Музыка для конференции: как составить музыкальную программу для делового ивента

Музыкальная программа — трата денег или нет? Даём идеи для вашего события и рассказываем, как подобрать музыку для конференции. Статья написана при поддержке партнёров «Ивентологии».

Зачем деловому ивенту нужна музыкальная программа

Грамотно подобранная музыкальная программа способна кардинально изменить атмосферу, сделав мероприятие более живым, запоминающимся, от которого в восторге будут все.

• Создаёт нужное настроение

С помощью музыки вы можете управлять настроением всех участников площадки. Например, спокойные, расслабляющие мелодии помогают сосредоточиться, а энергичные ритмы заряжают энергией и позитивом. 

• Задаёт темп и ритм мероприятия

Музыка помогает плавно переходить от одной части программы к другой, регулируя динамику события. Например, конференция длится целый день, с 10:00 до 19:00, в 14:00 гости уже подустали, дело близится к обеду. И вот после еды вы предлагаете им послушать небольшую, минут на 20, программу с энергичной музыкой. Это позволит перезагрузиться, поможет взбодриться и настроиться на вторую часть дня.

А вечером, наоборот, можно ставить расслабляющую фоновую музыку, под которую гости будут собираться, обмениваться контактами на прощанье и настраиваться на приятный вечер. 

• Отвлекает и расслабляет

Во время перерывов или неформальной части мероприятия музыка помогает участникам отдохнуть и переключиться. 

• Может стать частью «портрета» ивента

Грамотно подобранная музыка может стать фирменным «саундом» компании, усиливая её имидж. Так, например, у многих фестивалей со временем появляется свой трек, который полюбился публике и ассоциируется только с этим событием. 

• Вносит разнообразие в программу

Если на мероприятии идут доклад за докладом, люди устают. Лучше переключаться: где-то добавить игровую механику, пообщаться, сделать фото и контент, послушать музыку. Чередуйте активности в программе.

• Создаёт эмоциональную привязку

Музыка даёт приятные эмоции, которые теперь человек будет относить ко всему ивенту. Если человека на ивенте ничего не зацепило и всё прошло ровно, вряд ли он придёт ещё раз. 

• Косвенно влияет на наполняемость залов

Все зарядились, отдохнули, взбодрились — и уже нет желания, не дожидаясь вечера, уйти домой, а доклады посмотреть потом в записи. 

Если музыкальная программа заявлена на вечер, то люди с большей вероятностью его дождутся и у вас не будет падать наполняемость залов. 

Также музыканты могут выручить, если произошёл форс-мажор и вам срочно нужно заполнить паузу в мероприятии.

Как выбрать исполнителей для ивента

Ключевое правило — музыка должна соответствовать формату и аудитории мероприятия. 

1. Целевая аудитория

Проведите анализ ЦА. Какого возраста гости ивента, какие у них интересы, где они работают и т. д.

Можно запустить опрос или анкету во время подготовки к ивенту: пусть люди расскажут о своих предпочтениях.

2. Формат ивента

Здесь есть разные варианты: 

• для официальных событий лучше пригласить классический инструментальный ансамбль (струнный квартет, джазовый квинтет, саксофониста, пианиста и т. д.). Эффектно звучит оркестр или музыкальный коллектив, который показывает целое музыкальное шоу 
• для неформальных вечеринок подойдут диджеи, кавер-группы или музыкальные коллективы, играющие современную танцевальную музыку
• можно также использовать фоновую музыку, заранее составив плейлист.

Каких музыкантов позвать на деловое мероприятие

• Диджей

В перерывах между докладами у вас может выступать диджей, который будет крутить пластинки. Обычно это электронная музыка, транс — словом, на любителя.

• Музыка в записи

С виду самый простой вариант — составить заранее плейлист, разбавить его разными композициями, которые понравятся гостям. Но есть нюанс — авторские права.

Нельзя просто так взять и на коммерческом мероприятии включить то, что хочется. 

• Живой концерт

Это может быть один музыкант или коллектив, который играет музыку без слов. Например, джазовые мелодии, мировые хиты, авторскую музыку. Нейтральный вариант. Из минусов — гости могут даже не обратить внимания на музыканта, если выступление не очень впечатляет.

• Выступление звезды

Можно, конечно, если позволяет бюджет, пригласить выступить звезду. Это соберёт много людей, но с таким решением нужно быть очень осторожными. 

Во-первых, публика идёт прежде всего на любимого исполнителя, и к вам придёт не ваша ЦА, а конкретно ЦА приглашённой звезды. Отсюда может съехать вся концепция мероприятия.

Во-вторых, вы берёте на себя обязательства по райдеру и добавляете ещё больше хлопот в организацию и так непростого ивента.

• Кавер-группа

Хороший вариант, чтобы расслабиться после ивента, снять напряжение, потанцевать и попеть. Правда, нужно попасть в музыкальные пристрастия гостей. И следить, чтобы вечер не превратился в концерт по заявкам.

• Музыкальное шоу

Пожалуй, идеальный вариант со всех сторон и для всех форматов мероприятий.

Во-первых, не нужно думать о нарушении авторских прав. Во-вторых, это не только музыка, но и эффектная подача.

Например, на конференциях «Ивентологии» выступает команда «Драйв Бит» с шоу барабанщиков. Не нужно заморачиваться с тем, чтобы попасть в музыкальные вкусы — вау-эффект и талант музыкантов влюбляют в себя с первых нот.

Шоу барабанов — свежо и необычно. Если кавер-группой сейчас уже не удивить, то такой музыкой это получится. Музыканты выступают в светящихся костюмах, показывают трюки с барабанными палочками и даже проводят интерактив со зрителями. 

Например, поставить выступление можно на открытие или закрытие конференции или какой-то её части. Или заказать несколько видов шоу.

Как вариант, выбрать программу на 30 минут — для перерывов между частями конференции, на 60 минут — на закрытие мероприятия. Позвать двух барабанщиков, если конференция небольшая, или 3–4 исполнителей, чтобы увеличить масштаб.

На что обратить внимание при выборе музыки для конференции

При организации музыкального сопровождения делового мероприятия стоит также обратить внимание на следующее. 

• Техническое обеспечение. Если занимаетесь вопросом звукового оборудования сами, то убедитесь в качестве звучания. Когда заказываете всё у музыкантов, то они приезжают со своей аппаратурой и сами знают, что нужно для подключения
• Логистика. Необходимо продумать, где и как будут располагаться музыканты, чтобы они не мешали основной программе
• Место для музыкальной программы — например, в перерывах или в конце всего события
• Громкость. У людей должна оставаться возможность общаться и слышать друг друга, хорошо бы, чтобы музыка не била по ушам. Музыка в идеале не мешает общению и переговорам, но и не слишком тихая

Не забудьте использовать музыкальную часть как сильную сторону ивента. «Продайте» саму идею в программе, чтобы человеку захотелось непременно прийти на конференцию ради этого в том числе.

Например: «Конференция завершится зажигательной вечеринкой и неформальным общением. Вас ждёт уникальное световое шоу барабанов и виртуозная живая игра барабанщиков. Если захотите поучаствовать — только дайте знать».

Грамотно подобранная музыкальная программа способна вывести деловое мероприятие на новый уровень, сделав его более ярким, запоминающимся и эффективным. Главное — учитывать особенности формата, целевой аудитории и общей концепции события.