Креатив против бюджета мероприятия: как создать яркое мероприятие с ограниченными ресурсами

Грамотно распределить бюджет мероприятия — целая наука. Основатель event-агентства «Притяжение» и CEO агентства PR Integral, Мария Пух составила гайд, который поможет организовать запоминающееся событие — и при этом не разорить клиента. 

 

Шаг 1. Локация

Организатор должен заранее оценить потенциал помещения и его функциональность. Предпочтительнее выбирать пространства со светлыми, однотонными стенами, без визуального шума и колонн в середине зала — в этом случае потребуется меньше декораций. Большим плюсом будет наличие гримёрок и подсобных помещений — так вы сможете сократить расходы на поиск дополнительного пространства для выступающих и логистику, например, вывоз лишнего инвентаря.

Некоторые локации имеют собственное светотехническое и музыкальное оборудование. С одной стороны, это может значительно сократить организационные расходы. С другой — не факт, что предложенное оборудование обеспечит необходимый уровень сопровождения шоу-программы и будет отвечать требованиям, указанным в райдере приглашенных артистов. Поэтому необходимо запрашивать технические паспорта на аппаратуру до того, как вы сделаете окончательный выбор в пользу той или иной локации.

 

Шаг 2. Свет, звук и декор

Как вы уже поняли, волшебства в этом пункте не будет — на свете и звуке лучше не экономить, так как от них напрямую зависит уровень впечатлений, которые участники получат от события. Профессиональным световым оформлением можно не только зонировать помещение, но и создать эффект дороговизны, завуалировать скромные декорации. Кроме того, грамотно выставленный свет значительно упрощает съёмку, позволяет получить качественный фото- и видеоматериал. 

Аппаратура должна соответствовать задачам мероприятия. Бизнес-семинар, конференция, фестиваль — у каждого формата есть нюансы и технические требования. Настоятельно рекомендую использовать технику от производителей известных брендов либо их качественные аналоги. 

А вот действенные способы снизить расходы на декорирование локации существуют. Приглашайте оформителя, который сможет единолично закрыть максимальное количество позиций: оформить фотозону, сцену, расставить мебель. Мягкие пуфы и атрибутика в виде флажков и фонариков также способны добавить атмосферы. Главное — соблюсти единый стиль и гармонично вписать каждый элемент в общую концепцию ивента. При подготовке пространства важно уделять внимание и мелким деталям: замаскировать провода от аппаратуры диджейского пульта, зашить изнанку декораций. 

Для летних выездных ивентов создавайте декорации из природных материалов — дерева, полевых цветов. Если есть возможность провести мероприятие на открытом воздухе, выбирайте изначально живописные локации: берег реки, горы, парки. 

 

Шаг 3. Еда

При организации полноценного банкетного питания на мероприятии важно тщательно проработать меню. Не экономьте на качестве продуктов, а продумывайте состав блюд. Предлагайте сытные и недорогие закуски из мяса птицы, шашлыки, салаты, сезонные овощи и фрукты.

Если формат события допускает фуршет, то вы автоматически сможете снизить затраты в статьях обслуживания, а также аренды посуды, столовой мебели и декора. Ассортимент закусок на фуршете может быть сопоставим с количеством блюд на банкете, но вот размеры порций — значительно меньше. 

В последние годы популярность приобрёл кейтеринг: закуски привозят и выставляют на столы к определенному времени, плюс подрядчики часто предлагают собственную посуду и инвентарь для сервировки и работают по системе «всё включено». Формат наилучшим образом подходит для выездных мероприятий и конференций. Для крупного же события кейтеринг всегда обходится дороже классического ресторанного обслуживания. Сравнивайте все варианты и выбирайте оптимальный. 

 

Шаг 4. Шоу-программа

Работа профессионального шоумена стоит дорого, но эти расходы абсолютно оправданы. Опытный ведущий может в одиночку вытянуть всё мероприятие. Он чутко реагирует на настроение публики и ловко направляет её внимание в нужное русло. Лучше нанять одного профессионала, чем нескольких сомнительных исполнителей. 

При выборе творческих коллективов, ознакомьтесь с репертуаром, проверьте наличие базы костюмов. Проще и дешевле координировать одну группу артистов с объёмным реквизитом, чем несколько монономеров разных исполнителей. Вы сэкономите время, сократите затраты на логистику и размещение. Этот совет касается не только вокальных и танцевальных групп, но и придется кстати для организаторов игр, тимбилдингов, мозговых штурмов. Комплексное предложение — это всегда выгодно.  

Снизить затраты на развлекательную часть можно, приглашая не самые раскрученные коллективы с качественным репертуаром. Иногда на базе старой кавер-группы создаётся новая, мало кому известная. Новые коллективы хотят заявить о себе и ставят низкий прайс, чтобы иметь возможность для самопрезентации. Пригласить, на самом деле, можно и детский ансамбль, и вокалиста из музыкальной школы, и начинающего поэта. Открывайте неизвестные имена, ведите переговоры с артистами, пользуйтесь услугами «сарафанного радио». 

Главное, чтобы все номера составляли единую концепцию мероприятия, логически дополняли друг друга, а не выглядели как разрозненные элементы. 

И помните: без фотографа и видеографа не проходит ни одно мероприятие. Свадьбу, юбилей, открытие первого бизнеса заново пережить нельзя, перефотографировать  — тоже. Вот здесь лучше не пытаться сэкономить — приглашайте проверенных специалистов и наслаждайтесь качественными фото- и видеоматериалами. 

 

Шаг 5. Спонсоры

Подготовьте грамотную презентацию вашего мероприятия. Она должна содержать полную информацию о событии и возможных форматах участия партнеров в нем. Чем больше разнообразных способов интегрироваться в ивент вы предложите, тем выше будет вероятность получить спонсорскую помощь. Причем она может выражаться не только в виде финансовых вложений, но и в виде информационной поддержки. Коллаборации с публичными личностями и СМИ также привлекут внимание к ивенту, повысят его статус. 

Небольшие компании можно привлекать в качестве спонсоров на сравнительно скромные по численности ивенты. Например, локальный ресторан может взять на себя расходы по организации мастер-класса — в обмен на новую аудиторию. Локальные бренды всегда находятся в поиске новых клиентов и будут рады возможности разместить на площадке рекламу, получить место для реализации своего продукта. Большой поток входящего трафика посетителей, с которым можно взаимодействовать, сам по себе выступает в качестве вознаграждения за спонсорство. Также партнёрам часто предоставляют информационную поддержку: если событие освещается в городских сообществах и Telegram-каналах, можно выпустить отдельный материал о спонсоре.

Конечно, партнёрами могут быть и федеральные компании: банки, строительные организации, мобильные операторы, производителей продуктов, сервисы доставки. Задача организатора — продумать варианты взаимодействия и коммуникации спонсора с посетителями ивента. Это могут быть как классические розыгрыши подарков и скидочных карт, так и другие интерактивы — список ограничивается лишь вашей фантазией.

После окончания мероприятия важно дать партнеру обратную связь: предоставить фотоотчет, поделиться статистическими данными — количеством  проданных билетов, упоминаний в соцсетях. Так вы сможете доказать реальную выгоду от сотрудничества, показать в цифрах результат совместной работы и стимулировать на дальнейшие интеграции. 

 

Шаг 6. Волонтёры

Зачастую бесплатными помощниками становятся студенты институтов культуры, слушатели ивент-курсов. Свяжитесь с профсоюзной или молодёжной организацией нескольких учебных заведений вашего города, уточните условия сотрудничества. Можно обратиться в региональную организацию по подбору волонтёров, мониторить резюме соискателей на hh.ru. 

Ещё один вариант бюджетной помощи — ближайшее окружение, знакомые и подписчики в соцсетях. Но обязательно проводите собеседования и тестирование на профпригодность. Не каждый обладает достаточной эмпатичностью для длительного общения с гостями и далеко не каждый сможет работать с большим количеством людей. Для команды волонтёров составляйте чёткое ТЗ, заранее проговаривайте правила поведения и обязанности. 

 

Используем принципы на практике: наглядный пример

Пример яркого ивента с ограниченным бюджетом — Фестиваль устриц, который мы организовывали для одного из ресторанов Краснодара. Мероприятие финансировалось за счёт самого заведения, без привлечения сторонних спонсоров. Фестиваль проходил в октябре, в сезон максимального разнообразия сортов моллюсков со всего мира. 

Фотозона и подиум использовались сначала как welcome-зона, а затем как сцена — так мы сократили расходы на декорации. Грамотно поработали со светом, создали необходимую атмосферу. Танцевальный коллектив подготовил несколько номеров с представлением стран, где популярны морепродукты. Вначале под аутентичную музыку и в национальных костюмах выступали артисты. Затем к гостям выходил шеф-повар и рассказывал про культуру употребления устриц в этой стране. При выборе и постановке номеров старались максимально использовать имеющиеся костюмы и реквизит. Заново был поставлен только один номер. 

На закрытии Фестиваля организовали устричное казино и интеллектуальные игры. Гости взаимодействовали с несколькими персонажами: Пиратом, Морским Волком, Ведьмой, а завершилось все вечеринкой.   

Выводы

1. Экономьте на количестве, а не на качестве.  Это относится как к исполнителям и подрядчикам, так и к материальному оснащению.
   
2. Используйте комплексные предложения.
   
3. Привлекайте помощников, ищите новые имена, поддерживайте отношения с партнёрами, договаривайтесь о взаимном пиаре.
   
4. Общая концепция ивента должна прослеживаться во всём: в развлекательных номерах, музыкальном сопровождении, оформлении пространства.