказчика и согласование каждого шага без объяснения причин — сто раз подумайте, стоит ли брать на себя лишнюю головную боль.

Если вы оценили все риски, выгоду и хотите получить заказ — пора браться за презентацию, которая будет продавать вас. 

Тендерная презентация: 11 важных слайдов

Когда вы готовите продающую презентацию, вашей целевой аудиторией становится потенциальный заказчик. Нужно смотреть на неё его глазами: что ему может быть важно? Чего он не знает о компании? Какие проблемы он хочет решить? 

Разберём основные слайды, которые играют ключевую роль в тендерной презентации.

 

1. Титульный слайд и контекст

Сначала нужно установить контакт с заказчиком. Покажите, что вы его понимаете и ваше видение и философия схожи. Настройтесь с ним на одну волну. Лучше всего здесь работает эмоциональная составляющая. Например, найдите цитату классика, относящуюся к событию, или стихотворение, или высказывание популярного бизнесмена, или вообще напишите собственную. Также можно подыскать или создать мем, если это позволяет уровень серьёзности обстановки.

 

2. Цифры и факты о компании

Сюда можно отнести материально-техническую базу компании, финансовые показатели. Можно показать, как по годам растёт спрос на услуги, обороты. 

Например: «Опыт в организации мероприятий — 15 лет, участники международной премии BEA, проводили ивенты в 17 городах России. У нас есть собственная сценическая аппаратура»‎.

3. Проблемы и боли заказчика

Говорим в тендерной презентации о том, что может волновать заказчика. Вы же помните, что он сейчас — ваша ЦА? Нужно точно попасть в его боль. 

Можно оценить последствия проблем, которые случатся, если заказ выполнит кто-то другой и некачественно. 

Например, вы хотите выиграть тендер на организацию корпоратива крупной компании с бюджетом 5 млн рублей. О чём может переживать заказчик? Варианты: о том, что административному составу не понравятся предложенные активности, о том, что будет скучно и нефеерично, либо о том, что кто-то выложит провокационное видео в интернет. Как следствие — страдает репутация компании или начинаются конфликты в коллективе.

Поэтому включите в продающую презентацию слайд, где вы покажете, что понимаете эти переживания и сделаете всё, чтобы их не допустить. 

4. Конкурентные преимущества

Расскажите в продающей презентации, чем вы отличаетесь от других, почему выгодно работать именно с вами. Благодаря чему вы можете максимально снять с заказчика головную боль в организации события? Это должны быть не просто слова про большой опыт, а детали, которые важны в конкретном случае. 

Например, если у вас хотят заказать проведение детского дня рождения с бюджетом 2 млн рублей, почему нужно выбрать вас? Здесь можно говорить о том, что у вас обширная программа на выбор и вы можете воспроизвести любого любимого детского персонажа, что у вас работает шеф-повар с именем, который готовит исключительно из фермерских качественных продуктов и т. д.

5. Релевантное портфолио

Покажите социальные доказательства того, что вы делаете хорошо. Приложите в тендерную презентацию фото полных залов, счастливые эмоции участников мероприятий, покажите короткое видео. 

Расскажите подробно о самом удачном кейсе, который максимально похож на заказ. Например, если вы хотите выиграть тендер на организацию социального концерта для ветеранов, то можете рассказать, как организовывали социальный проект, или коммерческий концерт, или мероприятие для ветеранов. 

Если о ваших мероприятиях писали в СМИ, у вас есть награды, премии, грамоты — обязательно покажите это. 

Здесь ещё важна эстетика: красивые фото с деталями, благодаря которым понятно, что ваши с заказчиком вкусы совпадают.

6. Идеальное исполнение заказа и свои решения

Покажите здесь то, что увидит гость на мероприятии. Как вы видите идеальное исполнение? За счёт чего вы сможете это осуществить?

Опишите в продающей презентации идеальную картинку события. Важно, чтобы она совпадала с картинкой заказчика — иначе вместо работы вы получите сплошное потрошение мозгов. Синхронизируйтесь.

7. Активности

Худшее, что может случиться с событием — оно будет скучным. Мастерство ивентщика заключается в том, чтобы подобрать активности, которые на 100% подходят аудитории.

Знаете, как жених с невестой боятся, что на их свадьбе внезапно начнутся конкурсы, за которые остаётся только краснеть? 

Расскажите, что предлагаете вы, и опишите, что это за активности. С эмоциями. Так, чтобы заказчику захотелось самому попробовать.

8. Пошаговый план работы

Покажите, что вы знаете не только что делать, но и как. Разложите на пошаговую схему то, как будете работать над заказом.

В общем, составьте дорожную карту организации мероприятия.

9. Закрытие возражений

Подумайте, чего может бояться заказчик и что может остановить его от сотрудничества с вами.

Например, у вас нет полностью релевантного опыта, а вы метите в организацию концерта на городской площади. 

Или заказчик боится, что на коммерческий концерт не придёт и 50% зала. 

Посвятите слайд продающей презентации ответу на эти возражения и страхи.

10. Визуализация глазами гостя

Покажите, что вы уже проработали предварительные решения и готовы ими поделиться. 

Что будет видеть гость, который наткнулся на рекламу события? Какой это рекламный креатив? Что ждёт его на входе на площадку? Что будет внутри? 

Так вы покажете, что понимаете всё до мельчайших подробностей: не будет давки на входе, не придётся стоять в очереди в гардероб и туалет, есть где перекусить, припарковаться и т. д.

Например, можете приложить расчёты загрузки санитарных комнат, напора воды в душе, скорость нагрева воды и т. д.

11. Призыв к действию

Не забывайте о такой важной составляющей в любых продажах, как призыв сотрудничать с вами. Напомните, как с вами связаться, предложите разные каналы связи.

Ещё несколько фишек, которые помогут продать с помощью тендерной презентации.

• Переводите акцент с себя на выгоды клиента. Например, не «мы предоставляем персонального менеджера, который ведёт проект»‎, а «у вас будет персональный менеджер, который ведёт ваш проект»‎.
• Характеристики обращайте в выгоды. Например, не «у нас работает штатный копирайтер»‎, а «наш копирайтер напишет тексты для сообщества ивента, показав его самые выгодные стороны»‎.
• Порепетируйте хотя бы один раз от начала до конца. Докладчик должен на 100% знать каждый слайд и уверенно рассказывать. Не заикаясь, не сбиваясь, не плавая‎ в теме. 

Оформление продающей презентации

Старайтесь убирать простыни текста, чтобы ваш слайд можно было быстро и удобно прочитать. Визуальное оформление продающей презентации — ещё один залог успеха. Презентацию смотрят глазами, никто не хочет вчитываться в текст, ведь параллельно все слушают докладчика.

О чём не забыть?

• Понятная структура: переходите от меньшего к большему. Структурируйте мысли и логично переключайтесь от одного слайда к другому. Например, вы говорите в первом слайде о компании — дальше можно более подробно рассказать о преимуществах перед конкурентами — перейти к задаче — рассказать сначала о том, в чём её суть — потом описать варианты и свои предложения, как её решать. 
• Дизайн. Пригласите к работе над презентацией дизайнера, который сверстает красиво и в фирменных тонах. Гораздо солиднее выглядит презентация, где на каждом слайде добавлен ваш логотип и всё выдержано в одном цвете, который ассоциируется с вашей компанией. 
• Меньше текста. Больше инфографики и фото. Визуализируйте то, о чём говорите. Чем больше фото, видео — тем лучше. Если пишете о чём-то, но можете показать, — делайте это.

Тендерную презентацию необязательно сделать и забыть. Она может пригодиться вам: для рассылки потенциальным или бывшим клиентам, чтобы напомнить о себе, на переговорах с потенциальными заказчиками, на сайте компании. Не жалейте времени и денег, чтобы сделать один раз, но дорого и хорошо. 

Будьте победителями!