Зависимость от стресса у организаторов мероприятий: как не выгорать с дедлайнами

Ивентщики работают в режиме срочных задач, ночных монтажей, переносов, изменений и решений, которые нужно принять за несколько минут. Гульнара Рыжикова, основательница креативного агентства «ОМ», на SOLD OUT разобрала, как работает зависимость от стресса у организаторов мероприятий, как работать с дедлайнами и не выгорать, почему после проекта часто накрывает апатия и какие простые действия помогают сохранить себя в профессии. 

 

За каждой неудачей стоит живой человек

Гульнара Рыжикова больше 25 лет профессионально организует события, 14 лет развивает своё агентство и за это время сделала более 1 000 знаковых мероприятий по всему миру. Параллельно она 15 лет училась в разных тренинговых программах, больше 10 лет проходит терапию и профессиональный коучинг, а больше 5 лет работает как профессиональный коуч ICF и нейрокоуч.

В её опыте — не только крупные проекты и успешные мероприятия. За ним стоят годы бессонных ночей, недели круглосуточных монтажей, тонны бумажных отчётов и миллионы рублей в постоплатах. 

Коротко об историях-факапах из опыта Гульнары: гости идут не в тот вход, фура с декорациями теряется за несколько дней до форума, машину с костюмами не пускают на олимпийский объект, заказчик отменяет проект, когда команда уже три дня строит площадку.

В ивентах такие истории быстро превращаются в задачу: кого остановить, кому позвонить, что отменить, где найти новый план. Но в моменте это держит на себе конкретный человек — с усталостью, страхом, ответственностью за команду и пониманием, что решение нужно найти сейчас.

Гульнара Рыжикова: «За каждым таким провалом всегда стоит живой человек».

 

«Вошла не в ту дверь»: как 15 секунд могут решить судьбу вечера

Около 15 лет назад Гульнара Рыжикова делала мероприятие для главного санитарного врача Москвы. Когда она познакомилась с заказчиком, сначала решила, что «санитарный врач» — это кличка: внешне он напоминал человека из 90-х, говорил так же, а его друзья выглядели примерно так же. При этом программа была серьёзной: несколько кавер-групп, Билан, Гагарина. Для проекта также готовили звук, свет, экраны и всё остальное техническое наполнение. 

В ресторане было два входа. Один команда перекрыла, потому что только там могла поставить сцену и сделать выход для артистов. Кулис не было: артисты бежали через улицу и сразу попадали на сцену.

Когда Рыжикова вышла встречать важного гостя, к ресторану подъехали три Гелендвагена и шестисотый Mercedes. Машины остановились не у того входа. До гостей нужно было пробежать примерно 50 метров, и за эти несколько секунд Рыжикова поняла: если они войдут через эту дверь, то сразу окажутся на сцене во время выступления Полины Гагариной.

Мужчины вышли из машин, увидели, что к ним бежит женщина, и, по словам Рыжиковой, потянулись к кобуре. Из машины вышел китайский авторитет с огромным букетом роз. В этот момент нужно было остановить гостей так, чтобы не сказать резкое «нет».

Гульнара Рыжикова: «Я поняла, что самое главное — нужно чувствовать себя уверенно, улыбаться».

Она встретила гостей спокойно и объяснила, что через эту дверь они сразу выйдут на сцену, где сейчас выступает Полина Гагарина. Если они хотят, можно пройти и так, но удобнее зайти с другой стороны, где их уже встречают.

Гости ничего не сказали, но прошли через другой вход. Рыжикова вспоминает эту ситуацию спустя 15 лет: «Прошло 15 лет, помню, как наяву».

 

«Happy birthday на стадионе»: отмена проекта на 2 000 человек

В 2021 году команда Рыжиковой полгода готовила проект на стадионе в Санкт-Петербурге — тогда он назывался «Тинькофф Арена». Мероприятие несколько раз переносили из-за пандемии, но в итоге всё согласовали. Из Москвы загрузили три фуры оборудования и две фуры декораций, приехали на площадку и три дня строились.

Сообщение об отмене пришло в тот момент, когда технический директор позвал Рыжикову принять сцену.

На мероприятие должны были прилететь 1 500 человек со всей России, и часть гостей уже начала путь. В проекте участвовали около 300 артистов вместе с массовкой, кейтеринг готовили на 2 000 человек, а в зале находились 60 техников. Бюджет составлял около 70 млн рублей, проект шёл на постоплате. На руках у агентства было 15–20 млн рублей предоплаты, которые уже ушли на еду и артистов.

Ближайшие 12 часов команда разворачивала людей, которые уже ехали в аэропорт, встречала тех, кто успел прилететь, покупала обратные билеты, получала официальное письмо об отмене, согласовывала переносы со звёздами и оптимизировала бюджет.

На следующий день у Рыжиковой был день рождения. Новых денег на билеты домой не было: аренда зала продолжалась ещё три дня, обратные билеты команды тоже купили на дату после демонтажа. Поэтому команда осталась на стадионе до конца.

Кейтеринг частично привёз готовую еду. Пирожные, канапе и всё остальное развезли по ночлежкам, детям и приютам. Алкогольная компания выгрузила алкоголь на 2 000 человек и сказала: «Вам пригодится». Потом этот алкоголь год хранили на складе в Петербурге.

Рыжикова видела в глазах команды не злость, а разочарование. Люди не хотели демонтировать, не хотели ничего делать — руки опустились. Тогда она решила не отпускать всех по одному, а остаться рядом и разделить этот момент.

День рождения на стадионе получился похожим на поминальный стол: команда грустила и вспоминала факап-истории. Но именно это, по словам Рыжиковой, сильно всех объединило.

После отмены ещё полгода шли разбирательства, переговоры, споры и документы. Команда доказывала, что работы выполнили, оптимизировала бюджет примерно на 20 млн рублей и договаривалась со звёздами о переносе или перепродаже на другие проекты. В итоге агентство получило деньги за реально потраченное.

«Ивентология» есть в Telegram! Подписывайтесь на наш канал и читайте самый свежий и полезный контент об организации мероприятий от нашей команды.

 

«Потерянная фура под Уссурийском»: когда до форума остаётся несколько дней

Восточный экономический форум во Владивостоке, 2022 год. Команда Рыжиковой провела во Владивостоке четыре недели командировки, две из них ушли на застройку стендов. До зачистки площадки оставалось несколько дней: после зачистки и закрытия площадки ФСО что-то исправить уже было бы невозможно.

Одна фура с декорациями, мебелью и «всей красотой» никак не доезжала. На такие мероприятия всё везут из Москвы: оборудование, экраны, стенды, декор. Одну фуру команда получила даже чуть раньше срока и успела с ней построиться. Вторая пропала. Менеджер транспортной компании присылал непонятные скрины, ждал конца пятницы и после этого выключил телефон.

Штраф за непостроенный стенд на таких мероприятиях — около 90 млн рублей. Отдельно оставался риск перед заказчиком: в проекте участвовали госкомпания и министерство. 

Рыжикова собрала команду в квартире во Владивостоке. Декораторы параллельно искали мебель в местных магазинах. Обсуждали, как отправить пустую фуру навстречу пропавшей машине и перегрузить декорации где-нибудь на трассе. Заказчик подключился по Zoom из Москвы, а разница во времени усложняла переговоры.

В какой-то момент Рыжикова вспомнила давний контакт в ФСБ и попросила пробить машину. Так команда узнала, что фура стоит под Уссурийском, примерно в 400 км от Владивостока. Скорее всего, она сломалась.

Дальше через тот же контакт Рыжикова получила личные телефоны учредителей транспортной компании. В два часа ночи по владивостокскому времени она написала короткое сообщение в WhatsApp* каждому из них.

Утром один из руководителей перезвонил.

В разговоре Рыжикова сказала: «У меня через три дня Путин. Мистер Путин. А части того, что он должен видеть, нет. Это в вашей фуре».

В 8:30 уже собрали срочное совещание. На вопрос о дедлайне Рыжикова ответила: «Дедлайн позавчера». К 11:45 фура была на кампусе.

 

«Не положено»: как костюмы для Олимпиады пропустили после золотой медали

Сочи, 2014 год. Агентство Рыжиковой организовывало атмосферу в Олимпийском парке: всю уличную программу — артистов, диджеев, уличные театры, клоунов, пейнтинг, артистические активности и другие элементы уличной программы. Всё привозили из Москвы, кроме народных коллективов.

Костюмы приехали к ночи, но охрана не пустила машину в «Фишт». Заявка в системе была, документы были — но ответ везде звучал один: «Не положено».

Команда объехала шесть пунктов охраны. Пытались договориться, предлагали завтрак, сувениры, мерч. Ничего не работало. Один охранник сказал, что у него всё есть, и добавил: «Вот если бы вы мне принесли золотую медаль».

Команда собралась на брейншторм. Настоящую олимпийскую медаль взять было невозможно. Шоколадная казалась слабым вариантом. Потом вспомнили, что в официальном сувенирном магазине Олимпийских игр продавалась специальная медаль.

Магазин был закрыт. Начались звонки по цепочке: отдел мерча, чужие контакты, ещё чьи-то контакты. В ход пошли три пары кроссовок, куртка, рюкзак и полотенце: команда звонила из отдела в отдел, искала нужного человека и добиралась до того, кто мог открыть магазин. Примерно через пять итераций медаль оказалась у команды. Охранник сдержал слово: медаль принесли — машину пропустили.

«Ивентология» есть в Telegram! Подписывайтесь на наш канал и читайте самый свежий и полезный контент об организации мероприятий от нашей команды.

 

Ивент-зависимость: почему организаторы сами выбирают профессию со стрессом

Общий знаменатель всех кейсов — стресс. Состояние напряжения, которое запускают внешние события или внутренние переживания. Физиологически организм выбрасывает адреналин и кортизол, чтобы подготовиться к борьбе или бегству. Психологически стресс может давать тревогу, раздражительность, усталость и потерю концентрации.

Стресс неизбежен. От него нельзя спрятаться, тем более в ивентах. В этой профессии всегда есть дедлайны, переносы, срочные решения, люди, которых нужно собрать, развезти, встретить, накормить, успокоить и довести до финала проекта.

Рыжикова не уходит в глубокую психотерапию, но отмечает: если человек с детства живёт с высокой тревогой, невротичностью, нарциссическими чертами или просто привык справляться через напряжение, он часто выбирает работу, где этот механизм помогает. Организм ко многому привыкает — в том числе к постоянному стрессу.

 

Как появляется зависимость от стресса

За физиологическим состоянием стресса Рыжикова видит отдельную опасность — зависимость. Когда она сама поняла, что живёт в ивент-зависимости, первой реакцией было желание поспорить с собой.

Гульнара Рыжикова: «Ну нет, ну что ты, я же просто талантливая».

Сначала кажется, что всё объясняют талант, опыт, системность и креативность. Рыжикова сама так рассуждала: где ещё объединяются креатив, система, сцена, организация и быстрые решения, если не в ивентах. Но дальше включается физиология: организм день за днём привыкает жить на адреналине и кортизоле.

 

Подготовка: эмоциональные качели до самого мероприятия

Рыжикова раскладывает событие на несколько этапов. 

Первый — подготовка.

Сжатые сроки. Бюджет меняется. Что-то срывается. Что-то отменяют. Команда участвует в тендере, соревнуется с другими, переделывает дизайн, снова согласует решения с клиентом. Подготовка держит организатора на эмоциональных качелях, где организм снова и снова выбрасывает адреналин и кортизол.

Адреналин действует как краткосрочный энергетический бустер. Он даёт энергию, скорость и обезболивающий эффект. Когда клиент звонит и говорит, что дизайн никуда не годится, организм мгновенно мобилизуется: голова не болит, сил больше, фокус собирается вокруг задачи.

В моменте это помогает. Организатор быстро переделывает, договаривается, ищет решение и двигает проект дальше. Но если жить так регулярно, тело привыкает к авралу. Без срочных задач становится скучно, а после всплеска энергии приходят усталость, головная боль и апатия.

Кортизол Рыжикова называет спасением событийщиков. Он даёт силу и концентрацию, помогает работать 24/7 и держать проект, даже когда нормальный режим уже давно развалился.

Гульнара Рыжикова: «Кортизол — это вообще наш с вами родной, абсолютно спасительный».

Но привычка жить на стрессе постепенно бьёт по организму. Человеку начинает не хватать событий, перегрузок, ночных монтажей и высоких скоростей. Параллельно растут тревожность и раздражительность, а организм начинает «сыпаться» — у каждого по-своему.

В молодости такие скорости часто получается вывозить за счёт ресурса тела. После тридцати, по словам Рыжиковой, организм уже вывозит такие скорости иначе.

 

Само событие: эйфория после недель напряжения

Второй этап — само событие. 

Рыжикова описывает момент, когда диджей доигрывает последний сет, организатор наконец оказывается в гримёрке, может поужинать и понимает: вот оно, счастье.

До этого команда два-три месяца страдала, переживала, бодрила друг друга и держала проект. В финале всё складывается в короткую эйфорию: мероприятие состоялось, гости на площадке, команда довела проект до конца, даже спасибо от клиента в этот момент уже не так нужно — организатору и так хорошо.

Гульнара Рыжикова: «Вот оно, счастье. Вот всё, ради чего я эти два-три месяца страдала, переживала, для чего бодрила всю команду».

 

Провал: когда маленькие радости перестают радовать

Третий этап — провал. 

На следующий день высокая энергия выключается, эйфория заканчивается, и организм выравнивает состояние. Рыжикова называет это естественным балансом: до этого всё было слишком высоко, слишком энергично, а потом систему как будто отключили.

В этот момент человек лежит в кровати и думает, стоит ли включить сериал. Дети, собаки, обычная жизнь — всё кажется далёким и неинтересным. Маленькие радости не радуют. Если проект ещё и не принёс денег, чтобы завтра улететь на Мальдивы, жизнь кажется совсем тленной.

Брать выходной после проекта или заранее записываться к массажисту — это не роскошь, а способ не делать вид, что организм сразу вернулся в норму.

Для выездных проектов Гульнара предлагает закладывать массаж в смету — в том числе для заказчицы, которая три дня так же работает на конференции, живёт в отеле, решает вопросы и постоянно остаётся на связи. Массаж головы или короткое восстановление после проекта могут помочь человеку выключиться и наконец поспать.

 

Новый проект: звонок, после которого легче лежать в кровати

Четвёртый этап — новый проект. 

Типичный звонок после обеда: клиент говорит, что есть срочное дело, нужно послезавтра всех вывезти и привезти, предоплата будет 100%, надо срочно прислать смету.

Организатор уже может ответить: сегодня выходной, завтра утром будут смета, варианты площадок и всё, что нужно. Формально он не обманул себя и не бросился работать прямо сейчас. Но после звонка лежать в кровати уже легче.

Энергия возвращается, потому что нервная система снова видит задачу, дедлайн и знакомое напряжение. Так круг замыкается: подготовка, событие, провал, новый проект.

 

Что делать: не уходить в полное замедление, а найти рабочий уровень активности

Рыжикова говорит о тревожных людях на собственном примере. С виду это может быть незаметно, но тревога всё равно работает внутри: захватывает, разгоняет, заставляет держать контроль и постоянно что-то делать.

С этим можно работать. Можно ходить в терапию, учиться замечать тревогу, давать себе паузы и управлять состоянием. 

Гульнара Рыжикова: «Вы не можете уйти целиком и полностью в замедление, в медитации, в глубокую шавасану, в растворение и во все эти прекрасные практики. У вас будет обратная реакция».

Для тревожной нервной системы полное замедление может дать не спокойствие, а апатию и ощущение, что что-то идёт не так. Поэтому лучше не выключать активность, а искать другой баланс: оставаться в движении, но не работать только в дедлайнах, авралах и ночных монтажах.

 

Рутина: маленькие действия как опора в неопределённости

Первый инструмент — рутина. Рыжикова называет её спасательным плотом в период неопределённости.

Это может быть стакан воды утром, чашка кофе, рассвет, пять минут медитации, дневник или несколько страниц книги. Не нужно сразу загружать себя всем: с понедельника отжиматься, заниматься спортом, медитировать и менять весь день. Достаточно выбрать одно действие на пять минут и делать его 100 дней, а лучше — полгода.

В эти пять минут не нужно отвечать клиенту. С ним ничего не случится, никто не умрёт.

Рядом с этим попробуйте составить список радостей минимум на 100 пунктов и держать его в заметках телефона. В сложный момент можно открыть список и выбрать одно маленькое действие для себя. Большинство таких радостей окажутся бесплатными.

Гульнара Рыжикова: «Не жертвовать вообще ничем, никем и собой».

Рутина держит человека каждый день. Особенно в периоды, когда вокруг много неопределённости. В пандемию, по словам Рыжиковой, людей вывозили именно обычные простые вещи: бытовые действия, маленькие привычки, понятный порядок дня.

 

Здоровый дофамин: движение, кишечник, солнце, общение и секс

Второй инструмент — здоровый дофамин. Рыжикова отделяет его от искусственного дофамина, когда человек пытается быстро взбодриться или расслабиться: например, выпить бокал вина. Она называет это «авансированной штукой»: потом организм заберёт своё в большем объёме.

Здоровый дофамин дают физическая активность, спорт, полезная микрофлора кишечника, правильное питание, солнце, общение и секс. В начале выступления Рыжикова включила музыку и предложила залу потанцевать пять минут, а потом вернулась к этому примеру: даже короткое движение уже меняет состояние.

«Ивентология» есть в Telegram! Подписывайтесь на наш канал и читайте самый свежий и полезный контент об организации мероприятий от нашей команды.

 

Победа: цели должны оставаться реальными, а успех — заметным

Третий инструмент — цели и награды за достижения. Цели поддерживают, когда человек понимает, куда идёт. Но цель должна быть измеряемой, осязаемой и понятной.

Даже если цель — яхта, нужно понимать, сколько она стоит, где будет стоять, сколько корпоративных мероприятий придётся сделать, чтобы её купить, а потом обслуживать. 

Успех тоже нельзя игнорировать. Празднуйте победы, хвалите себя и дарите себе подарки. У Гульнары несколько лет была личная практика: после каждого проекта она покупала себе туфли. Проект становился веселее, а у результата появлялся материальный знак.

Гульнара Рыжикова: «Не игнорируйте свой успех. Заведите правило награждать себя».

 

Жизнь за пределами событий: хобби, языки, путешествия и детские мечты

Последний инструмент — сделать жизнь интересной за пределами проектов. Не оставляйте всю радость только ивентам: развивайте хобби, учите языки, можно петь, танцевать, играть на барабанах, исполнять детские мечты и путешествовать.

Путь организатора часто замыкается в один круг: подготовка разгоняет адреналин и кортизол, событие даёт эйфорию, после проекта наступает провал, а новый заказ снова возвращает энергию.

Разорвать этот круг одним решением не получится. Но можно добавить в жизнь опоры, которые не зависят от дедлайнов и клиентских задач: рутину, маленькие радости, движение, понятные цели, награды за сделанную работу и интересы за пределами ивентов.

Гульнара Рыжикова: «Сделайте вашу жизнь интересной. Пусть кроме ивентов в вашей жизни ещё что-нибудь будет». 

* WhatsApp принадлежит компании Meta, признанной экстремистской организацией и запрещённой в РФ.